Nuovo Outlook e firme e‑mail: problemi comuni, cause tecniche e soluzioni efficaci per Microsoft 365

Nuovo Outlook per Windows sta sostituendo il client classico. Il passaggio all’edizione basata su Outlook on the Web (WebView2) sta però creando problemi alle firme e‑mail. Qui trovi cause, soluzioni pratiche e procedure consigliate per utenti e amministratori.

Panoramica del problema: firme e‑mail nel Nuovo Outlook per Windows

Il Nuovo Outlook eredita il motore di composizione di Outlook on the Web: ottimo per la compatibilità web, più rigido sull’HTML complesso. Questo cambiamento ha un impatto diretto su firme costruite negli anni con editor ricchi, HTML avanzato, immagini incorporate via CID e tabelle annidate. Di seguito riassumiamo i sintomi più comuni e come mitigarli con approcci concreti e sostenibili.

Effetti osservati

Effetto osservato	Dettaglio
Formattazione persa	Colori, dimensioni carattere, font personalizzati non vengono preservati.
Tabelle danneggiate	Bordi scomparsi e testo fuori allineamento, specialmente con tabelle nidificate o proprietà CSS complesse.
Immagini mancanti	Loghi incorporati (“cid:”/allegati) spesso non vengono salvati nella firma cloud.
Firme multiple non gestibili	È sparito il menu di scelta rapida “Firme” con clic destro; la selezione richiede ora più passaggi.
Firme che spariscono	Alcuni utenti riferiscono che la firma ricreata viene eliminata alla chiusura di Outlook.

Cause tecniche

1. Firme nel cloud: il Nuovo Outlook salva le firme nell’account Microsoft 365; i file .htm locali non sono più consultati.
2. Motore di rendering limitato: l’editor usa il motore di Outlook on the Web con supporto a HTML semplificato e stili inline; il CSS avanzato viene spesso rimosso o riscritto.
3. Funzionalità in evoluzione: scorciatoie, menu contestuale e import automatico del “classico” non sono ancora pienamente allineati.

Diagnosi rapida: controlli immediati

• Apri una nuova mail e inserisci la tua firma: se i bordi di tabella o i font appaiono diversi dall’originale, il motore ha semplificato l’HTML.
• Se il logo non appare o si vede un segnaposto, la firma utilizza immagini inline o riferimenti cid: non compatibili con il salvataggio cloud.
• Se usi più identità o alias, verifica che ciascun account disponga di una firma assegnata (impostazioni firme per account).
• Se la firma sparisce a ogni riavvio, controlla che la sincronizzazione sia completata prima di chiudere il client e che l’opzione di salvataggio nel cloud sia attiva.

Soluzioni e workaround efficaci

Soluzione	Procedura pratica	Quando funziona meglio
Ricreare la firma nell’editor nativo	Impostazioni → Account → Firme → “Nuova firma”; incolla il testo semplice, poi imposta font/colore dal menu dell’editor.	Quando la firma è semplice (senza tabelle complesse; un solo logo esterno).
Copia/trascina da sorgente esterna	In Word o Outlook classico: Ctrl+A → trascina nell’editor firme del Nuovo Outlook.	Conserva più formati del copia‑incolla standard.
Semplificare l’HTML	Elimina CSS esterno; usa una sola tabella di layout; definisci i bordi con border:1px solid #ccc e larghezze fisse.	Per layout tabellari che “si rompono”.
Linkare le immagini (https)	Ospita i loghi su server pubblico SSL e inserisci l’URL assoluto; evita allegati inline.	Quando il logo non si salva o appare come X rossa.
Gestire firme multiple	Nel riquadro di composizione usa il pulsante Firma (icona a penna) per cambiare rapidamente firma.	Utile in assenza del menu con clic destro.
Prevenire la scomparsa	Aggiorna il Nuovo Outlook tramite Microsoft Store. Attendi la fine della sincronizzazione prima di chiudere. Verifica che “Salva firme nel cloud” sia abilitato sull’account.	Quando la firma non si mantiene tra le sessioni.
Soluzioni esterne	Exclaimer, CodeTwo, Letsignit: gestione centralizzata, regole e distribuzione automatica.	Per garantire coerenza multi‑sede e compliance.
Tornare temporaneamente al client classico	Disattiva l’interruttore del Nuovo Outlook in alto a destra.	Se le limitazioni impediscono l’operatività.

Procedura guidata passo‑passo per la ricostruzione della firma

1. Raccogli gli elementi: nome, ruolo, contatti, indirizzi ufficiali, logo in PNG/SVG (massimo 40–120 px in altezza), eventuali disclaimer legali.
2. Elimina il “peso” superfluo: niente CSS esterno, niente @font-face, niente tabelle annidate; evita positioning e float.
3. Imposta un layout a colonna singola: usa una <table> con role="presentation", cellpadding e cellspacing a zero, ampiezza massima 600 px.
4. Applica stili inline: dimensione carattere 12–14 px, line‑height 1.2–1.4, colori brand ma con contrasto AA.
5. Inserisci immagini via HTTPS: link assoluti a un server affidabile; aggiungi alt descrittivo e dimensioni fisse per evitare “salti”.
6. Incolla nell’editor del Nuovo Outlook e rifinisci con i controlli nativi (grassetto, colore, allineamento).
7. Prova di invio a caselle di test su client diversi (Outlook desktop classico, Gmail, iOS Mail, Android Gmail). Controlla resa a 100% e 125% di zoom.

Esempio di firma HTML leggera compatibile

Copia questo modello in un editor di testo, personalizza i dati e incollalo nell’editor firme del Nuovo Outlook.

<table role="presentation" width="600" cellpadding="0" cellspacing="0" style="border-collapse:collapse;width:600px;max-width:100%;font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;color:#222;">
  <tr>
    <td style="padding:12px 0;border-top:3px solid #005FB8;">
      <img src="https://example.cdn.tld/logo.png" width="140" height="40" alt="Nome Azienda" style="display:block;border:0;outline:none;text-decoration:none;">
    </td>
  </tr>
  <tr>
    <td style="padding:4px 0 0 0;font-size:14px;line-height:20px;">
      <strong>Nome Cognome</strong> · Ruolo<br>
      <span style="color:#555;">Azienda S.p.A.</span>
    </td>
  </tr>
  <tr>
    <td style="padding:8px 0 0 0;font-size:13px;line-height:18px;color:#333;">
      <span>M:</span> <a href="tel:+391234567890" style="color:#005FB8;text-decoration:none;">+39 123 456 7890</a>  | 
      <span>E:</span> <a href="mailto:nome.cognome@example.tld" style="color:#005FB8;text-decoration:none;">nome.cognome@example.tld</a>  | 
      <a href="https://www.example.tld" style="color:#005FB8;text-decoration:none;">www.example.tld</a>
    </td>
  </tr>
  <tr>
    <td style="padding:10px 0 0 0;font-size:12px;line-height:18px;color:#666;border-bottom:1px solid #ddd;">
      Via Esempio 1, 20100 Milano (MI) · P.IVA 00000000000
    </td>
  </tr>
  <tr>
    <td style="padding:10px 0 0 0;font-size:11px;line-height:16px;color:#888;">
      <em>Questa comunicazione e i relativi allegati sono indirizzati esclusivamente ai destinatari…</em>
    </td>
  </tr>
</table>

Linee guida per immagini e loghi

• Hosting: usa uno spazio HTTPS affidabile (CDN o web server aziendale con certificato valido).
• Formato: PNG per loghi su fondo trasparente; SVG solo se hai verificato che il rendering non venga rimosso; JPEG per foto.
• Dimensioni: definisci width/height inline; evita immagini superiori a 100 KB.
• Accessibilità: compila l’attributo alt con il nome dell’azienda e una breve descrizione.

Gestione aziende: governance e distribuzione

Per realtà con più sedi o marchi è fondamentale standardizzare e togliere ai singoli utenti l’onere della progettazione firma.

Modello di policy firme aziendali

• Obiettivi: coerenza visiva, conformità legale, accessibilità.
• Linee guida di layout: larghezza massima 600 px; una sola colonna; font di sistema; palette approvata.
• Contenuti obbligatori: nome, ruolo, azienda, contatti, sede legale, disclaimer, eventuali requisiti normativi.
• Contenuti opzionali: badge social in testo (“LinkedIn | Instagram”) invece di icone se danno problemi.
• Processo di variazione: ogni modifica passa da brand/compliance; pubblicazione versione con numero e data.

Distribuzione con strumenti terzi

Soluzioni come Exclaimer, CodeTwo, Letsignit permettono di centralizzare template, regole (per reparto/lingua) e cambiare firma senza intervento degli utenti. Sono particolarmente utili con il Nuovo Outlook perché operano lato server o tramite add‑in, superando i limiti dell’editor locale.

Approccio “semi‑automatico” con script

Dove non si adottano strumenti terzi, è possibile automatizzare parte del lavoro generando il markup della firma e guidando l’utente all’incolla nell’editor del Nuovo Outlook.

# PowerShell: genera firma HTML personalizzata e la copia negli appunti
$DisplayName = "$env:USERNAME"
$Role        = "Ruolo"
$Phone       = "+39 123 456 7890"
$Email       = "nome.cognome@example.tld"
$Company     = "Azienda S.p.A."
$Website     = "www.example.tld"
$LogoUrl     = "https://example.cdn.tld/logo.png"

$Signature = @"





$DisplayName · $Role
$Company


M: $Phone |
E: $Email |
$Website


"@

Set-Clipboard -Value $Signature
Write-Host "Firma copiata negli appunti. Incollala nell'editor firme del Nuovo Outlook." 

Nota: con il Nuovo Outlook la firma viene salvata nel cloud; lo script non può “scriverla” direttamente come file locale. L’obiettivo è standardizzare il contenuto e facilitare l’inserimento manuale da parte dell’utente.

Buone pratiche di progettazione della firma

• HTML “a prova di semplificazione”: no a CSS esterno, classi complesse, gradienti, posizionamenti assoluti.
• Tipografia: usa font di sistema (Arial, Helvetica, Segoe UI, Calibri); specifica fallback.
• Colore: privilegia contrasti elevati; evita testi grigi molto chiari.
• Spaziature: gestisci i margini con padding inline; evita margin che talvolta viene rimosso.
• Accessibilità: struttura i contatti come testo e link, non come immagine.
• Disclaimers: sintetici e leggibili; evita blocchi eccessivi che appesantiscono l’email.

Procedura di test e validazione

1. Convalida visiva nel Nuovo Outlook a zoom 100% e 125%.
2. Invii di prova verso:
   • Outlook classico su Windows e Mac
   • Gmail web e mobile
   • Apple Mail iOS/iPadOS
   • App Gmail su Android
3. Verifica link: mailto, tel, URL del sito e privacy.
4. Controllo immagini: caricamento, alt text, dimensioni coerenti.
5. Verifica firma in risposta/inoltro: accertati che la firma non venga duplicata o troncata.

Funzionalità ancora mancanti

Stato al 1 ottobre 2025:

• Importazione automatica delle firme locali (.htm) durante la migrazione.
• Editor WYSIWYG completo con gestione avanzata delle tabelle e del CSS.
• Selettore firme con clic destro o scorciatoia rapida.
• Supporto affidabile alle immagini incorporate senza hosting esterno.

Microsoft ha indicato nelle roadmap di Microsoft 365 che l’import delle firme locali e un editor più ricco sono previsti, ma non ha ancora fornito una data stabile di rilascio. In attesa, è consigliabile adottare i workaround descritti e predisporre un piano B per i team più colpiti.

Soluzione ai problemi ricorrenti

La formattazione salta dopo l’incolla

• Incolla prima come testo semplice, poi applica stile dall’editor del Nuovo Outlook.
• Evita di incollare da HTML ricco generato da page builder o Word con stili complessi; usa l’esempio fornito e personalizza.

Bordi di tabella invisibili

• Definisci i bordi direttamente sull’elemento td/table con border:1px solid #ccc.
• Imposta border-collapse:collapse sull’intera tabella e specifica cellpadding minimo.

Logo non visualizzato

• Verifica che il percorso sia HTTPS e pubblico; niente link a file system o DAM aziendali non accessibili dall’esterno.
• Definisci width e height inline; evita immagini enormi ridotte via HTML (causano sgranature e lentezza).

Impossibilità di scegliere tra più firme con un clic

• Prepara varianti minime: firma completa, versione breve, versione senza logo; assegna una scorciatoia mentale al pulsante Firma (icona penna) per passare rapidamente da una all’altra.

La firma “sparisce” alla riapertura

• Aggiorna il Nuovo Outlook dal Microsoft Store.
• Attendi che la sincronizzazione completi prima di chiudere (icona di stato senza attività in corso).
• Controlla che l’opzione di salvataggio nel cloud sia attiva nell’account.

Confronto orientativo tra client

Funzione	Outlook classico	Nuovo Outlook	Outlook on the Web
Salvataggio firme	Locale per profilo utente	Cloud su M365	Cloud su M365
Supporto CSS complesso	Variabile, spesso tollerante	Semplificato	Semplificato
Immagini inline (CID)	Generalmente supportate	Affidabilità ridotta	Affidabilità ridotta
Selettore rapido firme	Menu contestuale	Pulsante Firma in composizione	Pulsante Firma in composizione

Nota: la tabella è una guida pratica; il comportamento può variare in base ai rilasci del canale aggiornamenti e a criteri tenant.

Piano operativo per amministratori

1. Inventario dei modelli di firma in uso; raccogli esempi reali.
2. Standardizzazione di un modello HTML leggero a 600 px, con regole di brand e accessibilità.
3. Distribuzione: scegli tra soluzione centralizzata o approccio semi‑automatico con script e istruzioni chiare.
4. Formazione: micro‑guida di 1 pagina con posizione dell’editor firme e uso del pulsante Firma per la selezione rapida.
5. Monitoraggio dei canali Current/Monthly Enterprise per cogliere i miglioramenti annunciati.

Checklist pre‑go‑live

• Template validato su Nuovo Outlook e principali client destinatari.
• Hosting immagini pronto con uptime e performance adeguati.
• Procedure per varianti multiple (firma completa/breve) pubblicate.
• Guida utente con passaggi illustrati per la sostituzione firma.
• Disaster recovery: fallback al client classico in caso di criticità.

Tornare temporaneamente al client classico

Se le limitazioni interrompono il flusso di lavoro, valuta il ritorno temporaneo al client classico disattivando l’interruttore del Nuovo Outlook. Comunica agli utenti che le firme salvate nel cloud resteranno disponibili in OWA/Nuovo Outlook quando si tornerà a usarlo.

Domande frequenti

Posso mantenere il mio font personalizzato?

Consigliamo font di sistema. I font personalizzati via @font-face vengono ignorati o sostituiti; meglio specificare una pila di fallback (es. Arial, Helvetica, sans‑serif).

Posso usare tabelle a due colonne?

Sì, ma la robustezza cala. Per massima compatibilità, usa una colonna e gestisci la gerarchia visiva con grassetto, colore e spaziature.

Perché l’editor rimuove alcuni stili?

Il Nuovo Outlook uniforma gli stili per garantire sicurezza e coerenza cross‑client. Gli stili non supportati vengono scartati o convertiti in inline di base.

Le immagini incorporate funzionano?

In modo non sempre affidabile. L’hosting esterno via HTTPS è la strada più stabile; definisci dimensioni fisse e alt text.

Come gestisco più firme per lingue diverse?

Crea firme separate nell’editor nativo e usa il pulsante Firma per scegliere quella corretta. In ambito enterprise, imposta regole con una soluzione centralizzata.

Raccomandazioni finali

1. Standardizza una firma HTML leggera con larghezza massima 600 px e stili inline.
2. Distribuisci la firma con strumenti centralizzati o script di supporto per ridurre l’onere sugli utenti.
3. Forma gli utenti su editor firme del Nuovo Outlook e uso del pulsante Firma per cambiare rapidamente variante.
4. Monitora le release notes dei canali di aggiornamento per attivare al più presto le novità su import e editor.

Seguendo queste prassi si mitiga l’impatto delle limitazioni attuali, mantenendo un aspetto professionale e coerente nelle comunicazioni aziendali e preparandosi all’adozione completa delle future funzionalità del Nuovo Outlook.

---

Appendice: reference rapido

Cause tecniche in sintesi

• Firme nel cloud; i vecchi .htm locali non vengono letti.
• Motore di rendering allineato al web con HTML semplificato e stili inline.
• Porting funzionalità in corso; alcuni comandi del classico non sono presenti.

Workaround chiave

• Ricrea la firma nell’editor nativo.
• Usa trascinamento da Word/Outlook classico per preservare formattazione.
• Semplifica l’HTML, una sola tabella, bordi definiti.
• Hosta le immagini via HTTPS e linkale nella firma.
• Seleziona la firma dal pulsante Firma in composizione.
• Aggiorna il client e verifica la sincronizzazione per evitare perdite.
• Per le aziende, valuta strumenti di gestione centralizzata.
• Se necessario, ripristina temporaneamente il client classico.

Questa guida è aggiornata allo stato del 1 ottobre 2025 e riflette le pratiche operative più efficaci per l’ecosistema Nuovo Outlook/Outlook on the Web.