Microsoft Whiteboard: dove scaricare e come creare template .whiteboard (e riusarli al volo)

Vuoi usare Microsoft Whiteboard con modelli pronti e riutilizzabili? In questo articolo ti spiego dove trovare i template “di serie”, come crearti una libreria personale di modelli, come condividerli con il team e perché non esistono file .whiteboard da scaricare come succede con altri formati.

Indice

Perché non trovi file `.whiteboard` da scaricare

Microsoft Whiteboard è progettato per lavorare nel cloud Microsoft 365: lavagne, contenuti e modelli vivono “dentro” l’applicazione e vengono condivisi tramite link e autorizzazioni, non come allegati locali. Per questo non esiste un catalogo ufficiale di file .whiteboard preconfezionati da scaricare e importare. I template sono integrati nell’app e la creazione di modelli personalizzati avviene in modo nativo tramite la funzione I miei modelli. Se devi riutilizzare o condividere una lavagna, lo fai duplicandola o invitando le persone a un’istanza cloud della stessa, non tramite invio di file.

Cosa puoi fare oggi in pratica

Cosa serve	Cosa è possibile fare oggi
Scaricare file `.whiteboard` pre‑confezionati	Non esiste un catalogo ufficiale di file scaricabili; i template sono distribuiti solo all’interno dell’app Whiteboard.
Usare template “di serie”	Nell’app/Web di Whiteboard: Crea (+) → Template, sfoglia le categorie e trascina il layout desiderato sul canvas.
Avere un proprio set di modelli	Con I miei modelli puoi salvare qualsiasi lavagna come modello personalizzato e riutilizzarlo in un clic.
Condividere un modello	Invita i collaboratori alla lavagna modello (consentendo a ciascuno di duplicarla) oppure esporta un’immagine se serve solo un riferimento visivo.
Importare file `.whiteboard` esterni	Non supportato: la condivisione avviene via cloud/duplicazione, non tramite upload di file locali.

Usare i template integrati di Microsoft Whiteboard

I template “di serie” sono organizzati per scenario (brainstorming, kanban, retrospettive, pianificazione, design thinking e altri). Offrono griglie, titoli, sezioni e sticky note preimpostate per iniziare subito senza dover costruire la struttura a mano.

Apri Whiteboard (app desktop, Web o dentro Teams).
Seleziona Crea (+) e poi Template.
Sfoglia le categorie oppure cerca per parola chiave.
Trascina il template sul canvas oppure fai clic per inserirlo centrato.
Personalizza etichette, colori, dimensioni e aggiungi contenuti (sticky, forme, reazioni, immagini, collegamenti, documenti).

Suggerimento: dopo aver personalizzato un template “di serie” con il lessico e gli standard del tuo team, salvalo come modello personale (vedi sotto) e riutilizzalo.

Creare e gestire modelli personalizzati con I miei modelli

La funzione I miei modelli permette di trasformare qualsiasi lavagna in un modello riutilizzabile dal pannello Template. È l’equivalente di una “libreria personale” pronta all’uso, sempre sincronizzata nel tuo account Microsoft 365.

Come creare un nuovo modello personale

Prepara la lavagna con la struttura che vuoi riutilizzare (titoli, sezioni, griglie, note dimostrative, legenda colori).
Apri il pannello Template dal menu laterale.
Seleziona Crea nuovo modello (o comando equivalente nel pannello).
Assegna un nome chiaro e, se disponibile, una categoria personalizzata.
Troverai il modello nella scheda I miei modelli, pronto per essere inserito su nuove lavagne.

Come aggiornare un modello personale

Apri una lavagna creata a partire dal modello.
Apporta le modifiche strutturali (nuove colonne, icone, istruzioni, colori).
Ri-salva come nuovo modello o, se previsto dalla tua versione, sovrascrivi quello esistente per mantenerlo allineato allo standard del team.

Come eliminare o rinominare un modello

Dal pannello Template → I miei modelli seleziona il menu del modello (…) per rinominare o eliminarlo. Mantieni una naming convention coerente per trovare tutto al volo.

Best practice di governance
• Prefissi standard: [TPL] per i modelli, [KIT] per i pacchetti di riunione.
• Aggiungi una micro‑guida in alto al modello (3–4 regole d’uso).
• Includi una legenda colori e un’area “parking lot” per gli off‑topic.
• Usa emoji nei titoli per riconoscere a colpo d’occhio il tipo di template.

Condividere modelli con il team

Non si condividono file .whiteboard, ma lavagne o modelli via cloud. Hai due opzioni:

Lavagna master condivisa
Crea una lavagna che contiene solo il layout (niente contenuti sensibili). Condividila con il team e indica a tutti di Duplicare la lavagna prima di lavorarci. In questo modo la “master” resta pulita.
Modelli personali da inserire
Salva i layout in I miei modelli. Ogni persona inserisce il modello nella propria lavagna quando serve. È la soluzione migliore per ridurre errori e sovrascritture.

Esportazione come immagine: se ti serve un riferimento statico (per esempio per un manuale), puoi Esportare immagine dal menu Impostazioni. Ricorda: l’immagine non è interattiva e non sostituisce un vero modello.

Pacchetti di lavagne per riunioni ricorrenti

Per velocizzare stand‑up, retrospettive, pianificazioni e cerimonie Agile, prepara una serie di lavagne e salvale in I miei modelli. Ecco un “kit” tipico:

Scenario	Struttura suggerita	Note operative
Daily Stand‑up	Tre colonne: Ieri, Oggi, Impedimenti; sezione “Parking Lot”.	Una sticky per persona; timer integrato a 15 minuti.
Retro “Start–Stop–Continue”	Tre aree con intestazioni e legenda di votazione.	Consenti reazioni per prioritizzare; spazio “Action items”.
Kanban leggero	Backlog, In corso, In revisione, Bloccato, Fatto.	Codifica colori per team o stream; linka task tracker.
Brainstorming	Griglia 3×3 con prompt; regole d’ingaggio e timebox.	Attiva la modalità di collaborazione anonima se previsto dal tenant.
OKR Planning	Sezione per Obiettivi; tabelle KRs con target e metriche.	Area “Key initiatives” con owner e scadenze.

Ispirazione esterna: come “ricostruire” un’idea dentro Whiteboard

Molti siti di design e strumenti come Canva o Visme mostrano ottime idee di whiteboard. Non puoi importarle direttamente in Whiteboard come file .whiteboard, ma puoi ricrearle in pochi minuti seguendo questo metodo:

Scomponi il layout in blocchi (colonne, righe, sezioni, intestazioni).
Imposta la griglia con forme e linee; duplica gli elementi per mantenere gli allineamenti (usa copia/incolla e duplicazione).
Aggiungi placeholder (sticky vuote o etichette) con le istruzioni per il team.
Definisci la legenda di colori/simboli per categorie, stati e priorità.
Salva il risultato in I miei modelli per riutilizzarlo quando serve.

Limitazioni e cosa considerare

Niente upload di .whiteboard esterni: i template si gestiscono in app, non come file che viaggiano via email o chat.
Disponibilità di I miei modelli: la funzionalità è pensata per tenant Microsoft 365 abilitati a Whiteboard; sugli account personali gratuiti potrebbe non essere presente o avere capacità ridotte.
Permessi e condivisione: chi può duplicare o modificare dipende dai permessi della lavagna e dalle policy del tenant.
Esportazione: l’unico formato di esportazione è l’immagine (per riferimento statico), non un pacchetto di modello ri‑importabile.

FAQ essenziali

Posso importare un file .whiteboard scaricato da internet?
No. Whiteboard non supporta l’import di file .whiteboard esterni. La condivisione avviene tramite lavagne cloud o duplicazione.

Come faccio a riusare una lavagna senza rovinarne l’originale?
Apri la lavagna, usa il menu … dalla home di Whiteboard o il menu in-board e scegli Duplica. In alternativa, invita il team a una “lavagna master” con istruzione di duplicarla prima di lavorare.

È possibile condividere un modello con un collega in modo che compaia in I suoi modelli?
I modelli salvati in I miei modelli sono personali. Per condividere, usa una lavagna master o fornisci istruzioni per ricreare il layout e salvarlo come modello personale del collega.

Dove trovo i template integrati migliori per iniziare?
Nel pannello Template troverai categorie per brainstorming, pianificazione, analisi, retrospettive, roadmap e altro. Inseriscine uno e adattalo al tuo flusso.

Posso aggiornare un modello già salvato?
Sì: crea una nuova lavagna partendo dal modello, modifica la struttura e salvala come nuova versione del modello. Alcune versioni permettono la sovrascrittura: verifica nel tuo ambiente.

Workflow consigliato per team e PMO

Definisci standard visivi: palette colori, font, legenda di etichette e icone.
Progetta i layout chiave (daily, retro, kanban, OKR, design sprint).
Pubblica una lavagna master per ogni layout e dai permessi di sola lettura al team.
Documenta in alto su ogni modello le regole d’uso e i tempi (es. “5’ di silenzio, 10’ discussione”).
Forma i facilitator su collaborazione, reazioni, timer, cursori visibili, zoom su oggetti.
Raccogli feedback dopo un paio di cicli e aggiorna i modelli.
Versiona i template con suffissi (v1.1, v1.2) e note di modifica.
Automatizza l’avvio: in Teams collega le riunioni alle lavagne giuste o prepara una lavagna “pre‑meeting” da duplicare.

Esempi guidati: costruire modelli in pochi minuti

Stand‑up giornaliero

Inserisci un rettangolo a tutta larghezza e dividilo in tre colonne: Ieri, Oggi, Impedimenti.
Aggiungi una riga “Parking lot” in basso per gli approfondimenti fuori tema.
Inserisci un set di sticky vuote con i nomi del team come segnaposto.
Salva tutto come I miei modelli → [TPL] Stand‑up.

Retrospettiva “Mad–Sad–Glad”

Crea tre pannelli affiancati con icone che richiamano emozioni.
Aggiungi istruzioni: “Silenzi 5’ – poi discussione 15’ – votazione 5’”.
Prepara un box “Azioni” con colonne Task, Owner, Due date.
Salva come modello e riusalo a fine sprint.

Kanban di team

Imposta cinque colonne (Backlog, In corso, Review, Bloccato, Fatto) con intestazioni ben visibili.
Crea sticky di esempio con etichetta [User story] o [Bug] per guidare la compilazione.
Inserisci una legenda per priorità (Alta, Media, Bassa) e colore corrispondente.
Salva come [TPL] Kanban 5 colonne.

Checklist di qualità per un buon modello Whiteboard

Chiarezza: titoli e istruzioni concise, leggibili anche a zoom 100%.
Modularità: sezioni duplicabili senza rompere l’allineamento.
Accessibilità: contrasto sufficiente tra testo e sfondo; dimensioni minime consigliate per sticky e font.
Scalabilità: spazio “extra” a destra per espandere la sessione senza scomporre tutto.
Onboarding: un riquadro “Come si usa” ancorato in alto a sinistra.
Riuso: nessun contenuto sensibile nel modello; solo placeholder.

Troubleshooting

Non vedo I miei modelli: verifica che il tuo account sia parte di un tenant Microsoft 365 con Whiteboard abilitato. Sugli account personali la funzione potrebbe non comparire o essere limitata.
Non riesco a duplicare una lavagna: controlla i permessi del contenuto originale o chiedi al proprietario di abilitare la condivisione/duplicazione.
Il team sovrascrive la lavagna master: imposta la master in sola lettura e diffondi la regola “Duplica prima di lavorare”.
Il template è troppo “pesante”: riduci elementi decorativi, usa meno immagini ad alta risoluzione, preferisci forme e sticky.

Confronto rapido: template integrati vs modelli personali

Opzione	Punti di forza	Quando usarla	Limiti
Template integrati	Veloci da inserire; coprono scenari comuni; ben rifiniti.	Sessioni spot; prime esperienze; team eterogenei.	Meno aderenti al tuo processo; richiedono personalizzazione.
I miei modelli	Totale controllo su struttura, naming, palette; standard di team.	Rituali ricorrenti; governance; scalabilità multi‑squadre.	Gestione e manutenzione a carico del team; iniziale investimento.

Consigli finali per lavorare meglio con Whiteboard

Standardizza fin da subito i modelli chiave del team e pubblicali nel canale giusto (ad esempio in un tab di Teams).
Rendi “parlanti” i template: nomi chiari, emoji, legenda, istruzioni e timing.
Versiona e misura: piccole iterazioni ad ogni ciclo; raccogli feedback su cosa funziona.
Riduci la frizione: pre‑inserisci sticky per persona, tracker per azioni e spazi “retro” sempre uguali.
Favorisci l’autonomia: ogni membro deve saper duplicare una master, usare il timer e aggiungere il proprio set di sticky.

In sintesi

Oggi non esiste un marketplace ufficiale di file .whiteboard da scaricare. La strada più efficace è usare i template integrati di Microsoft Whiteboard e, soprattutto, costruire la tua libreria in I miei modelli. Con lavagne master condivise, duplicazione e buone regole di governance, il tuo team potrà avviare qualsiasi workshop o riunione in pochi secondi, con esperienza coerente e senza perdita di tempo nel “rifare” la struttura.

Modello di naming consigliato per i tuoi template

Esempio	Significato
`[TPL] Stand‑up v1.2`	Modello per daily stand‑up, versione 1.2
`[TPL] Retro MSC v1.0`	Retro Mad–Sad–Glad, prima versione
`[KIT] Agile Ceremonies`	Pacchetto che raggruppa più modelli per uno stesso contesto

Applicando questi accorgimenti costruirai, nel tempo, un vero e proprio sistema di modelli: riconoscibile, aggiornabile e condivisibile, perfetto per scalare pratiche di collaborazione su tutta l’organizzazione.