Stai modificando un file archiviato su SharePoint in Excel per il Web e vuoi proseguire nell’app desktop senza chiudere né scaricare? Questa guida spiega come aprire in Excel con un clic, i requisiti, cosa fare se l’opzione non compare e le migliori pratiche di co‑authoring.
Indice
Panoramica del caso d’uso
Scenario tipico: un file Excel è archiviato in una raccolta documenti di SharePoint o in una cartella di OneDrive for Business condivisa con il team. L’utente lo apre dal browser con Excel per il Web per una rapida revisione, ma decide di continuare il lavoro nell’app desktop di Excel per sfruttare funzionalità avanzate (macro VBA, componenti aggiuntivi, Power Pivot, collegamenti dati locali) e un’esperienza più fluida su file di grandi dimensioni. L’obiettivo è passare all’app desktop senza interrompere il flusso, mantenendo la stessa versione del file e la sincronizzazione in tempo reale con la posizione cloud originale.
Perché passare all’app desktop
- Funzionalità complete: l’app desktop supporta macro VBA, add‑in COM, Power Pivot, Power Query, moduli e molte opzioni di formattazione non disponibili o parzialmente supportate nel browser.
- Prestazioni migliori su file grandi, modelli complessi e calcoli intensivi.
- Esperienza di editing ricca con scorciatoie, riquadri di attività, strumenti di convalida, collegamenti a origini dati locali o reti aziendali.
- Co‑authoring mantenuto: se il file è in SharePoint/OneDrive, rimane condiviso e salvato automaticamente.
Requisiti e considerazioni
- Excel per desktop installato e attivato come parte di Microsoft 365 Apps o Office per Mac/Windows.
- Account coerente fra browser e app: accedi con lo stesso profilo Microsoft 365 usato per aprire il file nel Web. In caso contrario, l’apertura può avvenire in sola lettura.
- Salvataggio automatico verso SharePoint/OneDrive: con file nel cloud, l’app desktop salva in tempo reale (co‑authoring) senza salvataggi manuali separati. Il pulsante Salvataggio automatico in alto a sinistra indica lo stato.
- Permessi adeguati sul sito o sulla libreria. Se è richiesto il check‑out obbligatorio, effettualo prima di iniziare la modifica in client.
Procedura rapida in Excel per il Web
- Apri il menu di modifica. Nella barra superiore di Excel per il Web, individua la dicitura Modifica o Modifica in… (può essere visualizzato anche come Editing). Clicca la freccia o il pulsante adiacente.
- Seleziona l’opzione dell’app desktop. Dal menu a discesa scegli Apri in Excel oppure Apri nell’app desktop. Il file si aprirà direttamente nell’app di Excel installata sul computer, mantenendo la connessione al percorso di SharePoint/OneDrive.
- Verifica il salvataggio. Nell’app, verifica che il Salvataggio automatico sia attivo. Modifiche e co‑authoring restano sincronizzati in cloud senza esportazioni o copie locali.
<blockquote>
<strong>Suggerimento</strong>: a destra del nome del file, nella parte alta di Excel per il Web, può apparire un collegamento <em>Apri nell’app desktop</em> che porta al medesimo risultato. In alternativa, cerca il comando anche in <em>File ▸ Informazioni</em> dentro Excel per il Web.
</blockquote>Dettagli operativi e salvataggio
Quando apri dal Web verso l’app desktop, Excel utilizza il collegamento cloud del file. Non crei copie temporanee manuali: lavori sull’originale in SharePoint/OneDrive con sincronizzazione e versioning. In alto a sinistra:
- Salvataggio automatico: se attivo, ogni modifica è inviata al cloud in tempo reale. Se lo disattivi, puoi comunque salvare manualmente ma perderai la coerenza con altri autori in tempo reale.
- Nomi dei collaboratori: in alto a destra compaiono avatar/iniziali degli altri utenti presenti; il cursore colorato indica le celle in uso.
- Cronologia delle versioni: puoi accedere alle versioni precedenti direttamente dall’app desktop per ripristinare o confrontare modifiche.
Quando l’opzione non compare
Se non vedi Apri in Excel in Excel per il Web, verifica i seguenti aspetti. Procedi dall’elemento più semplice a quello più avanzato.
<h3>Modalità di visualizzazione</h3>
<ul>
<li>Accertati di non essere in <em>Visualizza</em>. Clicca <em>Modifica</em> nel browser per sbloccare il menu che consente l’apertura nell’app desktop.</li>
</ul>
<h3>Protocolli e app predefinite</h3>
<p>Il passaggio dal browser a Excel desktop avviene tramite uno schema URI specifico di Office, ad esempio <code>ms-excel:ofe|u|</code> seguito dall’URL del file. Il browser deve essere autorizzato a richiamare applicazioni locali con questo protocollo.</p>
<ul>
<li><strong>Windows</strong>: apri le impostazioni di sistema per le app predefinite e <em>scegli app predefinite per protocollo</em>. Verifica che il protocollo <code>MS-Excel</code> sia associato a Microsoft Excel.</li>
<li><strong>Browser</strong>: alla prima apertura può apparire un avviso come “Vuoi consentire a questo sito di aprire Microsoft Excel?”. Seleziona <em>Consenti</em> e, se offerto, <em>ricorda questa scelta</em>.</li>
<li><strong>Mac</strong>: quando il browser richiede conferma per aprire un’app esterna, approva l’azione e consenti l’associazione a Excel.</li>
</ul>
<h3>Autenticazione e identità</h3>
<ul>
<li>Apri l’app desktop di Excel e verifica in alto a destra l’account con cui sei connesso. Deve coincidere con quello usato nel browser.</li>
<li>Se apri con un account diverso, il file può risultare in <em>sola lettura</em> oppure richiedere un nuovo accesso.</li>
</ul>
<h3>Impostazioni di SharePoint o del tenant</h3>
<ul>
<li>L’amministratore può aver impostato la libreria per <em>aprire i documenti nel browser</em> e/o disabilitato l’apertura nel client per motivi di sicurezza. Se lavori spesso in desktop, chiedi che nella libreria interessata venga abilitata l’opzione per l’apertura nell’app client.</li>
<li>Su raccolte con <em>check‑out obbligatorio</em> dovrai effettuare il check‑out prima di modificare dal client desktop.</li>
</ul>
<h3>Cache e cookie del browser</h3>
<ul>
<li>Se il pulsante resta inattivo, prova ad aggiornare la pagina, pulire cache/cookie del dominio aziendale o utilizzare una finestra in incognito per escludere estensioni che bloccano i protocolli esterni.</li>
</ul>
<h3>File in sola lettura o protetti</h3>
<ul>
<li>File bloccati da criteri di prevenzione perdita dati, protezione IRM o approvazioni possono essere aperti ma non modificati sul client. Verifica i permessi o duplica il file se previsto dal processo.</li>
</ul>Alternative e scorciatoie utili
- Comando vicino al nome file: spesso compare il link Apri nell’app desktop direttamente nella barra del titolo del documento in Excel per il Web.
- Menu File in Excel per il Web: in File ▸ Informazioni è spesso presente lo stesso comando per aprire nell’app.
- Da Esplora file o OneDrive sincronizzato: se la raccolta è sincronizzata sul PC, apri il file dalla cartella locale. Verrà comunque mantenuto il percorso cloud e il co‑authoring.
Co‑authoring, check‑in/check‑out e collaborazione
Con file in SharePoint/OneDrive, l’app desktop e il browser condividono lo stesso documento:
- Co‑authoring in tempo reale: più utenti possono modificare contemporaneamente. Nell’angolo in alto a destra compaiono gli altri collaboratori con indicatori di cella colorati.
- Check‑in/check‑out: se la libreria richiede il check‑out, eseguilo prima di aprire in desktop; al termine, esegui il check‑in con un commento per la cronologia.
- Commenti e @menzioni: restano sincronizzati tra Web e desktop, facilitando revisione e approvazioni.
Confronto tra Excel per il Web e app desktop
| Funzionalità | Excel per il Web | App desktop |
|---|---|---|
| Macro VBA | Non eseguibili; visualizzazione limitata | Supporto completo, editor VBA e debug |
| Power Query e Power Pivot | Supporto parziale/consulta | Supporto completo con modelli dati |
| Componenti aggiuntivi | Add‑in Office Web supportati | Add‑in COM e Office Web |
| Connessioni dati locali | Non disponibili | Disponibili con driver ODBC/OLE DB |
| Prestazioni su file grandi | Adeguate per file leggeri | Migliori su file complessi/pesanti |
| Co‑authoring | Supportato | Supportato con salvataggio automatico |
Checklist di diagnostica rapida
| Controllo | Come verificarlo | Esito atteso |
|---|---|---|
| Account coerente | Confronta account in Excel desktop e nel browser | Stesso account Microsoft 365 |
| App predefinita per protocollo | Impostazioni di sistema ▸ app per protocollo | MS-Excel associato a Microsoft Excel |
| Permessi SharePoint | Verifica se puoi modificare nel Web | Permesso di modifica o check‑out effettuato |
| Blocco del browser | Controlla prompt su apertura app esterna | Consenso a “Aprire Microsoft Excel” |
| Salvataggio automatico | Indicatore in alto a sinistra nell’app | Attivo per sincronizzazione in tempo reale |
Flussi di lavoro consigliati in team
- Avvia nel Web, completa in desktop: esamina rapidamente nel browser, poi apri nell’app desktop quando servono strumenti avanzati.
- Sezione note di versione: usa commenti o una scheda dedicata per riassumere le modifiche chiave, utile quando più persone co‑autorizzano.
- Revisioni pianificate: per modelli critici, concorda finestre di modifica o usa il check‑out per evitare conflitti con macro o query.
- Backup e versioni: sfrutta la cronologia versioni in SharePoint per ripristinare rapidamente errori o regressioni.
Domande frequenti
<h3>È necessario scaricare il file sul PC?</h3>
<p>No. L’opzione <em>Apri in Excel</em> usa lo schema <code>ms-excel:ofe|u|</code> per aprire direttamente l’originale dal cloud nell’app desktop, mantenendo percorso e versioni.</p>
<h3>Cosa succede se chiudo l’app desktop?</h3>
<p>Se il salvataggio automatico è attivo, le modifiche sono già nel cloud. Puoi riaprire dal recente dell’app o dal sito SharePoint/OneDrive: ritroverai lo stato più aggiornato.</p>
<h3>Posso tornare a lavorare nel browser?</h3>
<p>Sì. Apri di nuovo il file dalla raccolta SharePoint/OneDrive nel browser; le modifiche effettuate in desktop sono sincronizzate.</p>
<h3>Perché vedo il file in sola lettura nell’app?</h3>
<p>Le cause più comuni sono: account non coerente, check‑out non eseguito dove richiesto, permessi non sufficienti o file protetto da criteri DLP/IRM. Verifica e riprova.</p>
<h3>Posso lavorare offline e sincronizzare dopo?</h3>
<p>Sì, se il file è stato aperto dall’app desktop e il salvataggio automatico era attivo, Excel mantiene la cache locale e sincronizza alla successiva connessione. Evita però co‑authoring prolungato offline per non creare conflitti.</p>
<h3>Cosa cambia con i file che contengono macro?</h3>
<p>Nel Web le macro non vengono eseguite. Aprendo nell’app desktop, il file <code>.xlsm</code> funziona con VBA e componenti aggiuntivi. In presenza di macro firmate o criteri di sicurezza, potresti dover abilitare i contenuti.</p>Guida sintetica per amministratori
- Impostazioni libreria: abilita l’apertura nell’app client quando l’utenza ha bisogno dell’esperienza desktop predefinita.
- Gestione protocolli: assicurati che i dispositivi gestiti associno i protocolli Office (es.
MS-Excel) a Excel. Considera criteri di distribuzione per non mostrare prompt superflui agli utenti. - Permessi e governance: definisci chiaramente quando usare check‑out obbligatorio, approvazioni e criteri DLP per evitare confusione tra sola lettura e modifica.
Prestazioni e affidabilità
Se apri in desktop per motivi prestazionali, applica queste buone pratiche:
- Riduci formule volatili e riferimenti circolari; usa tabelle strutturate e nomi intervallo.
- Consolida formati condizionali per evitare regole ridondanti che rallentano.
- Segmenta i modelli in moduli e query riutilizzabili; usa Power Query per ETL ripetibili.
- Evita collegamenti esterni fragili; preferisci connessioni definite e credenziali gestite.
<table>
<thead>
<tr>
<th>Sintomo</th>
<th>Causa probabile</th>
<th>Rimedio</th>
</tr>
</thead>
<tbody>
<tr>
<td>Lentezza nei calcoli</td>
<td>Formule volatili, matrici annidate</td>
<td>Ottimizza formule, valuta calcolo manuale durante editing massivo</td>
</tr>
<tr>
<td>Blocco del file</td>
<td>Check‑out non effettuato o macro bloccate</td>
<td>Esegui check‑out, abilita contenuti affidabili</td>
</tr>
<tr>
<td>Conflitti di versione</td>
<td>Modifiche offline prolungate</td>
<td>Sincronizza spesso, usa cronologia versioni</td>
</tr>
</tbody>
</table>Riassunto operativo
- Nel Web: clicca Modifica ▸ Apri in Excel.
- Nell’app desktop: verifica account, attiva Salvataggio automatico, controlla i nomi dei collaboratori in alto a destra.
- Se l’opzione manca: passa a Modifica nel browser, consenti il protocollo
ms-excel:ofe|u|, verifica impostazioni della libreria e i permessi. - Per file avanzati: preferisci l’app desktop con macro, add‑in, Power Pivot e connessioni dati.
Procedura estesa passo‑passo
- Apri il file dalla raccolta SharePoint o da OneDrive nel browser; verifica di poterlo modificare.
- In alto, accanto a Modifica, apri il menu e seleziona Apri in Excel.
- Consenti al browser di avviare l’app desktop quando richiesto.
- Nell’app, controlla che il tuo account sia quello aziendale corretto e che il Salvataggio automatico sia attivo.
- Comincia a modificare; osserva in alto a destra i collaboratori presenti per confermare il co‑authoring.
- Se la libreria usa check‑out obbligatorio, effettua check‑out prima o all’apertura e ricorda il check‑in al termine.
- Per performance migliori, chiudi fogli/calcoli non necessari e applica le best practice indicate.
Note su sicurezza e attendibilità
- File protetti: criteri di Information Protection o etichette di riservatezza possono impedire certe azioni nel Web; l’app desktop rispetta le stesse regole.
- Macro e contenuti esterni: abilita solo da fonti attendibili; firma digitale consigliata per macro aziendali.
- Ambienti gestiti: in dispositivi aziendali, il reparto IT può impostare criteri che limitano l’apertura in client. In tal caso, segui le policy interne.
Esempi di messaggi e come risolvere
- “Impossibile aprire nell’app desktop”: verifica protocollo associato a Excel e consenti l’avvio di applicazioni esterne dal browser.
- “Questo file è in sola lettura”: controlla permessi, check‑out, identità dell’account e l’eventuale blocco da parte di criteri di sicurezza.
- “Un altro utente ha bloccato il file”: attendi lo sblocco, contatta l’utente indicato o usa la cronologia versioni per recuperare modifiche.
Buone pratiche finali
- Preferisci l’apertura dal Web all’app desktop quando devi usare macro, add‑in o Power Pivot.
- Assicurati di lavorare sempre con l’account Microsoft 365 corretto per evitare l’apertura in sola lettura.
- Tieni attivo il Salvataggio automatico per co‑authoring e versioning continuo.
- Coordina il check‑out solo per i file che lo richiedono, comunicando al team l’inizio e la fine del blocco.
- Documenta le modifiche con commenti o una scheda “Changelog” quando lavori in gruppo.