Copilot in Word: perché manca “Reference a file” e come risolvere tra Copilot Pro e Copilot for Microsoft 365

Non trovi il comando Reference a file in Word con Copilot Pro? Qui scopri perché il pulsante può mancare, cosa cambia tra Copilot Pro e Copilot for Microsoft 365 e quali soluzioni pratiche puoi applicare subito per lavorare comunque sui tuoi documenti OneDrive o SharePoint.

Indice

Che cosa è la funzione “Reference a file”

Reference a file (in alcune interfacce Reference your content) è il pulsante che consente a Copilot di usare, come contesto, uno o più file che hai già archiviato su OneDrive o SharePoint. In pratica, anziché incollare lunghi estratti nel prompt, selezioni i file esistenti e chiedi a Copilot di:

riassumere, confrontare o citare passaggi specifici del documento;
generare bozze basate su contenuti interni che possiedi già;
creare presentazioni partendo da documenti salvati nel cloud;
rispondere a domande “a libro aperto” su materiali aziendali a cui hai accesso.

Il vantaggio è doppio: risparmi tempo e riduci errori di copia/incolla, mantenendo i controlli di sicurezza e permessi nativi di Microsoft 365. Proprio perché lavora su file archiviati, la funzione dipende da licenze, rollout e indicizzazione dei contenuti.

Perché manca il pulsante

Se il comando non è visibile in Word (o, a tratti, in altre app) non è per un bug isolato: ci sono motivi precisi e ricorrenti. La tabella seguente sintetizza le cause più frequenti e come riconoscerle.

Motivo	Dettagli operativi
Licenza non idonea	Oggi la funzione è ufficialmente riservata ai piani business (Microsoft 365 E3/E5 e Copilot for Microsoft 365). Le sottoscrizioni Copilot Pro destinate a utenti privati non includono il pulsante nel canale stabile.
Distribuzione graduale	Le novità vengono rilasciate a scaglioni (rolling rollout): anche con licenza corretta potresti non vederla subito o vederla solo in alcune app.
Impostazioni tenant o amministratore	Nelle organizzazioni l’amministratore può disabilitare o limitare la voce; da qui i casi di comando “Browse” o “Reference” mancante pur avendo E3/E5 assegnata.
Indicizzazione di OneDrive e SharePoint	Anche quando il pulsante c’è, l’indicizzazione iniziale dei file può richiedere ore. Finché l’indice non è pronto, Copilot non riesce a “vedere” il contenuto e non lo usa come riferimento.

Diagnostica rapida

Prima di cercare soluzioni, inquadra il tuo scenario con questi controlli veloci:

Tipo di licenza: se usi Copilot Pro con Microsoft 365 Personal o Family, il pulsante non è previsto nel canale stabile. Se fai parte di un’organizzazione con E3/E5, prosegui ai passi successivi.
Account impostato: in Word, controlla l’account in uso (File → Account). Un profilo personale può non ereditare i diritti del profilo aziendale.
Versione dell’app: verifica che Office sia aggiornato a una build recente (Windows almeno v2404 build 17425.x; Mac almeno v16.85), prerequisito tecnico della feature.
Stato del rollout: se altri colleghi la vedono e tu no, potresti essere in una coorte di rilascio successiva.
Indicizzazione: se il pulsante c’è ma i file non compaiono nei suggerimenti o nelle ricerche di Copilot, è probabile che l’indice non sia ancora completo.

Soluzioni e alternative pratiche

Di seguito, i percorsi consigliati per ciascun profilo di utente. La tabella anticipa le opzioni disponibili; più sotto trovi le guide passo‑passo.

Scenario	Possibile soluzione pratica
Utenti Copilot Pro con abbonamento personale o famiglia	Non esiste un modo ufficiale per abilitare il pulsante. Alternative: copia e incolla nel prompt i passaggi rilevanti del documento; in PowerPoint, per alcuni utenti già attivo, indica l’URL OneDrive del documento con la sintassi “Crea una presentazione basata su …”.
Utenti business con licenza idonea ma senza pulsante	Verifica che l’amministratore abbia assegnato Copilot for Microsoft 365 (non l’add‑on Pro); controlla in Admin Center → Settings → Copilot che l’opzione “Enable Reference files” sia attiva; attendi l’indicizzazione o, se necessario, usa una quick scan da amministrazione SharePoint per accelerare.
Inserimento file tramite scorciatoie	Dove il pulsante esiste: digita “/” e inizia il nome del file per selezionarlo; in PowerPoint puoi usare menzioni con “@NomeFile”; in Loop le menzioni “@” esistono per i file, ma Copilot non è ancora integrato per l’elaborazione diretta del contenuto.
Unire più documenti	Copilot non è pensato per fusioni massicce. Percorsi alternativi: in Word: Inserisci → Oggetto → Testo da file per unire documenti; incolla singoli estratti nel prompt rimanendo entro i limiti di caratteri; monitora gli aggiornamenti: la funzione di unione estesa è in roadmap ma senza data per l’utenza consumer.

Utenti con abbonamento personale o famiglia

Se hai acquistato Copilot Pro associato a un piano Microsoft 365 Personal o Family, la funzione Reference a file non è inclusa nel canale stabile. Questo significa che, anche aggiornando Word e accedendo correttamente, il pulsante non apparirà. Le alternative più affidabili sono:

Copiatura selettiva: prendi solo paragrafi o tabelle necessari e incollali nel prompt con istruzioni chiare (“Riassumi in cinque punti, mantieni numeri e date…”). È il workaround più controllabile e immediato.
Presentazioni da documento: in PowerPoint, dove disponibile, usa un prompt esplicito del tipo: “Crea una presentazione basata su URL di OneDrive, massimo dieci slide, stile professionale”. Funziona meglio su documenti ben strutturati.

Suggerimento di qualità: prima di incollare, ripulisci il testo dagli elementi non necessari (intestazioni, piè di pagina, numerazione ripetuta). Riduci rumore e migliora la pertinenza delle risposte.

Utenti aziendali con licenza idonea

Se la tua organizzazione utilizza E3/E5 con Copilot for Microsoft 365 ma il pulsante non compare, segui questo percorso operativo.

Conferma della licenza: chiedi all’amministratore di verificare che il tuo utente abbia assegnato Copilot for Microsoft 365 e non l’add‑on destinato al mercato consumer.
Verifica dell’impostazione: in Microsoft 365 Admin Center → Settings → Copilot assicurarsi che “Enable Reference files” sia su On. La distribuzione potrebbe richiedere tempo per propagarsi a tutti i client.
Controllo dell’indicizzazione: se il pulsante c’è ma i file non compaiono:
- attendi il completamento dell’indice iniziale;
- valuta una quick scan dall’amministrazione di SharePoint per forzare la scansione delle librerie più critiche;
- verifica che i permessi dei file siano allineati (Copilot non supera i permessi utente).
Verifica dell’account in app: in Word, File → Account, controlla che il profilo sia quello aziendale. Se vedi un profilo personale prioritario, esegui Sign out e rientra con quello corretto.

Scorciatoie in applicazioni desktop

Quando la funzione è attiva, evita clic multipli e velocizza con questi indicatori:

Barra obliqua: digita “/” nel prompt di Copilot e comincia a scrivere il nome del file; vedrai apparire un selettore con i documenti candidati.
Menzioni: in PowerPoint usa “@NomeFile” per cercare rapidamente un documento già presente nel tuo OneDrive o in una libreria di SharePoint.
Loop: le menzioni “@” richiamano i file, ma oggi Copilot non elabora direttamente i contenuti da Loop. Puoi comunque aprire il file in Word/PowerPoint e lavorare da lì.

Unire documenti fuori da Copilot

Per operazioni di fusione su larga scala, Copilot non è lo strumento giusto. Ecco due alternative concrete:

Unione nativa in Word: Inserisci → Oggetto → Testo da file per importare sequenzialmente documenti multipli. Mantieni l’ordine e controlla gli stili per evitare conflitti.
Estratti mirati nel prompt: carica nel prompt solo i passaggi da confrontare. Ricorda che esistono limiti di caratteri; suddividi il lavoro in più richieste tematiche.

Prerequisiti tecnici e versioni supportate

Affinché il pulsante e la relativa esperienza funzionino correttamente, assicurati di rispettare questi prerequisiti:

Versione di Office: su Windows usa almeno la versione 2404 (build 17425.x); su Mac almeno la 16.85. Versioni precedenti potrebbero non mostrare la voce anche in presenza di licenza idonea.
Accesso al cloud: i file devono risiedere su OneDrive o SharePoint e devi avere le autorizzazioni per leggerli. File locali o su percorsi non sincronizzati non sono referenziabili.
Stato di indicizzazione: dopo la prima attivazione o l’aggiunta di molteplici documenti, l’indice può impiegare ore prima di essere pienamente interrogabile.
Coerenza dell’account: la sessione Office deve essere associata allo stesso account che possiede i file.

Indicizzazione di OneDrive e SharePoint

La qualità delle risposte di Copilot dipende dalla disponibilità dei contenuti nell’indice. Ecco come gestire al meglio questa fase:

Caricamenti consistenti: quando carichi grandi quantità di file, pianifica il tempo di attesa. Evita di trarre conclusioni sulla mancanza del pulsante se l’indice non è ancora pronto.
Quick scan: se hai diritti di amministrazione, puoi avviare una scansione rapida delle principali raccolte documenti per accelerare l’inclusione nell’indice.
Permessi puntuali: Copilot rispetta i permessi di SharePoint/OneDrive. Se un file non ti è visibile, non potrà essere usato come riferimento.
Struttura e metadati: titoli chiari, nomi di file coerenti e uso di colonne/metadati aiutano la reperibilità durante la digitazione con “/” o “@”.

Limiti e comportamento attuale

Nel canale attuale sono da considerare i seguenti limiti operativi:

Numero massimo di file: fino a tre per prompt.
Formati supportati: DOCX e PPTX; i PDF sono in anteprima.
Ambito dei permessi: sono utilizzabili solo file ai quali hai accesso. Copilot non eleva privilegi.
Fusione massiva: non supportata. Usa le alternative descritte sopra.

Come verificare licenza e permessi

Anche senza accedere ai pannelli di amministrazione puoi eseguire una rapida autodiagnosi:

Apri Word e vai su File → Account. Controlla “Prodotto” e l’account con cui sei connesso.
Se lavori in azienda, chiedi conferma che sull’utente sia assegnato Copilot for Microsoft 365 e non il solo add‑on Pro.
Prova la funzionalità anche in PowerPoint. In alcuni casi il rollout arriva prima su un’app e solo dopo sulle altre.
Inserisci nel prompt un riferimento con la barra “/” e digita il nome di un file molto recente: se non appare, sospetta indicizzazione non completa.

Domande frequenti

Posso abilitare manualmente il pulsante su un abbonamento personale

No. Al momento non esiste un’impostazione utente per abilitare Reference a file su Copilot Pro associato a piani Personal o Family. Le alternative consigliate sono il copia/incolla e, dove disponibile, la creazione di presentazioni da URL in PowerPoint.

Perché alcuni colleghi lo vedono e altri no

Per la distribuzione a scaglioni. Anche con licenza corretta, il tuo tenant o il tuo client potrebbe essere in una coorte di attivazione successiva.

Il pulsante appare ma i documenti non si trovano

È tipico di un indice incompleto. Attendi la scansione o chiedi all’amministratore di avviare una quick scan su raccolte mirate.

Quanti file posso referenziare nello stesso prompt

Fino a tre file.

Quali formati sono ammessi

DOCX e PPTX; i PDF sono in anteprima. L’accesso ai file deve essere garantito da OneDrive o SharePoint.

La funzione esiste nell’app web

La visibilità può variare durante il rollout. Se non la vedi nel web, prova da desktop e verifica i prerequisiti di versione.

Posso usarla per unire decine di documenti

No. Copilot non è progettato per la fusione massiva. Usa l’inserimento nativo di Word o frammenta il lavoro in lotti.

Come impatta la privacy

Copilot rispetta i permessi: elabora solo contenuti ai quali hai accesso. Evita di incollare nel prompt dati che non devono lasciare un perimetro specifico se non strettamente necessario.

Che cosa cambia tra Pro e Copilot for Microsoft 365

Copilot Pro è orientato al mercato consumer, mentre Copilot for Microsoft 365 è la suite aziendale integrata con i servizi cloud e le policy di tenant. La funzione Reference a file ricade in quest’ultima esperienza.

Serve una versione recente di Office

Sì. Su Windows è richiesto almeno Office v2404 (build 17425.x), su Mac almeno v16.85.

Roadmap e considerazioni commerciali

Roadmap: nelle note di rilascio non compare al momento una data per l’estensione della feature agli utenti consumer di Copilot Pro; l’evoluzione risulta “in valutazione”.
Prezzi e rimborsi: se hai acquistato Copilot Pro unicamente per usare Reference a file e la funzione non è disponibile nel tuo piano, valuta le politiche di reso del Microsoft Store entro i termini previsti.

Consiglio pratico: prima di qualsiasi scelta commerciale, verifica internamente se un passaggio a licenze business con Copilot for Microsoft 365 ha senso per il tuo caso d’uso e per il numero di utenti coinvolti.

Strategie operative per lavorare comunque bene

In attesa dell’attivazione o quando operi con Copilot Pro consumer, applica queste buone pratiche per non rallentare:

Segmenta l’obiettivo: trasforma una richiesta complessa in richieste più piccole (“riassunto”, “estrazione tabelle”, “glossario”, “piano in punti”).
Incolla solo l’essenziale: evita di incollare appendici o dati ripetitivi. Indica nel prompt cosa mantenere (citazioni, numeri) e cosa tralasciare.
Definisci stile e formato: specifica il tono (“formale”, “tecnico”), la lunghezza e il formato di output (“tabella”, “elenchi puntati”).
Verifica con esempi: chiedi a Copilot di produrre prima un esempio breve, poi conferma o correggi la direzione.

Modelli di prompt pronti all’uso

Puoi copiare questi modelli e adattarli al tuo documento o scenario.

Riassunto con punti chiave: “Analizza il seguente testo e produci un riassunto in cinque punti con evidenza di metriche e scadenze. Mantieni i nomi propri e le date. [incolla estratto]”.
Confronto tra documenti: “Confronta questi due estratti e individua differenze sostanziali su obiettivi, scope, deliverable, rischi. Restituisci una tabella con colonna ‘Elemento’, ‘Documento A’, ‘Documento B’, ‘Osservazioni’. [incolla estratto A] [incolla estratto B]”.
Slide da documento: “Crea una bozza di presentazione basata su URL OneDrive con dieci slide, titolo sintetico, sommario, tre sezioni, conclusioni e call to action. Riassumi tabelle in elenchi puntati.”
Estrazione tabelle: “Estrai dal testo seguente le tabelle presenti e riscrivile in Markdown, mantenendo intestazioni e unità di misura. [incolla estratto]”.
Revisione stile: “Riformula il testo seguente in stile executive, frasi brevi, verbi attivi, massimo tre livelli di elenco. [incolla estratto]”.

Checklist finale

Se usi Copilot Pro con piani Personal/Family, considera la funzione non disponibile nel canale stabile.
In ambito aziendale, verifica licenza: Copilot for Microsoft 365 deve essere assegnato.
Controlla in amministrazione che “Enable Reference files” sia attivo.
Aggiorna Office: Windows v2404 (build 17425.x) o superiore; Mac v16.85 o superiore.
Assicurati che i file siano su OneDrive o SharePoint e che siano indicizzati.
Usa scorciatoie “/” e “@” quando disponibili per richiamare rapidamente i file.
Per fusioni, preferisci gli strumenti nativi di Word e approcci a lotti.

Errori comuni da evitare

Confondere le licenze: Copilot Pro e Copilot for Microsoft 365 non offrono la stessa esperienza in Office.
Saltare gli aggiornamenti: versioni di Office non aggiornate possono nascondere la funzione anche quando il tenant è idoneo.
Ignorare i permessi: l’assenza di diritti su un file impedisce a Copilot di usarlo come contesto.
Attendere zero minuti: l’indice non è istantaneo; attendi e pianifica i tempi di propagazione.
Caricare tutto nel prompt: incollare testi lunghissimi confonde l’output e consuma il budget di token. Lavora per estratti.

Riepilogo essenziale

La funzione Reference a file è pensata per organizzazioni con Copilot for Microsoft 365. Gli utenti Copilot Pro consumer non possono abilitarla nel canale stabile; chi opera in azienda deve verificare licenze, impostazioni del tenant e stato di rollout. Anche quando il pulsante è presente, i tempi di indicizzazione di OneDrive/SharePoint possono ritardarne l’efficacia. Nell’attesa o in assenza della feature, il workaround più solido è lavorare per estratti o usare l’URL in PowerPoint dove già disponibile, mantenendo versioni aggiornate di Office e buone pratiche di preparazione dei contenuti.

Informazioni aggiuntive utili

Roadmap ufficiale: al momento la feature consumer non compare nelle note di rilascio; l’espansione a Copilot Pro non risulta annunciata e risulta “in valutazione”.
Prezzi e rimborsi: chi ha acquistato Copilot Pro solo per questa funzione può valutare il rimborso entro i termini del Microsoft Store.
Controllo versioni: usa Office per Windows almeno v2404 (build 17425.x) o Office per Mac almeno v16.85, prerequisito tecnico.
Limiti attuali: massimo tre file per prompt; formati supportati DOCX e PPTX; PDF in anteprima; accesso limitato ai file disponibili con i tuoi permessi.

In breve — La funzione Reference a file oggi appartiene all’esperienza aziendale con Copilot for Microsoft 365. Se usi Copilot Pro con piani consumer non la vedrai; in azienda controlla licenze, rollout e configurazioni. Nel frattempo, punta su copia/incolla mirato o sulla creazione di presentazioni da URL in PowerPoint e mantieni aggiornati client e contenuti per un’indicizzazione efficace.