Stai passando al New Outlook per Windows e non trovi più il “Delegation wizard”? Qui trovi una sintesi operativa completa: cosa oggi funziona, cosa manca e i work‑around sicuri per delegare la posta (Send as, Send on behalf, cartelle e contatti) senza bloccare i tuoi flussi.
Indice
Perché non trovi più il pannello di delega
Con il New Outlook per Windows (l’interfaccia desktop moderna disponibile su Windows 11/10) Microsoft ha adottato un modello più vicino a Outlook sul Web. Nel passaggio dall’Outlook “classico” (Win32) sono stati rimossi diversi pannelli storici, tra cui il Delegation wizard che consentiva all’utente di configurare da sé deleghe complesse. Oggi molte impostazioni dipendono dal lato server (Exchange Online) oppure non sono ancora implementate nell’app.
Cosa cambia rispetto a Outlook classico
Nel New Outlook la gestione delle deleghe si concentra su tre azioni di base: aggiungere una cassetta condivisa, concedere permessi a livello di singola cartella e rimuovere il collegamento locale a una cassetta. Le funzioni di invio “Send as/Send on behalf”, la gestione capillare di sub‑folder e dei contatti delegati, così come l’uso esteso offline, non sono equivalenti al client classico.
Funzioni disponibili oggi in New Outlook
| Funzione | Dove trovarla in New Outlook | Note operative |
|---|---|---|
| Aggiungere cassetta postale condivisa | Area Mail → clic destro sul proprio indirizzo → Add shared folder or mailbox | La cassetta appare nel riquadro di sinistra sotto Shared with me. |
| Concedere permessi di cartella (lettura/risposta) | Clic destro sulla cartella → Sharing and permissions | Permessi solo a livello di cartella; non abilita Send as o Send on behalf. |
| Rimuovere una cassetta condivisa | Clic destro sulla voce in Shared with me → Remove | Rimuove solo il collegamento locale: non revoca i permessi sul server. |
Passi rapidi
- Aggiungere una shared mailbox: nel riquadro account, clic destro sul tuo indirizzo → Add shared folder or mailbox → digita l’indirizzo della cassetta → Add.
- Concedere accesso a una cartella: tasto destro sulla cartella (es. Posta in arrivo o una sotto‑cartella) → Sharing and permissions → cerca il collega → scegli il livello (Can view o Can view and reply).
- Rimuovere un collegamento: tasto destro sulla cassetta in Shared with me → Remove (utile su PC condivisi o quando cambi team).
Funzioni mancanti o limitate (stato: settembre 2025)
- Send on behalf / Send as: non configurabili dall’utente in New Outlook; è necessario l’intervento dell’amministratore di Exchange Online.
- Visualizza elementi privati, Flag/Delete/Move in posta delegata, gestione sub‑folder: non ancora implementati come nel client classico.
- Contatti delegati: salvataggio e modifica non si sincronizzano in modo affidabile con il proprietario della cassetta.
- Ricerca solo in GAL: se nell’organizzazione esisti solo tu, non puoi selezionare un contatto locale come delegato.
- Offline: il New Outlook dipende dalla connettività continua; molte operazioni (riunioni, attività, allegati pesanti) non funzionano senza rete.
- Riposizionare “Shared inbox” in alto: non è prevista un’opzione per cambiare l’ordine delle cassette condivise.
Work‑around e soluzioni pratiche consigliate
| Esigenza | Work‑around |
|---|---|
| Concedere Full Access + Send as | Chiedere all’amministratore di agire dal Centro di Amministrazione (Exchange/Microsoft 365): Recipients > Mailboxes > Delegation. Dopo la replica, l’utente aggiunge la cassetta come shared mailbox in New Outlook o usa OWA. |
| Invio Send on behalf da parte di un assistente | Usare Outlook sul Web (OWA) oppure mantenere installato in parallelo Outlook classico. |
| Visualizzare/sincronizzare contatti delegati | Aprire la cassetta delegata in OWA (che supporta l’editing dei contatti) o utilizzare un Address Book pubblico. |
| Sub‑folder non disponibili | Accedere tramite OWA o Outlook classico finché il New Outlook non le supporterà in modo completo. |
| Limitazione dovuta alla sola GAL | Far creare un MailContact o aggiungere l’utente esterno all’Azure AD/GAL aziendale. |
| Rimuovere una delega lato server | Usare Outlook classico o EAC/PowerShell: Remove‑MailboxPermission / Remove‑RecipientPermission. |
| Lavorare offline | Restare su Outlook classico o abilitare “Download email for offline use” in OWA (funzionalità in anteprima). |
Procedure passo‑passo per scenari reali
Concedere Full Access e Send as a un assistente
- Richiedi l’intervento dell’admin: la persona che gestisce Exchange Online deve aprire il Centro di Amministrazione, selezionare Recipients > Mailboxes, aprire la cassetta da delegare e assegnare:
- Full Access alla persona (lettura/gestione completa della cassetta),
- Send as se l’assistente deve inviare come il titolare,
- eventualmente Send on behalf se deve inviare “per conto di”.
- Attendi la replica: la propagazione dei permessi sul cloud non è istantanea. Prevedi un intervallo di tempo prima che l’accesso sia effettivo.
- Aggiungi la cassetta dal New Outlook: nella barra laterale, clic destro sul tuo account → Add shared folder or mailbox → indica l’indirizzo della cassetta.
- Verifica l’invio: per inviare Send as/on behalf in modo affidabile usa OWA o, in alternativa, mantieni Outlook classico finché il New Outlook non offrirà parità funzionale.
Inviare “per conto di” dal web
- Apri OWA.
- Componi un nuovo messaggio e attiva il campo From.
- Seleziona la cassetta del titolare. In base ai permessi, l’intestazione mostrerà Send as (mittente coincidente) o on behalf of (mittente “X per conto di Y”).
- Invia e verifica che l’elemento inviato venga archiviato nella cartella corretta (vedi sezione “Buone pratiche”).
Concedere o rimuovere permessi a livello cartella dal New Outlook
- Vai alla cartella da condividere (es. una Inbox di progetto).
- Clic destro → Sharing and permissions.
- Cerca il collega e assegna il livello adeguato (Can view / Can view and reply).
- Per revocare, torna nello stesso pannello e rimuovi l’utente. Attenzione: agisci cartella per cartella.
Esempi PowerShell per amministratori
Quando serve intervenire a livello server, questi comandi (da Exchange Online PowerShell) coprono i casi più comuni. Sostituisci gli indirizzi con quelli reali:
# Concede il Full Access (con automapping in Outlook)
Add-MailboxPermission -Identity "casella@contoso.com" -User "assistente@contoso.com" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$true
Concede Send as (invia come)
Add-RecipientPermission -Identity "[casella@contoso.com](mailto:casella@contoso.com)" -Trustee "[assistente@contoso.com](mailto:assistente@contoso.com)" -AccessRights SendAs
Concede Send on behalf (invia per conto di)
Set-Mailbox -Identity "[casella@contoso.com](mailto:casella@contoso.com)" -GrantSendOnBehalfTo "[assistente@contoso.com](mailto:assistente@contoso.com)"
Rimuove il Full Access
Remove-MailboxPermission -Identity "[casella@contoso.com](mailto:casella@contoso.com)" -User "[assistente@contoso.com](mailto:assistente@contoso.com)" -AccessRights FullAccess -Confirm:\$false
Rimuove Send as
Remove-RecipientPermission -Identity "[casella@contoso.com](mailto:casella@contoso.com)" -Trustee "[assistente@contoso.com](mailto:assistente@contoso.com)" -AccessRights SendAs -Confirm:\$false
Rimuove Send on behalf
Set-Mailbox -Identity "[casella@contoso.com](mailto:casella@contoso.com)" -GrantSendOnBehalfTo @{remove="[assistente@contoso.com](mailto:assistente@contoso.com)"} Confronto tra client per la delega oggi
| Funzionalità | New Outlook (Windows) | Outlook sul Web (OWA) | Outlook classico (Win32) |
|---|---|---|---|
| Aggiunta cassetta condivisa | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Permessi a livello cartella (UI) | ✔️ (solo cartella) | ✔️ | ✔️ avanzato |
| Configura Send as/on behalf dall’utente | ❌ (serve admin) | ❌ (serve admin) | Parziale (storico wizard, oggi non sempre disponibile) |
| Invio Send as / on behalf dopo configurazione server | Parziale / non sempre affidabile | ✔️ | ✔️ |
| Flag/Delete/Move su posta delegata | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| Gestione sub‑folder | Limitata | ✔️ | ✔️ |
| Contatti delegati (edit) | ❌/inaffidabile | ✔️ | ✔️ |
| Uso offline | Limitato | Parziale (download offline in anteprima) | ✔️ completo |
Buone pratiche per team, assistenti e uffici condivisi
- Stabilisci il modello di invio prima di assegnare i permessi: Send as (messaggio spedito come il titolare) o Send on behalf (messaggio “per conto di”). Sono scelte con implicazioni comunicative e di responsabilità.
- Centralizza la configurazione sul tenant: fai gestire a un admin Full Access/Send as/Send on behalf e tieni traccia delle richieste (chi, perché, per quanto tempo).
- Definisci dove salvare gli elementi inviati: per processi di segreteria è spesso utile che le risposte inviate dai delegati siano archiviate nella cassetta condivisa, non solo nella Posta inviata personale. Verifica le opzioni disponibili in OWA e nel client in uso.
- Riduci i conflitti su contatti e calendari: se i contatti delegati non si sincronizzano nel New Outlook, sposta l’editing su OWA o su Outlook classico; per la rubrica di team valuta un Address Book pubblico.
- Evita “contatti locali” per deleghe: se la ricerca seleziona solo la GAL, chiedi di creare un MailContact o un utente Azure AD, così il delegato resta selezionabile e gestibile in modo coerente.
- Documenta i confini: comunica chiaramente ai delegati che nel New Outlook certe azioni (flag, spostamenti, gestione sub‑folder) sono limitate: evita aspettative errate.
- Pianifica l’offline: se viaggiare senza rete è essenziale, preferisci Outlook classico o abilita il download offline in OWA (dove disponibile).
Risoluzione problemi: errori tipici e rimedi rapidi
- “Non posso inviare come”: assicurati che l’admin abbia assegnato Send as (non basta il Full Access). Prova da OWA con campo From visibile; scegli l’identità corretta.
- La cassetta condivisa non compare: dopo la replica, rimuovi e riaggiungi la cassetta in New Outlook (Remove → Add shared folder or mailbox), verifica che l’indirizzo sia quello della cassetta e non un alias secondario.
- Non vedo sub‑folder o non posso spostare messaggi: esegui l’operazione da OWA o dal client classico; nel New Outlook la gestione è limitata.
- I contatti modificati non appaiono al proprietario: esegui l’editing in OWA direttamente nella cassetta del titolare o sposta i contatti in un contenitore condiviso supportato.
- Il delegato non è selezionabile durante l’assegnazione: la ricerca filtra sulla GAL. Chiedi all’IT di creare un MailContact o di aggiungere l’utente esterno in Azure AD.
- Elementi inviati finiti nella cartella “sbagliata”: controlla le opzioni di salvataggio elementi inviati del client in uso (preferibilmente OWA) e concorda una regola chiara di archiviazione condivisa.
- Prestazioni scarse su connessioni lente: il New Outlook privilegia la connettività continua. Per attività pesanti (allegati, ricerche profonde) valuta l’uso di OWA o del client classico.
Linee guida di sicurezza e conformità
- Principio del privilegio minimo: assegna Full Access e diritti di invio solo a chi ne ha bisogno e per la durata necessaria. Rivedi periodicamente tutte le deleghe attive.
- Evita account personali come delegati: quando possibile usa cassette di ruolo (es. direzione@…, segreteria@…) per separare responsabilità e archivi.
- Audit: per attività sensibili preferisci Send on behalf se serve evidenza di chi ha materialmente inviato, oppure documenta la scelta di Send as in policy interne.
- Offboarding: quando un delegato lascia il team, rimuovi sia il collegamento locale (Remove) sia i permessi lato server (
Remove‑MailboxPermission/Remove‑RecipientPermission).
Quando usare New Outlook, OWA o Outlook classico
- New Outlook: bene per lettura di base della cassetta delegata, consultazione rapida, scenari semplici di view/reply a livello cartella.
- Outlook sul Web (OWA): ideale quando i permessi sono già configurati sul server e serve inviare Send as/on behalf, gestire sub‑folder e contatti con maggiore affidabilità.
- Outlook classico: preferibile per flussi avanzati, uso offline, automazioni (regole, componenti aggiuntivi COM), gestione profonda di cartelle e deleghe in attesa che il New Outlook raggiunga la parità funzionale.
Roadmap e aspettative
Microsoft non ha annunciato una data di parità funzionale completa. Molte funzioni legate alle deleghe compaiono tra le funzionalità “in arrivo” della roadmap di Microsoft 365, ma senza ETA. Alcuni insider segnalano test A/B su flag/edit nelle cassette condivise: tenere aggiornato il New Outlook e, se possibile, partecipare al canale Insider può anticipare l’arrivo di queste capacità. In ogni caso, pianifica il tuo flusso deleghe assumendo che nel breve periodo OWA o il client classico restino le scelte più affidabili per operazioni avanzate.
Sintesi operativa
- Il New Outlook consente deleghe di base a livello cartella e l’aggiunta di cassette condivise, ma non configura Send as/on behalf né sostituisce la gestione avanzata del client classico.
- Per flussi evoluti (invio come/per conto, sub‑folder, contatti, offline) scegli una di queste strade:
- Resta (o torna) a Outlook classico finché non si raggiunge la parità, oppure
- Affidati all’admin di Exchange Online per configurare i permessi lato server e usa OWA come client primario per le azioni critiche.
- Documenta permessi, responsabilità e regole di archiviazione degli elementi inviati; verifica periodicamente le deleghe.
Checklist rapida prima della migrazione
- Hai chiarito se servirà Send as o Send on behalf?
- L’admin ha configurato Full Access e diritti di invio sul server?
- Gli utenti sanno che in New Outlook non potranno gestire sub‑folder e flag nella cassetta delegata?
- È stata scelta la sede di lavoro principale per le azioni critiche (OWA o client classico)?
- Hai definito dove salvare gli elementi inviati dal delegato?
- Ci sono contatti o rubriche condivise da spostare su contenitori supportati?
Nota finale: finché le lacune non saranno chiuse, la combinazione più solida resta Outlook classico o Outlook sul Web con permessi configurati dall’amministratore. Il New Outlook può essere affiancato per la consultazione quotidiana, consapevoli dei suoi limiti attuali sulla delega.