In Outlook per Windows lo Scheduling Assistant non mostra le disponibilità “Occupato/Libero” dei colleghi, mentre in Outlook Web tutto funziona? Segui questa guida pratica: individua la causa sul client, risolvi cache e profili, valida Autodiscover e ripristina il servizio Availability.
Panoramica e contesto
Il problema si manifesta su un singolo utente con Outlook per Windows: nello Scheduling Assistant non vengono restituiti i blocchi di agenda (busy/free) dei colleghi. Dallo stesso PC, però, la visualizzazione su Outlook Web è corretta. Inoltre, anche aggiungendo manualmente i calendari nella sezione Calendario di Outlook per Windows, la disponibilità continua a non comparire. Tutto ciò indica che l’anomalia è locale al client desktop e non riguarda l’account Exchange/Microsoft 365 o i permessi lato server.
Come funziona la disponibilità in Outlook (in breve)
Quando digiti i partecipanti in un invito e apri lo Scheduling Assistant, Outlook interroga il servizio Availability di Exchange per ottenere i segmenti “Occupato”, “Libero”, “Provvisorio” e “Fuori sede”. L’endpoint corretto viene individuato tramite Autodiscover. Su Outlook per Windows questi passaggi si appoggiano a più componenti locali (cache del profilo, file OST, suggerimenti di completamento automatico, eventuali componenti aggiuntivi), ognuno dei quali, se danneggiato o disallineato, può interrompere la catena di richiesta/risposta. Il fatto che Outlook Web funzioni già esclude quasi sempre problemi di permessi sul calendario e sposta l’attenzione su cache, profilo e connettività del client.
Percorso di risoluzione rapida
- Ripulisci la voce in Autocomplete: in un nuovo invito, digita il nome del collega, fai clic sulla X accanto al suggerimento in cache, poi su To… (A→Z) e seleziona il contatto dalla Rubrica Globale. Verifica se ora lo Scheduling Assistant mostra i dati.
- Verifica gli aggiornamenti di Outlook: File → Account di Office → Opzioni di aggiornamento → Aggiorna adesso. Un client non aggiornato può presentare bug già corretti.
- Disattiva temporaneamente la modalità cache: File → Impostazioni account → Impostazioni account…, seleziona l’account Exchange, Modifica e togli la spunta a Usa modalità cache. Riavvia Outlook e riprova lo Scheduling Assistant. Se così funziona, la radice del problema è nella cache locale (OST, OAB o suggerimenti).
Procedura dettagliata e motivata
Pulisci correttamente Autocomplete (e perché serve)
Il completamento automatico conserva una traccia “rapida” dei destinatari usati in passato. A volte quella traccia punta a un oggetto non più allineato (vecchio indirizzo, alias deprecato, contatto di rubrica locale, entry di cache danneggiata). Rimuovere la voce e prelevare il collega dalla Rubrica Globale forza Outlook a usare l’oggetto directory corretto, aggiornato, che a sua volta referenzia il calendario giusto.
- In alternativa, puoi svuotare l’intero elenco da File → Opzioni → Posta → Invia messaggi → Svuota elenco Suggerimenti (consigliato solo se accetti di perdere tutti i suggerimenti).
Aggiorna Outlook
Correzioni del canale mensile possono riguardare lo Scheduling Assistant, la connettività MAPI/HTTP o il rendering dei calendari condivisi. Aggiornare elimina dalla diagnosi possibili bug già risolti e allinea librerie e provider.
Test senza cache: isola il problema
La modalità cache (Use Cached Exchange Mode) memorizza localmente molte informazioni, inclusi file OST, OAB (Rubrica offline), impostazioni e suggerimenti. Se lo Scheduling Assistant rifunziona in modalità online, significa che la cache è coinvolta. Procedi allora con i ripristini mirati elencati sotto.
Ricostruisci il file OST
Un OST corrotto può impedire la corretta risoluzione dei partecipanti e la consultazione della disponibilità. La ricostruzione è indolore: l’OST verrà rigenerato dal server dopo il primo avvio.
- Chiudi Outlook.
- Apri Pannello di Controllo → Posta → File di dati, seleziona l’account e clicca su Apri percorso file.
- Rinomina il file
.ost(es.nomeprofilo.ost.bak). - Riapri Outlook e attendi la sincronizzazione iniziale. Quando il client è “Connesso a Microsoft Exchange”, prova lo Scheduling Assistant.
Perché funziona: rinominando l’OST costringi Outlook a rigenerare indici e tabelle locali eliminando eventuali corruzioni.
Reimposta la cache free/busy (versioni fino a Outlook 2016)
Sulle versioni classiche fino a Outlook 2016 è disponibile lo switch per ripulire le informazioni di disponibilità locali.
outlook.exe /cleanfreebusy
Esegui il comando a client chiuso, attendi l’avvio e riprova lo Scheduling Assistant.
Avvia Outlook in modalità provvisoria
Componenti aggiuntivi (add-in) che interagiscono con calendario o destinatari possono interferire con le richieste al servizio Availability.
outlook.exe /safe
Se in modalità provvisoria la disponibilità torna a vedersi, disabilita gli add-in sospetti da File → Opzioni → Componenti aggiuntivi (gestisci Componenti aggiuntivi COM) e riattivali uno a uno per individuare il responsabile.
Reimposta il profilo di Outlook (quando serve)
Se dopo ricostruzione dell’OST e della cache il problema persiste, crea un nuovo profilo, che rigenera tutte le impostazioni (account, servizi, chiavi di profilo, mapping delle cartelle).
- Chiudi Outlook.
- Pannello di Controllo → Posta → Mostra profili → Aggiungi…
- Configura l’account Exchange/Microsoft 365 (l’Autodiscover compilerà automaticamente i parametri).
- Imposta “Richiedi un profilo” o “Usa sempre questo profilo” e avvia Outlook con il nuovo profilo.
Se col profilo nuovo lo Scheduling Assistant funziona, puoi rimuovere quello precedente.
Controlli lato servizio utili (anche se Outlook Web funziona)
Il fatto che la disponibilità funzioni nel browser sposta la diagnosi sul client, ma alcuni controlli lato tenant/ambiente sono comunque preziosi per completare il quadro.
- Test su Outlook Web (già verificato): se anche qui mancasse la disponibilità, il problema sarebbe quasi certamente di permessi sul calendario del collega oppure di pubblicazione delle informazioni.
- Permessi del calendario del collega: a carico dell’amministratore, con i comandi PowerShell di esempio: Get-MailboxFolderPermission -Identity “NomeCognome:\Calendar” Il livello predefinito “Default” in molte organizzazioni è AvailabilityOnly (solo Occupato/Libero); se è stato impostato None, nessuno vedrà i blocchi. Per assegnare la visibilità base: Set-MailboxFolderPermission -Identity “NomeCognome:\Calendar” -User Default -AccessRights AvailabilityOnly
- Autodiscover: da client, premi CTRL e fai clic con il tasto destro sull’icona di Outlook nell’area di notifica, poi Test automatiche configurazioni posta… e verifica che l’endpoint Autodiscover restituito sia quello atteso. Endpoint errati o sovrascritti da profili precedenti possono indirizzare Outlook a servizi non validi, rompendo la consultazione della disponibilità.
- Stato connessione di Outlook: sempre dal menu nascosto (CTRL+clic destro sull’icona), apri Stato connessione e controlla che le voci Directory/Mailbox siano “Connesso” (MAPI/HTTP o HTTP) senza errori ricorrenti.
Altre azioni consigliate
| Passo | Perché può aiutare |
|---|---|
| Ricostruire il file OST | Ripristina indici locali che possono impedire la lettura della disponibilità. |
| Outlook /cleanfreebusy | Reinizializza la cache di free/busy sulle versioni fino a Outlook 2016. |
| Test di connettività su Outlook Web | Se la problematica ricompare anche sul web, rivedere i permessi sul calendario del collega (Get-MailboxFolderPermission). |
| Controllare l’Autodiscover | Un endpoint errato può bloccare la chiamata al servizio Availability. |
Tabella decisionale: sintomo → causa → azione
| Sintomo | Causa probabile | Azione consigliata |
|---|---|---|
| Disponibilità assente per un solo collega | Voce Autocomplete obsoleta o contatto locale non allineato | Rimuovi suggerimento, seleziona dalla Rubrica Globale |
| Disponibilità assente per tutti i colleghi (solo su desktop) | Cache OST/OAB corrotta | Disattiva cache per test, ricostruisci OST |
| Scheduling Assistant mostra “Nessuna informazione” | Autodiscover errato o add-in interferente | Verifica Autodiscover; avvia in /safe; disabilita add-in |
| Outlook Web ok, desktop no | Profilo danneggiato | Crea nuovo profilo da “Posta” nel Pannello di Controllo |
| Disponibilità assente anche sul Web | Permessi calendario o policy tenant | Verifica con Get-MailboxFolderPermission; imposta AvailabilityOnly |
Buone pratiche e controlli aggiuntivi
- Scarica cartelle condivise: nelle impostazioni dell’account, scheda Altro → Avanzate, prova a togliere/riattivare “Scarica cartelle condivise”. Un refresh forzato talvolta sblocca la lettura dei calendari condivisi.
- Finestra temporale: verifica che l’intervallo di visualizzazione (range) dello Scheduling Assistant copra i giorni d’interesse; a volte il problema è percepito solo perché si osserva una fascia fuori orario di lavoro o una settimana diversa.
- Orari di lavoro: impostazioni File → Opzioni → Calendario non influiscono sulla presenza dei blocchi, ma sul loro colore/orario. Non confondere l’assenza di blocchi con la semplice colorazione diversa.
- Policy di conservazione: in ambienti con archiviazione/retention aggressive, assicurati che non vengano spostati elementi del calendario recenti causando gap nella pubblicazione.
- Proxy/Ispezione SSL: alcuni proxy che effettuano HTTPS inspection sui domini di servizio di Microsoft 365 possono interferire con Autodiscover o Availability. Valuta un bypass per gli endpoint di Exchange Online, se applicabile alla tua rete.
- Assistente di supporto e ripristino: lo strumento SaRA può diagnosticare e correggere automaticamente profili e connettività del client Outlook.
Diagnosticare con metodo: la checklist in 5 minuti
- Autocomplete: elimina il suggerimento e scegli dalla Rubrica Globale.
- Outlook aggiornato: esegui “Aggiorna adesso”.
- Cache OFF: disattiva modalità cache e prova lo Scheduling Assistant.
- Ricostruzione: se con cache OFF funziona, ricostruisci l’OST e riattiva la cache.
- Autodiscover: esegui il test dal menu nascosto dell’icona di Outlook, verifica endpoint e, se necessario, crea un nuovo profilo.
FAQ rapide
Vedo solo alcuni blocchi “Occupato”, altri restano grigi. Perché?
Quasi sempre è un mix di cache locale e Autocomplete: il collega è stato selezionato da un riferimento vecchio. Cancella il suggerimento e riprova prendendolo dalla Rubrica Globale. Se persiste, ricostruisci l’OST.
Il problema si presenta solo con caselle risorsa (sale, auto, strumenti). È normale?
Le mailbox risorsa hanno spesso permessi personalizzati. Se il web è ok e il desktop no, resta valido l’iter sul client. Se manca anche sul web, verifica il livello Default del calendario risorsa e valuta l’impostazione AvailabilityOnly o un accesso “Lettore” ai gruppi interessati.
Il nuovo profilo ha risolto. Posso rimuovere quello vecchio?
Sì. Prima verifica di avere rimesso firme, regole e voci personalizzate (alcune sono roaming, altre locali). Poi elimina il profilo precedente da Posta → Mostra profili.
Devo toccare il Registro di sistema?
No, la diagnosi standard non richiede modifiche al Registro. Intervieni solo se guidato da un amministratore esperto.
Esempi di comandi utili (amministratori)
# Verifica permessi di un calendario
Get-MailboxFolderPermission -Identity "NomeCognome:\Calendar"
Imposta visibilità base (solo Occupato/Libero) per tutti
Set-MailboxFolderPermission -Identity "NomeCognome:\Calendar" -User Default -AccessRights AvailabilityOnly Quando aprire un ticket al reparto IT
Se, dopo i passaggi client, il problema persiste solo su Outlook per Windows:
- Allega screenshot di Stato connessione e del Test automatiche configurazioni posta….
- Indica versione di Outlook (File → Office Account), canale e build.
- Specifica gli step già eseguiti (Autocomplete, cache OFF, OST ricostruito, profilo nuovo).
- Segnala se il problema coinvolge risorse specifiche (sale/attrezzature) o solo alcune mailbox.
Risultato atteso
Dopo i passaggi proposti, Outlook per Windows deve tornare a interrogare correttamente il servizio Availability di Exchange e lo Scheduling Assistant deve mostrare i blocchi “Occupato”, “Libero”, “Provvisorio” e “Fuori sede” dei colleghi, in allineamento con quanto già visibile su Outlook Web. Se la visualizzazione è coerente tra web e desktop, il comportamento è ripristinato.
Riepilogo operativo (one‑pager)
- Autocomplete: cancella e scegli dalla GAL.
- Aggiorna Outlook: porta il client all’ultima build.
- Cache OFF → Test: se funziona, la cache è la causa.
- Ricostruisci OST e riattiva la cache.
- /cleanfreebusy (fino a Outlook 2016) e Outlook in /safe per escludere add-in.
- Nuovo profilo se la corruzione è più ampia.
- Autodiscover & permessi: convalida endpoint e diritti, specie se il problema si estende oltre il singolo utente.
Nota finale: la maggior parte dei casi si risolve senza interventi lato server. La chiave è partire dai suggerimenti (Autocomplete), validare la connettività (Autodiscover) e sanare le cache locali (OST/profilo). Un approccio ordinato riduce i tempi di fermo e ripristina la pianificazione condivisa in pochi passaggi mirati.