Vuoi attivare Email Validation Tool Accenture (EVTA) in Outlook per tutta l’organizzazione? In questa guida pratica trovi prerequisiti, distribuzione centralizzata in Microsoft 365, licenze E3/E5, verifiche utente e una sezione di troubleshooting completa, pensata per accelerare il go‑live.
Che cos’è EVTA e perché non lo vedi nei menu di Outlook
EVTA è un Outlook web add‑in aziendale: non è una funzione nativa di Outlook e non compare finché non viene distribuito dal tenant Microsoft 365. A differenza dei componenti COM/VSTO locali, i web add‑in sono caricati dal client ma gestiti a livello di organizzazione tramite Integrated apps nell’Admin Center o via Exchange Online PowerShell. Questo garantisce governance, sicurezza e rollout controllato.
In sintesi: se EVTA non è stato distribuito dall’amministratore, non lo troverai in “File → Opzioni → Posta → Composizione e risposta” né tra le opzioni standard di Outlook. Dopo la distribuzione comparirà un pulsante/voce EVTA nella ribbon (client desktop) o nella barra comandi (Outlook sul Web).
Panoramica del problema
- L’azienda vuole rendere operativo EVTA per tutti gli utenti.
- L’opzione non compare negli account di prova.
- Non è chiaro quali permessi o licenze servano (si ipotizza un piano E5).
Soluzione pratica: percorso consigliato
| Passo | Cosa fare | Chi può farlo |
|---|---|---|
| Procurarsi il pacchetto | Ottenere il file .xml/manifest di EVTA o cercare l’add‑in su Microsoft AppSource. | Amministratore M365 |
| Distribuzione centralizzata | Microsoft 365 admin center → Settings → Integrated apps → Add‑ins → Deploy Add‑in. Caricare il manifest o selezionare EVTA da AppSource. Scegliere “Entire organization” o un gruppo pilota. Concludere il wizard e salvare la distribuzione. | Global admin / Exchange admin |
| Verifica utente | Gli utenti aziendali (non Outlook.com) riavviano Outlook o aggiornano Outlook sul Web; dovrebbero vedere il pulsante EVTA nella ribbon o nel menu dei componenti aggiuntivi. | Utenti finali |
| Test e rollout esteso | Eseguire prove funzionali con un gruppo ristretto. Raccogliere feedback e, se positivo, estendere a tutti. | Team IT |
Requisiti tecnici e licenze
- Licenza Microsoft 365 con Exchange Online: un piano E3 o E5 è sufficiente; l’E5 citato è idoneo.
- Ruolo amministrativo: Global Admin o Exchange Admin per distribuire add‑ins a livello tenant.
- Client supportati:
- Outlook desktop corrente per Windows/Mac connesso allo stesso tenant.
- Outlook sul Web (OWA) nello stesso tenant.
- Account personali Outlook.com/Hotmail non sono compatibili.
- Licenza EVTA: se Accenture prevede una licenza dedicata, assegnarla agli utenti coinvolti prima del test.
Nota sulla propagazione: dopo l’assegnazione dell’add‑in o di una licenza utente, la visibilità nei client può richiedere tempo. Tollerare fino a 24 ore; spesso bastano pochi minuti, ma è consigliato almeno un riavvio del client o il refresh di OWA.
Perché l’opzione non appare in “Composizione e risposta”
- EVTA non è un’impostazione nativa di Outlook: appare solo dopo la distribuzione dell’add‑in.
- Account di prova personale: se il profilo è Outlook.com o privo di licenza aziendale, EVTA non verrà caricato.
- Ritardo di propagazione: fino a 24 ore dall’assegnazione dell’add‑in e/o della licenza.
Procedura dettagliata di distribuzione nell’Admin Center
- Recupero del manifest: procurati il file
manifest.xmlfornito da Accenture oppure identifica EVTA nel catalogo AppSource disponibile nell’Admin Center. - Accesso come amministratore con ruolo Global Admin o Exchange Admin.
- Percorso: Settings → Integrated apps → Add‑ins → Deploy Add‑in.
- Metodo di import:
- Upload custom apps: carica il manifest
.xml. - Get apps: seleziona EVTA dall’elenco e avvia il wizard.
- Upload custom apps: carica il manifest
- Ambito:
- Pilota: specifica un gruppo (Microsoft 365 group, mail‑enabled security group o distribution list) per un rollout controllato.
- Entire organization: distribuzione a tutti gli utenti del tenant.
- Stato predefinito:
- Obbligatorio (forzato e non disattivabile) oppure abilitato ma disattivabile a scelta IT.
- Conferma e salvataggio: completa il riepilogo del wizard e conferma. L’add‑in apparirà ai destinatari al termine della propagazione.
Verifica dal punto di vista dell’utente
- Outlook desktop: dopo il riavvio, EVTA compare nella ribbon (scheda Home, Messaggio o Componenti aggiuntivi, a seconda del manifest). In caso di compose/read add‑in, può essere disponibile sia in lettura che in scrittura.
- Outlook sul Web: ricarica la pagina. Troverai EVTA nel menu dei componenti aggiuntivi o come pulsante contestuale nella barra comandi.
- Assenza del pulsante: verifica licenza utente, membership del gruppo di distribuzione e stato del client (aggiornamenti/caching).
Risoluzione rapida dei problemi
| Sintomo | Causa frequente | Rimedio |
|---|---|---|
| EVTA assente nella ribbon | Deploy non ancora propagato o Outlook obsoleto | Attendere cache/riavvio, verificare aggiornamenti client |
| Avviso “licenza mancante” | Utente non ha licenza EVTA | Assegnare licenza nel portale admin |
| Add‑in disattivato da Outlook | Avvio lento rilevato dal client | File → Opzioni → Componenti aggiuntivi → Riattivare EVTA |
Controlli avanzati lato amministratore
Se desideri un maggiore livello di verifica prima del rollout globale, ecco i controlli suggeriti:
- Manifest: apri il file
.xmle verifica Provider Name, Version, Permissions, Rule di attivazione. Accertati che le command surface (ribbon, context commands) siano quelle attese. - Scoping: usa gruppi dinamici (ad es. “Pilot‑EVTA”) per restringere l’ambito e semplificare successivi ampliamenti.
- Client parity: conferma con il team Accenture quali form (read/compose) e quali piattaforme sono supportate (Windows, Mac, Web; eventuali limiti su mobile).
- Change management: prepara un’informativa sintetica per gli utenti (vedi più avanti il modello di comunicazione).
Alternative per la gestione via PowerShell (scenario amministrativo)
Per ambienti che preferiscono l’automazione, è possibile gestire il ciclo di vita degli add‑in utilizzando le cmdlet di Exchange Online. Di seguito uno schema operativo di alto livello (i nomi delle cmdlet possono variare a seconda della versione del modulo EXO):
- Connessione a Exchange Online PowerShell con un account con ruolo adeguato.
- Installazione del manifest a livello organizzazione (caricamento del file XML).
- Assegnazione dell’add‑in a Everyone o a SpecificUsers/Groups.
- Verifica dello stato e delle assegnazioni.
Esempi concettuali (da adattare alla tua realtà):
# Caricamento di un manifest a livello di organizzazione
(esempio generico: verifica la sintassi del tuo ambiente EXO)
New-App -OrganizationApp -FileData ([Byte[]]$(Get-Content -Path "C:\EVTA\manifest.xml" -Encoding Byte -ReadCount 0))
Rendere l'add-in disponibile all'intera organizzazione
Set-App -Identity "EVTA" -OrganizationApp -ProvidedTo Everyone -DefaultStateForUser Enabled
Limitare a un gruppo pilota
Set-App -Identity "EVTA" -OrganizationApp -ProvidedTo SpecificUsers -UserList "[Pilot-EVTA@azienda.com](mailto:Pilot-EVTA@azienda.com)"
Verificare installazione per un utente specifico
Get-App -Mailbox [utente@azienda.com](mailto:utente@azienda.com) | Where-Object {$_.DisplayName -like "EVTA"}
Tip: mantieni il manifest versionato in un repository e crea script di update che eseguono rollback in caso di regressioni.
Piano di test consigliato
- Selezione pilota: 10–30 utenti rappresentativi di diverse BU, sedi, sistemi operativi e versioni Outlook.
- Casi d’uso:
- Composizione nuova email e reply con attivazione EVTA.
- Verifica comportamento su firme, allegati, destinatari multipli.
- Confronto tra Outlook desktop e OWA.
- Metriche:
- Tempo di caricamento del componente.
- Tasso di errore/alert EVTA.
- Feedback qualitativo (chiarezza messaggi, utilità).
- Esito e criteri di uscita: zero errori bloccanti, performance accettabili, approvazione del product owner.
Check di compatibilità client
| Piattaforma | Supporto atteso | Note |
|---|---|---|
| Outlook per Windows (corrente) | Sì | Richiede account M365 con Exchange Online |
| Outlook per Mac (corrente) | Sì | Verificare parità funzionale rispetto a Windows |
| Outlook sul Web (OWA) | Sì | Disponibile dopo refresh e propagazione |
| Account personali Outlook.com | No | Non gestiti dal tenant aziendale |
| Outlook mobile | Variabile | Dipende dal tipo di add‑in e manifest |
Domande frequenti
Serve per forza un piano E5?
No. È sufficiente una licenza E3 o qualsiasi piano che includa Exchange Online. E5 resta idoneo ma non è obbligatorio.
Quanto tempo impiega la distribuzione?
La propagazione è in genere rapida (minuti), ma va considerato un SLA di 24 ore, soprattutto su client localizzati o con cache di credenziali persistenti.
Posso abilitare EVTA solo per alcuni team?
Sì. Usa la distribuzione mirata a gruppi (Security group, M365 group o DL). È la strategia consigliata per i pilota.
Gli utenti possono disattivarlo?
Dipende dall’impostazione scelta nel wizard. Puoi renderlo obbligatorio o consentire disattivazione a livello utente.
Linee guida di sicurezza e governance
- Principio del minimo privilegio: assicurati che il manifest richiesto da EVTA esponga solo le autorizzazioni necessarie (ad es. accesso ai messaggi per la convalida).
- Data residency: verifica, con il fornitore, dove vengono elaborati i dati e il modello di trattamento (sincrono/asincrono).
- Change control: traccia le versioni del manifest e comunica gli aggiornamenti in anticipo agli stakeholder.
- UAT e log: nei test, raccogli log lato client (se disponibili) e screenshot in caso di anomalie per facilitare l’analisi.
Modello di comunicazione agli utenti
Puoi riutilizzare il seguente testo per annunciare EVTA:
Oggetto: Nuovo strumento di convalida e‑mail in Outlook (EVTA)
Ciao,
abbiamo abilitato Email Validation Tool Accenture (EVTA) in Outlook per migliorare la qualità e la sicurezza delle comunicazioni. Troverai il pulsante EVTA nella ribbon di Outlook o nella barra comandi di Outlook sul Web. In caso di anomalie, riavvia Outlook e riprova. Per assistenza, contatta il Service Desk.
Grazie,
IT
Checklist operativa
- ✔ Manifest EVTA reperito e verificato.
- ✔ Gruppo pilota creato e popolato.
- ✔ Distribuzione centralizzata completata (Integrated apps).
- ✔ Licenze utente (M365 + eventuale EVTA) assegnate.
- ✔ Test funzionali superati (desktop + OWA).
- ✔ Comunicazione agli utenti pianificata.
- ✔ Piano di rollback documentato.
Riepilogo finale
- Installazione: EVTA va distribuito come add‑in aziendale dal tenant Microsoft 365; non si abilita da un menu utente.
- Licenze: bastano piani con Exchange Online (E3/E5) più l’eventuale licenza specifica EVTA.
- Rollout: test su account aziendali, quindi estensione all’organizzazione tramite distribuzione centralizzata.
Appendice: matrice ruoli e responsabilità
| Attività | Ruolo | Deliverable |
|---|---|---|
| Validazione requisiti | IT Apps Owner | Documento requisiti (licenze, ambienti, client) |
| Distribuzione pilota | Exchange Admin | EVTA visibile al gruppo pilota |
| Test funzionali | UT/QA + Utenti pilota | Report esiti, issue list |
| Rollout globale | Global Admin | EVTA disponibile a tutta l’organizzazione |
| Supporto e miglioramenti | Service Desk + Apps Owner | KB e piani di aggiornamento |
Guida rapida per il Service Desk
- Utente non vede EVTA: conferma che l’utente è nel gruppo di assegnazione, ha licenza corretta, ha effettuato logout/login o riavvio.
- Errore di licenza: verifica la presenza della licenza EVTA (se prevista) e la sincronizzazione directory.
- Client datato: chiedi l’aggiornamento di Outlook all’ultima build supportata.
- Ripristino add‑in: da “Componenti aggiuntivi” di Outlook, re‑abilita EVTA se risulta disattivato per avvio lento.
Con questa procedura strutturata, l’attivazione di Email Validation Tool Accenture (EVTA) in Outlook diventa ripetibile, auditabile e allineata alle best practice Microsoft 365.