Nuovo Planner e Planner classico: differenze, migrazione e best practice in Microsoft 365

Nuovo Planner vs Planner classico: guida pratica per capire cosa è davvero collegato, come migrare senza sorprese e quali funzionalità sfruttare subito, con consigli operativi, modelli e checklist per amministratori e team leader in ambiente Microsoft 365.

Indice

Collegamento tra Planner classico e Nuovo Planner

Il Planner classico e il Nuovo Planner sono oggi due ambienti distinti: la creazione o la modifica di un piano nell’uno non si riflette automaticamente nell’altro. Questo è il primo punto da fissare: non esiste un collegamento nativo che replichi piani, bucket, attività e allegati tra le due esperienze.

La principale fonte di confusione nasce dall’app Planner (in passato “Tasks by Planner and To Do”) dentro Microsoft Teams. In quella vista, la sezione Le mie attività o Tutto aggrega tutte le attività assegnate all’utente, a prescindere dalla loro origine: elenchi personali di To Do, piani del Planner classico o piani del Nuovo Planner. Di conseguenza, attività provenienti da piani “vecchi” sembrano comparire nel Nuovo Planner, ma in realtà restano memorizzate e gestite nel piano di origine. È una vista consolidata, non una migrazione automatica né una sincronizzazione bidirezionale.

Implicazioni operative:

i commenti, gli allegati e lo stato delle attività rimangono nel piano originale;
i permessi di accesso sono determinati dal piano che ospita l’attività;
le automazioni o notifiche che avete costruito (ad es. con Power Automate) continuano a puntare alla fonte, non alla vista aggregata.

Spostamento o migrazione dei piani

Non esiste ancora un’importazione completa end‑to‑end che trasferisca in un clic un piano del Planner classico nel Nuovo Planner con tutto il suo contenuto (bucket, attività, assegnazioni, checklist, allegati, commenti e cronologia). Il percorso più sicuro è oggi ricreare il piano nella destinazione e copiare le attività necessarie, riproducendo campi e relazioni chiave (titolo, descrizione, priorità, scadenza, checklist, assegnatari, link e file).

Alcuni strumenti di terze parti e modelli Power Automate aiutano a ridurre lo sforzo manuale nella copia di attività, bucket e metadati. Sono soluzioni utili ma da valutare con attenzione sotto il profilo di privacy, costi, supporto e governance. In ambienti regolati (sanitario, finanziario, PA) è fondamentale verificare dove transitano e si conservano i dati, quali permessi vengono concessi e come si gestiscono i log.

Microsoft ha annunciato una roadmap di unificazione in cui le funzionalità di Project for the web confluiscono nel Nuovo Planner, con la promessa di procedure guidate e percorsi di transizione. Trattandosi di un rollout progressivo tipico di Microsoft 365, conviene verificare tenant per tenant la disponibilità effettiva di wizard e scenari supportati e, nel frattempo, predisporre un piano B basato su copia controllata e test su progetti pilota.

Differenze principali e vantaggi del Nuovo Planner

Il Nuovo Planner unifica pianificazione leggera, gestione attività personali e funzionalità premium ereditate dal mondo Project for the web, con un’interfaccia più moderna e una forte integrazione con Copilot. La tabella seguente riassume le differenze più rilevanti:

Area	Planner classico	Nuovo Planner
Esperienza utente	Board, Grafici, Pianificazione (Schedule)	UI modernizzata, viste Portfolio e Timeline, filtri avanzati e colonne personalizzate
Integrazioni	Teams (scheda), To Do (attività assegnate)	Integrazione nativa con To Do, Loop, Project for the web, Microsoft 365 Copilot
AI Copilot	Non disponibile	Generazione piani e attività, suggerimenti, riequilibrio carichi e riepiloghi automatici
Funzioni di portfolio	Assenti	Monitoraggio multi‑piano (stato, percentuale completata, rischi), roll‑up cross‑progetto
Modello dati	Meno estensibile	Maggiore estensibilità, campi personalizzati e tracciamento avanzato
Scenari enterprise	Limitati	Roadmap orientata a PMO, dipendenze, timeline, resource overview

Possibilità di restare su Planner classico

Non è stata annunciata una data ufficiale di end‑of‑life del Planner classico. In assenza di una scadenza formale, i team possono continuare a operare sui piani esistenti, a condizione di affiancare una strategia di migrazione graduale. I passi consigliati includono:

backup sistematico con l’esportazione in Excel per ogni piano critico;
piani pilota nel Nuovo Planner per validare viste, permessi e automazioni;
formazione di owner e membri su nuove funzionalità (Copilot, Portfolio, Loop);
governance chiara su proprietà dei piani, naming, convenzioni di bucket e criteri di archiviazione.

Attività che non compaiono nel calendario di Outlook

Le attività di Planner non finiscono automaticamente nel calendario personale di Outlook. La sincronizzazione avviene attraverso la funzione Aggiungi il piano al calendario di Outlook disponibile dal menu del piano. L’operazione crea un feed ICS collegato al calendario del gruppo Microsoft 365 associato al piano: la comparsa degli eventi può richiedere alcuni minuti e riguarda solo le attività con data di scadenza.

Controlli da eseguire quando le attività “non si vedono” in Outlook:

verificare di aver aggiunto il piano giusto al calendario del gruppo giusto;
controllare i permessi sul gruppo e sul piano;
accertarsi che l’attività abbia scadenza impostata (le attività senza data non vengono pubblicate nel feed);
attendere il delay fisiologico del feed ICS, quindi forzare un refresh in Outlook;
validare il fuso orario del tenant e del dispositivo dell’utente per evitare scostamenti nelle date.

Ricordate infine che il feed ICS non è bidirezionale: marcare “completata” un’attività in Planner non “chiude” l’evento in Outlook e viceversa.

Perché le attività del vecchio piano appaiono nel Nuovo Planner in Teams

Come anticipato, la vista Le mie attività dell’app Planner in Teams aggrega To Do, piani del Planner classico e piani del Nuovo Planner. È un comportamento voluto per semplificare la giornata dell’utente finale: un’unica coda personale, indipendente dall’architettura dei piani. Questa comoda scorciatoia, però, non va confusa con una migrazione o con un mirror dei dati. Modifiche strutturali (bucket, campi personalizzati, asset allegati) devono essere sempre eseguite nel piano di origine.

Raccomandazioni operative rapide

valutare la complessità dei piani: per quelli con molte attività, checklist e allegati, programmare il passaggio fuori orario o per tranche;
esportare in Excel per disporre di un backup immediatamente consultabile e filtrabile;
provare Power Automate con modelli di copia attività tra piani quando la struttura è ripetitiva;
formare gli utenti sul Nuovo Planner (Copilot, Portfolio, Loop) per accelerare adozione e ridurre resistenza al cambiamento.

Playbook di migrazione per scenari tipici

Piccolo team con pochi piani leggeri

Obiettivo: riprodurre rapidamente la stessa struttura nel Nuovo Planner.
Azione: creare a mano bucket e attività fondamentali, importare titoli e scadenze dal file Excel esportato, aggiungere gli assegnatari.
Controllo qualità: verificare notifiche, regole di canale Teams e permessi del gruppo M365.

Team cross‑funzionali con molte checklist

Obiettivo: ridurre l’errore umano nella copia massiva.
Azione: usare Power Automate per clonare attività tra piani con mapping di campi (titolo, priorità, scadenza, assegnatari). Integrare passaggi manuali per allegati e commenti.
Controllo qualità: spot check su un campione del 10% delle attività: titoli, scadenze, stati e assegnazioni coerenti.

Portfolio dipartimentale con più progetti attivi

Obiettivo: ottenere valore dal Portfolio del Nuovo Planner preservando la storicità.
Azione: migrazione per onde: progetti futuri direttamente nel Nuovo Planner; progetti in corso spostati alla prossima milestone; progetti in chiusura mantenuti sul Planner classico fino ad archiviazione.
Controllo qualità: definire KPI minimi (avanzamento, scadenze critiche, rischi) da alimentare nelle viste portfolio.

Blueprint di automazione con Power Automate

Per processi ricorrenti, considerare un flusso di esempio:

Trigger: manuale o pianificato su intervallo (ad es. notturno).
Get tasks: elenco attività dal piano origine filtrando per stato Non iniziata o In corso.
Map campi: titolo, descrizione, scadenza, priorità, assegnatari, bucket. Usare variabili e tabelle di mapping per convertire bucket e persone se cambiano tra piani.
Create task: scrittura nel piano di destinazione. Allegati e commenti richiedono connettori e passaggi separati.
Log: scrittura in una lista SharePoint o in Excel Online dei record copiati con timestamp, ID origine/destinazione, esito.
Notifica: invio riepilogo al project owner con numero attività create, eventuali errori e link al log.

Limiti pratici: alcuni metadati (ad es. commenti storici) non sono clonabili; i file allegati ospitati in SharePoint restano referenziati, ma attenzione a permessi e percorsi se il gruppo cambia.

Modello di checklist per la migrazione

inventario dei piani con proprietario, numero attività, criticità e dipendenze;
classificazione dei piani in: migrare subito, migrare alla prossima milestone, mantenere fino a chiusura;
esportazione Excel e definizione di codifica univoca attività (task key) per riconciliazioni;
definizione di bucket e campi personalizzati in destinazione (nomenclatura condivisa);
mapping assegnatari e gruppi M365, revisione permessi e appartenenze;
configurazione regole di notifica e canali Teams per ciascun piano migrato;
piano di test: casi, esiti attesi e criteri di accettazione;
piano di comunicazione agli utenti e formazione breve (quick wins con Copilot e Portfolio).

Governance, sicurezza e conformità

Prima di qualsiasi spostamento, è utile definire regole di governance semplici ma efficaci:

naming convention dei piani (Area‑Team‑Progetto‑Anno) per favorire ricerche e viste portfolio;
ruoli chiari: almeno due owner per piano; niente account condivisi per operazioni amministrative;
permessi allineati tra piano, gruppo M365 e SharePoint; periodico access review;
retention: politiche per piani chiusi e attività completate; strategia di archiviazione e cancellazione;
monitoraggio: log delle migrazioni, audit delle operazioni automatizzate e dei connettori terzi.

Domande frequenti

Si può “convertire” un piano classico in un piano del Nuovo Planner?

Non esiste una conversione diretta. Oggi la strada è ricreare il piano in destinazione e spostare o ricreare le attività necessarie, manualmente o con supporto di automazioni.

Perché vedo in Teams attività “nuove” che in realtà stanno in piani datati?

Perché la vista personale aggrega tutte le attività assegnate all’utente, a prescindere dalla fonte. Non è un mirror né una migrazione.

Quando conviene restare sul Planner classico?

Quando il progetto è in chiusura o la migrazione comporterebbe più rischi che benefici. In questi casi è meglio completare il ciclo sul piano originale e impostare regole di archiviazione.

Che ruolo ha Copilot nel Nuovo Planner?

Copilot accelera l’avvio di piani, suggerisce attività e riequilibra carichi, offrendo anche riepiloghi e punti d’attenzione. È utile nei team che gestiscono più iniziative in parallelo.

Troubleshooting essenziale

Problema	Causa probabile	Rimedi rapidi
Attività non visibile in Outlook	Feed ICS non abilitato o attività senza data	Abilitare “Aggiungi al calendario”, impostare la scadenza, attendere il refresh, controllare permessi
Allegati non accessibili dopo lo spostamento	Percorsi SharePoint o permessi gruppo cambiati	Verificare condivisioni e membership, aggiornare link o ricaricare file nel nuovo contesto
Attività “duplicate” in Teams	Vista aggregata personale	Filtrare per piano o gruppo; usare opzioni di filtro in “Le mie attività”
Automazioni interrotte	Connettori Power Automate legati al piano origine	Ricollegare i connettori al nuovo piano, aggiornare ID e mapping

Percorso consigliato di adozione del Nuovo Planner

Selezione dei casi d’uso: iniziare da progetti nuovi o ripetitivi che beneficiano di Portfolio e Copilot.
Creazione di modelli: definire piani “template” con bucket, campi personalizzati e regole.
Automazioni: impostare flussi di onboarding attività, reminder e aggiornamenti di stato.
Formazione mirata: pillole di 30 minuti su viste Timeline/Portfolio e su Copilot.
Misurazione: tasso di adozione, tempo medio di completamento, puntualità sulle scadenze.

Esempio di comunicazione agli utenti

Cosa cambia: introdurremo il Nuovo Planner per i progetti che richiedono timeline e viste portfolio, mantenendo i piani in chiusura nel Planner classico.

Perché conviene: migliori viste cross‑progetto, suggerimenti con Copilot, integrazione con To Do e Loop.

Quando: nuovi progetti da subito sul Nuovo Planner; i piani in corso migreranno per milestone.

Supporto: guida rapida, modelli e assistenza del team PMO.

Buone pratiche per evitare attriti

mantenere una mappa dei piani con owner e stato;
prevedere slot di bonifica per chiudere attività obsolete prima della migrazione;
allineare la nomenclatura di bucket e campi personalizzati;
stabilire regole minime di qualità: ogni attività ha titolo chiaro, scadenza e assegnatario;
usare report periodici dal Portfolio per sostenere il miglioramento continuo.

Schema decisionale rapido

Usate questa logica semplice per scegliere cosa fare piano per piano:

Progetto nuovo → Nuovo Planner, modello standard, Copilot attivo.
Progetto in corso con fine entro poche settimane → restare su Planner classico, solo ottimizzazioni minori.
Progetto in corso ma con durata medio‑lunga → migrazione per milestone; configurare Portfolio.
Progetto “ripetitivo” → template nel Nuovo Planner + flusso Power Automate di generazione.

Riepilogo esecutivo

Il Nuovo Planner non “si collega” automaticamente ai piani del Planner classico: la vista in Teams aggrega attività personali ma non sposta o duplica i dati. La migrazione, oggi, è un’operazione da pianificare e da eseguire con attenzione, aiutandosi con Power Automate dove possibile e mantenendo sempre backup in Excel. Le funzionalità di portfolio e Copilot rappresentano motivazioni concrete per adottare il Nuovo Planner sui nuovi progetti o su quelli con respiro dipartimentale, salvaguardando al contempo la continuità operativa dei piani in chiusura. Con una governance leggera, checklist chiare e comunicazioni trasparenti, la transizione può essere graduale, a basso rischio e orientata al valore.

Fonti di riferimento: documentazione e community Microsoft (Q&A, Tech Community), portale di adozione Microsoft Planner, guide di supporto su Planner e integrazione con Outlook.

Appendice: modelli pronti all’uso

Template di piano per iniziative marketing

Bucket: Pianificazione, Produzione contenuti, Revisione, Pubblicazione, Analisi
Campi personalizzati: Canale, Persona target, KPI, Priorità
Regole: reminder a 5 giorni dalla scadenza, notifica al responsabile di canale al cambio di stato

Template di piano per sviluppo prodotto

Bucket: Backlog, In lavorazione, Test, Rilascio, Retrospettiva
Campi personalizzati: Effort, Release, Bloccante, Impatto cliente
Regole: creazione automatica di attività di test alla transizione in Test

Template di piano per ufficio acquisti

Bucket: Richiesta, Valutazione, Ordine, Consegna, Chiusura
Campi personalizzati: Fornitore, Budget, Codice articolo, ROI
Regole: promemoria ai referenti quando il budget supera la soglia definita

Checklist finale prima della migrazione

backup in Excel eseguito per tutti i piani critici;
definiti owner e co‑owner per ciascun piano di destinazione;
mappati bucket, campi e permessi tra origini e destinazioni;
configurati flussi Power Automate necessari (e documentati gli ID dei piani);
piano di test e criteri di accettazione concordati;
comunicazione agli utenti inviata, con guida rapida e contatti di supporto;
finestra di esecuzione programmata con margine per eventuale roll‑back;
report di avanzamento definito nel Portfolio del Nuovo Planner.

Seguendo queste indicazioni potete decidere se rimanere sul Planner classico finché sarà supportato o avviare una transizione graduale verso il Nuovo Planner, riducendo al minimo lavoro manuale e rischi di perdita di dati, e massimizzando i benefici di Copilot e delle viste portfolio.