SharePoint: come sapere chi ha aperto un file (e sbloccare “file in uso”)

Non riesci a eliminare o rinominare un file perché SharePoint segnala che è “in uso”? In questa guida vediamo come sapere chi lo ha aperto (o lo ha aperto di recente) attivando SharePoint Viewers, cosa aspettarsi dai risultati e come intervenire in sicurezza su check‑out e lock persistenti.

Indice

Quando compare l’avviso “Il file è in uso” e cosa significa davvero

In SharePoint (e nelle librerie documenti di Microsoft Teams/OneDrive for Business) l’avviso “il file è in uso” o messaggi equivalenti (“impossibile eliminare”, “bloccato da un altro utente”, “checked‑out”) indica che il sistema ha rilevato uno stato di blocco sul documento. Il blocco può derivare da diverse situazioni:

Co‑authoring Office: un utente sta modificando il file con Word/Excel/PowerPoint (Web o desktop). È un lock applicativo, di solito condiviso e temporaneo.
Check‑out esplicito: la libreria richiede il check‑out oppure un utente ha effettuato il check‑out manuale. In questo caso l’elemento risulta “riservato” a chi lo ha estratto.
Processi/anteprime: servizi di indicizzazione, anteprima o sincronizzazione (ad es. OneDrive Sync) hanno un handle aperto sul file.
Lock residui: chiusure anomale del browser o dell’app Office, schede lasciate aperte, sessioni scadute o conflitti di sincronizzazione possono lasciare un lock persistente.

Capire chi ha toccato il file di recente aiuta a sbloccare la situazione senza forzature. Qui entra in gioco la funzionalità SharePoint Viewers.

Obiettivo: sapere chi ha aperto (visualizzato) un file

Con SharePoint Viewers gli utenti autorizzati possono vedere l’elenco delle persone che hanno visualizzato un documento e quando. È una risposta immediata alla domanda “chi tiene aperto il file?” anche se, per natura, indica i visualizzatori recenti più che gli editor in tempo reale.

Prerequisiti e ambito di visibilità

Permessi: occorre almeno l’accesso alla raccolta documenti. In molte organizzazioni la visualizzazione dei nomi dei viewer è riservata ai membri/owner del sito.
Privacy e criteri aziendali: se la tua organizzazione limita la visibilità dei viewer, l’elenco potrebbe non comparire o mostrare informazioni aggregate.
Tipi di file: la funzionalità si applica alla maggior parte dei file in libreria; alcuni formati speciali (es. pacchetti o file generati da app) possono comportarsi diversamente.
Ambiente: le indicazioni si riferiscono a SharePoint Online (Microsoft 365). In ambienti on‑premise la disponibilità può variare.

Abilitare SharePoint Viewers sul sito

Segui la procedura qui sotto. Richiede permessi da Owner del sito.

Apri il sito SharePoint interessato e fai clic sull’ingranaggio (Impostazioni) nella barra in alto.
Vai su Contenuto del sito → Impostazioni sito.
Nella sezione Azioni sito, scegli Gestisci funzionalità del sito.
Cerca la voce SharePoint Viewers e fai clic su Attiva.

Dopo qualche secondo torna alla raccolta documenti. Passando con il mouse su un file (oppure aprendo il riquadro dei dettagli) vedrai il riquadro hover con le persone che hanno visualizzato il documento e l’ora dell’accesso più recente.

Come leggere il riquadro “Visualizzato da…”

Nomi e avatar: elenca gli utenti che hanno aperto il file di recente. In genere vedi le iniziali o la foto profilo.
Timestamp: per ogni viewer è indicato il momento dell’ultimo accesso (es. “oggi 10:21”, “ieri”, “3 giorni fa”).
Aggregazioni: se i viewer sono molti, possono essere raggruppati (“+7 altri”).
Accessi esterni/anonimi: condivisioni anonime o ospiti possono apparire come “utente esterno” o non riportare dettagli nominali, a seconda delle policy.

Questa vista soddisfa il requisito base: sapere chi ha aperto il file di recente, così da contattare la persona e chiedere di chiuderlo o coordinarsi per l’operazione da fare (rinomina, spostamento, eliminazione).

Limiti della soluzione con SharePoint Viewers

Viewer ≠ editor attuali: vedere chi ha visualizzato non significa sapere con certezza chi sta modificando in questo istante.
Nessuna distinzione tra sola lettura e modifica: l’elenco non separa le aperture in sola lettura dalle sessioni di editing.
Lock applicativi vs lock di sistema: il riquadro non indica la natura del blocco (co‑authoring Office, check‑out, processo di sistema, sync, ecc.).
Conservazione dati: la finestra temporale dei “viewer recenti” può essere limitata in base alle impostazioni del tenant.

Vedere chi sta modificando adesso: co‑authoring Office

Se il documento è un file Office (Word, Excel, PowerPoint), l’interfaccia di co‑authoring mostra in tempo reale gli editor attivi con indicatori di presenza (iniziali e cursori colorati nell’area di lavoro). In questo caso hai una rappresentazione precisa degli utenti che stanno modificando.

Gestire file bloccati: strumenti e pratiche utili

Esigenza	Opzioni pratiche	Note
Capire chi ha aperto recentemente il file	Attivare SharePoint Viewers e usare il riquadro hover “Visualizzato da…”.	Utile per contattare rapidamente la persona e coordinare l’azione.
Vedere chi sta modificando in tempo reale un documento Office	Aprire il file con Word/Excel/PowerPoint (Web o desktop) e osservare la presenza in co‑authoring.	Funziona solo con formati Office supportati e salvataggio in cloud attivo.
File bloccato da utente assente o check‑out dimenticato	Nella raccolta → Impostazioni della raccolta → Gestisci file senza versione con check‑in → Prendere possesso del check‑out / forzare il check‑in.	Richiede permessi elevati (Owner). Agire con cautela per non perdere modifiche locali.
Lock persistenti o non Office	Uso amministrativo di PowerShell (`Clear-PnPFileLock`, `Remove-PnPFile`) o API CSOM/Graph per lo sblocco.	Intervento straordinario. Effettuare sempre backup o usare Recycle Bin.
Prevenire blocchi accidentali	Abilitare il versioning; valutare l’obbligo di check‑out solo dove indispensabile. Richiamare agli utenti di chiudere schede/app prima di rinominare/spostare/eliminare. Evitare di tenere lo stesso file aperto in più sessioni o dispositivi.	Formazione + policy chiare riducono drasticamente i lock residui.

Procedura guidata: dalla diagnosi allo sblocco (passo‑passo)

Verifica rapida dei viewer: abilita (una tantum) SharePoint Viewers sul sito e controlla dal riquadro hover chi ha aperto il file di recente.
Contatto diretto: se identifichi un collega, chiedi di chiudere schede browser, app Office e client OneDrive che tengono il documento aperto; attendi pochi secondi e riprova l’operazione.
Co‑authoring (solo Office): apri il file e controlla gli editor attivi; concorda una finestra per l’operazione (rinomina/sposta/elimina) o usa la cronologia versioni.
Check‑out dimenticato: vai su Impostazioni della raccolta → Gestisci file senza versione con check‑in e prendi possesso del check‑out, quindi effettua il check‑in.
Lock ostinato (residuo, processo di sistema, sync): se persiste, chiedi supporto a un amministratore per lo sblocco via PowerShell.

Forzare il check‑in o rimuovere un lock con PnP.PowerShell (per amministratori)

Gli esempi seguenti utilizzano il modulo PnP.PowerShell. Agisci solo se strettamente necessario, possibilmente fuori orario di lavoro, e assicurati di avere un backup o di usare il cestino.

Connessione al sito

Connect-PnPOnline -Url "https://&lt;tenant&gt;.sharepoint.com/sites/&lt;sito&gt;" -Interactive

Individuare il file e leggere lo stato

# Percorso relativo alla libreria (es. "Documenti condivisi/Progetto/Report.docx")
$relUrl = "Shared Documents/Progetto/Report.docx"

Opzionale: ottenere il ListItem per informazioni diagnostiche

Get-PnPFile -Url $relUrl -AsListItem -ErrorAction Stop | Format-List

Rimuovere un lock residuo

Clear-PnPFileLock -Url $relUrl

Gestire il check‑out/check‑in

# Se il file risulta estratto (checked‑out) a qualcuno:
Set-PnPFileCheckedIn -Url $relUrl -CheckInType MajorCheckIn -Comment "Check-in amministrativo per sblocco"

In alternativa, per impostare o rimuovere il check-out:

Set-PnPFileCheckedOut -Url $relUrl

... dopo intervento ...

Set-PnPFileCheckedIn -Url $relUrl -CheckInType MinorCheckIn

Eliminazione forzata (ultima ratio)

# Usa il cestino per consentire il ripristino
Remove-PnPFile -Url $relUrl -Force -Recycle

Note operative:

Se il client OneDrive sta sincronizzando la cartella, chiedi agli utenti di mettere in Pausa sincronizzazione prima dell’intervento.
Dopo Clear-PnPFileLock, attendi 10–30 secondi perché i servizi rilascino eventuali handle residui.
Su file molto grandi o con molte versioni, le operazioni possono richiedere più tempo.

Alternative amministrative e API

CSOM: consente operazioni di check‑in/out e gestione lock a livello di elemento (ListItem).
Microsoft Graph: per librerie moderne (drive e driveItem) sono disponibili chiamate per check‑in/out e operazioni sul file. Utile in automazioni o runbook.
Registro di controllo (Audit): in contesti regolamentati, gli amministratori possono consultare gli eventi di accesso/modifica nel centro di conformità.

Perché a volte non vedi “Visualizzato da…”

Feature non attiva sul sito: verifica di aver abilitato SharePoint Viewers come descritto.
Policy di privacy del tenant: l’organizzazione può disabilitare la visibilità dei viewer o limitarla ai soli proprietari.
Esperienza non moderna: su pagine o librerie “classiche” il riquadro hover potrebbe non mostrare i viewer.
Accesso esterno: file condivisi tramite link anonimi non riportano nomi personali.
File speciali: alcuni formati o file “contenitore” (es. pacchetti) possono non esporre la lista dei viewer.

Buone pratiche per evitare blocchi e colli di bottiglia

Versioning sempre attivo: imposta la creazione automatica di versioni; riduce i conflitti e facilita i ripristini.
Check‑out solo dove serve: l’obbligo di check‑out garantisce controllo in scenari sensibili, ma ostacola il co‑authoring. Valutalo per cartelle specifiche.
Educazione degli utenti: chiudere file e schede non più in uso prima di rinominare/spostare; uscire dalle app Office al termine del lavoro.
Sincronizzazione consapevole: evitare di lavorare sullo stesso file da più dispositivi sincronizzati contemporaneamente.
Naming e governance: una convenzione per nomi e cartelle limita spostamenti/rinomine superflue durante l’orario di punta.
Finestre di manutenzione: pianificare attività massive di pulizia o ristrutturazione della libreria in orari di bassa attività.

Esempi pratici

Devo rinominare un file PowerPoint ma è “in uso”

Abilita/usa SharePoint Viewers per vedere chi lo ha aperto oggi.
Contatta i viewer, concorda un orario, verifica con il co‑authoring che non ci siano editor attivi.
Esegui la rinomina; se fallisce, controlla check‑out e, se necessario, Clear-PnPFileLock (admin).

Documento Word estratto da un utente in ferie

Raccolta → Impostazioni della raccolta → Gestisci file senza versione con check‑in.
Prendi possesso del check‑out e fai il check‑in con un commento descrittivo.
Avvisa il team e valuta se l’obbligo di check‑out è davvero necessario in quella cartella.

Lock “fantasma” che impedisce l’eliminazione

Chiedi all’utente che stava lavorando sul file di chiudere app/schede e mettere in pausa la sincronizzazione.
Se il lock persiste, un amministratore esegue Clear-PnPFileLock e poi, se da eliminare, Remove-PnPFile -Recycle.
Documenta l’intervento per audit e ripristini.

Domande frequenti (FAQ)

Posso usare SharePoint Viewers anche su OneDrive for Business?
Sì, la logica dei viewer si applica anche alle librerie personali, nel rispetto delle policy del tenant. La visibilità dei nomi può essere limitata.

Posso distinguere chi ha solo aperto il file da chi lo ha modificato?
Non con la lista dei viewer. Per i file Office, la cronologia versioni e il co‑authoring indicano chi ha salvato modifiche e quando.

La funzionalità influisce sulle prestazioni?
No in modo significativo. È un’informazione contestuale che SharePoint mostra sul riquadro hover o nei dettagli dell’elemento.

Non trovo “Gestisci funzionalità del sito”
Verifica di avere il ruolo Owner e di trovarti nella pagina “Impostazioni sito” del sito corretto. Alcuni template nascondono voci finché non si passa alla vista classica delle impostazioni.

Checklist operativa

✅ Attiva SharePoint Viewers (una volta per sito).
✅ Identifica i viewer recenti dal riquadro hover.
✅ Concorda la finestra di intervento con chi ha il file aperto.
✅ Verifica check‑out e usa l’opzione “Prendi possesso” se necessario.
✅ Escalation admin: PnP.PowerShell per lock ostinati.
✅ Prevenzione: versioning, policy chiare e buone pratiche d’uso.

In sintesi

SharePoint Viewers risponde al bisogno più comune: mostra chi ha aperto il file di recente e quando.
Per sapere chi sta modificando ora, usa il co‑authoring (Word/Excel/PowerPoint) o, in caso di blocchi, gli strumenti di check‑in/lock.
Se un file resta bloccato, ricorri agli strumenti di amministrazione (Clear-PnPFileLock, gestione check‑out) e registra sempre l’intervento.
Con qualche regola semplice (versioning, formazione, sincronizzazione consapevole) i casi di “file in uso” si riducono drasticamente.

Con questi passaggi saprai rapidamente chi tiene aperto un file in SharePoint e avrai un percorso chiaro per sbloccarlo in modo sicuro e tracciabile.