Outlook non mostra la presenza di Microsoft Teams: guida completa alla soluzione e prevenzione

Outlook non mostra più lo stato di presenza di Microsoft Teams dopo la migrazione? In questa guida pratica spieghiamo perché accade, come risolvere rapidamente e come prevenire ricadute in ambienti gestiti, con indicazioni chiare su registro, add‑in e criteri aziendali.

Indice

Panoramica del problema

Dopo l’abbandono di Skype for Business e il passaggio a Microsoft Teams, alcuni utenti notano che in Outlook (edizione a 64‑bit) scompare l’indicatore di presenza accanto a nomi e indirizzi e‑mail. Non compaiono più puntini verdi/rossi/gialli, lo stato del collega non è visibile nelle intestazioni dei messaggi né nelle persone suggerite, e la contact card non mostra la presenza in tempo reale.

La situazione è particolarmente spiazzante perché nelle impostazioni di Teams è attiva l’opzione Register Teams as the chat app for Office e il client Teams funziona regolarmente. Il problema, nella maggior parte dei casi, non dipende da credenziali o permessi del tenant, bensì da una combinazione di componenti Office e di una specifica impostazione chiamata PersonaMenu, che se disattivata nasconde la scheda contatto e, con essa, lo stato di presenza.

Cause comuni

Disallineamento versioni: Outlook e Teams non aggiornati (o add‑in/COM obsoleti) possono interrompere l’hand‑off della presenza.
IM provider non corretto: la chiave di registro per il provider di messaggistica istantanea (IM Provider) non punta a Teams.
PersonaMenu disabilitato: la policy che governa la contact card è impostata a 0 (spento).
Riparazioni incomplete: componenti Office danneggiati o add‑in disattivati per “avvio lento”.
Reti filtrate: proxy/firewall che interferiscono con i WebSocket di presenza gestiti dal nuovo client basato su WebView.

Percorso risolutivo

Di seguito trovi un percorso di diagnosi e correzione che copre tutte le situazioni più comuni, inclusa la soluzione decisiva tramite policy PersonaMenu.

Passo	Azione	Dettagli chiave
Verifiche preliminari	Aggiornare Outlook e Teams all’ultima build disponibile. Chiudere entrambi i programmi prima di qualunque modifica.	Versioni non allineate o componenti COM obsoleti possono impedire la sincronizzazione della presenza.
Controllo integrazione IM	Registro: `HKCU\Software\IM Providers` → `DefaultIMApp` = `Teams`. Registro: `HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\IM` → aggiungere/forzare `EnableAppearOffline` (DWORD) = `1`.	Garantisce che Outlook utilizzi Teams come provider di messaggistica e che lo stato “Offline” sia contemplato.
Policy PersonaMenu (soluzione decisiva)	Registro: `HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\PersonaMenu\Enabled`. Impostare il DWORD a `1` (invece di `0`). Riavviare Outlook (o l’intero PC).	Questa policy, se disattivata, nasconde la contact card di Outlook e dunque la presenza. Portarla a 1 ripristina immediatamente l’indicatore.
Riparazione di Office	Pannello di controllo → Programmi → Microsoft 365 → Modifica → Riparazione online.	Ricostruisce componenti COM e DLL che l’addin di Teams utilizza.
Escalation	Se il problema persiste, aprire un ticket dal portale Microsoft 365 Admin Center ▸ Support ▸ Nuova richiesta.	I tecnici di secondo livello possono verificare log lato tenant e policy erogate via Intune o GPO.

Dettaglio dei passaggi

Verifiche preliminari

Prima di fare qualsiasi modifica al registro o agli add‑in:

Assicurati che Outlook e Teams siano chiusi. In Gestione attività verifica che non rimangano processi OUTLOOK.EXE o ms-teams.exe attivi.
Aggiorna Office da File ▸ Account ▸ Opzioni di aggiornamento e Teams dal menu profilo ▸ Controlla aggiornamenti.
Se possibile, esegui un riavvio del sistema dopo gli aggiornamenti per liberare eventuali handle su componenti COM.

Controllo e correzione del provider IM

Outlook legge il provider di messaggistica istantanea dalla seguente chiave:

HKEYCURRENTUSER\Software\IM Providers

Valore stringa DefaultIMApp deve essere Teams.
Se il valore non esiste o è diverso, crealo/modificalo.
Controlla anche: HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\IM e aggiungi/forza EnableAppearOffline (DWORD) = 1, utile per la corretta mappatura degli stati.

Suggerimento: in Outlook apri File ▸ Opzioni ▸ Componenti aggiuntivi e verifica che il componente TeamsPresenceAddin non sia finito nella lista degli “add‑in disabilitati per avvio lento”. In tal caso riabilitalo da Gestisci ▸ Componenti aggiuntivi COM.

Abilitazione della policy PersonaMenu

La contact card di Outlook è governata da una policy denominata PersonaMenu. Quando è disabilitata, l’interfaccia che ospita lo stato di presenza viene nascosta e la presenza non può essere mostrata. Per riattivarla:

Apri Regedit come utente interessato.
Vai a: HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\PersonaMenu
Se la chiave non esiste, creala. All’interno imposta o crea il valore Enabled (DWORD) = 1.
Chiudi l’Editor del Registro, riavvia Outlook. Se non basta, riavvia Windows.

Questa modifica è user‑scoped (HKCU), quindi va applicata a ogni profilo utente interessato. In ambienti con profili non persistenti o roaming è consigliabile distribuirla tramite GPO o Intune (vedi più avanti).

Riparazione di Office

Se, nonostante le chiavi corrette, la presenza continua a non apparire, esegui una riparazione Online di Microsoft 365. Questa procedura reinstalla componenti COM/DLL, ripristina registrazioni e dipendenze su cui si appoggiano gli add‑in di integrazione.

Nota: durante la riparazione verranno temporaneamente rimossi i componenti Office; prevedi un intervallo in cui Outlook e le app non saranno disponibili.

Quando è necessaria l’escalation

Se il problema persiste dopo i passaggi sopra, è opportuno aprire un ticket dal portale di amministrazione di Microsoft 365. Il supporto potrà:

Verificare log di presenza lato servizio e policy assegnate al tuo utente.
Controllare conflitti tra criteri impostati da Group Policy e profili Intune.
Analizzare eventuali blocchi di rete verso gli endpoint di presenza.

Informazioni supplementari utili

Riavvio necessario – Qualsiasi modifica al registro o ai componenti aggiuntivi richiede la chiusura di Outlook (spesso anche di Teams) e talvolta un riavvio del sistema.
Add‑in disabilitato – In Outlook ▸ File ▸ Opzioni ▸ Componenti aggiuntivi assicurati che il componente TeamsPresenceAddin non compaia tra gli “add‑in disabilitati per avvio lento”.
Distribuzione centralizzata – Se l’ambiente usa criteri di gruppo o profili Intune, la chiave PersonaMenu può venire sovrascritta all’accesso; in tal caso va corretta nella GPO o nel profilo di configurazione.
Client basato su WebView – Il nuovo client gestisce la presenza tramite WebSocket; eventuali filtri proxy/firewall aziendali possono ritardare o bloccare l’aggiornamento: verifica la connettività verso presence.teams.microsoft.com e consenti il traffico WebSocket.

Checklist rapida per l’utente

Teams è impostato come app di chat per Office.
Outlook e Teams sono aggiornati e chiusi prima delle modifiche.
HKCU\Software\IM Providers\DefaultIMApp = Teams.
HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\IM\EnableAppearOffline = 1.
HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\PersonaMenu\Enabled = 1.
TeamsPresenceAddin non è disabilitato.
Nessun blocco di rete verso il servizio di presenza.

Procedure per ambienti gestiti

Distribuzione con Group Policy

Crea una GPO Preference ▸ Registry in ambito utente con i seguenti elementi:

Aggiungi/aggiorna chiave: HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\PersonaMenu → valore DWORD Enabled = 1.
Aggiungi/aggiorna chiave: HKCU\Software\IM Providers → valore stringa DefaultIMApp = Teams.
Aggiungi/aggiorna chiave: HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\IM → DWORD EnableAppearOffline = 1.

Abilita l’opzione Apply once and do not reapply solo se non esistono altre policy che potrebbero riportare la chiave a 0. Diversamente, mantieni l’applicazione ad ogni logon per contrastare eventuali sovrascritture.

Distribuzione con Microsoft Intune

Due approcci consigliati:

Settings Catalog per Office/Outlook, dove disponibile, impostando le voci relative alla presenza e alla scheda contatto.
Custom OMA‑URI o PowerShell script per scrivere le chiavi in HKCU all’accesso dell’utente.

In scenari VDI o profili non persistenti, prevedi la riscrittura automatica delle chiavi a ogni sessione per evitare regressioni.

Verifiche di connettività

Se la policy è corretta ma la presenza appare intermittente o in ritardo:

Controlla i log del proxy per eventuali upgrade di protocollo WebSocket falliti verso gli endpoint di Teams.
Verifica che l’SSL inspection non interferisca con le connessioni di presenza.
Testa con un profilo di rete privo di filtri per isolare il problema.

Conferma della risoluzione

Dopo l’abilitazione di PersonaMenu a 1 e il riavvio di Outlook, verifica che:

La foto profilo o l’iniziale del contatto mostri il classico punto colorato (verde/rosso/giallo).
Aprendo la scheda contatto dall’anteprima del messaggio compaia lo stato coerente con quello in Teams.
Lo stato cambi in pochi secondi quando modifichi la presenza in Teams.

Rischi, sicurezza e rollback

La modifica proposta agisce esclusivamente su chiavi in HKCU e non richiede privilegi amministrativi per l’utente se già autorizzato a modificare il proprio profilo. Per tornare alla situazione precedente:

HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\PersonaMenu
"Enabled"=dword:00000000

Non sono previsti impatti su altre app Office. Se rilevi instabilità degli add‑in, esegui la riparazione di Office e riapplica le chiavi.

Script pronti all’uso

File REG per abilitare la presenza

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\PersonaMenu]
"Enabled"=dword:00000001

[HKEYCURRENTUSER\Software\IM Providers]
"DefaultIMApp"="Teams"

[HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\IM]
"EnableAppearOffline"=dword:00000001

PowerShell per distribuzione per‑utente

$ErrorActionPreference = 'Stop'

PersonaMenu

$pmPath = 'HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\PersonaMenu'
New-Item -Path $pmPath -Force | Out-Null
New-ItemProperty -Path $pmPath -Name 'Enabled' -PropertyType DWord -Value 1 -Force | Out-Null

IM Provider

$imPath = 'HKCU:\Software\IM Providers'
New-Item -Path $imPath -Force | Out-Null
New-ItemProperty -Path $imPath -Name 'DefaultIMApp' -PropertyType String -Value 'Teams' -Force | Out-Null

IM options

$imOpt = 'HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\IM'
New-Item -Path $imOpt -Force | Out-Null
New-ItemProperty -Path $imOpt -Name 'EnableAppearOffline' -PropertyType DWord -Value 1 -Force | Out-Null

Write-Host 'Impostazioni applicate. Riavviare Outlook.'

Domande frequenti

Perché la presenza funzionava con Skype for Business e ora no?

Skype usava un percorso di integrazione diverso. Dopo la migrazione a Teams, Outlook deve puntare al nuovo provider IM e la contact card deve essere abilitata. Se PersonaMenu è disattivato, la presenza non può essere mostrata.

È sufficiente abilitare Register Teams as the chat app for Office?

Non sempre. L’opzione è necessaria ma non sufficiente se la policy PersonaMenu\Enabled è a 0 o se l’add‑in è disabilitato. Verifica tutti i punti della checklist.

Le modifiche al registro sono sicure?

Sì, la modifica è in ambito utente (HKCU) e facilmente reversibile. Evita però interventi non necessari in HKLM e conserva un backup se operi su molte postazioni.

Serve privilegio amministrativo?

No, non per le chiavi in HKCU. Potrebbe servire per la riparazione di Office o se policy aziendali bloccano la modifica del registro.

Come evito che la chiave venga sovrascritta a ogni accesso?

In ambienti con GPO o Intune, distribuisci la chiave come criterio esplicito e assicurati che non esistano regole contrastanti. Nei profili non persistenti, prevede la riscrittura all’accesso.

Esempio di analisi passo‑passo

Sintomo: in Outlook non compare il punto verde accanto ai nomi.
Controllo rapido: Teams è impostato come chat app per Office.
Registro: DefaultIMApp = Teams? Se no, correggi.
PersonaMenu: Enabled = 1? Se era 0, imposta a 1, riavvia Outlook.
Esito: la presenza riappare immediatamente. In caso negativo, procedi con riparazione Office e verifica rete.

Prevenzione e buone pratiche

Allinea aggiornamenti di Office e Teams tramite canali controllati.
Monitora la salute degli add‑in in Outlook per intercettare disabilitazioni automatiche.
Versiona e documenta le GPO/Intune che impattano su PersonaMenu e IM Provider.
Inserisci un controllo automatico delle chiavi in fase di logon.
Valida periodicamente la connettività ai servizi di presenza.

Conclusioni

Quando Outlook non mostra lo stato di presenza di Microsoft Teams dopo la migrazione, la causa più probabile è l’assenza della contact card a causa della policy PersonaMenu disabilitata. Portando HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\PersonaMenu\Enabled a 1 e verificando il provider IM (DefaultIMApp=Teams), l’indicatore torna visibile nella quasi totalità degli scenari. Le procedure descritte coprono sia l’intervento manuale singolo sia la distribuzione scalabile in azienda, includendo riparazioni e controlli di rete per i casi più ostinati.

In sintesi: il problema è stato risolto abilitando la chiave PersonaMenu → Enabled=1; i passaggi elencati costituiscono un flusso diagnostico completo e offrono alternative qualora la stessa impostazione non sia sufficiente in altri contesti.