Outlook: recupero firme e‑mail dopo reinstallazione o aggiornamento (classico e Nuovo Outlook)

Hai reinstallato o aggiornato Outlook e le firme e‑mail sembrano scomparse? In questa guida completa ti mostro come verificarle sul disco, reimportarle nell’Outlook “classico”, gestire la sincronizzazione del Nuovo Outlook (Cloud Signatures), automatizzare i backup e prevenire future perdite.

Indice

Panoramica del problema

Dopo un’installazione ex‑novo o un aggiornamento di Outlook, molti utenti scoprono che:

l’elenco delle firme non è più visibile nell’editor di Outlook;
in File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Firme… non compaiono firme né il pulsante Importa;
le firme potrebbero essere ancora presenti sul disco, ma Outlook non le rileva.

Il risultato è un’apparente perdita di modelli di firma – spesso numerosi e personalizzati – con il rischio di doverli ricostruire manualmente. In realtà, nella maggior parte dei casi è possibile recuperarli o reimportarli in modo sicuro, sfruttando il percorso locale predefinito e le funzioni di importazione dell’Outlook “classico”, oppure la sincronizzazione nel Nuovo Outlook.

Soluzione rapida (checklist)

Controlla la cartella locale: apri Esplora file e vai in C:\Users<nome‑utente>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Se ci sono file .htm, .rtf, .txt e cartelle omonime, le firme sono ancora lì.
Fai un backup: copia l’intera cartella Signatures in un luogo sicuro (Desktop, USB, OneDrive).
Reimporta in Outlook classico: File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Firme… ▸ Importa/Esporta ▸ Importa firme e indica la cartella salvata. Il pulsante Importa compare solo se il contenuto è nel formato atteso.
Nuovo Outlook: accedi con lo stesso account Microsoft 365 e verifica che la sincronizzazione Cloud Signatures sia attiva in Impostazioni ▸ Componi e rispondi. Se necessario, passa al Nuovo Outlook e poi torna al classico per innescare la rilevazione.

Procedura dettagliata: recupero e ripristino

Verificare il percorso locale delle firme

Apri Esplora file e naviga in:

C:\Users&lt;nome‑utente&gt;\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Ogni firma è composta tipicamente da tre file e un’eventuale cartella di risorse:

NomeFirma.htm – versione HTML (rich text con immagini, loghi, link);
NomeFirma.rtf – versione RTF per editor compatibili;
NomeFirma.txt – versione testuale semplice;
NomeFirma_files\ – risorse collegate (immagini, CSS, ecc.).

Nota: è sufficiente che esista almeno la variante .htm affinché l’Outlook classico mostri il pulsante Importa nell’area Firme (vedi più avanti).

Copiare o eseguire il backup

Se la cartella esiste e contiene file, copiala subito in un’area sicura. Alcune opzioni pratiche:

Trascina la cartella Signatures sul Desktop;
Copiala su una chiavetta USB;
Salvala in OneDrive o in una cartella sincronizzata.

Conservare un backup ti consente sia di provare diversi metodi di ripristino in tranquillità, sia di migrare facilmente su un nuovo PC.

Reimportare in Outlook classico

Apri Outlook (versione classica per Windows).
Vai in File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Firme….
Seleziona Importa/Esporta ▸ Importa firme.
Indica la cartella di backup contenente i file .htm/.rtf/.txt e le cartelle _files.

Importante: il pulsante Importa appare solo se la cartella indicata contiene almeno una firma in formato riconosciuto. Se non lo vedi, verifica che esista almeno il file .htm per ciascuna firma o, in alternativa, il trio completo (.htm/.rtf/.txt) con lo stesso nome.

Caso in cui la cartella sia vuota

Se la cartella Signatures è assente o vuota, è probabile che le firme siano state realmente eliminate durante la reinstallazione o una pulizia del profilo utente. In tal caso:

Ricrea manualmente le firme a partire da un’eventuale copia (email inviate contenenti la firma possono aiutare a ricostruirla rapidamente);
In futuro, imposta un backup periodico (più avanti trovi uno script pronto).

Problemi dopo gli aggiornamenti e il Nuovo Outlook

Alcuni aggiornamenti hanno introdotto Cloud Signatures (firme nel cloud). Le implicazioni principali:

Se utilizzi il Nuovo Outlook con un account Microsoft 365, le firme vengono salvate nel cloud e sincronizzate tra dispositivi in cui accedi con lo stesso account.
Se disattivi lo switch “Prova il nuovo Outlook” e torni alla versione classica, quest’ultima non legge le firme memorizzate nel cloud e può mostrarti la lista vuota.
Soluzione pratica: entra nel Nuovo Outlook, verifica o attiva la sincronizzazione firme in Impostazioni ▸ Componi e rispondi, poi riapri l’Outlook classico e ripeti la verifica della cartella locale (Signatures) e della funzione Importa.

Tabella riassuntiva delle azioni consigliate

Passaggio	Dettagli operativi
Verificare il percorso locale delle firme	Apri Esplora file e vai in `C:\Users<nome‑utente>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures`. Ogni firma ha file `.htm`, `.rtf`, `.txt` e una cartella con risorse.
Copiare o eseguire il backup	Se la cartella esiste e contiene file, copiala in un luogo sicuro (Desktop, USB, OneDrive).
Reimportare in Outlook classico	File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Firme… ▸ Importa/Esporta ▸ Importa firme e indica la cartella salvata. Nota: il pulsante Importa appare solo se Outlook rileva il formato corretto.
Cartella vuota o assente	Le firme potrebbero essere state eliminate durante la reinstallazione. Vanno ricreate manualmente.
Aggiornamenti e Cloud Signatures	Accedi al Nuovo Outlook con lo stesso account Microsoft 365; le firme si sincronizzano. Se resti sul classico e non vedi le firme, verifica la sincronizzazione o ripeti il controllo della cartella locale.
Prevenzione futura	Automatizza un backup periodico di `Signatures`. Se usi il Nuovo Outlook, verifica che la sincronizzazione firme sia attiva. Valuta soluzioni di terze parti se gestisci molte firme aziendali.

Dove si trovano e come sono fatti i file firma

Struttura tipica di una firma chiamata “Marketing”:

C:\Users&lt;nome‑utente&gt;\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures\
 ├─ Marketing.htm
 ├─ Marketing.rtf
 ├─ Marketing.txt
 └─ Marketing_files\
     ├─ logo.png
     └─ styles.css

Estensione	Uso	Note
`.htm`	Versione HTML ricca	Necessaria per abilitare il pulsante Importa nell’Outlook classico.
`.rtf`	Compatibilità editor RTF	Non sempre usata; utile in alcuni scenari legacy.
`.txt`	Testo semplice	Viene usata per messaggi solo‑testo.
`_files\`	Risorse collegate	Contiene immagini e file referenziati da `.htm`.

Assegnare le firme predefinite ai messaggi

Dopo aver reimportato le firme, assegna quella predefinita per nuovi messaggi e risposte/inoltri:

In Outlook classico: File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Firme….
Seleziona l’account (se ne hai più di uno).
Imposta Nuovi messaggi e Risposte/Inoltri con la firma desiderata.

In alternativa, puoi impostare questi valori anche a livello di Registro di sistema (vedi la sezione avanzata più sotto).

Scenari aziendali: profili di roaming, percorsi di rete e script di log‑on

In ambienti gestiti dall’IT, le firme possono essere:

reindirizzate su percorsi di rete tramite criteri di gruppo (GPO) o script;
ripristinate a ogni accesso tramite log‑on script che copiano la cartella Signatures da un repository centrale;
generate da soluzioni centralizzate (Signature Manager, Exclaimer, ecc.).

Se lavori in un’azienda, chiedi al reparto IT se esiste un meccanismo di ripristino automatico o una posizione alternativa alla cartella predefinita nel profilo utente.

Nuovo Outlook e Cloud Signatures: cosa aspettarsi

Con il Nuovo Outlook (Windows) le firme sono memorizzate nel cloud e associate al tuo account Microsoft 365. Suggerimenti operativi:

Accedi con lo stesso account su tutti i dispositivi; le firme si sincronizzeranno automaticamente.
Se alterni Nuovo Outlook e classico, ricorda che il classico non legge direttamente le firme cloud: potresti vedere l’elenco vuoto finché non vengono ri-materializzate localmente o reimportate.
Se dopo un aggiornamento non vedi più le firme nel classico, prova a:
- aprire il Nuovo Outlook, verificare la firma nelle impostazioni e fare un salvataggio (anche senza modifiche);
- riavviare il classico e ripetere la procedura di importazione.

Automazione: backup e ripristino con PowerShell

Di seguito uno script semplice per backup e ripristino della cartella Signatures. Eseguilo in PowerShell con i privilegi dell’utente che usa Outlook.

Backup

# Crea una copia datata della cartella "Signatures" nei Documenti
$src = Join-Path $env:APPDATA 'Microsoft\Signatures'
$dst = Join-Path $env:USERPROFILE ("Documents\Backup-Signatures-{0}" -f (Get-Date -Format 'yyyyMMdd-HHmm'))
if (Test-Path $src) {
  Copy-Item -Path $src -Destination $dst -Recurse -Force
  Write-Host "Backup completato in: $dst"
} else {
  Write-Warning "Cartella firme non trovata: $src"
}

Ripristino

# Ripristina da una copia di backup alla posizione predefinita
$backup = "C:\Percorso\alla\copia\Backup-Signatures-YYYYMMDD-HHMM\Signatures"
$target = Join-Path $env:APPDATA 'Microsoft\Signatures'
if (Test-Path $backup) {
  New-Item -ItemType Directory -Path $target -Force | Out-Null
  Copy-Item -Path $backup\* -Destination $target -Recurse -Force
  Write-Host "Ripristino completato in: $target"
} else {
  Write-Warning "Backup non trovato: $backup"
}

Pianificare un backup automatico

Puoi pianificare l’esecuzione del backup settimanale tramite Utilità di pianificazione:

Apri Utilità di pianificazione e crea un’Attività di base (es. “Backup firme Outlook”).
Trigger: Settimanale, scegli giorno e ora.
Azione: Avvia programma ▸ Programma: powershell.exe ▸ Argomenti: -ExecutionPolicy Bypass -File "C:\Percorso\backup-firme.ps1".

In alternativa, via riga di comando:

schtasks /Create /TN "BackupFirmeOutlook" /SC WEEKLY /D MON /ST 09:00 ^
/TR "powershell.exe -ExecutionPolicy Bypass -File C:\Scripts\backup-firme.ps1"

Impostare le firme predefinite via Registro (avanzato)

Attenzione: modificare il Registro richiede prudenza. Chiudi Outlook prima di procedere.

Apri PowerShell come utente (non è necessario “Esegui come amministratore” per chiavi HKCU).
Sostituisci <NomeFirma> con il nome esatto della firma (senza estensione).

$officeVer = '16.0' # Outlook 2016/2019/2021/Microsoft 365
$regPath = "HKCU:\Software\Microsoft\Office\$officeVer\Common\MailSettings"
New-Item -Path $regPath -Force | Out-Null
Set-ItemProperty -Path $regPath -Name 'NewSignature' -Value '&lt;NomeFirma&gt;'
Set-ItemProperty -Path $regPath -Name 'ReplySignature' -Value '&lt;NomeFirma&gt;'
Write-Host "Firme predefinite impostate."

Riapri Outlook e verifica che, per l’account selezionato, la firma venga applicata automaticamente a nuovi messaggi e risposte.

Ripristino manuale rapido da una e‑mail inviata

Se non trovi i file locali ma possiedi e‑mail inviate che contengono la vecchia firma, puoi ricrearla in pochi minuti:

Apri una tua e‑mail già inviata che mostri la firma completa.
Seleziona la firma, copiala (Ctrl+C).
Vai in File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Firme… ▸ Nuova e incolla (Ctrl+V) nell’editor.
Salva e assegna la firma come predefinita.

Migrare le firme su un nuovo PC

Sul PC sorgente, copia l’intera cartella Signatures in un archivio (ZIP) e trasferiscila sul nuovo PC.
Sul nuovo PC, estrai in %AppData%\Microsoft\Signatures (crea la cartella se non esiste).
Apri Outlook classico e reimposta le firme predefinite per ogni account.
Se usi il Nuovo Outlook, verifica la sincronizzazione cloud in Impostazioni ▸ Componi e rispondi.

Domande frequenti (FAQ)

Perché non vedo il pulsante “Importa”?
Perché nella cartella indicata non è presente almeno una firma in formato riconosciuto. Assicurati che per ogni firma esista almeno .htm (meglio ancora il trio .htm/.rtf/.txt) e che le eventuali cartelle _files siano intatte.

Il Nuovo Outlook mostra la firma ma l’Outlook classico no. È normale?
Sì. Il Nuovo Outlook salva le firme nel cloud; il classico non le legge automaticamente. Se rimani sul classico, serve la copia locale nella cartella Signatures o l’importazione manuale.

Posso recuperare firme cancellate senza backup?
Non in modo affidabile. Se non sono più nella cartella profilo e non esiste una copia (OneDrive, backup di sistema, repository aziendale), l’unica strada è ricrearle manualmente, magari copiandole da e‑mail inviate.

Le immagini della firma non si vedono dopo l’importazione.
Verifica che la cartella NomeFirma_files sia presente insieme al file .htm e che i percorsi alle immagini non puntino a posizioni non accessibili. Evita percorsi assoluti; preferisci riferimenti relativi creati automaticamente da Outlook.

Gestisco molte firme aziendali. Come standardizzare?
Valuta soluzioni centralizzate (es. gestori di firme) o script IT che distribuiscano i file nella cartella Signatures e impostino i valori predefiniti nel Registro per ciascun account.

Errori comuni da evitare

Copiare solo il file .htm senza la cartella _files: le immagini non verranno caricate.
Rinominare i file manualmente generando disallineamento tra .htm, .rtf, .txt e cartella _files.
Usare percorsi con caratteri speciali o troppo lunghi nelle immagini: preferisci file semplici (es. logo.png).
Dimenticare l’assegnazione predefinita: dopo l’import, imposta la firma per Nuovi e Risposte/Inoltri.
Confondere Nuovo Outlook e classico: ricordati che lavorano in modo diverso riguardo alla posizione delle firme.

Strategie di prevenzione

Backup periodico della cartella Signatures (script e Utilità di pianificazione).
OneDrive o repository aziendale per avere versioni storiche ripristinabili.
Nuovo Outlook: verifica spesso che la sincronizzazione delle firme sia attiva e funzionante.
Standardizzazione: se gestisci molte firme, valuta strumenti dedicati o policy IT per distribuirle e mantenerle coerenti.

Checklist finale

Hai verificato %AppData%\Microsoft\Signatures?
Hai fatto un backup della cartella?
Hai provato l’Importa nell’Outlook classico?
Usi il Nuovo Outlook? La sincronizzazione firme è attiva e sei connesso con lo stesso account su tutti i dispositivi?
Hai impostato le firme predefinite per ciascun account?
Hai programmato un backup automatico per il futuro?

Conclusione

La scomparsa delle firme dopo una reinstallazione o un aggiornamento di Outlook è nella maggior parte dei casi recuperabile. La chiave è conoscere il percorso locale, usare correttamente la funzione Importa dell’Outlook classico e – se utilizzi il Nuovo Outlook – verificare la sincronizzazione cloud. Con un semplice backup periodico e, volendo, con l’automazione via PowerShell e criteri IT, potrai prevenire ogni perdita futura e mantenere firme coerenti e professionali su tutti i tuoi dispositivi.

Informazioni aggiuntive utili

Copie nel profilo di Outlook: in ambienti aziendali le firme possono risiedere su percorsi di rete o in profili di roaming; verifica con l’IT la presenza di script di log‑on che ripristinano la cartella a ogni accesso.
Versione “Nuovo Outlook”: a novembre 2025 l’editor del Nuovo Outlook salva le firme nel cloud; disattivando lo switch “Prova il nuovo Outlook”, la versione classica non legge quelle firme e mostra liste vuote.
Formati supportati: perché il pulsante Importa compaia, ogni firma deve avere estensione .htm (minimo) o il trio .htm/.rtf/.txt con lo stesso nome file.

Con questi accorgimenti dovresti riuscire a recuperare (o almeno ricostruire) le firme mancanti e prevenire perdite future.