Devi inviare un’unione di posta (Mail Merge) da Word/Excel tramite Outlook e vuoi scegliere l’account mittente? Se l’invio parte sempre dall’account “A” anziché dall’account “B”, qui trovi la spiegazione tecnica e la procedura definitiva per forzare l’uso dell’account corretto, senza componenti aggiuntivi.
Scenario e obiettivo
Un utente gestisce più caselle Exchange (dominio privato A e B) nello stesso profilo di Outlook. Durante un Mail Merge creato con Word (origine dati in Excel e invio via Outlook), le e‑mail partono sempre dall’account A. Nei passaggi della stampa unione non compare alcun menu per selezionare il mittente; la versione web di Office non offre la funzione di Mail Merge. L’obiettivo è inviare l’intero batch dall’account B.
Come funziona davvero il mittente nel Mail Merge
È utile capire cosa succede “dietro le quinte”. Quando da Word esegui Fine e unisci › Invia messaggi di posta elettronica, Word si appoggia all’API di messaging (MAPI) esposta da Outlook. In assenza di scelte specifiche nell’interfaccia, Outlook determina quale account usare in base alla sua configurazione interna:
- Account predefinito del profilo: è l’account che Outlook considera principale per l’invio.
- Regola sui nuovi messaggi: in Outlook classico puoi opzionalmente forzare l’uso dell’account predefinito per tutti i nuovi messaggi, indipendentemente dalla cartella attiva.
Poiché Word non espone un selettore del mittente, la stampa unione eredita le regole di Outlook. Per questo, se l’account A è il predefinito, l’unione partirà da A.
Soluzione rapida e definitiva
La correzione è semplice e stabile: imposta l’account B come predefinito in Outlook e forza Outlook a usarlo sempre per i nuovi messaggi.
Impostare l’account B come predefinito
- Apri Outlook (versione desktop/classica per Windows).
- Vai su File › Impostazioni account › Impostazioni account.
- Nella scheda Posta elettronica, seleziona l’account B.
- Fai clic su Imposta come predefinito e conferma.
Forzare l’uso dell’account predefinito per i nuovi messaggi
- In Outlook, apri File › Opzioni.
- Vai su Posta e scorri fino alla sezione Invio messaggi.
- Spunta Usa sempre l’account predefinito per la composizione di nuovi messaggi.
- Conferma con OK.
Verifica immediata
- Chiudi e riapri Outlook e Word per sicurezza.
- In Word, esegui un Mail Merge di prova verso due o tre destinatari interni.
- In Outlook, controlla la cartella Posta inviata dell’account B e verifica che i messaggi compaiano con mittente B.
Con queste due impostazioni, l’intero Mail Merge invierà dall’account B — soluzione confermata in numerosi casi pratici perché perfettamente allineata al design MAPI di Word/Outlook.
Perché questa soluzione funziona
Word non fornisce un selettore di mittente per l’unione. Qualsiasi tentativo di “scegliere” il From direttamente in Word è quindi destinato a fallire. L’unico arbitro è Outlook, che:
- sceglie l’account predefinito del profilo, oppure
- usa l’account della cartella attiva, ma solo se non hai spuntato “Usa sempre l’account predefinito per la composizione di nuovi messaggi”.
Forzando entrambe le leve (predefinito = B + sempre usare il predefinito) elimini tutte le ambiguità. Il risultato è prevedibile e replicabile.
Tabella di sintesi delle impostazioni chiave
| Impostazione | Dove si cambia | Effetto sul Mail Merge | Note |
|---|---|---|---|
| Account predefinito | Outlook › File › Impostazioni account | Determina il mittente usato da Word per l’unione | Deve essere l’account B |
| Usa sempre l’account predefinito | Outlook › File › Opzioni › Posta | Ignora la cartella attiva; usa sempre il predefinito | Rende l’invio 100% prevedibile |
| Mail Merge da Word | Word › Lettere › Fine e unisci | Nessun selettore “Da”: delega ad Outlook | Limitazione intrinseca del prodotto |
| Office sul Web | Word online | Nessun Mail Merge e‑mail | Usa la versione desktop |
Procedura completa passo per passo
Preparazione dei dati
- In Excel, organizza i destinatari in un’unica tabella con intestazioni chiare (es. Email, Nome, Cognome, …).
- Evita celle unite, filtri attivi e righe vuote all’interno della tabella.
Configurazione di Outlook
- Verifica che l’account B sia stato aggiunto correttamente al profilo e sia attivo.
- Imposta B come predefinito e abilita Usa sempre l’account predefinito come descritto.
Creazione e invio del Mail Merge
- In Word, apri il documento di messaggio.
- Vai alla scheda Lettere › Inizia stampa unione › Messaggi di posta elettronica.
- Seleziona l’origine dati: Seleziona destinatari › Usa elenco esistente e scegli il file Excel.
- Inserisci i campi di unione (Inserisci campo unione) dove serve personalizzazione.
- Controlla l’anteprima con Anteprima risultati.
- Fai clic su Fine e unisci › Invia messaggi di posta elettronica.
- Nella finestra di invio:
- A: seleziona la colonna e‑mail.
- Riga dell’oggetto: inserisci l’oggetto.
- Formato di posta: normalmente HTML.
- Conferma con OK. Outlook creerà e invierà ogni e‑mail con mittente B.
Approfondimenti e suggerimenti
- Limitazione intrinseca: Word non ha un menu per scegliere il mittente. Il Mail Merge si appoggia all’API MAPI di Outlook, che usa l’account predefinito del profilo corrente.
- Profili separati: se alterni spesso tra A e B, valuta profili Outlook distinti (uno per A, uno per B) e avvia il Mail Merge nel profilo desiderato:
- Chiudi Outlook.
- Apri Pannello di controllo › Posta (Microsoft Outlook).
- Mostra profili › Aggiungi, configura l’account B.
- Imposta Chiedi conferma del profilo da usare oppure scegli come predefinito il profilo B quando serve.
- Office Online: la web‑app non supporta l’unione di posta per e‑mail. Per il Mail Merge servono Word e Outlook desktop.
- Licenza e installazione: il tipo di licenza (es. Microsoft 365 Apps) non determina il mittente; conta solo quale account è predefinito in Outlook e l’opzione di invio dei nuovi messaggi.
Gestione di caselle condivise, alias e permessi
Se l’account B è una casella condivisa o un alias di un account principale, potrebbero servire permessi specifici:
- Invia come: l’e‑mail appare come inviata direttamente dalla casella B.
- Invia per conto di: l’e‑mail mostra “per conto di”.
Assicurati che l’amministratore abbia assegnato il permesso corretto. Una volta che l’account B è configurato nel profilo con i permessi adeguati, la soluzione basata su “account predefinito” funziona anche per le caselle condivise.
Alternative avanzate quando non puoi cambiare il predefinito
In alcune realtà aziendali non è possibile impostare B come predefinito globale. Due opzioni avanzate:
Automazione con macro VBA in Outlook classico
È possibile forzare programmaticamente l’account di invio per tutti i messaggi generati (inclusi quelli dall’unione) usando l’evento Application_ItemSend in ThisOutlookSession (solo Outlook classico per Windows, macro abilitate):
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
On Error Resume Next
If TypeOf Item Is Outlook.MailItem Then
Dim acct As Outlook.Account
For Each acct In Application.Session.Accounts
If LCase$(acct.SmtpAddress) = "mittente-b@tuodominio.com" Then
Set Item.SendUsingAccount = acct
Exit For
End If
Next
End If
End Sub
Nota: le macro richiedono criteri di sicurezza appropriati e, in ambienti con policy restrittive, potrebbero non essere consentite. Valuta la firma digitale della macro.
Profili dedicati al Mail Merge
Crea un profilo Outlook dedicato all’account B e usalo solo per le campagne di stampa unione. Questo approccio isola l’operatività e riduce il rischio di invii dal mittente sbagliato.
Buone pratiche per un Mail Merge che arriva a destinazione
- Batch di prova: invia prima a 3–5 indirizzi tuoi o del team, verifica rendering HTML, firma, campi variabili.
- Oggetto e preheader: scrivi un oggetto chiaro e verifica l’anteprima del primo paragrafo nei client più comuni.
- HTML pulito: evita formattazioni eccessive; l’HTML generato da Word è spesso pesante. Mantieni il layout semplice.
- Allegati: la stampa unione e‑mail da Word non gestisce nativamente allegati. Se servono, usa automazioni dedicate o invii mirati da Outlook dopo la generazione.
- Frequenza e volume: invii molto voluminosi possono incontrare limiti organizzativi o antispam. Suddividi in tranche e rispetta le policy interne.
- Tracciabilità: conserva il documento sorgente e l’origine dati usata per il batch; annota data/ora di invio e mittente.
Troubleshooting
Se, nonostante le impostazioni, i messaggi partono ancora da A, esegui queste verifiche:
- Riavvio applicazioni: chiudi e riapri Outlook e Word per rileggere il profilo e le opzioni.
- Controllo del predefinito: in Impostazioni account verifica che B sia effettivamente contrassegnato come Predefinito.
- Opzione “Usa sempre l’account predefinito”: assicurati che la casella sia spuntata (File › Opzioni › Posta).
- Cartella attiva: se non usi l’opzione di cui sopra, la cartella attiva può influire. Per sicurezza, abilita sempre l’opzione.
- Permessi caselle condivise: per caselle B condivise, verifica i permessi Invia come o per conto di.
- Modalità Offline: se lavori “Offline”, i messaggi potrebbero restare in Posta in uscita e prendere il mittente quando torni online; mantieni coerenza prima della connessione.
- Nuovo Outlook per Windows: se utilizzi la nuova app unificata, alcune funzioni MAPI o macro non sono disponibili come nel classico Outlook. In caso di limiti, usa l’Outlook classico per il Mail Merge.
Domande frequenti
Posso scegliere l’account mittente direttamente nella finestra “Invia messaggi di posta elettronica” di Word?
No. Quella finestra permette solo di scegliere campo destinatario, oggetto e formato. Il mittente è determinato da Outlook.
È sufficiente impostare il predefinito o devo anche spuntare “Usa sempre l’account predefinito”?
Per un comportamento totalmente prevedibile, è consigliabile fare entrambe le cose: predefinito = B + opzione attiva.
La licenza Microsoft 365 o la versione di Office influiscono sul mittente?
No. Ciò che conta è come è configurato Outlook nel profilo locale.
Posso fare un Mail Merge da Word online?
No. La web‑app non supporta il Mail Merge e‑mail. Usa Word e Outlook desktop.
Uso una casella condivisa B. Funziona comunque?
Sì, purché tu abbia i permessi adeguati (Invia come o per conto di) e la casella B sia impostata come predefinita nel profilo usato per il merge.
Checklist operativa
- Account B aggiunto al profilo di Outlook e funzionante.
- Account B impostato come predefinito.
- Opzione Usa sempre l’account predefinito selezionata.
- Word: tipo unione Messaggi di posta elettronica, campo A corretto, HTML come formato.
- Invio di test e verifica in Posta inviata di B.
Conclusioni
Outlook non consente di scegliere al volo il mittente durante un Mail Merge: l’unione usa l’account predefinito del profilo. La soluzione stabile consiste nell’impostare l’account B come predefinito e attivare l’opzione “Usa sempre l’account predefinito per la composizione di nuovi messaggi”. In questo modo ogni messaggio generato da Word verrà inviato dalla casella B, senza add‑in, senza modifiche alle origini dati e con un comportamento ripetibile nel tempo. Se alterni spesso mittente, valuta profili distinti o, in scenari controllati, un’automazione VBA in Outlook classico. Con queste accortezze, il Mail Merge torna a essere uno strumento affidabile di comunicazione personalizzata.
In breve
- Word non espone la scelta del mittente nel Mail Merge.
- Outlook decide in base al predefinito e alle opzioni di invio.
- Soluzione: Imposta B come predefinito + Usa sempre l’account predefinito.
- Office Online non supporta il Mail Merge e‑mail.
- Alternative avanzate: profili separati o macro (solo Outlook classico).
Con queste impostazioni il problema è risolto in modo stabile, senza bisogno di componenti aggiuntivi né di modificare le origini dati del merge.