MOSA vs MCA in Microsoft 365: fatture separate per area e valuta locale, come riuscirci davvero【slug】mosa-mca-fatturazione-m365【tag】Microsoft 365, MOSA, MCA, profili di fatturazione, CSP【category】Microsoft 365

Hai un tenant Microsoft 365 sotto MOSA con licenze partner gratuite, ma ti servono fatture separate per due Paesi e pagamenti in valuta locale? Ecco come funziona davvero, cosa cambia passando a MCA e come pianificare una migrazione senza sorprese.

Indice

Perché con MOSA non vedi i “profili di fatturazione”

Nel modello contrattuale MOSA (Microsoft Online Services Agreement) la fatturazione di Microsoft 365 è tipicamente unica per tenant: un solo profilo, una sola valuta e una sola fattura per ciclo. Per chi deve rendicontare per country o per area geografica, questa impostazione diventa un collo di bottiglia: i centri di costo sono nei tuoi sistemi ERP, ma la fattura Microsoft resta “monolitica”. Il risultato è tempo speso in riconciliazioni manuali, errori nella ripartizione dei costi e difficoltà negli audit.

Se nel Centro di amministrazione non compare l’opzione Profilo di fatturazione, non è un bug: con MOSA l’articolazione multi‑profilo non è prevista. La funzionalità è invece disponibile passando al MCA (Microsoft Customer Agreement), dove puoi creare profili distinti per ogni Paese/area e – quando supportato – ricevere fatture nella valuta locale.

Obiettivo: fatture separate per Paese e pagamenti in valuta locale

L’azienda del nostro scenario ha un tenant con 100 licenze gratuite (da programma partner) e due aree geografiche con esigenze di audit e pagamento locale. Serve quindi:

Fatture distinte per ciascuna area (due Paesi/regioni diverse);
La possibilità, ove disponibile, di pagare nella valuta locale di ciascuna area.

Vediamo quali strade sono realistiche, cosa abilitano e che compromessi portano con sé.

MOSA vs MCA per la fatturazione multi‑Paese

Scenario	Cosa permette	Limiti principali	Quando conviene
Restare in MOSA	Mantiene la flessibilità di aumentare o ridurre le licenze in qualsiasi momento.	Non consente di creare più profili di fatturazione né di emettere fatture distinte per area; la fattura resta in un’unica valuta.	Se la priorità è poter tagliare licenze in corso d’anno e il costo dell’audit multi‑Paese è minore del risparmio sulle licenze.
Passare a MCA (Microsoft Customer Agreement)	Creazione di profili di fatturazione separati per ogni Paese/regione; Fatture distinte e pagabili nella valuta locale (se supportata); Governance e reporting finanziario più granulare (cost centers, PO‑number ecc.).	Riduzione licenze solo entro 7 giorni dall’aggiunta o alla ricorrenza annuale del contratto; Possibile perdita di alcune condizioni promozionali/benefit, da verificare con il partner.	Se l’esigenza di fatturazione separata prevale e i volumi di licenze sono abbastanza stabili durante l’anno.

Cosa cambia davvero passando a MCA

Fatturazione e valuta

Con MCA puoi associare un profilo di fatturazione a un Paese. Ogni profilo riceve una fattura separata, emessa nella valuta normalmente supportata in quella geografia. Questo semplifica la riconciliazione con ERP locali, rende più lineari gli audit e riduce le rettifiche contabili a fine mese.

Gestione delle licenze

MOSA: massima elasticità. Puoi aumentare o rimuovere licenze in tempo reale, allineando l’esborso effettivo ai dipendenti attivi.
MCA: le licenze sono tendenzialmente bloccate per la durata del termine annuale, con una finestra di 7 giorni dall’acquisto per riduzioni senza penali. Se un dipendente lascia, la licenza resta fatturabile fino al rinnovo o entro la finestra di modifica consentita.

Benefit partner

Le 100 licenze gratuite da Action Pack/IB restano gratuite, ma è essenziale confrontarsi con il partner CSP per assicurare il passaggio senza interruzioni al nuovo accordo e verificare eventuali cambi di codici offerta o di modalità di assegnazione.

Implicazioni operative da mettere in conto

Billing profile ≠ area IT: crea i profili pensando al perimetro fiscale (nazione, partita IVA, indirizzo di fatturazione), non esclusivamente alle unità organizzative.
Valuta e tasse: con profili diversi possono cambiare valuta e regime fiscale applicato in fattura. Allinea finance e tax per evitare contestazioni.
Rinnovi e upgrade: su MCA, cambi di SKU o riduzioni fuori finestra potrebbero slittare al anniversary. Pianifica i progetti che impattano le licenze in prossimità delle date utili.
Procurement: i profili di fatturazione abilitano PO, cost center e limiti di spesa differenti. Nomina admin finanziari per ciascun profilo e imposta workflow di approvazione per acquisti oltre soglia.
Supporto: tutte le richieste su fatturazione (creazione profili, migrazione, errori) passano dal Supporto Microsoft 365 Business Billing o tramite il tuo CSP.

Guida pratica alla migrazione da MOSA a MCA

Prerequisiti

Inventario delle licenze: quantità per SKU, assegnazioni, trend mensili di attivazioni/disattivazioni.
Mappatura dei centri di costo e delle entità legali per ciascuna area geografica.
Calendario di rinnovo: date anniversary, promozioni in corso, contratti subordinati.

Passi consigliati

Apri un ticket dal Centro di amministrazione o contatta il rivenditore CSP: indica l’esigenza di migrare a MCA e di creare profili di fatturazione per i due Paesi.
Allinea i dati legali per ogni profilo: denominazione società, indirizzo di fatturazione, partita IVA/codice fiscale, valuta desiderata (se supportata), contatti amministrativi.
Firma digitale del nuovo accordo MCA (per ciascun profilo, se richiesto). Prepara le approvazioni interne.
Pianifica il cut‑over: scegli una data T‑0 che minimizzi sovrapposizioni con cicli di fatturazione esistenti. Se possibile, allineati all’anniversary per semplificare la gestione delle riduzioni.
Trasferisci i benefit partner e valida che le 100 licenze gratuite restino attive e correttamente attribuite al profilo pertinente.
Testa l’emissione della prima fattura per ciascun profilo: controllo formale (ragione sociale, indirizzo, valuta, tassazione), riconciliazione con ERP e centri di costo.

Timeline suggerita

T‑2 mesi: analisi licenze & cost centers; decisione finale.
T‑1 mese: apertura ticket MS, firma digitale MCA, creazione profili di fatturazione.
T‑0: transizione effettiva, verifica fatture del ciclo successivo.

Valutazione economica: modello semplice per decidere

La domanda chiave è: la rigidità delle licenze su MCA costa più o meno del beneficio di fatturazione separata? Per stimarlo, usa un modello a tre voci:

Beneficio di controllo e audit: ore risparmiate da finance per riconciliazioni × costo orario × cicli/anno.
Costo di over‑licensing su MCA: (licenze inutilizzate medie al mese) × (prezzo licenza) × (mesi fuori finestra di riduzione).
Impatti su promozioni/benefit: eventuale perdita o modifica di sconti vs MOSA.

Esempio. Due Paesi, 350 licenze a consumo + 100 gratuite partner. Con MOSA riduci e aumenti liberamente; con MCA stimi 15 licenze medie “in esubero” per turnover, prezzo 14 €/mese, finestra bloccata per 8 mesi. Costo annuo stimato dell’esubero: 15 × 14 × 8 = 1.680 €. Se il tuo beneficio di audit e controllo supera tale cifra, MCA è probabilmente conveniente; altrimenti resta appetibile MOSA.

Tip: calcola il turnover reale degli ultimi 12 mesi per categoria di licenza (E3, Business Standard, add‑on). Più la forza lavoro è volatile, più MOSA potrebbe restare interessante.

Governance su MCA: come evitare acquisti non controllati

Separazione dei ruoli: assegna Billing account owner e Billing profile contributor per profilo, evitando privilegi eccessivi.
Budget e soglie: definisci limiti di spesa per profilo e notifiche automatiche a superamento soglia.
PO e cost center: rendi obbligatorio il PO‑number all’acquisto; valorizza sempre il campo centro di costo.
Revisioni mensili: controlla licenze inattive (account disabilitati o senza accessi) e pianifica la loro riallocazione.

Scenario ibrido e impatto architetturale

La soluzione più semplice e sostenibile è un unico tenant con più profili di fatturazione MCA. Creare tenant separati per Paese è possibile, ma introduce complessità su:

Identità (Azure AD Entra): sincronizzazioni, B2B/B2C, Conditional Access disallineate.
Licenze: frammentazione delle assegnazioni, impossibilità di pooling centralizzato.
Posta e collaborazione: complicazioni in Exchange/Teams/SharePoint su cross‑tenant.

Usa tenant multipli solo se ci sono vincoli normativi o di separazione legale non risolvibili con policy e profili di fatturazione distinti nello stesso tenant.

RACI sintetico per una migrazione ordinata

Attività	Responsabile (R)	Approva (A)	Consulta (C)	Informato (I)
Analisi licenze & costi	IT Licensing Lead	CFO/Finance	HR, Procurement	Country Manager
Creazione profili di fatturazione	Billing Admin	Finance	CSP/MS Support	IT Operations
Transizione benefit partner	Partner Manager	IT Director	CSP	Finance
Validazione prime fatture	Accounts Payable	CFO	Billing Admin	Country Manager

Checklist operativa

Prima del cut‑over

Allinea l’anagrafica legale e fiscale di ciascun profilo.
Definisci i ruoli e i limiti di acquisto per profilo.
Calibra la richiesta minima di licenze per evitare over‑licensing prolungato.
Concorda con il CSP la data esatta di attivazione MCA.

Durante

Monitora la continuità dei servizi (Exchange, Teams, SharePoint).
Verifica assegnazioni licenza critiche (Security add‑on, Defender, Compliance).

Dopo

Controlla la prima fattura di ogni profilo (valuta, tasse, PO, cost center).
Rivedi le dashboard di consumo e la segmentazione per Paese.
Programma un post‑mortem interno con Finance & IT per gli aggiustamenti.

Domande frequenti

Possiamo davvero pagare nella valuta locale?

Con profili MCA legati a Paesi dove Microsoft supporta una certa valuta, la fattura viene normalmente emessa in quella valuta locale. Verifica in fase di apertura profilo: è una delle informazioni chiave da concordare.

Le 100 licenze partner restano gratuite?

Sì, ma coordina il passaggio con il partner per evitare discontinuità o cambi SKU non previsti. Richiedi conferma scritta nell’ordine di migrazione.

Ci sarà downtime durante la migrazione?

La transizione di per sé è amministrativa (contrattuale/billing). Se ben pianificata, i servizi (posta, Teams, file) non subiscono interruzioni. La parte sensibile è la continuità delle licenze.

Come gestire gli utenti che lasciano l’azienda su MCA?

Prevedi un buffer di licenze coerente col turnover e una procedura di riallocazione rapida. Per riduzioni fuori finestra, pianifica al prossimo anniversary.

Possiamo restare in MOSA ma ricevere due fatture?

In MOSA non è previsto il multi‑profilo: di norma riceverai una sola fattura per tenant. Se la separazione è un requisito di audit, MCA è la via maestra.

Template utili

Richiesta al Supporto/CSP

Oggetto: Migrazione tenant <nome-tenant> da MOSA a MCA con profili di fatturazione multi-Paese

Buongiorno,
desideriamo migrare il nostro tenant Microsoft 365 da MOSA a MCA e creare due profili di fatturazione, uno per  e uno per .
Per ciascun profilo confermiamo:

- Denominazione legale e indirizzo di fatturazione
- Partita IVA/codice fiscale
- Valuta locale (se supportata)
- Contatti amministrativi
- PO obbligatorio e cost center richiesto in fattura
  Chiediamo conferma di: data di cut-over proposta, impatto su licenze esistenti, trasferimento delle 100 licenze partner.
  Cordiali saluti.

Errori comuni da evitare

Creare i profili senza coinvolgere Finance: rischi PO mancanti, tassazione errata e fatture da riemettere.
Ignorare l’anniversary: potresti rimanere sovralicenziato per mesi.
Scambiare il profilo di fatturazione per un “tenant light”: non isola dati/utenti; è solo una partizione amministrativa di billing.
Trascurare il turnover: su popolazioni dinamiche, un buffer realistico evita costi imprevisti.

Caso pratico: due Paesi, un tenant, zero mal di testa

Azienda con HQ in Paese A e filiale in Paese B. Obiettivi: due fatture e pagamento locale. Con MCA si creano due profili di fatturazione, ciascuno con:

Indirizzo e VAT locali;
Valuta supportata per quell’area;
PO e centro di costo dedicati;
Admin finanziario locale con diritto di acquisto entro soglia.

Risultato: fatture separate, riconciliazione automatica nell’ERP per centro di costo e compliance semplificata. Il team IT mantiene un’unica identità, policy e postura di sicurezza centralizzata.

Decision framework veloce

Rispondi “Sì” alle seguenti domande? Allora MCA è probabilmente la scelta giusta.

Serve per obbligo di audit avere fatture distinte per Paese?
La forza lavoro è relativamente stabile (turnover limitato) e l’over‑licensing stimato è sostenibile?
Vuoi governare spesa e PO per profilo con visibilità granulare?

Se invece il turnover è elevato o i numeri di licenza oscillano molto mese su mese, MOSA resta competitivo grazie alla sua elasticità.

In breve

Problema: la struttura MOSA non supporta fatture regionali e profili di fatturazione multipli.
Soluzione più diretta: passare a MCA per profili di fatturazione separati e valute locali, accettando la minore elasticità nella riduzione licenze (finestra 7 giorni/anniversary).
Passi successivi: contatta il supporto billing o il partner CSP, pianifica la migrazione e valuta l’impatto economico delle licenze “bloccate”.

Nota: le funzionalità e le regole di fatturazione possono variare per Paese e offerta. Verifica sempre i dettagli contrattuali con il tuo partner o con il supporto Microsoft prima di intraprendere la migrazione.