Hai raggiunto (o stai per raggiungere) il limite dei 1.000 canali in un team di Microsoft Teams e ti chiedi se archiviare i canali “liberi slot”? In breve: no. I canali archiviati restano parte della struttura del team e continuano a essere conteggiati. Qui trovi spiegazione completa, limiti aggiornati e strategie pratiche.
Panoramica rapida
| Punto chiave | Dettagli operativi |
|---|---|
| Archiviazione | Archiviare un canale lo rende di sola lettura per i membri, lo nasconde dall’elenco “attivi” e può (opzionalmente) rendere la cartella SharePoint relativa in sola lettura. Non viene rimosso dal team e continua a contare verso il limite complessivo di canali. |
| Eliminazione | Un canale eliminato resta recuperabile per 30 giorni (soft‑delete): durante questa finestra occupa ancora uno “slot” del limite. Dopo 30 giorni viene cancellato in modo permanente e non incide più sul conteggio. |
| Limiti aggiornati | 1.000 canali totali per team (qualsiasi combinazione di canali standard e condivisi) con fino a 30 canali privati all’interno di quel totale. Per i canali condivisi il limite tecnico per team è fino a 1.000, ma il vincolo effettivo resta quello dei 1.000 canali complessivi. Nel conteggio sono inclusi i canali eliminati durante la finestra di ripristino di 30 giorni. Nota (ottobre 2025): il precedente limite di 200 canali condivisi è stato superato dalle specifiche più recenti. Pianifica di conseguenza. |
| General | Il canale Generale non può essere archiviato; può solo essere nascosto. Anche questo canale conta nel totale. |
| Strategia | Archivia quando vuoi preservare contenuti senza ulteriori modifiche; elimina (dopo eventuale backup) se devi liberare slot. Per iniziative a breve termine valuta canali condivisi o un nuovo team dedicato. |
Perché i canali archiviati contano ancora
Il limite non misura i canali “attivi”, ma il numero di canali esistenti nel team. Archiviare non distrugge l’oggetto canale: lo rende semplicemente non modificabile per i membri, lo nasconde dalla vista e (se selezioni l’opzione) imposta la document library associata in sola lettura. Poiché il canale esiste, rimane parte del conteggio.
Questo principio è coerente anche con la gestione della cancellazione: i canali eliminati sono conteggiati finché sono recuperabili (30 giorni). In termini di capacità, archiviare è quindi un’operazione di igiene e governance, non una misura di riduzione del numero di canali.
Archiviazione vs eliminazione: cosa cambia davvero
| Operazione | Effetto su post e file | Visibilità | Impatto sul limite | Quando usarla | Rischi/Note |
|---|---|---|---|---|---|
| Archivia canale | Post in sola lettura per i membri; i proprietari conservano i diritti di gestione. Puoi rendere in sola lettura anche la cartella SharePoint del canale. | Nascosto dall’elenco attivo; consultabile da “Tutti i canali”. | Conta verso i 1.000. | Progetti conclusi ma consultati spesso; necessità di preservare contesto e riferimenti. | Non libera slot; richiede disciplina per non accumulare “archivi” inutili. |
| Elimina canale | Post e file vanno nel cestino (Teams/SharePoint). Recuperabili per 30 giorni. | Non visibile nella lista; ripristinabile entro 30 giorni. | Conta per 30 giorni; poi non conta più. | Canali ridondanti, test, iniziative deprecate, contenuti senza obblighi di conservazione. | Perdita definitiva dopo 30 giorni; verifica prima gli obblighi legali/di compliance. |
| Nascondi canale | Nessun impatto su post/file. | Solo lato client per l’utente che lo nasconde. | Conta. | Ridurre il “rumore” personale senza effetti strutturali. | Soluzione locale, non di governance. |
Limiti e specifiche aggiornati (ottobre 2025)
- Numero di canali per team: 1.000 (inclusi quelli eliminati ma recuperabili per 30 giorni).
- Canali privati per team: fino a 30 (inclusi quelli eliminati nella finestra di recupero).
- Canali condivisi per team: fino a 1.000; tuttavia il tetto effettivo rimane quello dei 1.000 canali complessivi per team.
- Finestra di ripristino dopo eliminazione: 30 giorni; trascorso il termine, il canale non influisce più sul conteggio.
- Membri per team: fino a 25.000 (utile quando valuti l’uso di canali condivisi con altri team).
Implicazione pratica: se ti avvicini ai 1.000 canali, archiviare non è sufficiente. Devi eliminare definitivamente i canali inutili (dopo eventuale backup) o spostare la conversazione su un nuovo team strutturato per i futuri progetti.
Strategie di gestione per evitare di “sbattere” sul limite
- Definisci un ciclo di vita dei canali: Richiesta → Creazione → Attivo → Revisione → Archiviazione → Eliminazione. Inserisci la revisione periodica nei criteri di governance (es. ogni 6 o 12 mesi).
- Usa i canali condivisi per collaborazioni inter‑team o con partner esterni senza gonfiare il numero di canali del team principale. Quando il progetto termina, archivia/chiudi il canale condiviso o sposta la collaborazione su un team dedicato.
- Segmenta per durata: per iniziative stagionali o a breve termine, crea team dedicati (con la stessa tassonomia di nomi). Eviterai che il team “madre” saturi di canali temporanei.
- Convenzioni di naming utili al de‑provisioning: includi prefissi/suffissi come
[PRJ‑Q4‑2025], owner e data di fine stimata (FIN:2025‑12) per facilitare la revisione. - Obiettivi di soglia: imposta alert operativi quando superi ~850/900 canali in un team, così hai margine per la bonifica prima di blocchi.
- Conservazione e compliance: se hai esigenze legali, usa criteri di conservazione/retention di Microsoft Purview. Ricorda che archiviare un canale non equivale a impostare retention: sono due controlli distinti.
- Backup prima di eliminare: esporta i file da SharePoint (o dal sito dedicato per canali privati) e usa eDiscovery per conservare legalmente messaggi/meeting se necessario.
Come controllare (e documentare) il numero di canali
Dal Centro di amministrazione di Teams
- Apri il Centro di amministrazione di Teams e vai a Teams > Gestisci team.
- Seleziona il team interessato e apri la scheda Canali per vedere l’elenco completo (standard, privati e condivisi).
- Usa l’esportazione o una vista personalizzata per contare rapidamente e individuare i canali inattivi da archiviare o eliminare.
Con PowerShell (modulo MicrosoftTeams)
Per automatizzare il controllo dei limiti (e creare un report ricorrente), puoi usare il modulo MicrosoftTeams e le API disponibili. Esempi:
# Accedi a Microsoft Teams
Connect-MicrosoftTeams
Recupera il team per nome (o usa direttamente il GroupId se lo conosci)
$team = Get-Team -DisplayName "Contoso - Marketing"
Elenco e conteggio dei canali per tipo
$all = Get-TeamChannel -GroupId $team.GroupId
$standard = Get-TeamChannel -GroupId $team.GroupId -MembershipType Standard
$private = Get-TeamChannel -GroupId $team.GroupId -MembershipType Private
$shared = Get-TeamChannel -GroupId $team.GroupId -MembershipType Shared
$report = [pscustomobject]@{
Team = $team.DisplayName
TotaleCanali = $all.Count
CanaliStandard = $standard.Count
CanaliPrivati = $private.Count
CanaliCondivisi = $shared.Count
Soglia900Superata = $all.Count -ge 900
}
$report | Format-List Suggerimento: pianifica lo script (es. una volta al giorno) e invia un promemoria al proprietario del team quando il conteggio supera una soglia stabilita.
Con Microsoft Graph
Se preferisci Graph (ad esempio per integrarlo in Power Automate o in un portale interno), interroga /teams/{team-id}/channels filtrando per membershipType (standard, private, shared). Ricorda che per ottenere il conteggio serve impostare i parametri/headers opportuni e che i canali privati hanno un proprio sito SharePoint separato.
Esempi pratici di decisione
| Scenario | Decisione consigliata | Motivazione |
|---|---|---|
| Progetto terminato ma ancora consultato dal reparto | Archivia | Preservi contesto e file; eviti modifiche accidentali. Non libera slot ma migliora usabilità. |
| Ambiente di test/canale duplicato o errato | Elimina (dopo backup, se serve) | Recuperabile 30 giorni; dopo la finestra libera definitivamente lo slot. |
| Collaborazione tra due team aziendali + partner esterni | Canale condiviso | Evita la creazione di nuovi team “satellite”; accesso controllato solo ai soggetti coinvolti. |
| Roadmap trimestrali, iniziative stagionali | Team dedicato con pochi canali curati | Riduci il rischio di saturare il team principale con canali temporanei. |
| Team a 920 canali | Freeze delle nuove richieste + bonifica | Arretra sotto soglia eliminando canali obsoleti e ripianifica la struttura. |
Domande frequenti (FAQ)
I canali archiviati contano nel limite dei 1.000 canali?
Sì. L’archiviazione non rimuove il canale dal team: rimane nel conteggio.
Eliminare un canale libera subito uno slot?
No. Per 30 giorni il canale è recuperabile e continua a occupare lo slot. Solo dopo la cancellazione permanente lo slot si libera.
Quanti canali privati posso avere?
Fino a 30 per team, inclusi quelli eliminati ma ancora ripristinabili (30 giorni).
Quanti canali condivisi posso avere?
Tecnicamente fino a 1.000 per team. Tuttavia il limite totale dei canali per team resta 1.000, quindi non puoi superarlo sommando i vari tipi.
Posso archiviare il canale Generale?
No. Puoi solo nasconderlo.
L’archiviazione rende i file non modificabili?
Non automaticamente. Durante l’archiviazione puoi scegliere di rendere la cartella SharePoint relativa in sola lettura; in caso contrario i file restano modificabili con i permessi attuali.
La retention legale impedisce l’eliminazione?
I criteri di conservazione possono impedire la cancellazione del contenuto o modificarne i tempi di eliminazione effettiva. Verifica sempre con il team compliance prima delle bonifiche massicce.
Procedura consigliata di bonifica in 5 step
- Mappa i canali per attività, proprietario, ultimo post, tipologia (standard/privato/condiviso).
- Classifica in tre bucket: Conservare (attivi), Archiviare (finiti ma consultati), Eliminare (ridondanti o inutili).
- Backup per i canali da eliminare (file da SharePoint/sito del canale privato; conversazioni via eDiscovery se richiesto).
- Esegui archiviazione/eliminazione in finestre programmate (comunica agli utenti; mantieni log delle azioni).
- Automatizza il monitoraggio (report PowerShell o dashboard) e pianifica revisioni periodiche.
Indicatori e metriche da monitorare
- Canali totali per team (punti di attenzione a 850/900/950/990).
- Percentuale di canali senza post negli ultimi 90/180 giorni (candidati all’archiviazione o eliminazione).
- Rapporto canali “attivi”/archiviati (troppi archivi indicano governance poco incisiva).
- Canali privati per team (ricorda il tetto dei 30).
- Canali condivisi usati per collaborazioni cross‑team (verifica che non sostituiscano un team dedicato quando servirebbe).
Modelli operativi e governance
Formalizza poche, semplici regole:
- Richiesta di canale con motivazione, owner, data fine stimata.
- Modello di creazione (scheletro di schede, cartelle, etichette) coerente tra team simili.
- Regole di archiviazione: quando e da chi si archivia; se la cartella SharePoint va resa in sola lettura; come si comunica agli utenti.
- Regole di eliminazione: pre‑requisiti (backup, verifica retention), responsabilità, evidenze.
- Formazione su canali standard vs privati vs condivisi, così gli utenti scelgono correttamente fin dall’inizio.
Checklist veloce prima di eliminare
- Hai verificato eventuali blocchi legali/retention?
- Hai raccolto un export dei file e, se necessario, dei messaggi (tramite gli strumenti di compliance)?
- Hai informato gli owner e gli utenti impattati?
- Hai pianificato l’operazione in una finestra a basso impatto?
In sintesi
I canali archiviati continuano a contare verso il limite di 1.000 canali per team. L’archiviazione migliora ordine e governabilità, ma non libera slot. Se sei vicino al tetto, pianifica una bonifica: elimina definitivamente i canali superflui (dopo 30 giorni lo slot si libera), sfrutta canali condivisi per collaborazioni mirate e valuta team dedicati per progetti temporanei. Con naming coerente, revisioni periodiche e report automatici, eviterai blocchi operativi e manterrai la struttura di Teams snella e sostenibile nel tempo.
Nota di accuratezza (ottobre 2025): le specifiche correnti indicano 1.000 canali complessivi per team (inclusi quelli eliminati nella finestra di 30 giorni), fino a 30 privati e fino a 1.000 condivisi per team. Questi valori sostituiscono indicazioni più datate (ad esempio il precedente tetto di 200 canali condivisi).
Modello di comunicazione agli utenti (puoi copiarlo nel tuo annuncio interno):
Stiamo effettuando una manutenzione dei canali del Team <Nome Team> per mantenere ordinato l’ambiente e preservare le prestazioni. I canali chiusi ma necessari come riferimento saranno archiviati e resteranno accessibili in sola lettura; i canali ridondanti o obsoleti saranno eliminati dopo backup e diventeranno irrecuperabili dopo 30 giorni. Per richieste o eccezioni usa il modulo <link interno> entro <data>.
Applicando queste pratiche, saprai quando archiviare, quando eliminare e soprattutto come mantenere i tuoi team di Microsoft Teams sempre sotto controllo rispetto al limite di 1.000 canali.