Incollare contenuti con formattazione avanzata in Outlook Web: come preservare il formato originale

Da giugno 2024 molti notano che incollando contenuti “ricchi” in Outlook sul web la formattazione si appiattisce. Non è un bug: è il nuovo comportamento predefinito “Paste text and merge format”. In questa guida trovi spiegazione, soluzione concreta e best practice per mantenere il formato.

Indice

Contesto e sintomi

Stai scrivendo un’email in Outlook sul web (OWA) su outlook.office.com e incolli un testo con titoli di grandezze diverse, colori, evidenziazione del codice, quote, magari perfino tabelle o callout. Dopo l’incolla:

le dimensioni dei titoli vengono uniformate al corpo del messaggio;
i colori si adeguano al tema/font predefinito dell’editor;
i rientri dei blocchi di codice o i background colorati spariscono o cambiano;
gli stili delle tabelle si semplificano;
restano solo formattazioni “di base”: grassetto, corsivo, sottolineato, link (quando permessi), elenchi puntati/numerati.

Se provi la stessa operazione in altri web‑client (ad esempio Gmail) la formattazione spesso viene mantenuta. Questo è un segnale che la “copia‑origine” è corretta e che è il comportamento di incolla di Outlook sul web a fare la differenza.

Perché accade

Da inizio giugno 2024 Microsoft ha impostato come predefinita in Outlook sul web la modalità di incolla Paste text and merge format (“Incolla testo e unifica formati”). In pratica, al momento dell’incolla il contenuto viene “normalizzato” per aderire allo stile dell’editor di posta. Questa modalità:

conserva stili inline semplici (grassetto, corsivo, sottolineato, link, elenchi);
uniforma dimensioni carattere, famiglia di font e colori a quelli del messaggio in composizione;
riduce o annulla stili complessi (background color di blocchi, rientri speciali, evidenziazione sintassi del codice, callout personalizzati);
è attiva di default e non è disattivabile in modo permanente dalle impostazioni utente standard.

Questa scelta punta a garantire coerenza visiva delle email e a ridurre discrepanze grafiche tra temi/firmatari diversi. Di contro, chi deve incollare contenuti “ricchi” (documentazione, snippet di codice, note da wiki/app di knowledge base) rischia di perdere dettagli importanti.

Soluzione rapida per mantenere il formato originale

La buona notizia è che esiste un work‑around affidabile direttamente nell’editor di Outlook sul web. Ecco come usarlo ogni volta che incolli:

Incolla normalmente (Ctrl + V su Windows, ⌘ + V su macOS).
Appena finito l’incolla, nell’area di composizione compare un pulsante a forma di appunti (icona “clipboard”), posizionato di solito in basso a sinistra della finestra di scrittura.
Clicca l’icona e seleziona l’opzione “Incolla così com’è”. A seconda della lingua dell’interfaccia potresti vedere etichette come “Mantieni formattazione originale”, “Keep source formatting” o “Paste as is”.

Il contenuto viene ri‑reinserito mantenendo la formattazione di origine (titoli, colori, evidenziazione del codice, rientri, tabelle formattate, ecc.).

Nota — L’azione va ripetuta ad ogni incolla. Al momento non esiste un toggle globale o un’impostazione persistente per forzare sempre “Keep source formatting”.

Come riconoscere il pulsante delle opzioni di incolla

È l’icona con i piccoli appunti (clipboard) che compare appena concludi l’incolla.
Può restare visibile per pochi secondi; se scompare, premi Ctrl + Z (o ⌘ + Z) per annullare e ripeti l’incolla per farla ricomparire.
In alcune interfacce è visualizzata vicino all’area incollata; più spesso la trovi nell’angolo inferiore sinistro del composer.

Suggerimenti pratici per velocizzare

Sequenza veloce: incolla → clic sull’icona → Incolla così com’è. Dopo un po’ diventa un gesto automatico.
Ripeti per blocchi: se incolli sezioni diverse (ad es. un titolo, poi un codice, poi una tabella), conferma l’opzione dopo ogni singolo incolla.
Controllo finale: prima di inviare, scorrere l’email e verificare che i blocchi chiave (titoli, callout, codice) risultino leggibili come da sorgente.

Cosa non risolve il problema

Alcune strade spesso consigliate non sono risolutive in Outlook sul web, perché la modalità “merge format” resta dominante:

Impostare “Componi e rispondi” → “Formato messaggio” su HTML: utile e consigliato, ma non sufficiente a bypassare l’unificazione di formati all’incolla.
Passare a “Testo semplice” e poi tornare a “HTML”: non produce un effetto duraturo sul comportamento di incolla.
Richiedere assistenza: le risposte ufficiali indicano che il comportamento è “by design”.

Quando la soluzione “Incolla così com’è” è la scelta migliore

Documentazione tecnica con code block colorati (JavaScript, Python, SQL, YAML) e sfondi per il contrasto.
Abstract/Note da wiki aziendali (titoli multilevel, callout di attenzione, “Note/Tip/Warning”).
Resoconti marketing con evidenziazioni cromatiche, badge, etichette in evidenza.
Estratti da Google Docs/Word/Notion/Confluence con gerarchie tipografiche definite.

Strade alternative e workaround aggiuntivi

Se devi incollare spesso contenuti particolarmente “ricchi”, valuta queste opzioni complementari:

Esigenza	Opzione
Incollare spesso codice con colori e background	Usa un servizio di paste‑bin e inserisci il link, oppure allega direttamente un file RTF/HTML con la formattazione preservata.
Evitare il clic manuale ad ogni incolla	Componi il messaggio in Outlook desktop (Client per Windows/macOS): di norma mantiene la formattazione originale meglio del web‑client; poi invia.
Condividere snippet lunghi senza “rompere” l’email	Inserisci allegati (RTF, HTML, MD) o link a repository interni. Nell’email mantieni un estratto breve e leggibile.
Mantenere tabelle complesse	Prediligi immagini (esportate dal tool sorgente) o allegati Excel/HTML quando l’aspetto della tabella è imprescindibile.
Inviare feedback a Microsoft	Usa il menu ? → Feedback dentro Outlook sul web. Puoi anche fare riferimento al portale pubblico `feedbackportal.microsoft.com`.

Confronto rapido tra client

Non tutti gli editor di posta/web‑client trattano l’incolla allo stesso modo. Un confronto sintetico utile per orientarti:

Outlook sul web: applica di default il merge format; richiede l’uso esplicito di Incolla così com’è per preservare gli stili complessi.
Outlook desktop (Windows/macOS): in molti scenari conserva più fedelmente la formattazione incollata, anche se alcune sanificazioni HTML possono comunque intervenire.
Altri web‑client (es. Gmail): spesso risultano più permissivi nel mantenimento della formattazione proveniente da editor avanzati.

Queste differenze dipendono dal modo in cui ciascun editor “normalizza” l’HTML incollato e da quanto CSS inline è ammesso in ingresso.

Checklist di verifica prima dell’invio

Titoli: H1/H2/H3 mantengono spaziatura e dimensione? Se no, ri‑applica Incolla così com’è.
Codice: gli snippet hanno ancora monospazio, rientri e sfondo? Valuta allegato RTF/HTML o immagine se la leggibilità non è ottimale.
Colori: evidenziazioni chiave restano visibili anche in tema scuro/chiaro? Preferisci contrasto alto.
Tabelle: bordi, zebra, header rimangono? In caso contrario, valuta l’invio come immagine o file separato.
Mobile: fai un invio di prova a te stesso e apri da smartphone: l’HTML “ricco” può essere compattato diversamente.

Domande frequenti

Posso impostare “Incolla così com’è” come comportamento predefinito?

Al momento no: l’opzione va confermata manualmente a ogni incolla nell’editor del web‑client.

Perché alcune parti “ricche” si perdono anche con “Incolla così com’è”?

Outlook sul web può comunque applicare sanitizzazioni all’HTML entrante (per sicurezza e compatibilità). In rari casi, stili o tag non supportati vengono ridotti anche con l’opzione di mantenimento. Per contenuti critici, allegare un RTF/HTML o un’immagine assicura il risultato visivo.

Esiste una scorciatoia da tastiera per “Incolla così com’è”?

Attualmente l’azione è offerta tramite il pulsante a forma di appunti che appare dopo l’incolla. Non è disponibile una scorciatoia universale dedicata nell’editor del web‑client; resta efficace la sequenza “incolla → clic sull’icona → mantieni formattazione”.

Se disattivo/attivo HTML in “Componi e rispondi”, cambia qualcosa?

È corretto usare HTML come formato messaggio, ma non influenza il comportamento di unificazione all’atto dell’incolla, che rimane impostato su merge format.

Il problema è stato introdotto da un aggiornamento?

Sì, il cambio di default è stato osservato a partire da giugno 2024. Microsoft lo considera un comportamento voluto (“by design”).

Best practice per incollare codice e contenuti tecnici

Pre‑formatta nel tool sorgente usando font monospazio e blocchi ben delimitati: l’opzione “Incolla così com’è” li preserva più facilmente.
Limita gli stili non essenziali (ombre complesse, gradienti, classi non inline). Meno CSS “esotico” c’è, più probabile che l’editor lo accetti intatto.
Sezioni brevi: evita di incollare enormi blocchi di testo/HTML in un solo colpo; meglio procedere per sezioni e confermare di volta in volta.
Alternative per il codice lungo: allega file .rtf, .html, .md o uno screenshot ad alta risoluzione se la leggibilità è cruciale.

Per i team IT e i responsabili di comunicazione

Linee guida interne: definisci quando usare “Incolla così com’è” e quando preferire allegati o link a repository interni.
Template email: fornisci modelli con sezioni per codice/quote, in modo da ridurre l’esigenza di incolla “ricco”.
Comunicazione agli utenti: istruisci i colleghi con un breve memo o una GIF dimostrativa sul pulsante a forma di appunti.
Raccolta feedback: centralizza le segnalazioni sull’esperienza di incolla e inoltra richieste tramite il canale di feedback integrato in Outlook sul web o il portale pubblico (feedbackportal.microsoft.com).

Strategie di qualità visiva

Se la tua email deve “parlare” con la grafica (newsletter interne, comunicazioni di prodotto, presentazioni sintetiche), combina queste leve:

Struttura a blocchi con titoli e riassunti: anche se il colore cambia, la gerarchia resta chiara.
Callout leggeri con emoji o simboli (es. ⚠️, 💡) quando i background vengono rimossi.
Link di approfondimento a risorse interne (intranet, wiki) se l’email non deve contenere tutto il dettaglio.
Allegati per materiale visuale complesso (diagrammi, tabelle con stile, infografiche).

Flusso operativo consigliato

Prepara il contenuto nella sorgente (doc, wiki, editor di codice) con la formattazione desiderata.
In Outlook sul web, incolla con Ctrl + V / ⌘ + V.
Premi il pulsante opzioni di incolla (icona appunti) appena visibile.
Seleziona “Incolla così com’è” per mantenere gli stili originali.
Ripeti per ogni blocco di contenuto distinto (titolo, codice, tabella).
Rileggi e verifica su desktop e mobile; se alcune parti non sono perfette, allega il file sorgente o un’immagine.

Limitazioni note

Azione non persistente: va ripetuta a ogni incolla.
Sanitizzazione HTML: alcuni tag/attributi potrebbero essere rimossi per policy dell’editor anche dopo “Incolla così com’è”.
Compatibilità temi: in tema scuro/chiaro certi colori estremi possono risultare poco leggibili; preferisci contrasti alti.

Riepilogo rapido

Il “problema” non è un bug ma un cambiamento voluto nel comportamento di incolla (merge format).
Per conservare il formato originale usa “Incolla così com’è” (icona appunti) subito dopo ogni incolla.
Non esistono impostazioni permanenti lato utente; se desideri un’opzione globale, invia feedback dall’app.
Per contenuti complessi, valuta Outlook desktop, allegati RTF/HTML o immagini.

Glossario essenziale

Merge format: modalità di incolla che uniforma il contenuto allo stile del messaggio in composizione, mantenendo solo gli stili base.
Keep source formatting / Incolla così com’è: opzione che reinserisce il contenuto preservando la formattazione di origine.
Sanitizzazione HTML: rimozione di tag/attributi ritenuti non sicuri o non supportati dall’editor.

Esempi pratici

Esempio A — Blocco di codice

// Prima (merge format): testo monospazio perso, niente sfondo
// Dopo (Incolla così com'è): monospazio, colore e background del tema sorgente mantenuti
function hello(name) {
  console.log(`Hello, ${name}!`);
}

Esempio B — Titoli e callout

Prima: titoli H2/H3 ridotti alla dimensione del corpo, callout colorati convertiti in paragrafi semplici.
Dopo: titoli con scala tipografica mantenuta, box evidenza con sfondo visibile.

Consiglio finale

Se la formattazione è parte integrante del messaggio (documentazione, guide utente, comunicazioni didattiche), considera l’email come una copertina: inserisci una sintesi chiara, incolla i blocchi chiave con “Incolla così com’è”, e allega i dettagli nel formato che garantisce la massima fedeltà visiva (RTF/HTML/immagine). Così ottieni leggibilità, coerenza e zero sorprese al destinatario.

In conclusione, Outlook sul web ha scelto la strada della coerenza tipografica di default. Con un semplice clic extra — l’icona degli appunti e l’opzione “Incolla così com’è” — puoi però mantenere la formattazione originale ogni volta che serve. Per i casi più esigenti, affidati a allegati o al client desktop: l’importante è che l’informazione arrivi chiara e leggibile.