Microsoft Purview: dove trovare Content Search e cercare email oltre 90 giorni

Non trovi più “Content Search” in Microsoft Purview? L’interfaccia è stata riorganizzata, ma la funzione esiste e ti permette di cercare ed esportare contenuti anche oltre i 90 giorni. In questa guida: dove trovarla, quali permessi servono, come configurare ricerche efficaci, best practice, PowerShell e troubleshooting.

Indice

Perché non vedi più “Content Search” nel portale

Negli ultimi aggiornamenti del portale Microsoft Purview (ex “M365 Compliance”), Microsoft ha snellito il menu laterale spostando alcune funzionalità sotto percorsi più tematici. “Content Search” non è stata rimossa: è semplicemente meno “in vista” e privilegiata la ricerca dalla barra superiore e l’accesso dai flussi eDiscovery. Il risultato è che molti amministratori non la trovano più nella navigazione a sinistra e pensano che sia stata dismessa.

La buona notizia: Content Search è ancora disponibile ed è lo strumento consigliato per ricerche puntuali e attività non investigative (ad esempio raccolta di un PST per la consegna a un legale esterno), senza dover aprire un caso di eDiscovery.

Dove si trova ora “Content Search”

Accedi al Microsoft Purview compliance portal.
Usa la barra di ricerca in alto: digita Content search e apri il risultato omonimo.
In alternativa, percorso via menu: Soluzioni → eDiscovery (Standard) → Casi → Content search.
Se possiedi già i permessi, puoi aprire direttamente la funzione da https://compliance.microsoft.com/contentsearch (URL testuale non cliccabile).

Nota: l’assenza della voce nel menu laterale è dovuta all’integrazione progressiva con i flussi eDiscovery; Microsoft sta spingendo verso un’esperienza più coerente, ma mantiene “Content Search” come componente autonoma per scenari di ricerca standard.

Il falso mito dei “90 giorni”: cosa cambia davvero

Capita spesso di confondere Content Search con Message Trace (lo strumento del centro di amministrazione di Exchange per tracciare i flussi di posta). Message Trace ha effettivamente un orizzonte temporale limitato (fino a 90 giorni per la ricerca estesa), ma Content Search non eredita questo limite: può interrogare Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams e altri workload a prescindere dai 90 giorni, nel perimetro dei contenuti effettivamente ancora presenti nel tenant e non rimossi da criteri di conservazione o eliminazione.

Se non trovi messaggi “più vecchi di 90 giorni” in Content Search, le cause tipiche sono:

Criteri di conservazione o retention labels che hanno eliminato o spostato i contenuti.
Ambito della ricerca (origini) troppo stretto: ad esempio non includi tutte le mailbox rilevanti o non hai selezionato Exchange Location: All.
Query troppo restrittive (parole chiave, data, proprietà).
Permessi insufficienti (role “Search” non assegnato, ruolo solo “View-Only”).

Ruoli e permessi necessari

Per usare “Content Search” non basta essere Global Administrator. Servono azioni specifiche di Search (e, per l’esportazione, Export) che si ottengono tramite i role group del portale Purview.

Ruoli più comuni che abilitano Content Search

Compliance Administrator – include le azioni di ricerca.
eDiscovery Manager (o “Compliance Manager” in alcuni tenant) – consente ricerche e attività correlate.
Content Search (ruolo singolo) – se vuoi assegnare l’accesso in modo più granulare.

Importante: il Global Administrator non possiede automaticamente le azioni di ricerca. Aggiungilo a uno dei gruppi sopra o assegnagli il ruolo specifico.

Come assegnare i permessi passo‑per‑passo

Nel portale Purview, vai a Permissions → Role groups.
Apri il gruppo desiderato (es. “Compliance Administrator” o “eDiscovery Manager”).
Clicca Edit e aggiungi l’utente nella sezione Members.
Verifica che il gruppo includa le azioni Search (e, se ti serve esportare, Export).
Salva. La propagazione può richiedere fino a 24 ore. Se non vedi subito i pulsanti, esegui sign‑out/sign‑in o prova in finestra InPrivate.

Creare una nuova ricerca efficace

Apri Content Search e scegli New search.
Assegna un nome univoco e, facoltativamente, una descrizione (usa una convenzione: CS-[Area]-[YYYYMMDD]-[Scopo]).
Definisci le origini: mailbox di Exchange Online, siti di SharePoint, OneDrive, canali e chat di Teams, gruppi di Microsoft 365.
Imposta i criteri: parole chiave, intervalli di date, proprietà (mittente, destinatario, oggetto, estensione file, dimensione, presenza allegati).
Salva ed esegui. Al termine, consulta l’anteprima e, se necessario, esporta in PST e/o CSV.

Filtrare “oltre 90 giorni”: esempi di query

In Content Search puoi usare sintassi di tipo AQS/KQL. Alcuni esempi pratici per Exchange Online:

kind:email received<=2024-12-31 — tutti i messaggi ricevuti fino al 31/12/2024 (quindi ben oltre 90 giorni fa rispetto alla data odierna).
from:"nome.cognome@contoso.com" received>=2024-01-01 received<=2024-12-31 — finestra di un anno per un mittente specifico.
subject:"contratto" AND hasattachment:yes received>=2023-01-01 — email con allegati, oggetto “contratto”, dal 2023 in poi.

Per i documenti (SharePoint/OneDrive):

filetype:pdf AND "accordo di riservatezza" — cerca PDF contenenti la frase indicata.
path:"/sites/Legale/Condivisioni" — limita la ricerca a una raccolta o percorso specifico.

Suggerimento: in caso di dubbi su proprietà e operatori, crea una ricerca “di prova” su un perimetro ridotto per affinare i criteri prima di lanciare una ricerca ampia.

Origini e copertura dei dati

Origine	Cosa viene interrogato	Note
Exchange Online	Mailbox utente, cartelle archivio, elementi eliminati (se ancora presenti)	Per Teams, parte dei messaggi è archiviata in casse postali speciali (TeamsMessagesData).
SharePoint Online	Siti, raccolte documenti, pagine	Attenzione a permessi siti “privati”: la ricerca lato servizio ignora i permessi utente; conta il perimetro scelto.
OneDrive for Business	Raccolte personali degli utenti	Molto utile per file scambiati via Teams/Outlook.
Microsoft Teams	Chat 1:1 e di gruppo, canali standard	I canali privati/condivisi hanno archiviazioni dedicate; includi i relativi siti di SharePoint e casse postali di sistema.
Yammer/Viva Engage	Messaggi comunità (se abilitato)	Dipende dal tipo di community e dalla modalità nativa M365.

Esportare risultati (PST/CSV) in sicurezza

Per scaricare le prove è necessario, oltre al ruolo Search, anche il ruolo Export. La procedura tipica:

Apri la ricerca completata e scegli Export.
Seleziona cosa esportare: risultati (es. messaggi in PST), log (CSV) e report.
Avvia l’esportazione. Quando è pronta, scarica il pacchetto dal portale (incluso il report CSV con dettagli oggetto, mittente, percorso, ecc.).
Conserva il materiale in un contenitore sicuro con controlli di accesso e registrazione (es. libreria SharePoint riservata al team legale).

Tip: per ridurre i volumi, applica filtri mirati (date, parole chiave, mittenti) e valuta una esportazione per lotti (più ricerche tematiche) invece di un’unica ricerca “onnicomprensiva”.

Risoluzione dei problemi più comuni

Non vedo il pulsante Content Search dopo l’assegnazione del ruolo → esegui logout/login e prova una finestra InPrivate. Attendi fino a 24 ore per la piena propagazione dei permessi.
Vedo soltanto anteprima ma non posso esportare → verifica di avere il ruolo Export oltre a Search.
Risultati inattesi o troppo pochi → allarga l’ambito (tutte le mailbox, tutti i siti), semplifica la query (rimuovi parole troppo specifiche), verifica l’intervallo date e l’uso dei separatori (AND, OR).
Errore di autorizzazione → evita i ruoli “View‑Only” per chi deve cercare/esportare; sposta l’utente in un role group che include Search.
Non trovo elementi > 90 giorni → controlla le politiche di retention ed eventuali etichette che eliminano i contenuti; verifica litigation hold o retention hold sugli utenti interessati.

Automazione con PowerShell (Security & Compliance)

Per ricerche su larga scala o ripetitive, PowerShell offre controllo e auditabilità. Ecco un flusso base:

# Modulo consigliato: ExchangeOnlineManagement
Import-Module ExchangeOnlineManagement

Connessione all'ambiente di sicurezza e compliance

Connect-IPPSSession

1) Crea la ricerca (esempio: email ricevute nel 2024 con allegati "contratto")

New-ComplianceSearch -Name "CS-Legale-2024-Contratti" `  -ExchangeLocation All`
-ContentMatchQuery 'kind:email AND hasattachment:yes AND subject:"contratto" AND received>=2024-01-01 AND received<=2024-12-31'

2) Avvia la ricerca

Start-ComplianceSearch -Identity "CS-Legale-2024-Contratti"

3) Monitora lo stato

Get-ComplianceSearch -Identity "CS-Legale-2024-Contratti" | Format-List Name,Status,Items,Size

4) (opzionale) Esporta i risultati

New-ComplianceSearchAction -SearchName "CS-Legale-2024-Contratti" -Export

Varianti utili

Limitare le origini: -ExchangeLocation user1@contoso.com,user2@contoso.com
Includere Teams: aggiungi -ExchangeLocation All (comprende le casse postali di sistema dove risiedono le chat) e per i file condivisi considera anche -SharePointLocation All.
Affinare query per data “oltre 90 giorni”: received<=2024-06-30
Esportare solo i report (senza PST): crea l’azione di export e seleziona dal portale solo CSV/report.

Nota di sicurezza: eseguire script in un contesto con MFA attivo e utilizzare account separati per amministrazione break‑glass e per operazioni di routine.

Best practice operative

Usa Content Search Standard per attività non investigative (raccolta dati per audit interni, supporto a HR, trasferimenti di pratiche). Riserva eDiscovery Premium alle indagini formali per evitare costi e complessità non necessari.
Convezioni di naming: CS-[Dipartimento]-[YYYYMMDD]-[ParoleChiave]. Favorisce la ricerca in audit e la tracciabilità.
Principio del minimo privilegio: assegna agli operatori solo i ruoli Search/Export necessari; separa chi crea/esegue le ricerche da chi approva l’esportazione.
Contenitori sicuri per le esportazioni: conserva PST/CSV in siti SharePoint dedicati con criteri di accesso, scadenze e audit abilitato.
Evita ricerche “onnicomprensive”: preferisci ricerche tematiche più piccole (per progetto, data, team) per ridurre tempi, volume e rumore.
Documenta le query: salva in un repository interno la query usata, le origini, l’obiettivo della ricerca e i risultati principali.

Confronto rapido: Content Search vs eDiscovery

Caratteristica	Content Search	eDiscovery (Standard)	eDiscovery (Premium)
Scopo principale	Ricerche puntuali e raccolte ad hoc	Gestire casi con più ricerche correlate	Indagini complesse con revisione, deduplica, set di lavoro
Creazione casi	Non necessario	Necessario	Necessario
Export PST/CSV	Sì (ruolo Export)	Sì	Sì, con opzioni avanzate
Analisi ed evidenziazione	Minimale (preview)	Base	Avanzata (analytics, review set, trainable classifiers)
Costi/licenze	Inclusa in piani idonei	Inclusa in piani idonei	Richiede licenze Premium dedicate

FAQ

“Sono Global Administrator: perché non vedo Content Search?”
Perché il GA non include automaticamente le azioni Search/Export in Purview. Aggiungi l’utente a un role group che le prevede o assegna i ruoli singoli.

“La mia ricerca non restituisce chat di Teams”
Assicurati di includere tutte le Exchange Location (le chat sono archiviate in casse postali speciali) e i siti di SharePoint dei team per i file.

“Devo consegnare un PST a un legale esterno: Content Search o eDiscovery?”
Per casi non investigativi, Content Search Standard è più rapido e snello. eDiscovery Premium va riservato alle indagini formali (review set, legal hold, analytics).

“Posso cercare anche su siti legacy/archivi on‑prem?”
Content Search lavora sui workload cloud di Microsoft 365. Per archivi on‑prem servono connettori o processi di migrazione/ingestione.

“Esiste ancora Content Search come funzione autonoma?”
Sì. Sebbene l’interfaccia sia più integrata con eDiscovery, Microsoft mantiene Content Search come funzionalità autonoma per scenari standard.

Riepilogo operativo (one‑pager)

Dove trovarla: barra di ricerca del portale Purview → “Content search”, oppure Soluzioni → eDiscovery (Standard) → Casi → Content search, oppure URL diretto in https://compliance.microsoft.com/contentsearch.
Permessi: ruolo Search (e Export per scaricare). Usa “Compliance Administrator” o “eDiscovery Manager” se vuoi essere veloce.
Oltre 90 giorni: non è un limite di Content Search. Cura query/date, origini e politiche di retention.
Esportazione: scegli PST/CSV, scarica i report, conserva in un’area sicura e tracciata.
PowerShell: usa New-ComplianceSearch, Start-ComplianceSearch e New-ComplianceSearchAction -Export per automazioni ripetibili.

Tabella operativa: percorsi, permessi, creazione e troubleshooting

Tema	Dettagli operativi	Note utili
Dove si trova ora Content Search	1) Accedere al Microsoft Purview compliance portal. 2) Nella barra di ricerca in alto digitare Content search e aprire il risultato. 3) In alternativa: Soluzioni → eDiscovery (Standard) → Casi → Content search. 4) URL diretto (se si hanno già i permessi): `https://compliance.microsoft.com/contentsearch`.	L’interfaccia è stata riorganizzata: la voce non è più fissata nel menu laterale.
Ruoli e permessi necessari	– L’account deve far parte di un ruolo che include l’azione Search nel workload Exchange/SharePoint. – Ruoli tipici: Compliance Admin, eDiscovery Manager (o Compliance Manager in alcuni tenant). – Global Administrator non la possiede automaticamente; aggiungerlo a un gruppo ruolo o assegnare il ruolo Content Search.	Dopo l’aggiunta del ruolo possono servire fino a 24 h per la propagazione.
Creazione di una nuova ricerca	1) In Content Search, selezionare New search. 2) Dare un nome univoco e una descrizione. 3) Definire origini (mailbox, siti, Teams) e criteri (keyword, date, proprietà). 4) Salvare ed eseguire; i risultati si possono esportare in PST/CSV.	Per fini legali complessi, usare eDiscovery (Premium).
Risoluzione dei problemi più comuni	– Se il pulsante non appare dopo i permessi, fare logout/login o aprire InPrivate. – Verificare di non essere in un ruolo View‑Only. – Controllare politiche del tenant che limitano/archiviano i contenuti oltre i 90 giorni.	Gli export (PST) richiedono il ruolo Export oltre a Search.

Indicazioni finali e raccomandazioni

Mantenimento funzionalità legacy — Content Search continuerà a esistere come funzione autonoma, pur integrandosi sempre più con le esperienze eDiscovery.
Scelta dello strumento — Per attività non investigative (es. consegna PST a un avvocato uscente), resta su Content Search Standard; riserva eDiscovery Premium alle indagini per ridurre costi e complessità.
Documentazione di riferimento — La guida “Get started with Content search” in Microsoft Learn fornisce passaggi aggiornati e cmdlet (New-ComplianceSearch) per automatizzare su larga scala. Mantieni un playbook interno con esempi di query e script approvati.

Checklist pronta all’uso

✔ Hai i ruoli giusti? (Search per cercare, Export per scaricare)
✔ Sai dov’è l’entry point? (barra di ricerca Purview, percorso eDiscovery Standard, URL diretto testuale)
✔ La query è essenziale e corretta? (parole, date, operatori, ambito)
✔ Hai valutato l’impatto dei criteri di conservazione e dei hold?
✔ Hai previsto dove archiviare in sicurezza PST/CSV e come gestire l’accesso?

Con queste indicazioni puoi individuare rapidamente Content Search, configurare correttamente i permessi e impostare ricerche oltre i 90 giorni in modo conforme e ripetibile. Se stai gestendo un caso formale con revisione e legal hold, valuta l’apertura di un caso eDiscovery; per tutto il resto, Content Search resta la via più veloce ed efficace.

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Riferimenti rapidi

Percorso UI: Soluzioni → eDiscovery (Standard) → Casi → Content search
URL testuale: https://compliance.microsoft.com/contentsearch
Ruoli: Search, Export (via Compliance Administrator / eDiscovery Manager)
PowerShell: New-ComplianceSearch, Start-ComplianceSearch, New-ComplianceSearchAction -Export