In alcuni ambienti Exchange/Outlook i pulsanti di voto (Sì/No, Approva/Rifiuta, ecc.) non compaiono nei messaggi. Questa guida pratica ti aiuta a individuare rapidamente la causa (client, formato, regole o gateway) e a ripristinare la visualizzazione dei pulsanti di voto in Outlook.
Panoramica
I pulsanti di voto di Outlook sono una funzione “storica” del client desktop che consente al mittente di allegare al messaggio un set di scelte rapide (per esempio Sì/No), con riepilogo automatico delle risposte nella scheda Monitoraggio. La caratteristica si basa su metadati MAPI incorporati nel messaggio (trasportati tramite TNEF/RTF) e per questo motivo è sensibile a conversioni di formato, regole che riscrivono i contenuti o flussi di posta che non preservano TNEF.
Quando i pulsanti di voto non appaiono
- Il destinatario apre il messaggio in Outlook on the Web (OWA), nel nuovo Outlook per Windows basato sul web, in Outlook mobile iOS/Android o in client POP/IMAP: in questi casi i pulsanti di voto non sono supportati o non vengono resi.
- Il messaggio è stato convertito in HTML o testo semplice lungo il percorso (gateway, connettori, regole di trasporto), rimuovendo le intestazioni TNEF.
- Sono attivi add‑in, antivirus/DLP o regole lato client/server che riscrivono il corpo del messaggio.
- La mail è stata inviata con crittografia (S/MIME o OME): i pulsanti vengono disabilitati.
- Exchange ha effettuato una conversione non corretta in winmail.dat (allegato TNEF), impedendo il rendering lato client.
Come funzionano tecnicamente i pulsanti di voto
Il set di opzioni (per es. Sì;No) viene memorizzato in proprietà MAPI del messaggio. La più importante ai fini della diagnosi è PRVOTINGOPTIONS (0x0076001E). Queste proprietà sono preservate soltanto quando il messaggio transita in RTF/TNEF (transport neutral encapsulation format). Se il messaggio viene convertito in puro MIME/HTML senza TNEF, i pulsanti non possono essere ricostruiti dal client.
Ne consegue che:
- La preservazione del formato RTF/TNEF è il prerequisito n. 1.
- La compatibilità del client è il prerequisito n. 2 (Outlook desktop completo).
- Qualsiasi manipolazione del messaggio che “tocchi” il corpo o gli header può rimuovere i pulsanti.
Cause tipiche a colpo d’occhio
| Fattore | Effetto |
|---|---|
| Client non compatibile | I pulsanti sono visibili solo nel client desktop completo di Outlook per Windows; non compaiono in OWA, nel nuovo Outlook basato sul web, nelle app mobili o in client POP/IMAP. |
| Formato del messaggio | Richiedono RTF/TNEF: gateway, connettori o regole che convertono in HTML/testo semplice eliminano i pulsanti. |
| Add‑in o regole | Componenti che riscrivono il corpo (antivirus/DLP, firme lato server, disclaimer, regole di trasporto) possono rimuovere i metadati TNEF. |
| Crittografia | S/MIME o Office 365 Message Encryption disattivano la funzione di voto. |
| Conversione in winmail.dat | Se Exchange forza TNEF in un allegato winmail.dat in modo non corretto, i pulsanti non vengono resi dal client. |
Prerequisiti per farli funzionare
- Mittente e destinatario usano Outlook desktop per Windows (versione supportata e aggiornata).
- Entrambi hanno cassette postali Exchange appartenenti alla stessa organizzazione (tenant) o con un percorso di posta che preserva TNEF.
- Il messaggio viene composto/trasportato in RTF/TNEF e non viene cifrato.
Procedura di soluzione (passo‑passo)
Verifica del client e dell’account
- Apri Outlook desktop (Win32) su mittente e destinatario. Evita OWA, nuovo Outlook basato sul web e app mobili durante i test.
- Assicurati che mittente e destinatario siano utenti Exchange interni (non contatti esterni o connettori verso domini terzi).
Impostare e preservare il formato RTF
- Nel client mittente: File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Composizione messaggi. Imposta Componi messaggi in formato: Rich Text. In alternativa, nella finestra di composizione usa la scheda Formato testo → Rich Text.
- Controlla in Exchange che connettori e regole di trasporto non convertano il formato. In ambienti ibridi/gateway, verifica anche le impostazioni del relay SMTP.
Comandi utili (Exchange Online PowerShell)
# Elenco domini remoti e stato TNEF
Get-RemoteDomain | ft DomainName,TNEFEnabled,ContentType
Abilita la preservazione TNEF su uno specifico dominio (test interno controllato)
Set-RemoteDomain -Identity "contoso.com" -TNEFEnabled $true
Verifica regole che modificano il corpo o applicano firme/disclaimer
Get-TransportRule | Select Name,Mode,SetHeaderName,ApplyHtmlDisclaimerText,RemoveHeader
(Solo per contatti esterni) Forza TNEF su un MailContact, se necessario
Set-MailContact -Identity "Partner X" -UseMapiRichTextFormat Always Nota: impostare -TNEFEnabled $true in modo indiscriminato verso domini esterni può generare l’allegato winmail.dat per destinatari non‑Outlook. Abilitalo solo per test o domini di cui controlli il client.
Disabilitare temporaneamente fattori che interferiscono
- In Outlook: File ▸ Opzioni ▸ Componenti aggiuntivi → disattiva add‑in non Microsoft e riavvia. In caso di suite di sicurezza, escludi temporaneamente l’integrazione con Outlook (per test).
- Su Exchange/tenant: metti in test mode (se disponibile) regole DLP/firme che modificano il corpo, oppure crea una bypass rule per le mail interne del test.
- Se usi servizi di filtraggio in cloud o appliance on‑prem, verifica che non “sanitizzino” TNEF.
Inviare senza crittografia
- Nella finestra di composizione: Opzioni ▸ Altre impostazioni di sicurezza e non selezionare “Cifra contenuto e allegati”.
- Evita etichette di protezione (RMS/Information Protection) e Do Not Forward sui messaggi di test.
Gestione TNEF/winmail.dat
- In Exchange Admin Center ▸ Flusso di posta ▸ Domini remoti: per il dominio interno o di test imposta TNEF = Consenti.
- Evita regole che “forzano” l’allegato winmail.dat oppure convertono RTF/TNEF in HTML.
Creare correttamente i pulsanti
- Nuova mail ▸ Opzioni ▸ Monitoraggio ▸ Usa pulsanti di voto e scegli uno schema (Sì/No, Approva/Rifiuta, ecc.).
- Per opzioni personalizzate: Proprietà ▸ Personalizzato e inserisci le etichette separate da punto e virgola (es.
Prendo visione;Rivedere;Urgente).
Test interno isolato
Invia una mail di prova tra due utenti interni facendo transitare il messaggio solo all’interno di Exchange (niente servizi di filtraggio esterni). Se i pulsanti compaiono, la causa è nel percorso verso l’esterno (gateway, connettori, DLP).
Aggiornare Outlook
Installa le ultime patch e avvia Outlook in Modalità provvisoria per escludere interferenze (outlook.exe /safe). Alcune build correggono problemi di visualizzazione dei pulsanti.
Checklist rapida
- ✔️ Mittente/destinatario usano Outlook desktop (non OWA/nuovo Outlook/web/mobile).
- ✔️ Messaggio composto in RTF; TNEF preservato lungo il percorso.
- ✔️ Nessuna crittografia o etichetta di protezione applicata.
- ✔️ Nessun add‑in, regola o DLP che modifica il corpo.
- ✔️ Domini remoti e contatti configurati per consentire TNEF, se pertinente.
- ✔️ Aggiornamenti di Outlook installati.
Diagnostica avanzata (MFCMAPI)
Se i pulsanti non compaiono ancora, ispeziona il messaggio con MFCMAPI (strumento di basso livello per MAPI) per verificare le proprietà:
- Salva il messaggio problematico in formato
.msg. - Aprilo in MFCMAPI e cerca la proprietà
PRVOTINGOPTIONS (0x0076001E)nel messaggio originale inviato. - Se la proprietà è presente nella posta inviata ma assente nella copia ricevuta, c’è un elemento lungo il tragitto che rimuove TNEF.
Altre proprietà correlate possono indicare se il client ha registrato una risposta o se il monitoraggio è stato popolato correttamente. Questa analisi consente di capire se il problema è al mittente (pulsanti mai generati) o in transito (pulsanti rimossi).
Esempi di scenari e soluzioni
Scenario A – Funziona internamente, ma non appena passa dal gateway
Sintomi: all’interno del tenant i pulsanti appaiono, ma scompaiono quando il messaggio viene filtrato da un servizio di sicurezza esterno, anche se il destinatario è interno.
Soluzione: crea un percorso “intranet” che esclude il gateway per la posta intra‑tenant, oppure configura il gateway per preservare application/ms-tnef e le intestazioni X‑MS‑Exchange‑Organization‑*.
Scenario B – Firma/disclaimer lato server
Sintomi: l’organizzazione applica automaticamente una firma HTML tramite regola di trasporto. Dopo l’applicazione della firma, i pulsanti spariscono.
Soluzione: modifica la regola in modo che non riscriva il corpo (usa append MIME multipart/alternative senza rimuovere TNEF) oppure limita la firma ai soli messaggi esterni.
Scenario C – Nuovo Outlook/OWA
Sintomi: aprendo la mail in OWA o nel nuovo Outlook basato sul web i pulsanti non sono visibili; sullo stesso messaggio, in Outlook desktop compaiono.
Soluzione: usa il client desktop per creare, inviare e rispondere ai voti; in alternativa, passa a Poll/sondaggio moderno (vedi sezione “Alternative”).
Scenario D – Crittografia abilitata
Sintomi: il messaggio è protetto con S/MIME o con crittografia di Microsoft 365; nessun pulsante di voto.
Soluzione: invia i messaggi di voto senza crittografia. Se la protezione è obbligatoria per policy, valuta l’uso dei sondaggi moderni (compatibili con HTML).
Alternative moderne ai pulsanti di voto
Se l’organizzazione coinvolge utenti esterni o client non Outlook desktop, prendi in considerazione l’uso di sondaggi moderni (ad esempio l’integrazione “Poll” basata su moduli HTML). Vantaggi:
- Funzionano in qualsiasi client (web/mobile inclusi), perché sono HTML puro.
- Non richiedono TNEF/RTF, quindi non soffrono delle conversioni di formato.
- Consentono esiti più ricchi (grafici, esportazioni) e commenti.
Trade‑off: non popolano la scheda Monitoraggio del messaggio inviato, perché non sono basati su proprietà MAPI.
Domande frequenti (FAQ)
Posso far comparire i pulsanti in OWA/nuovo Outlook?
No, i pulsanti di voto classici sono una funzione del client desktop. In OWA e nel nuovo Outlook basato sul web non vengono resi. Usa Outlook desktop o passa ai sondaggi moderni in HTML.
Ho impostato RTF in Outlook ma i pulsanti ancora non appaiono. Perché?
Perché uno o più elementi del flusso (connettori, regole, gateway, firme) potrebbero convertire il messaggio in HTML rimuovendo TNEF. Verifica Remote Domains, regole di trasporto e servizi di filtraggio.
Che cos’è winmail.dat?
È l’allegato che trasporta i dati TNEF. Se il destinatario non usa Outlook o se la conversione non è corretta, i pulsanti non vengono visualizzati. Per i soli destinatari interni, configura TNEF in modo che non venga “spezzato” in allegato.
Posso usare firme lato server senza rompere i pulsanti?
Sì, a patto che la soluzione non modifichi il corpo in modo distruttivo e preservi TNEF. Alcuni prodotti offrono modalità di compatibilità; in caso contrario, limita la firma ai messaggi esterni.
Outlook per Mac supporta i pulsanti di voto?
Il supporto è limitato e variabile per versione; per risultati certi usa Outlook desktop per Windows oppure passa a sondaggi moderni in HTML se devi coprire più piattaforme.
Posso forzare TNEF verso tutti i domini?
Sconsigliato: potresti inviare ai partner allegati winmail.dat inutilizzabili. Abilita TNEF solo verso domini/contatti controllati oppure confina i pulsanti di voto all’uso interno.
Come monitoro le risposte?
La scheda Messaggio ▸ Monitoraggio compare nel messaggio Inviati dopo che almeno un destinatario ha risposto attraverso i pulsanti. Se non appare, verifica che almeno un destinatario abbia votato in Outlook desktop.
Playbook operativo (dalla segnalazione alla soluzione)
- Classifica il caso: interni ↔ interni? interni ↔ esterni? Quali client usano?
- Riproduci il problema con mittente e destinatario su Outlook desktop (senza add‑in, senza crittografia).
- Sniffa il percorso: il messaggio esce dall’organizzazione? passa da un gateway? se sì, isola l’invio interno.
- Controlla Remote Domains e regole di trasporto (conversioni, firme, DLP).
- Valuta alternative se devi coinvolgere client non compatibili (sondaggi moderni).
- Documenta la decisione: se i pulsanti restano funzione “solo desktop”, aggiorna la knowledge base interna.
Tabella decisionale: quale soluzione scegliere
| Ambiente | Obiettivo | Impostazioni consigliate | Rischi/Note |
|---|---|---|---|
| Solo utenti interni con Outlook desktop | Ripristinare pulsanti di voto classici | RTF/TNEF abilitato, nessuna crittografia, nessun gateway “riscrittore”, add‑in disattivati | Funziona solo su desktop; OWA/mobile non supportati |
| Interni + esterni con client eterogenei | Raccolta voti da chiunque | Sostituire con sondaggi HTML (Poll/Forms) nei messaggi | Monitoraggio non in Outlook; gestito dal servizio del sondaggio |
| Tenant con gateway/archiviazione esterna | Preservare TNEF lungo il percorso | Configurare eccezioni/bypass per posta interna; verificare supporto MIME TNEF | Attenzione a winmail.dat verso domini esterni |
| Ambienti con obbligo di crittografia | Messaggi protetti | Evitare i pulsanti di voto classici; usare sondaggi moderni | I pulsanti classici non funzionano su messaggi cifrati |
Procedura dettagliata per Exchange (EAC + PowerShell)
Exchange Admin Center (EAC)
- Flusso di posta ▸ Domini remoti: apri il dominio interno/di test e imposta Formato contenuto su “Permetti TNEF”.
- Flusso di posta ▸ Regole: verifica regole con applica firma HTML, modifica intestazioni, converti in HTML. Disabilita per prova o crea eccezioni per mittente/destinatario del test.
- Connettori: controlla che non venga forzata la conversione in MIME/HTML o rimosso
application/ms-tnef.
PowerShell (script di verifica)
# 1) Verifica conversioni lato domini remoti
Get-RemoteDomain | ft DomainName, TNEFEnabled, ContentType
2) Controlla le regole che toccano il corpo del messaggio
Get-TransportRule |
Where-Object { $.ApplyHtmlDisclaimerText -or $.ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction -or $_.PrependSubject } |
Select Name, Mode
3) (Opzionale) Imposta TNEF per test interni
Set-RemoteDomain -Identity "contoso.com" -TNEFEnabled $true
4) Verifica eventuali connettori che impongono conversioni
Get-InboundConnector | ft Name,Enabled,ConnectorType
Get-OutboundConnector | ft Name,Enabled,ConnectorType Best practice per evitare ricadute
- Documenta nella KB interna che i pulsanti di voto sono una funzionalità solo Outlook desktop.
- Definisci una regola di bypass per posta intra‑tenant se usi filtri esterni.
- Evita firme/disclaimer lato server sui messaggi interni o utilizza motori che preservano TNEF.
- Prevedi un’alternativa moderna (sondaggi HTML) quando coinvolgi utenti esterni o client non supportati.
- Testa ogni modifica con una mail di prova che contenga i pulsanti di voto e verifica il Monitoraggio dopo la prima risposta.
Checklist di verifica finale
- I pulsanti sono stati creati correttamente (Opzioni ▸ Monitoraggio ▸ Usa pulsanti di voto)?
- Il messaggio è partito in RTF (non HTML/testo semplice)?
- Esiste lungo il percorso un componente che modifica il corpo o rimuove TNEF?
- La mail è stata inviata senza crittografia e senza etichette di protezione?
- Il destinatario apre in Outlook desktop e non in OWA/nuovo Outlook/mobile?
- Il Monitoraggio nel messaggio inviato mostra risposte dopo il primo voto?
Risoluzione dei problemi specifici
I pulsanti compaiono ma il voto non viene registrato
Verifica se il destinatario ha risposto dai pulsanti e non con Rispondi normale. Controlla inoltre che non esistano componenti che trasformano la risposta in inoltro/nuova mail (alcuni client mobili lo fanno).
Gli utenti esterni vedono un allegato “winmail.dat”
Questo indica che TNEF è stato forzato verso domini non Outlook. Per i partner esterni, imposta -TNEFEnabled $false o lascia Default, e usa sondaggi HTML anziché pulsanti classici.
Le firme della suite di sicurezza cancellano i pulsanti
Verifica se la suite offre modalità “append non distruttivo” o eccezioni per mittente/destinatario. In caso contrario, applica la firma solo ai messaggi esterni.
Riepilogo
Se i pulsanti di voto in Outlook non compaiono, quasi sempre la causa è in uno di questi tre punti: client non supportato, conversione di formato (TNEF/RTF → HTML) o gateway/regole che riscrivono il messaggio. Con la checklist qui sopra — client desktop, RTF attivo, niente crittografia, nessun componente che modifica il corpo, TNEF consentito — puoi circoscrivere il problema, ripristinare la funzione e, quando serve, proporre sondaggi moderni per coprire i client non compatibili.
Appendice: percorsi rapidi in Outlook
- File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Composizione messaggi → Rich Text
- Finestra di composizione ▸ Formato testo → Rich Text
- Finestra di composizione ▸ Opzioni ▸ Monitoraggio → Usa pulsanti di voto
- Finestra di composizione ▸ Opzioni ▸ Altre impostazioni di sicurezza → disabilita la cifratura per i test
- Messaggi inviati ▸ Messaggio ▸ Mostra ▸ Monitoraggio → riepilogo voti
Appendice: proprietà e tag tecnici
PRVOTINGOPTIONS (0x0076001E)— elenco delle etichette dei pulsanti; visibile con MFCMAPI.application/ms-tnef— tipo MIME usato per incapsulare TNEF.- winmail.dat — allegato TNEF generato in alcune conversioni.
Seguendo il percorso operativo proposto — verifica client, preservazione RTF/TNEF, disattivazione temporanea di add‑in/regole e controllo di crittografia e domini remoti — la causa viene individuata rapidamente e i pulsanti di voto tornano a essere visibili in Outlook desktop.