Nuovo Outlook: ordinare automaticamente la Posta inviata per alias in Microsoft 365 (limiti, soluzioni e workaround)

Vuoi tenere ordinata la Posta inviata del “nuovo Outlook” quando spedisci da più alias? In questa guida pratica spiego limiti reali dell’interfaccia, perché non esistono regole “dopo l’invio” e come ottenere comunque un flusso di lavoro pulito e veloce con alternative efficaci: dal client Outlook classico a Quick Steps, categorie, VBA e—per chi desidera un’automazione cloud—Power Automate.

Indice

Panoramica: un solo account Microsoft 365 con più alias

Scenario tipico: hai un unico account Microsoft 365 (es. nome@azienda.com) al quale sono associati due alias (es. supporto@azienda.com e vendite@azienda.com). Dal nuovo Outlook puoi scegliere l’alias in Da/From durante la composizione; tuttavia, non esiste una regola “After sending” per smistare automaticamente in cartelle diverse i messaggi appena inviati a seconda dell’alias utilizzato.

Perché il nuovo Outlook non consente regole “dopo l’invio”

Regole solo per la posta in arrivo. Le regole offerte dalla nuova esperienza (basata su Outlook on the web) operano sull’arrivo dei messaggi, non sull’evento di invio.
Un alias non è un account distinto. A livello Exchange l’alias è un “indirizzo proxy” della stessa cassetta postale. Per questo le regole basate su “account” non distinguono i due indirizzi se resti nel nuovo Outlook.
Salvataggio predefinito in Posta inviata. L’app salva i messaggi inviati nella cartella standard Sent Items; non c’è, nell’interfaccia moderna, un’impostazione per cambiare dinamicamente la cartella di salvataggio in base all’alias usato.

Strategie alternative: quale scegliere

Se l’obiettivo è separare chiaramente i messaggi inviati per alias, ecco le opzioni con pro/contro e quando usarle.

Opzione	Come funziona	Pro	Contro	Consigliata se…
Passare a Outlook classico (desktop)	Nel client Win32 esiste la logica “dopo l’invio”; con VBA puoi impostare SaveSentMessageFolder per archiviare in cartelle diverse.	Automazione completa e affidabile; massima flessibilità.	Richiede il client desktop; le macro vanno firmate/abilitate.	Vuoi un flusso 100% automatico su PC aziendale.
Creare due account separati (niente alias)	Ogni indirizzo è una cassetta postale propria; ciascuna ha la Posta inviata dedicata.	Separazione perfetta, anche lato server.	Perdi la comodità dell’alias; più licenze/spazio; gestione più complessa.	Hai bisogno di isolamento amministrativo o retention diverse.
Categorie + ricerche salvate	Applica una categoria “Alias A/B” ai messaggi inviati; recuperali con ricerca/filtro.	Semplice; visibilità immediata; non richiede macro.	Passaggio manuale o semi‑automatico (Quick Step) dopo l’invio.	Ti basta un ordinamento visivo senza spostare file.
Quick Steps (solo desktop)	Un clic sposta la mail selezionata dalla Posta inviata alla cartella corretta.	Velocissimo e personalizzabile.	Resta un’azione manuale.	Spedisci molto da PC e vuoi rapidità senza macro.
Power Automate (cloud)	Un flusso si attiva all’invio e sposta il messaggio nella cartella indicata.	Automazione server‑side; non dipende dal PC acceso.	Serve configurazione e talvolta permessi aggiuntivi; cura nella lettura dell’alias.	Vuoi automazione senza client desktop.

Soluzioni pratiche nel nuovo Outlook (senza cambiare client)

Cartelle dedicate sotto “Posta inviata”

Vai in Posta inviata e crea due sottocartelle, ad es. Sent‑AliasA e Sent‑AliasB.
Quando invii da un alias, assegna subito una categoria (es. “Alias A”). Se lavori dal web client, puoi farlo anche aprendo il messaggio appena inviato.
Usa la ricerca con query del tipo: in:"Posta inviata" from:aliasA@azienda.com per ottenere l’elenco dei messaggi spediti con quell’indirizzo, quindi Seleziona tutto → Sposta nella cartella dedicata.

Consiglio: ripeti la ricerca spesso? Salvala o aggiungila ai Preferiti (se disponibile) in modo da richiamarla in un clic.

Flusso semi‑automatico con categorie

Definisci due categorie: Alias A (colore X) e Alias B (colore Y).
Dopo l’invio, apri il messaggio in Posta inviata, assegna la categoria corretta e (se vuoi) spostalo nella cartella corrispondente. In alternativa, mantienilo nella Posta inviata e usa il colore per riconoscerlo a colpo d’occhio.

È il compromesso più rapido se non vuoi cambiare client e non invii centinaia di messaggi al giorno.

Automazione completa con Outlook classico (Windows)

Se puoi usare Outlook desktop, ottieni la separazione automatica prima che il messaggio venga salvato in Posta inviata. Il principio è semplice: intercetti l’evento di invio e imposti la cartella di salvataggio in base all’alias scelto nel campo Da.

Preparazione: crea le cartelle bersaglio

In Outlook desktop, sotto Posta inviata, crea Sent‑AliasA e Sent‑AliasB.
Annota gli alias esatti che usi in invio (es. supporto@azienda.com, vendite@azienda.com).

Metodo consigliato: macro VBA nell’editor di Outlook

Questo metodo è affidabile perché legge l’indirizzo di From effettivo impostato per il messaggio. La macro è breve e non modifica i contenuti del messaggio: decide solo dove salvare la copia in uscita.

Passaggi di configurazione

In Outlook, premi ALT+F11 per aprire l’Editor VBA.
Naviga su Microsoft Outlook Objects → ThisOutlookSession.
Incolla il codice qui sotto e personalizza gli alias/cartelle.
Chiudi l’editor, riavvia Outlook.
Alla prima esecuzione, consenti le macro (meglio se firmate digitalmente in ambienti aziendali).

Codice VBA di esempio

' ThisOutlookSession

Option Explicit

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
On Error GoTo SafeExit
```
If TypeOf Item Is Outlook.MailItem Then
    Dim mail As Outlook.MailItem
    Set mail = Item

    ' --- Legge l'indirizzo effettivo usato nel campo From/Da ---
    Dim fromAddress As String
    fromAddress = LCase$(GetFromAddress(mail))

    ' --- Cartelle di destinazione (sottocartelle di Posta inviata) ---
    Dim ns As Outlook.NameSpace
    Set ns = Application.GetNamespace("MAPI")

    Dim sentRoot As Outlook.MAPIFolder
    Set sentRoot = ns.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)

    Dim fAliasA As Outlook.MAPIFolder
    Dim fAliasB As Outlook.MAPIFolder
    Set fAliasA = EnsureSubfolder(sentRoot, "Sent-AliasA")
    Set fAliasB = EnsureSubfolder(sentRoot, "Sent-AliasB")

    ' --- Routing in base all'alias ---
    If InStr(fromAddress, "supporto@azienda.com") > 0 Then
        Set mail.SaveSentMessageFolder = fAliasA
    ElseIf InStr(fromAddress, "vendite@azienda.com") > 0 Then
        Set mail.SaveSentMessageFolder = fAliasB
    Else
        ' Nessuna corrispondenza: lascia in Posta inviata standard
        Set mail.SaveSentMessageFolder = sentRoot
    End If
End If
```
SafeExit:
' Fall-through: non bloccare l'invio
End Sub

Private Function GetFromAddress(mi As Outlook.MailItem) As String
On Error Resume Next
Dim pa As Outlook.PropertyAccessor
Set pa = mi.PropertyAccessor
```
Dim addr As String

' PR_SENT_REPRESENTING_EMAIL_ADDRESS (Unicode)
addr = pa.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x0065001F")
If Len(addr) = 0 Then
    ' PR_SENDER_EMAIL_ADDRESS (Unicode) - fallback
    addr = pa.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x0C1F001F")
End If
If Len(addr) = 0 Then
    ' Ulteriore fallback
    addr = mi.SenderEmailAddress
End If

GetFromAddress = addr
```
End Function

Private Function EnsureSubfolder(parent As Outlook.MAPIFolder, name As String) As Outlook.MAPIFolder
On Error Resume Next
Dim f As Outlook.MAPIFolder
Set f = parent.Folders(name)
If f Is Nothing Then
Set f = parent.Folders.Add(name)
End If
Set EnsureSubfolder = f
End Function

Come funziona: prima dell’invio la macro rileva l’alias scelto e imposta la proprietà SaveSentMessageFolder. Il messaggio verrà salvato direttamente nella cartella giusta senza passaggi manuali o copie doppie.

Variazioni utili

Vuoi mantenere anche la copia in “Posta inviata” standard? SaveSentMessageFolder non duplica di per sé; per avere una seconda copia puoi aggiungere una regola “dopo l’invio” che copi nella cartella desiderata (nota: la distinzione per alias tramite regola può non funzionare; la macro resta il metodo più preciso).
Alias multipli. Aggiungi ElseIf InStr(fromAddress, "aliasN@azienda.com") > 0 Then ... per ognuno.
Shared mailbox/deleghe. Sostituisci sentRoot con la cartella “Posta inviata” della cassetta condivisa se vuoi archiviare lì.

Metodo alternativo: Quick Steps per smistare in un clic

Vai su Home → Quick Steps → Nuovo.
Scegli Sposta in cartella, seleziona Sent‑AliasA, aggiungi azione Segna categoria “Alias A”.
Assegna una scorciatoia (es. CTRL+SHIFT+1).
Replica per Sent‑AliasB (CTRL+SHIFT+2).

Dopo l’invio, premi la scorciatoia sulla mail selezionata in Posta inviata e l’elemento verrà ordinato all’istante.

Automazione cloud con Power Automate

Per chi vuole evitare il vincolo del PC acceso, è possibile costruire un flusso che reagisce ai messaggi inviati e li sposta nella cartella corretta. È una soluzione “in‑cloud” che richiede il connettore Microsoft 365 Outlook.

Architettura del flusso

Trigger: “Quando viene inviato un nuovo messaggio” (account personale).
Azione: “Ottieni messaggio” includendo gli Internet Message Headers.
Condizione: estrai l’header From: (o Sender:) e verifica se contiene l’alias A o B.
Azione: “Sposta messaggio” nella cartella target (Sent‑AliasA / Sent‑AliasB).

Note operative:

In alcuni ambienti il trigger “inviato” potrebbe non includere subito tutti gli header; l’azione di recupero messaggio col flag “Includi intestazioni di Internet” risolve nella maggior parte dei casi.
Verifica che l’alias appaia nell’header From: come indirizzo SMTP completo; se il tuo tenant riscrive i From, adotta una regola sul campo Sender o usa un identificatore alternativo (es. Reply‑To quando applicabile).

Work‑around aggiuntivi e accorgimenti

Ordinare visivamente senza spostare

Ricerca mirata: in Posta inviata esegui from:alias@azienda.com per ottenere l’elenco; salva la query se vuoi riutilizzarla.
Colore per categoria: anche se non sposti, applicare “Alias A/B” rende immediato l’impatto in vista elenco.

Perché una regola “per account” non basta con gli alias

La condizione “tramite l’account specificato” distingue le caselle, non gli alias. Finché invii dalla stessa cassetta, il motore di regole vede un solo account e non può separare nativamente supporto@… da vendite@…. Per questo la soluzione VBA (che legge la reale identità del mittente) è la strada più robusta lato client.

Duplice copia in arrivo come alternativa

Se desideri assoluta tracciabilità in Inbox, puoi auto‑inviarti in Ccn ogni messaggio spedito e poi farlo smistare da una regola in arrivo. È un compromesso “rumoroso” (duplichi i messaggi) e non alleggerisce la Posta inviata, ma può aiutare in scenari di audit.

Procedura consigliata passo‑passo

Decidi il livello di automazione: vuoi zero clic? Scegli Outlook desktop + VBA o un flusso Power Automate.
Definisci cartelle e nomenclatura: sotto Posta inviata usa nomi consistenti (Sent‑AliasA, Sent‑AliasB).
Inizia semplice: se non puoi cambiare client oggi, usa categorie + ricerche; misura il tempo risparmiato.
Scala l’automazione: passa a Quick Steps o macro quando il volume cresce.

Test e diagnostica

Invio di prova per ciascun alias. Verifica che il messaggio finisca nella cartella corretta e che gli allegati siano presenti.
Header effettivi. Se usi Power Automate o VBA, controlla che From: contenga l’alias atteso; se il tenant riscrive l’indirizzo, adatta la condizione.
Regole/criteri di conservazione. Se la tua organizzazione applica policy di retention, assicurati che le sottocartelle ereditino i tag corretti.
Prestazioni. Evita di creare decine di regole; due/tre percorsi chiari sono più stabili.

Domande frequenti

Posso farlo solo dal web, senza desktop e senza Power Automate?
Puoi avvicinarti al risultato con categorie, ricerche e spostamenti rapidi, ma non esiste nel nuovo Outlook un’azione “After sending” per spostare automaticamente in cartelle diverse.

Funziona se invio “per conto di” o “come” una shared mailbox?
Sì, lato desktop la macro può controllare l’identità From effettiva; basta aggiungere una regola ElseIf per quell’indirizzo e puntare alla cartella giusta (anche dentro la cassetta condivisa, se montata nel profilo).

Posso distinguere anche per dominio (es. alias su domini diversi)?
Certamente. Nel codice puoi cercare @dominioA.com o @dominioB.eu invece dell’indirizzo completo.

È possibile “copiare” invece di “spostare”?
SaveSentMessageFolder definisce dove viene salvato l’elemento inviato. Per ottenere una doppia copia dovresti aggiungere una seconda azione (regola o macro) che duplichi il messaggio: è raramente necessario e può creare confusione.

Perché alcune regole desktop “dopo l’invio” non vedono l’alias?
Perché molte condizioni del Rule Wizard lavorano sul concetto di account MAPI (uno solo nel caso degli alias). La lettura diretta dei campi MAPI/DASL tramite VBA è ciò che consente di distinguere correttamente gli alias.

Modello di policy interna

Se gestisci un team che spedisce con più alias (es. vendite, supporto), puoi adottare una breve policy operativa per evitare caos in Posta inviata:

Nomenclatura unica delle cartelle: Sent‑<Brand/Canale>.
Colori di categoria codificati: es. verde per supporto, blu per vendite.
Macro firmata dall’IT con tabella centralizzata di mapping alias → cartella.
Verifica mensile: controlla che le percentuali di smistamento siano > 99% e aggiorna alias aggiunti di recente.

Checklist finale

Hai creato Sent‑AliasA e Sent‑AliasB sotto Posta inviata?
Hai deciso se restare nel nuovo Outlook (soluzione manuale/semi‑automatica) o passare al desktop/Power Automate (automazione completa)?
Se usi la macro: è attiva, firmata e testata per tutti gli alias?
Se usi Power Automate: la condizione legge l’header giusto (From/Sender)?
Hai informato il team su come riconoscere la destinazione corretta (categoria, colore, cartella)?

Conclusioni

Il nuovo Outlook non offre ancora regole “dopo l’invio”, quindi non può smistare in autonomia la Posta inviata per alias. Questo però non significa rinunciare all’ordine: con categorie e Quick Steps ottieni subito un flusso scorrevole; con Outlook desktop + una macro di poche righe raggiungi l’automazione totale; con Power Automate porti la logica in cloud e svincoli l’operatività dal PC. Scegli l’approccio più adatto al tuo contesto—e ridai alla Posta inviata la chiarezza che merita.

Suggerimento operativo rapido

Nel nuovo Outlook, crea Sent‑AliasA e Sent‑AliasB sotto Posta inviata.
Se usi spesso il desktop, implementa la macro VBA indicata e dimenticati del problema.
In alternativa, imposta due Quick Steps (CTRL+SHIFT+1 / CTRL+SHIFT+2) per smistare all’istante.
Valuta un flusso Power Automate se vuoi automazione anche quando non hai Outlook aperto.

Best practice: documenta in 3 righe la tua regola di smistamento e condividila con il team; riduce errori e mantiene l’archivio coerente nel tempo.