Microsoft Loop: condividere una pagina in sola lettura (read‑only) — requisiti, limiti, workaround e best practice

Vuoi pubblicare una pagina di Microsoft Loop come guida consultabile senza rischiare modifiche? In questa guida trovi requisiti di licenza, passaggi per creare un link “Can view”, limiti reali del modello di permessi e workaround pratici per ottenere una vera modalità read‑only.

Indice

Quando ha senso usare Loop in sola lettura

Le pagine di Microsoft Loop sono perfette per checklist operative, playbook, procedure, manuali e “how‑to” aziendali che devono rimanere coerenti nel tempo. Il formato è leggero, navigabile, ricco di componenti (elenchi, tabelle, status pill, task, pagine figlie) e si integra bene con Teams, Outlook e Planner. Tuttavia, la natura “collaborativa per impostazione predefinita” espone al rischio di modifiche accidentali se non si progettano correttamente permessi e flussi di condivisione.

Requisiti di licenza

Prima di tutto, assicurati che le persone coinvolte dispongano delle licenze idonee per accedere all’app Loop e ai workspace:

È necessario un abbonamento Microsoft 365 che includa l’app Loop desktop: Business Standard, Business Premium, E3, E5, A3, A5.
I piani Office 365 E3/E5 non forniscono l’app Loop; gli early adopters devono attivare la licenza “Extra Features”.

Consiglio operativo: prima di procedere con la pubblicazione, verifica che gli utenti destinatari vedano l’app Loop nel proprio launcher e riescano ad accedere al tuo tenant. In caso contrario, l’esperienza “view‑only” risulterà bloccata a monte.

Concetti chiave di permesso in Loop

Capire il modello di permessi di Loop aiuta a evitare false aspettative su “sola lettura”:

Workspace: è il contenitore principale. Chi ha permessi di modifica a livello di workspace può modificare tutte le pagine al suo interno.
Pagina: non esiste un controllo nativo di permesso “solo pagina” che scavalchi i diritti del workspace. Di conseguenza, un link “Can view” non degrada i privilegi già posseduti da un membro del workspace.
Link di condivisione: serve per portare nuovi lettori su una pagina. Il settaggio “Can view” si applica a chi non ha ancora autorizzazioni; non rimuove né riduce quelle esistenti.

In sintesi: il link “Can view” è un filtro d’accesso per nuovi utenti, non un blocco di scrittura per chi è già editor nel workspace.

Procedura dettagliata: creare un link di sola visualizzazione

Segui questi passaggi per generare un link di sola lettura a una pagina di Loop:

Apri la pagina Loop che vuoi condividere.
Fai clic su Share.
Scegli Page link → Settings.
Alla voce destinatari, seleziona “People with existing access” oppure “Specific people” (consigliato per controllare puntualmente chi potrà vedere la pagina).
In More settings, spunta Can view (deseleziona Can edit se attivo).
Conferma, copia e invia il link ai destinatari.

Buone pratiche durante la condivisione:

Preferisci “Specific people” quando devi garantire che solo un set preciso di persone possa aprire il link.
Annota in descrizione (o in una pagina “Info”) la data di pubblicazione e il maintainer responsabile degli aggiornamenti.
Dopo l’invio, testa il link con un profilo di sola lettura o un account di test non editor per verificare il comportamento atteso.

Limiti e criticità emerse

Il link “Can view” limita solo gli utenti che lo aprono per la prima volta e che non possiedono già permessi superiore.
I membri che possiedono già accesso al workspace mantengono i permessi precedenti (di norma modifica).
Non esiste ancora un controllo a livello di singola pagina all’interno di un workspace: chi può modificare il workspace può modificare qualunque pagina al suo interno.
Conseguenza: la protezione “view‑only” non è sufficiente se gli utenti hanno già privilegi elevati a monte.

Perché accade? Il modello di Loop punta alla co‑creazione. Il workspace è il confine di sicurezza che prevale sui link pagina. Un link non può “de‑potenziare” i diritti già assegnati tramite membership o gruppi.

Workaround pratici e strategie

Se devi assicurare che un contenuto resti davvero non modificabile, adotta una o più delle seguenti strategie:

Obiettivo	Strategia pratica
Garantire sola lettura assoluta	Creare un workspace dedicato e invitare gli utenti con permesso “visualizzazione” prima di aggiungere la pagina.
Evitare modifiche accidentali	Esportare la pagina in PDF o Word (read‑only) e condividerla esternamente.
Controllare chi modifica cosa	Duplicare la pagina: distribuire la copia (“view‑only”) e mantenere l’originale modificabile privatamente.

Come applicare i workaround in pratica

Workspace dedicato “solo lettura”

Crea un nuovo workspace di Loop esclusivamente per contenuti consultabili.
Invita i destinatari come viewer (o ruolo più restrittivo disponibile nel tuo tenant).
Aggiungi la pagina o importala per ultima, così eviti che gli utenti ereditino diritti maggiori da passaggi intermedi.
Condividi il link pagina con Specific people + Can view. In questo assetto, anche se il link non “blocca” gli editor, di fatto non ci sono editor imprevisti nel workspace.

Esportazione in PDF o Word (read‑only)

Apri la pagina Loop, seleziona Export (o equivalente nel tuo client) e scegli PDF o Word.
Condividi il file tramite OneDrive/SharePoint con permesso Visualizza o invialo come allegato protetto.
Per documenti “di legge” o release notes ufficiali, preferisci il PDF per stabilità tipografica e minori rischi di editing.

Duplicazione controllata

Duplica la pagina originale (menu dei tre puntini → Duplicate).
Rinomina chiaramente: “Titolo — Copia per consultazione (read‑only)”.
Distribuisci la copia con link Can view.
Lascia l’originale nel workspace “di redazione”, accessibile solo agli editor.

Progettare la condivisione: blueprint operativo

Per evitare incidenti di modifica e garantire coerenza del contenuto, adotta questo blueprint:

Segmenta i workspace: “Redazione” (solo editor) e “Consultazione” (solo viewer).
Controlla l’ingresso con gruppi Azure AD dedicati (es. Loop‑Readers‑Ops), più facili da mantenere nel tempo.
Definisci i ruoli: Owner (governance), Editor (contenuti), Viewer (audience).
Istanzia la pagina e verifica che i viewer non abbiano pulsanti di editing attivi.
Distribuisci il link con Specific people + Can view.
Pin in Teams come scheda solo consultazione nel canale di destinazione.
Osserva l’uso e aggiorna con cadenza definita (mensile, trimestrale).

Checklist rapida di conformità

✔ Licenze idonee (Loop app disponibile per tutti i destinatari).
✔ Workspace dedicato ai contenuti “read‑only”.
✔ Ruoli separati: nessun editor non necessario nel workspace di consultazione.
✔ Link impostato su Can view con Specific people.
✔ Test con account viewer.
✔ Piano di aggiornamento e owner assegnato.

Domande frequenti (FAQ)

Posso rendere una singola pagina veramente “bloccata” dentro un workspace condiviso con editor?

No. Oggi in Loop i permessi del workspace prevalgono. Chi è editor del workspace può modificare tutte le pagine interne.

Il link “Can view” impedisce anche la copia del contenuto?

Il link limita le azioni di modifica. La possibilità di copiare o esportare dipende dalle policy di tenant e dall’app client. Se serve impedire la rielaborazione, usa l’export in PDF e distribuisci solo quel file.

“People with existing access” o “Specific people”: quale scegliere?

Per massimizzare il controllo, preferisci Specific people. “People with existing access” è utile quando stai solo notificando persone che già possono vedere la pagina (non amplia né restringe il perimetro).

Gli ospiti (guest) possono aprire un link view‑only?

Sì, se sono ammessi dal tuo tenant e se li indichi in “Specific people”. In caso di policy restrittive, l’accesso verrà negato a prescindere dal link.

Posso bloccare gli editor esistenti facendo girare un nuovo link “Can view”?

No: il link non degrada i permessi già assegnati da membership o gruppi. Devi rimuovere o modificare i ruoli a livello di workspace oppure migrare la pagina in un workspace dedicato ai viewer.

Come faccio a evitare modifiche accidentali ma mantenere aggiornabile il contenuto?

Usa la duplicazione controllata: l’originale nel workspace di redazione (modificabile), la copia in quello di consultazione (view‑only). Aggiorna la copia a ogni release.

Posso integrare la pagina Loop in Teams mantenendo il read‑only?

Sì, purché il canale punti alla copia o al workspace di sola lettura. Se il tab di Teams punta al workspace di redazione, gli editor continueranno a poter modificare.

Esiste un audit delle modifiche?

Le attività principali sono tracciate nella cronologia della pagina e negli strumenti di audit del tenant. Per comunicazioni ufficiali o contenuti regolamentati, valuta l’export in PDF e l’archiviazione su SharePoint con versioning.

Troubleshooting: cosa fare se “qualcuno modifica comunque”

Scenario: un collega apre il link “Can view” ma può modificare. Diagnosi: è già editor del workspace tramite gruppo o membership diretta. Rimedio: rimuovi il ruolo di editor oppure sposta la pagina in un workspace viewer‑only.
Scenario: destinatario non apre la pagina. Diagnosi: licenza non idonea o blocco guest. Rimedio: verifica le licenze e la presenza dell’utente nel tenant.
Scenario: la pagina “scompare”. Diagnosi: rinominata o spostata. Rimedio: usa la ricerca del workspace e aggiorna i link distribuiti.

Governance, sicurezza e dati

Se il contenuto è sensibile o soggetto a compliance, tratta la pagina Loop come un asset informativo a tutti gli effetti:

Classificazione: applica etichette (se disponibili) coerenti con la sensibilità del contenuto.
Retention: definisci tempi e modalità di conservazione (es. export periodico in PDF su SharePoint con versioning).
Separazione degli ambienti: tieni distinti workspace di bozza, redazione e consultazione.
Change log: dedica una sezione in alto alla pagina con data, versione e nota di rilascio.

Modello di comunicazione per gli utenti

Puoi riutilizzare questo testo per accompagnare il link di sola lettura:

Oggetto: Guida aggiornata — sola lettura
Ciao,

ti condivido la pagina di Microsoft Loop con le istruzioni aggiornate. Il link è in sola lettura; per richieste di modifica o correzioni rispondi a questa mail indicando la sezione. La versione corrente è v1.4 (data: 08/10/2025).

Grazie,
— [Tuo Nome], Owner contenuto

Esempi d’uso concreti

Playbook di supporto: una pagina Loop con checklist di triage e link rapidi; copia in workspace viewer‑only distribuita al Service Desk.
Procedure HR: politiche aggiornate in Loop, convertite in PDF e archiviate in SharePoint; la pagina Loop resta l’originale di redazione.
Release notes IT: pagina madre con indice e pagine figlie per versione; il reader riceve un link “Can view” alla copia consolidata.

Roadmap e stato attuale

La richiesta di permessi granulari a livello di singola pagina è stata più volte segnalata dagli utenti; al 08 ottobre 2025 non risulta una roadmap ufficiale. Quando funzioni avanzate di gestione dei permessi saranno introdotte, sarà comunque necessario che l’app Loop sia inclusa nel piano Microsoft 365 dell’utente per poterne usufruire.

Riepilogo operativo

Il link Can view crea lettori nuovi ma non toglie diritti agli editor esistenti.
Se vuoi “sola lettura reale”, progetta il perimetro: workspace dedicato, viewer pre‑definiti o export in PDF/Word.
Duplica tra redazione e consultazione per conciliare stabilità e aggiornabilità.
Documenta owner, versione e policy di aggiornamento nella pagina stessa.

Appendice: guida passo‑passo estesa

Verifica licenze

Controlla che i destinatari abbiamo M365 con app Loop desktop (Business Standard/Premium, E3/E5, A3/A5).
Per chi è su Office 365 E3/E5, abilita “Extra Features”.

Costruisci il workspace di consultazione

Crea workspace “Documentazione — Read Only”.
Aggiungi gruppi viewer (niente editor se non strettamente necessario).
Imposta pagina “Info” con scopo, owner, frequenza di aggiornamento, changelog.

Popola e condividi

Duplica l’originale nel workspace di consultazione, rinomina con suffisso “— Read Only”.
Share → Page link → Settings → Specific people → More settings → Can view.
Invia il link con il modello di comunicazione.
Pin in Teams nei canali di destinazione.

Manutenzione

Ogni release aggiorna prima l’originale, poi la copia.
Incrementa la versione (es. v1.4 → v1.5) e aggiorna la sezione “Changelog”.
Esegui un export periodico in PDF e archivia su SharePoint (versioning attivo).

Template di changelog da incollare in pagina

Versione: v1.5
Data: 08/10/2025
Owner: Nome Cognome — Reparto
Modifiche principali:
- Aggiornata sezione prerequisiti
- Corretto flusso di duplicazione
- Aggiunti esempi d’uso

Consigli finali

Pianifica la separazione dei ruoli fin dall’inizio: è più facile prevenire che correggere.
Comunica chiaramente alla platea che il link è in sola lettura e come proporre modifiche.
Per contenuti “mission critical”, preferisci la copia viewer‑only o l’export PDF.

Nota: le denominazioni dei pulsanti possono variare di poco nel tempo o tra client; mantieni il principio: destinazione (Specific people o accesso esistente) + tipo di permesso (Can view).