In alcuni account Hotmail/Outlook.com, con il client New Outlook per Windows e macOS, i messaggi non letti finiscono direttamente in Posta eliminata. Qui trovi una guida pratica e completa per identificarne la causa (quasi sempre regole o “Ignora conversazione”) e risolvere in modo definitivo.
Panoramica del problema
Alcuni utenti che hanno migrato a New Outlook hanno notato una dinamica anomala: email appena ricevute risultano già spostate nel Cestino (Posta eliminata) senza essere mai state aperte. Il comportamento si manifesta spesso da tempo, in modo intermittente, e colpisce in particolare gli stessi mittenti o le stesse conversazioni.
Questa situazione porta a tre conseguenze scomode: perdita di messaggi importanti, confusione nell’analisi delle cause (si pensa a un bug del client) e dispersione di tempo tra impostazioni locali, portale web e dispositivi mobili connessi allo stesso account.
Perché accade
Nel 90% dei casi la causa non è un malfunzionamento del programma ma un mix di regole ereditate o duplicate e di funzioni di smistamento poco visibili. Ecco le cause più comuni:
- Regole lato server (Outlook sul web/Outlook.com): possono essere state create nel tempo tramite funzioni come Pulizia/Sweep, filtri o regole web-only. Restano attive anche se nel client locale non risultano o sembrano disattivate.
- Regole duplicate o corrotte dopo migrazioni: il passaggio da “Outlook classico” a New Outlook può aver replicato vecchie regole o conservarne frammenti, con effetti inattesi (es. priorità diverse, azioni su mittenti specifici, condizioni parziali).
- Ignora conversazione: se attivo su un thread, tutti i futuri messaggi della conversazione vengono automaticamente deviati o eliminati. Spesso è stato premuto per errore dalla barra Elimina.
- Azioni rapide su mobile (swipe): un gesto “Elimina” configurato come azione predefinita può scattare d’istinto, spostando i messaggi e sincronizzando l’azione su tutti i client.
- Add-in e filtri di terze parti (inclusi antivirus): alcuni moduli “puliscono” l’Inbox spostando o cancellando automaticamente in base a regole interne.
- Confusione tra Posta indesiderata e Posta eliminata: un filtro aggressivo o una vecchia regola che “segnala come indesiderata e sposta/elimina” può far credere a un bug di Posta eliminata mentre è una categoria diversa a scattare.
Soluzione rapida
Se devi ripristinare subito il flusso di messaggi in Posta in arrivo, esegui questa checklist in ordine:
- Disattiva tutte le regole in New Outlook e in Outlook sul web.
- Interrompi “Ignora conversazione” su almeno una delle email coinvolte.
- Controlla altri dispositivi (smartphone/tablet) e disattiva swipe “Elimina” come azione predefinita se non necessario.
- Temporaneamente disabilita add-in/antivirus che manipolano la posta, per escludere interferenze.
- Invia mail di test da uno dei mittenti “problematici” e verifica il comportamento.
Procedura guidata consigliata
Di seguito una procedura sistematica che ha portato alla soluzione in un caso reale molto simile.
Rivedere tutte le regole
Dove: New Outlook e Outlook sul web.
Cosa fare:
- Apri Impostazioni › Posta › Regole e disattiva o elimina ogni regola che sposta messaggi in Posta eliminata o Posta indesiderata, oppure che contiene azioni “Elimina”/“Elimina definitivamente”.
- Presta attenzione a regole con condizioni “Mittente contiene”, “Oggetto contiene” o “Per parole specifiche” applicate a mittenti ricorrenti.
- Se non sei sicuro, disattiva tutte le regole e riattivale una alla volta in seguito.
Controllare “Ignora conversazione”
Dove: New Outlook.
Cosa fare:
- Apri la cartella Posta eliminata.
- Seleziona un messaggio di una conversazione interessata.
- Vai su Home › Elimina › Interrompi ignoramento.
Questa azione rimuove lo stato di “ignorata” per l’intero thread e consente ai messaggi futuri di rientrare nella Posta in arrivo.
Eliminare regole residue lato web
Dove: Outlook sul web (Outlook.com).
Cosa fare:
- Accedi alle Impostazioni, apri Posta e poi Regole.
- Rivedi anche le regole create con Pulizia/Sweep o altre azioni automatizzate: sono tipicamente regole “web-only” che non compaiono nel client o compaiono con nomi generici.
- Elimina o disattiva qualsiasi regola che sposti o elimini messaggi dei mittenti coinvolti.
Verifiche aggiuntive
Dove: tutti i client connessi (desktop, web, mobile).
- Disattiva add-in non essenziali e filtri antivirus che leggono o muovono messaggi.
- Su smartphone, verifica le azioni rapide di scorrimento (swipe): se “Elimina” è assegnato al gesto più usato, valuta di sostituirlo con “Archivia” o “Segna come letto”.
- Controlla eventuali automatismi del telefono (routine, automazioni, app di terzi) che interagiscono con la posta.
Tabella di marcia sintetica
| Passaggio | Azione | Dove farla |
|---|---|---|
| Rivedere le regole | Aprire Impostazioni › Posta › Regole ed eliminare o disattivare ogni regola che sposti messaggi in Posta eliminata o Posta indesiderata. | New Outlook e Outlook sul web |
| Controllare “Ignora conversazione” | Aprire Posta eliminata Selezionare un messaggio coinvolto Home › Elimina › Interrompi ignoramento | New Outlook |
| Eliminare regole residue | Dopo la revisione in locale, ripetere la verifica dal portale: talvolta esistono regole web‑only (es. Pulizia/Sweep). | Outlook sul web |
| Verifiche aggiuntive | Disattivare eventuali plug‑in o filtri antivirus Controllare su smartphone le azioni di scorrimento: una configurazione errata può spostare/eliminare i messaggi e sincronizzare l’azione su tutti i dispositivi | Tutti i client connessi |
Differenze tra Posta eliminata, Posta indesiderata e Archivia
- Posta eliminata: è il cestino. I messaggi qui sono in attesa di eliminazione definitiva; alcune impostazioni possono svuotarla automaticamente dopo un certo periodo o all’uscita.
- Posta indesiderata: contiene messaggi classificati come spam. Se noti molti falsi positivi, ripristina il livello del filtro su Standard.
- Archivia: sposta i messaggi fuori dalla Posta in arrivo senza eliminarli. È l’alternativa consigliata a Elimina negli swipe su mobile.
Come verificare che la correzione funzioni
- Invia tre email di test:
- Una da un mittente abitualmente colpito.
- Una con oggetto generico senza parole chiave.
- Una con allegato (per escludere regole legate agli allegati).
- Monitora la Posta in arrivo: tutte e tre devono arrivare correttamente.
- Riattiva le regole una alla volta: ogni 10–15 minuti, controlla che nulla finisca nel cestino.
- Controlla da web e da mobile: verifica la coerenza tra client.
Recuperare email finite in Posta eliminata
Se temi di aver perso messaggi, procedi così:
- Apri Posta eliminata e ripristina gli elementi importanti in Posta in arrivo o nella cartella corretta.
- Se la cartella è stata svuotata, cerca l’opzione Ripristina elementi eliminati (se disponibile per il tuo account) e recupera i messaggi recenti.
- Configura un avviso di notifica temporaneo per i mittenti critici, così da controllare subito eventuali anomalie.
Buone pratiche per prevenire il problema
- Meno è meglio: conserva solo le regole indispensabili.
- Nomi descrittivi: es. “Sposta newsletter di Contoso in Newsletter” anziché “Regola 1”.
- Evita azioni distruttive: preferisci “Sposta in cartella” a “Elimina definitivamente”.
- Priorità chiara: se due regole possono toccare lo stesso messaggio, uniscile o assicurati che l’ordine sia esplicito.
- Filtro indesiderata su Standard: riduce i falsi positivi senza indebolire la protezione.
- Swipe sicuri su mobile: assegna “Archivia” e “Segna come letto” invece di “Elimina”.
- Revisione periodica: ogni 3–6 mesi esporta e controlla le regole, in particolare dopo aggiornamenti o migrazioni.
Diagnostica avanzata
Conflitti tra regole
Due regole possono entrare in conflitto se entrambe si applicano allo stesso messaggio. Per esempio, una regola “Sposta i messaggi da mittente@dominio.com in Progetti” e una regola “Se oggetto contiene Fattura, elimina” possono agire in sequenza causando cancellazioni inattese. Ordina le regole in modo che prima si applichino quelle conservative (smistamento) e poi quelle più restrittive.
Regole lato server vs lato client
Le regole lato server (create sul web) si applicano anche quando il PC è spento; quelle lato client (storiche del classico) richiedono che il client sia in esecuzione. Con New Outlook la distinzione si assottiglia, ma regole e “Pulizia/Sweep” sul web restano prioritarie per evitare comportamenti imprevisti.
Azioni nascoste di “Pulizia/Sweep”
Le opzioni di Pulizia consentono, ad esempio, di mantenere solo l’ultimo messaggio di un mittente ed eliminare i precedenti, oppure di cancellare automaticamente email più vecchie di X giorni. Se attivate in passato, continuano a lavorare in background fino a quando non vengono rimosse esplicitamente.
Indicazioni per gli add-in
In ambito aziendale o con suite di sicurezza personali, moduli antispam/antiphishing possono marcare o spostare messaggi. Per test, disabilita gli add-in non essenziali e valuta gli effetti per 24–48 ore; poi riattivali uno alla volta.
FAQ
Perché accade solo con alcuni mittenti?
Perché le regole spesso usano condizioni su mittente, dominio o parole chiave ricorrenti. Anche “Ignora conversazione” colpisce solo il thread selezionato.
È un bug di New Outlook?
Nel caso esaminato no: la causa era una combinazione di regole pregresse e “Ignora conversazione”. Una pulizia completa ha risolto definitivamente.
Devo disinstallare o reinstallare Outlook?
In genere non serve. La radice del problema sta nei criteri lato server o nelle impostazioni del profilo, non nei binari del client.
Conviene ripartire da zero con le regole?
Se la situazione è confusa, sì: esporta un elenco di ciò che ti serve, elimina tutto, quindi ricrea solo 2–3 regole chiave con nomi chiari.
“Blocca mittente” è equivalente a “Ignora conversazione”?
No. “Blocca” marca come indesiderata da quel mittente; “Ignora” applica l’azione all’intera conversazione indipendentemente dal mittente, finché non interrompi l’ignoramento.
Riepilogo del caso reale
Dopo avere cancellato tutte le regole (sia nel client sia nel portale web) e disattivato l’opzione “Ignora conversazione”, uno dei mittenti abitualmente coinvolti è tornato a comparire correttamente nella casella Posta in arrivo. Questo conferma che la causa non era un bug del programma, ma regole pregresse e, in alcuni casi, l’uso involontario di “Ignora”. La soluzione è stata una pulizia completa delle regole e la verifica delle impostazioni su tutti i dispositivi.
Checklist stampabile
| Controllo | Dettaglio | Stato |
|---|---|---|
| Regole client | Impostazioni › Posta › Regole (New Outlook) | ▢ |
| Regole web | Impostazioni › Posta › Regole, inclusa Pulizia/Sweep (Outlook sul web) | ▢ |
| Ignora conversazione | Home › Elimina › Interrompi ignoramento | ▢ |
| Swipe su mobile | Azioni rapide configurate su “Archivia” anziché “Elimina” | ▢ |
| Add-in/Antivirus | Disattivazione in prova di moduli che spostano/eliminano email | ▢ |
| Filtro indesiderata | Impostato su livello “Standard” | ▢ |
| Test finali | Invio email di prova da mittenti critici | ▢ |
Modello per nominare bene le regole
Usa nomi brevi e parlanti, così è chiaro cosa fanno e in che ordine devono agire:
- [Smistamento] Newsletter → Cartella “Newsletter”
- [Clienti] Dominio contoso.com → Cartella “Clienti\Contoso”
- [Sicurezza] Allegati eseguibili → Segnala + Sposta in “Revisione”
Evita nomi generici (“Regola 1”, “Regola 2”) e descrivi sempre condizione e azione.
Conclusione
L’autospostamento della posta non letta in Posta eliminata in New Outlook è quasi sempre riconducibile a regole ereditate (client o web) e/o all’attivazione accidentale di Ignora conversazione. Una revisione accurata su New Outlook, su Outlook sul web e sui dispositivi mobili, seguita da buone pratiche di gestione delle regole, consente di ripristinare il flusso corretto e prevenire recidive. Mantieni poche regole essenziali, assegna nomi chiari, limita le azioni distruttive e preferisci l’archiviazione alla cancellazione. In questo modo riduci i falsi positivi, migliori la visibilità dei messaggi importanti e rendi più affidabile la tua casella di posta.
Suggerimenti finali
- Conserva solo le regole indispensabili e assegna nomi descrittivi; le migrazioni da “Outlook classico” a “New Outlook” possono duplicare o corrompere regole datate.
- Mantieni il filtro Posta indesiderata sul livello predefinito (Standard) per ridurre i falsi positivi.
- Se usi Outlook anche su smartphone, controlla le azioni rapide di scorrimento (swipe actions): una configurazione sbagliata può eliminare i messaggi e sincronizzare l’eliminazione su tutti i dispositivi.
In sintesi, l’autospostamento era dovuto a regole pregresse (e in alcuni casi al comando “Ignora”), non a un bug del programma; una pulizia completa delle regole ha risolto definitivamente il problema.