Hai un tenant Microsoft 365 sotto MOSA con licenze partner gratuite, ma ti servono fatture separate per due Paesi e pagamenti in valuta locale? Ecco come funziona davvero, cosa cambia passando a MCA e come pianificare una migrazione senza sorprese.
Perché con MOSA non vedi i “profili di fatturazione”
Nel modello contrattuale MOSA (Microsoft Online Services Agreement) la fatturazione di Microsoft 365 è tipicamente unica per tenant: un solo profilo, una sola valuta e una sola fattura per ciclo. Per chi deve rendicontare per country o per area geografica, questa impostazione diventa un collo di bottiglia: i centri di costo sono nei tuoi sistemi ERP, ma la fattura Microsoft resta “monolitica”. Il risultato è tempo speso in riconciliazioni manuali, errori nella ripartizione dei costi e difficoltà negli audit.
Se nel Centro di amministrazione non compare l’opzione Profilo di fatturazione, non è un bug: con MOSA l’articolazione multi‑profilo non è prevista. La funzionalità è invece disponibile passando al MCA (Microsoft Customer Agreement), dove puoi creare profili distinti per ogni Paese/area e – quando supportato – ricevere fatture nella valuta locale.
Obiettivo: fatture separate per Paese e pagamenti in valuta locale
L’azienda del nostro scenario ha un tenant con 100 licenze gratuite (da programma partner) e due aree geografiche con esigenze di audit e pagamento locale. Serve quindi:
- Fatture distinte per ciascuna area (due Paesi/regioni diverse);
- La possibilità, ove disponibile, di pagare nella valuta locale di ciascuna area.
Vediamo quali strade sono realistiche, cosa abilitano e che compromessi portano con sé.
MOSA vs MCA per la fatturazione multi‑Paese
| Scenario | Cosa permette | Limiti principali | Quando conviene |
|---|---|---|---|
| Restare in MOSA | Mantiene la flessibilità di aumentare o ridurre le licenze in qualsiasi momento. | Non consente di creare più profili di fatturazione né di emettere fatture distinte per area; la fattura resta in un’unica valuta. | Se la priorità è poter tagliare licenze in corso d’anno e il costo dell’audit multi‑Paese è minore del risparmio sulle licenze. |
| Passare a MCA (Microsoft Customer Agreement) | Creazione di profili di fatturazione separati per ogni Paese/regione; Fatture distinte e pagabili nella valuta locale (se supportata); Governance e reporting finanziario più granulare (cost centers, PO‑number ecc.). | Riduzione licenze solo entro 7 giorni dall’aggiunta o alla ricorrenza annuale del contratto; Possibile perdita di alcune condizioni promozionali/benefit, da verificare con il partner. | Se l’esigenza di fatturazione separata prevale e i volumi di licenze sono abbastanza stabili durante l’anno. |
Cosa cambia davvero passando a MCA
Fatturazione e valuta
Con MCA puoi associare un profilo di fatturazione a un Paese. Ogni profilo riceve una fattura separata, emessa nella valuta normalmente supportata in quella geografia. Questo semplifica la riconciliazione con ERP locali, rende più lineari gli audit e riduce le rettifiche contabili a fine mese.
Gestione delle licenze
- MOSA: massima elasticità. Puoi aumentare o rimuovere licenze in tempo reale, allineando l’esborso effettivo ai dipendenti attivi.
- MCA: le licenze sono tendenzialmente bloccate per la durata del termine annuale, con una finestra di 7 giorni dall’acquisto per riduzioni senza penali. Se un dipendente lascia, la licenza resta fatturabile fino al rinnovo o entro la finestra di modifica consentita.
Benefit partner
Le 100 licenze gratuite da Action Pack/IB restano gratuite, ma è essenziale confrontarsi con il partner CSP per assicurare il passaggio senza interruzioni al nuovo accordo e verificare eventuali cambi di codici offerta o di modalità di assegnazione.
Implicazioni operative da mettere in conto
- Billing profile ≠ area IT: crea i profili pensando al perimetro fiscale (nazione, partita IVA, indirizzo di fatturazione), non esclusivamente alle unità organizzative.
- Valuta e tasse: con profili diversi possono cambiare valuta e regime fiscale applicato in fattura. Allinea finance e tax per evitare contestazioni.
- Rinnovi e upgrade: su MCA, cambi di SKU o riduzioni fuori finestra potrebbero slittare al anniversary. Pianifica i progetti che impattano le licenze in prossimità delle date utili.
- Procurement: i profili di fatturazione abilitano PO, cost center e limiti di spesa differenti. Nomina admin finanziari per ciascun profilo e imposta workflow di approvazione per acquisti oltre soglia.
- Supporto: tutte le richieste su fatturazione (creazione profili, migrazione, errori) passano dal Supporto Microsoft 365 Business Billing o tramite il tuo CSP.
Guida pratica alla migrazione da MOSA a MCA
Prerequisiti
- Inventario delle licenze: quantità per SKU, assegnazioni, trend mensili di attivazioni/disattivazioni.
- Mappatura dei centri di costo e delle entità legali per ciascuna area geografica.
- Calendario di rinnovo: date anniversary, promozioni in corso, contratti subordinati.
Passi consigliati
- Apri un ticket dal Centro di amministrazione o contatta il rivenditore CSP: indica l’esigenza di migrare a MCA e di creare profili di fatturazione per i due Paesi.
- Allinea i dati legali per ogni profilo: denominazione società, indirizzo di fatturazione, partita IVA/codice fiscale, valuta desiderata (se supportata), contatti amministrativi.
- Firma digitale del nuovo accordo MCA (per ciascun profilo, se richiesto). Prepara le approvazioni interne.
- Pianifica il cut‑over: scegli una data T‑0 che minimizzi sovrapposizioni con cicli di fatturazione esistenti. Se possibile, allineati all’anniversary per semplificare la gestione delle riduzioni.
- Trasferisci i benefit partner e valida che le 100 licenze gratuite restino attive e correttamente attribuite al profilo pertinente.
- Testa l’emissione della prima fattura per ciascun profilo: controllo formale (ragione sociale, indirizzo, valuta, tassazione), riconciliazione con ERP e centri di costo.
Timeline suggerita
- T‑2 mesi: analisi licenze & cost centers; decisione finale.
- T‑1 mese: apertura ticket MS, firma digitale MCA, creazione profili di fatturazione.
- T‑0: transizione effettiva, verifica fatture del ciclo successivo.
Valutazione economica: modello semplice per decidere
La domanda chiave è: la rigidità delle licenze su MCA costa più o meno del beneficio di fatturazione separata? Per stimarlo, usa un modello a tre voci:
- Beneficio di controllo e audit: ore risparmiate da finance per riconciliazioni × costo orario × cicli/anno.
- Costo di over‑licensing su MCA: (licenze inutilizzate medie al mese) × (prezzo licenza) × (mesi fuori finestra di riduzione).
- Impatti su promozioni/benefit: eventuale perdita o modifica di sconti vs MOSA.
Esempio. Due Paesi, 350 licenze a consumo + 100 gratuite partner. Con MOSA riduci e aumenti liberamente; con MCA stimi 15 licenze medie “in esubero” per turnover, prezzo 14 €/mese, finestra bloccata per 8 mesi. Costo annuo stimato dell’esubero: 15 × 14 × 8 = 1.680 €. Se il tuo beneficio di audit e controllo supera tale cifra, MCA è probabilmente conveniente; altrimenti resta appetibile MOSA.
Tip: calcola il turnover reale degli ultimi 12 mesi per categoria di licenza (E3, Business Standard, add‑on). Più la forza lavoro è volatile, più MOSA potrebbe restare interessante.
Governance su MCA: come evitare acquisti non controllati
- Separazione dei ruoli: assegna Billing account owner e Billing profile contributor per profilo, evitando privilegi eccessivi.
- Budget e soglie: definisci limiti di spesa per profilo e notifiche automatiche a superamento soglia.
- PO e cost center: rendi obbligatorio il PO‑number all’acquisto; valorizza sempre il campo centro di costo.
- Revisioni mensili: controlla licenze inattive (account disabilitati o senza accessi) e pianifica la loro riallocazione.
Scenario ibrido e impatto architetturale
La soluzione più semplice e sostenibile è un unico tenant con più profili di fatturazione MCA. Creare tenant separati per Paese è possibile, ma introduce complessità su:
- Identità (Azure AD Entra): sincronizzazioni, B2B/B2C, Conditional Access disallineate.
- Licenze: frammentazione delle assegnazioni, impossibilità di pooling centralizzato.
- Posta e collaborazione: complicazioni in Exchange/Teams/SharePoint su cross‑tenant.
Usa tenant multipli solo se ci sono vincoli normativi o di separazione legale non risolvibili con policy e profili di fatturazione distinti nello stesso tenant.
RACI sintetico per una migrazione ordinata
| Attività | Responsabile (R) | Approva (A) | Consulta (C) | Informato (I) |
|---|---|---|---|---|
| Analisi licenze & costi | IT Licensing Lead | CFO/Finance | HR, Procurement | Country Manager |
| Creazione profili di fatturazione | Billing Admin | Finance | CSP/MS Support | IT Operations |
| Transizione benefit partner | Partner Manager | IT Director | CSP | Finance |
| Validazione prime fatture | Accounts Payable | CFO | Billing Admin | Country Manager |
Checklist operativa
Prima del cut‑over
- Allinea l’anagrafica legale e fiscale di ciascun profilo.
- Definisci i ruoli e i limiti di acquisto per profilo.
- Calibra la richiesta minima di licenze per evitare over‑licensing prolungato.
- Concorda con il CSP la data esatta di attivazione MCA.
Durante
- Monitora la continuità dei servizi (Exchange, Teams, SharePoint).
- Verifica assegnazioni licenza critiche (Security add‑on, Defender, Compliance).
Dopo
- Controlla la prima fattura di ogni profilo (valuta, tasse, PO, cost center).
- Rivedi le dashboard di consumo e la segmentazione per Paese.
- Programma un post‑mortem interno con Finance & IT per gli aggiustamenti.
Domande frequenti
Possiamo davvero pagare nella valuta locale?
Con profili MCA legati a Paesi dove Microsoft supporta una certa valuta, la fattura viene normalmente emessa in quella valuta locale. Verifica in fase di apertura profilo: è una delle informazioni chiave da concordare.
Le 100 licenze partner restano gratuite?
Sì, ma coordina il passaggio con il partner per evitare discontinuità o cambi SKU non previsti. Richiedi conferma scritta nell’ordine di migrazione.
Ci sarà downtime durante la migrazione?
La transizione di per sé è amministrativa (contrattuale/billing). Se ben pianificata, i servizi (posta, Teams, file) non subiscono interruzioni. La parte sensibile è la continuità delle licenze.
Come gestire gli utenti che lasciano l’azienda su MCA?
Prevedi un buffer di licenze coerente col turnover e una procedura di riallocazione rapida. Per riduzioni fuori finestra, pianifica al prossimo anniversary.
Possiamo restare in MOSA ma ricevere due fatture?
In MOSA non è previsto il multi‑profilo: di norma riceverai una sola fattura per tenant. Se la separazione è un requisito di audit, MCA è la via maestra.
Template utili
Richiesta al Supporto/CSP
Oggetto: Migrazione tenant <nome-tenant> da MOSA a MCA con profili di fatturazione multi-Paese Buongiorno, desideriamo migrare il nostro tenant Microsoft 365 da MOSA a MCA e creare due profili di fatturazione, uno per e uno per . Per ciascun profilo confermiamo: - Denominazione legale e indirizzo di fatturazione - Partita IVA/codice fiscale - Valuta locale (se supportata) - Contatti amministrativi - PO obbligatorio e cost center richiesto in fattura Chiediamo conferma di: data di cut-over proposta, impatto su licenze esistenti, trasferimento delle 100 licenze partner. Cordiali saluti.
Errori comuni da evitare
- Creare i profili senza coinvolgere Finance: rischi PO mancanti, tassazione errata e fatture da riemettere.
- Ignorare l’anniversary: potresti rimanere sovralicenziato per mesi.
- Scambiare il profilo di fatturazione per un “tenant light”: non isola dati/utenti; è solo una partizione amministrativa di billing.
- Trascurare il turnover: su popolazioni dinamiche, un buffer realistico evita costi imprevisti.
Caso pratico: due Paesi, un tenant, zero mal di testa
Azienda con HQ in Paese A e filiale in Paese B. Obiettivi: due fatture e pagamento locale. Con MCA si creano due profili di fatturazione, ciascuno con:
- Indirizzo e VAT locali;
- Valuta supportata per quell’area;
- PO e centro di costo dedicati;
- Admin finanziario locale con diritto di acquisto entro soglia.
Risultato: fatture separate, riconciliazione automatica nell’ERP per centro di costo e compliance semplificata. Il team IT mantiene un’unica identità, policy e postura di sicurezza centralizzata.
Decision framework veloce
Rispondi “Sì” alle seguenti domande? Allora MCA è probabilmente la scelta giusta.
- Serve per obbligo di audit avere fatture distinte per Paese?
- La forza lavoro è relativamente stabile (turnover limitato) e l’over‑licensing stimato è sostenibile?
- Vuoi governare spesa e PO per profilo con visibilità granulare?
Se invece il turnover è elevato o i numeri di licenza oscillano molto mese su mese, MOSA resta competitivo grazie alla sua elasticità.
In breve
- Problema: la struttura MOSA non supporta fatture regionali e profili di fatturazione multipli.
- Soluzione più diretta: passare a MCA per profili di fatturazione separati e valute locali, accettando la minore elasticità nella riduzione licenze (finestra 7 giorni/anniversary).
- Passi successivi: contatta il supporto billing o il partner CSP, pianifica la migrazione e valuta l’impatto economico delle licenze “bloccate”.
Nota: le funzionalità e le regole di fatturazione possono variare per Paese e offerta. Verifica sempre i dettagli contrattuali con il tuo partner o con il supporto Microsoft prima di intraprendere la migrazione.