Nuovo Outlook: mostrare sempre Ccn e Auto‑BCC (stato, soluzioni e best practice)

Nel nuovo Outlook il campo Ccn non è visibile per impostazione predefinita e l’Auto‑BCC non è più un’opzione integrata. Questa guida spiega come mostrare sempre Ccn e come ottenere un Auto‑BCC affidabile con soluzioni lato server, add‑in o, in casi particolari, tornando a Outlook classico.

Indice

Visualizzare sempre il campo Ccn nel nuovo Outlook

Nel “nuovo Outlook” per Windows e macOS (One Outlook su base web) il campo Ccn non compare in automatico nella finestra di composizione. La buona notizia: puoi renderlo permanente con un’impostazione semplice e duratura.

Procedura passo‑passo

Apri Impostazioni (icona a ingranaggio in alto a destra).
Seleziona Mail ▸ Componi e rispondi.
Nella sezione Formato del messaggio attiva l’opzione Mostra sempre Ccn (Always show BCC).
Premi Salva.

Da questo momento il campo Ccn viene visualizzato in tutte le nuove e‑mail, risposte e inoltri, senza doverlo attivare manualmente ogni volta.

Perché conviene “Mostra sempre Ccn”

Coerenza operativa: chi lavora con CRM, newsletter o pratiche che richiedono audit trova sempre il campo a portata di mano.
Riduzione errori: evita l’uso improprio di “Cc” quando si intendeva “Ccn”, preservando la riservatezza dei destinatari.
Velocità: elimina un clic ricorrente nella composizione.

Se non trovi l’opzione

Account gestito: alcune organizzazioni limitano la personalizzazione dell’interfaccia. In tal caso contatta l’amministratore IT.
Interfaccia diversa: la gerarchia dei menu può variare leggermente, ma l’opzione “Mostra sempre Ccn” resta nell’area di composizione.

Aggiungere automaticamente un indirizzo in Ccn (Auto‑BCC)

Nel nuovo Outlook non esiste al momento un’impostazione nativa per inserire automaticamente un indirizzo in Ccn in ogni messaggio. Questa funzione era attuabile nel client classico tramite regole, macro o componenti aggiuntivi, ma la versione moderna ha un’architettura differente e più sicura (niente macro VBA locali, add‑in di tipo web anziché VSTO, regole utente più limitate).

Stato attuale della funzione

Funzionalità nativa assente: non c’è uno switch “Auto‑BCC” nelle impostazioni utente.
Macro VBA non supportate: il nuovo client è basato su WebView2 e non esegue macro.
Regole personali limitate: le regole lato utente consentono inoltri o reindirizzi, ma non applicano un Ccn locale prima dell’invio.

Soluzioni alternative praticabili

Scenario	Soluzione praticabile	Note
Tenant Microsoft 365 / Exchange Online	Richiedi all’amministratore di creare una Mail Flow Rule (regola di trasporto) che aggiunga come copia nascosta l’indirizzo desiderato (es. CRM) a tutti i messaggi in uscita dal tuo account.	Agisce lato server e non dipende dal client; funziona anche da mobile e da Outlook sul web.
Account personale Outlook.com / Gmail / IMAP	Usa un add‑in di terze parti compatibile con il nuovo Outlook (componenti aggiuntivi web) per applicare un Auto‑BCC.	Valuta attentamente costi, privacy e compatibilità.
Solo PC Windows, necessario client offline	Torna temporaneamente a Outlook classico (desktop “legacy”) e applica una regola/macro dedicata, se proprio indispensabile.	Soluzione transitoria in attesa di un’eventuale integrazione nativa nel nuovo Outlook.

Consiglio privacy: prima di configurare un Auto‑BCC verifica le policy aziendali e le normative (es. GDPR). L’invio sistematico di copie occulte può richiedere informativa, consenso o una base giuridica specifica.

Procedura consigliata: Auto‑BCC lato server in Microsoft 365

Se la tua casella risiede in Exchange Online, la scelta più robusta e trasparente è una regola di flusso applicata dal server. In questo modo l’Auto‑BCC non dipende dal dispositivo o dal client utilizzato.

Vantaggi principali

Affidabilità: agisce su tutti i messaggi in uscita, a prescindere da Windows, macOS, web o mobile.
Sicurezza: nessuna macro locale, nessun componente aggiuntivo con accesso alla posta.
Audit: le modifiche sono tracciabili e gestite centralmente dal team IT.

Impostazione tipica della regola (a cura dell’amministratore)

Aprire il centro di amministrazione Exchange con un account con privilegi adeguati.
Accedere a Flusso di posta ▸ Regole.
Creare una nuova regola con condizioni del tipo: “Se il mittente è <utente/gruppo>” oppure “Se il mittente appartiene al dominio <tuo‑dominio>”.
Aggiungere l’azione: “Aggiungi questi destinatari Ccn” e specificare l’indirizzo (es. dropbox@crm.tuodominio o una casella archivio).
(Facoltativo) Aggiungere eccezioni: ad es. non applicare la regola verso indirizzi interni o in presenza di parole chiave sensibili.
Definire una priorità adeguata rispetto alle altre regole e salvare.
Testare con una casella pilota prima del roll‑out generale.

Controlli di conformità tecnica

Autenticazione: la regola si applica ai messaggi che passano da Exchange Online. Se invii e‑mail da un’applicazione o dispositivo esterno, verifica che usino la tua infrastruttura M365.
SPF/DKIM/DMARC: l’aggiunta di un destinatario in Ccn avviene lato server e in genere non altera firme o allineamenti, poiché non modifica gli header firmati; resta comunque buona pratica eseguire test di recapito.
Logging: chiedi all’amministratore se sono previsti log o report per verificare l’applicazione della regola.

Alternative con componenti aggiuntivi nel nuovo Outlook

Se non disponi di Exchange Online o non puoi coinvolgere l’IT, valuta un add‑in compatibile con il nuovo Outlook (basato su tecnologie web). Questi componenti si integrano nella finestra di composizione e possono aggiungere destinatari in Ccn.

Criteri di scelta

Compatibilità: assicurati che l’add‑in supporti espressamente il “nuovo Outlook”.
Modello dati: verifica il perimetro di accesso ai messaggi e la persistenza dei dati.
Gestione centralizzata: in ambito aziendale preferisci add‑in distribuibili e gestibili dall’amministratore.
Costi e SLA: considera licenze, limiti di volume, livelli di servizio e disponibilità di supporto.

Attenzione: i componenti aggiuntivi hanno accesso ai contenuti della posta. Valuta attentamente la fiducia nel fornitore e la conformità alle tue policy di sicurezza.

Uso transitorio di Outlook classico

In contesti in cui serve forzare localmente un Auto‑BCC e non sono praticabili né regole di trasporto né add‑in, è possibile utilizzare Outlook classico (desktop). Questa scelta è consigliabile solo come transizione, perché:

le macro VBA sono potenti ma espongono rischi di manutenzione e sicurezza;
le regole locali potrebbero non coprire tutti gli account o scenari (es. account Exchange moderni vs POP/IMAP);
non garantisce uniformità su dispositivi mobili e web.

Confronto tra Ccn, Cc, reindirizzo e inoltro

Meccanismo	Quando usarlo	Pro	Contro
Ccn	Inviare copia occulta a un archivio o CRM senza esporre l’indirizzo ad altri destinatari.	Riservatezza, semplicità.	Può creare duplicati se già previsto un inoltro.
Cc	Condivisione trasparente tra più partecipanti.	Tracciabilità chiara per tutti.	Espone indirizzi a tutti i destinatari.
Reindirizzo server‑side	Deviare la posta a un altro sistema mantenendo mittente originale.	Automazione centrale.	Non è una copia occulta; può spostare il flusso fuori dalla casella.
Inoltro	Inviare manualmente la conversazione a un terzo con commento.	Contestualizzazione.	Modifica il thread; meno discreto.

Checklist di implementazione

Abilita “Mostra sempre Ccn” nel nuovo Outlook.
Decidi la strategia Auto‑BCC: regola di trasporto (consigliata), add‑in, o uso transitorio del client classico.
Definisci l’indirizzo di destinazione (es. dropbox del CRM o casella di archivio dedicata).
Imposta eccezioni (interno, domini sensibili, allegati particolari).
Esegui test con caselle interne ed esterne.
Documenta la scelta e informa gli utenti su cosa avviene “dietro le quinte”.

Guida rapida per i test

Invia una mail di prova a un indirizzo esterno con oggetto [TEST AUTO‑BCC].
Verifica che la casella/CRM destinataria in Ccn abbia ricevuto la copia.
Rispondi alla mail e controlla che non si generino loop o duplicazioni.
Prova da mobile e da Outlook sul web per confermare l’azione server‑side.

Domande frequenti

Il nuovo Outlook avrà un’Auto‑BCC nativa?

Non è presente al momento. Le scelte più affidabili restano la regola di flusso lato server o, in alternativa, un add‑in compatibile.
Posso usare una regola utente per l’Auto‑BCC?

Le regole lato utente del nuovo Outlook non aggiungono destinatari in Ccn prima dell’invio. Consentono invece inoltri o reindirizzi in alcuni scenari. Per l’Auto‑BCC usa una regola server o un add‑in.
Le macro VBA funzionano nel nuovo Outlook?

No. Il nuovo Outlook non esegue macro VBA. Le macro sono disponibili solo nel client desktop classico.
L’Auto‑BCC rompe SPF/DKIM/DMARC?

Una regola server che aggiunge un Ccn non modifica di norma gli elementi firmati; in scenari standard l’autenticazione resta invariata. È comunque opportuno validare con test reali.
E se uso stampanti/scanner che inviano e‑mail?

Verifica che spediscano tramite l’infrastruttura Microsoft 365 con parametri coerenti. La regola server agirà solo sul traffico che attraversa Exchange Online secondo le policy del tenant.

Best practice di sicurezza e compliance

Principio di minimizzazione: invia in Ccn solo ciò che serve davvero al tuo flusso di lavoro.
Segmentazione: usa un indirizzo di archivio/CRM dedicato, distinto dalle caselle personali.
Audit e retention: allinea la conservazione dei messaggi alle politiche aziendali.
Informativa: se l’Auto‑BCC coinvolge dati personali, aggiorna le informative interne e, se necessario, quelle esterne.

Risoluzione problemi

Il campo Ccn non appare nonostante l’impostazione attiva

Riapri la finestra di composizione per ricaricare l’editor.
Controlla di essere nel profilo/account corretto.
Valuta se esistono criteri amministrativi che sovrascrivono l’interfaccia.

L’Auto‑BCC non scatta su alcune e‑mail

Conferma che l’invio passi da Exchange Online e non da un relay esterno.
Verifica condizioni ed eccezioni nella regola di flusso.
Controlla eventuali altre regole con priorità superiore.

La casella CRM riceve duplicati

Assicurati di non avere anche inoltri automatici paralleli.
Se il CRM già acquisisce la posta via journaling, evita l’Auto‑BCC ridondante.

Esempi di configurazione

Auto‑BCC per singolo utente

Condizione: mittente è “nome.cognome@azienda.tld”.
Azione: aggiungi Ccn “crm‑sales@azienda.tld”.
Eccezione: non applicare se il destinatario è interno (@azienda.tld).

Auto‑BCC per reparto

Condizione: mittente è membro del gruppo “Sales”.
Azione: aggiungi Ccn “sales‑archive@azienda.tld”.
Eccezione: se l’oggetto contiene “[PRIVATE]”, non applicare la regola.

Accorgimenti per chi lavora con i CRM

Indirizzo dropbox dedicato: usa l’indirizzo fornito dal CRM per l’archiviazione automatica delle conversazioni.
Deduplicazione: se il CRM importa anche la posta via IMAP/Graph, attiva i meccanismi anti‑duplicato.
Tagging: prevedi un prefisso oggetto (es. [CRM]) per facilitare le regole di eccezione.

Riepilogo operativo

Mostrare Ccn: Impostazioni ▸ Mail ▸ Componi e rispondi ▸ Mostra sempre Ccn → Salva.
Auto‑BCC: non è supportato nativamente; scegli tra:
1. Regola di flusso lato server (consigliata in Microsoft 365).
2. Add‑in di terze parti certificato per il nuovo Outlook.
3. Outlook classico con regola/macro, se non puoi adottare le opzioni precedenti.

Seguendo questi passaggi otterrai un’esperienza coerente: Ccn sempre visibile in composizione e, quando serve, un Auto‑BCC affidabile e conforme alle politiche aziendali.

Glossario minimo

Ccn (Bcc): copia carbone nascosta; i destinatari non vedono chi altro ha ricevuto la mail in Ccn.
Regola di flusso: automatismo applicato dal server di posta (Exchange Online) a messaggi in transito.
Add‑in: estensione che aggiunge funzioni all’interfaccia di Outlook, tipicamente basata su tecnologie web nel nuovo client.

Modello di comunicazione interna per l’utente finale

Puoi adottare il seguente testo per informare il team:

“Da oggi il campo Ccn è abilitato di default nel nuovo Outlook. Inoltre, per gli utenti del reparto Vendite, tutte le e‑mail in uscita sono automaticamente copiate in Ccn alla casella ‘sales‑archive@azienda.tld’ per finalità di archiviazione nel CRM. Non è richiesta alcuna azione da parte vostra. Per domande: supporto IT.”

Note sull’evoluzione della piattaforma

Il nuovo Outlook riceve aggiornamenti frequenti. Le voci di menu possono variare leggermente nel tempo; il principio resta immutato: l’opzione per mostrare sempre Ccn vive nelle impostazioni di composizione, mentre l’Auto‑BCC generale è una responsabilità del server o di add‑in specifici.

Conclusioni

Rendere sempre visibile il campo Ccn nel nuovo Outlook è immediato e migliora la produttività quotidiana. Per l’Auto‑BCC, invece, la via maestra è una regola di flusso lato server in Microsoft 365: è coerente, sicura e indipendente dal dispositivo. Quando il contesto non lo consente, valuta un add‑in affidabile o, come estrema ratio, l’uso temporaneo del client classico. Con queste indicazioni puoi garantire uniformità operativa e compliance senza complicare l’esperienza degli utenti.