Durante eventi in Microsoft Teams, i numeri della targhetta rossa “Live” e del pannello “Persone” raramente coincidono. In questa guida scoprirai cosa misura ciascun conteggio, perché diverge, come ottenere report affidabili e quale formato evento scegliere per evitare sorprese.
Panoramica rapida dei due conteggi in Microsoft Teams
| Indicatore | Che cosa misura | Perché può differire |
|---|---|---|
| Etichetta rossa “Live” | Connessioni in tempo reale: tutti i dispositivi attualmente collegati (partecipanti “interattivi”, spettatori view‑only, utenti PSTN/dial‑in, persone collegate da più dispositivi). | Si aggiorna di continuo; aumenta se qualcuno entra anche solo in modalità ascolto o si collega da un secondo device. |
| Numero accanto a “Persone” | Partecipanti interattivi visibili nel pannello (max 1 000). Non mostra gli spettatori view‑only, chi è uscito, né gli invitati che non hanno mai partecipato. | Se il meeting supera 1 000 presenze, gli utenti extra passano in view‑only: restano nel conteggio “Live” ma spariscono da “Persone”. |
Un principio utile da ricordare: “Live” ≈ endpoint collegati; “Persone” ≈ endpoint interattivi (fino a 1 000). Sono quindi conteggi di natura diversa: il primo è tecnico (connessioni simultanee), il secondo è funzionale (posti interattivi occupati).
Perché la cifra “Persone” può sembrare troppo bassa
- Liste di distribuzione (DL) non espanse: i membri inclusi in una DL invitata non appaiono nel pannello finché non si collegano. L’elenco invita “gruppi”, ma la UI mostra solo chi entra.
- Modalità view‑only: al superamento della soglia interattiva, i nuovi arrivati sono instradati come spettatori; “Live” sale, “Persone” resta invariato.
- Aggiornamento dinamico: se qualcuno abbandona, la UI scala immediatamente il numero in “Persone”; nel frattempo altri possono entrare in view‑only, mantenendo alto “Live”.
- Connessioni multiple dello stesso utente: chi si collega da PC + smartphone occupa due endpoint. Questo gonfia “Live” e, se entrambi gli endpoint sono interattivi, occupa due slot nel pannello “Persone”.
- Partecipanti PSTN/dial‑in: i numeri telefonici in ascolto sono connessioni valide per “Live”, ma non compaiono in “Persone” se non diventano interattivi (es. sblocco audio, ruolo relatore, ecc.).
- Partecipanti in sala riunioni: un dispositivo di sala (es. Teams Rooms) conta come un solo endpoint anche se in sala ci sono molte persone fisiche. “Live” e “Persone” descrivono il dispositivo, non la platea fisica.
- Lobby/Attesa: chi è in sala di attesa non rientra in “Persone” finché non viene ammesso; “Live” può comunque riflettere connessioni transitorie a seconda dello stato di ingresso.
- Riconnessioni automatiche: brevi cadute di rete causano leave/join ravvicinati. “Live” può oscillare, mentre “Persone” può apparire più stabile o scendere se la riconnessione rientra come spettatore.
Formule mentali e soglie: come leggere i numeri senza farsi ingannare
Per avere sempre il quadro corretto, applica queste semplici equivalenze:
- Live = endpoint interattivi + endpoint view‑only + endpoint PSTN + eventuali duplicati (secondi dispositivi).
- Persone = min(1 000, endpoint interattivi attualmente visibili).
Ne discende che Live è in genere maggiore o uguale a Persone. Se vedi l’inverso, verifica: filtro di visualizzazione, ritardo di aggiornamento della UI, o platea composta quasi interamente da endpoint interattivi senza PSTN/duplicati.
Esempi numerici che chiariscono le differenze
Scenario A – Picco oltre i posti interattivi
- Ore 09:58: entrano 950 partecipanti interattivi. Persone=950, Live=950.
- Ore 10:00: altri 150 provano a entrare. La soglia interattiva si ferma a 1 000; i restanti 100 vengono instradati view‑only. Inoltre 25 utenti si connettono via PSTN. Persone=1 000, Live=1 000 + 100 + 25 = 1 125.
- Ore 10:05: 10 relatori aprono il client sul telefono per il back‑channel. Questi 10 secondi dispositivi sono endpoint aggiuntivi: Live sale a 1 135; Persone resta 1 000 (il cap è già pieno).
Scenario B – Uscite rapide e spettatori che restano
- Ore 11:10: a fine keynote 120 persone interattive abbandonano il meeting; gli spettatori view‑only (100) e i 20 PSTN restano in ascolto.
- Risultato: Persone=880, Live=880 + 100 + 20 = 1 000. La differenza è interamente imputabile a view‑only + PSTN.
Scenario C – Stesso utente, due device
- Una relatrice è collegata da PC (audio/video) e da smartphone (controlli slide). Per “Live” sono due connessioni; per “Persone” occupa due slot interattivi finché entrambi i device sono attivi.
Come ottenere numeri attendibili (e condivisibili)
Attendance report (CSV) – la “fonte unica di verità”
- Durante la riunione: apri Persone → icona Altre opzioni (⋯) → Scarica elenco presenze.
- Dopo la riunione: in Chat o nel calendario di Teams/Outlook, apri l’evento → scheda Dettagli → sezione Report → scarica il CSV.
- Contenuto tipico del CSV: nome visualizzato, ID/UPN, azione (Join/Leave), orari, durata, ruolo (organizer/presenter/attendee), tipo di endpoint (client, web, PSTN), stato (view‑only sì/no).
- Perché è migliore della UI: registra ingressi/uscite, identifica duplicati e spettatori, consente analisi per arco temporale e consolidamento multi‑sessione.
Teams Admin Center (TAC) e Call Quality Dashboard (CQD)
Gli amministratori possono accedere a dati aggregati e metriche di qualità che superano i limiti del client:
- TAC: conteggi consolidati per meeting, stato licenze, impostazioni di policy (es. limiti di evento, lobby, ruolo predefinito).
- CQD: report su affidabilità e qualità (join success rate, mos, jitter, perdita pacchetti), con drill‑down fino al singolo endpoint e confronto tra sedi/reti. Utile per spiegare picchi o cali di “Live”.
Interpretare il report CSV: colonne e letture consigliate
| Colonna | Cosa indica | Come usarla |
|---|---|---|
Full Name / Display Name | Nome mostrato in riunione | Verifica identità e omonimie; incrocia con User Principal Name. |
User Principal Name / Email | Identificatore univoco | Deduplica la stessa persona su più device; utile per conteggi unici. |
Action | Join / Leave | Ricostruisce la timeline delle presenze per sessione e per utente. |
Join Time / Leave Time | Orari di ingresso/uscita | Individua picchi, buchi di rete e durata effettiva della partecipazione. |
Role | Organizer, Presenter, Attendee | Controlla chi poteva interagire (microfono/video/contenuti). |
Attendance Type | Interattivo o view‑only | Spiega divergenze tra “Live” e “Persone”. |
Endpoint / Device Type | Client desktop, web, mobile, PSTN, sala | Identifica duplicati per multi‑device; isola i dial‑in. |
Suggerimento operativo: per un report “ufficiale”, prepara due valori distinti e spiega la differenza:
- Picco di connessioni simultanee (dalla targhetta “Live” o da un grafico CQD).
- Partecipanti unici (dal CSV deduplicato per UPN), eventualmente separando interattivi e view‑only.
Scelta del formato evento: linee guida rapide
| Scenario | Strumento consigliato | Note |
|---|---|---|
| Fino a 1 000 interattivi + 10 000 view‑only | Riunione Teams “standard” | Perfetta per meeting collaborativi, opzione view‑only automatica oltre soglia. |
| Fino a 20 000 spettatori con Q&A moderata | Town Hall (ex Live Event) | Esperienza broadcast con flussi stabili, ruoli chiari e domande moderate. |
| Oltre 20 000 (fino a 100 000 con richiesta speciale) | Programma di assistenza Microsoft 365 | Coordinamento con l’assistenza per capacità estese e supporto tecnico dedicato. |
Se non sai quale scegliere, parti dalla domanda: quanti interlocutori devono poter parlare/condividere? Se sono pochi (panel ristretto) e l’audience è grande, meglio Town Hall; se serve collaborazione per molti (chat, microfoni, lavagna), resta su riunioni standard e monitora la soglia interattiva.
Buone pratiche per evitare confusione (prima, durante, dopo)
Prima dell’evento
- Definisci l’obiettivo: broadcast o collaborazione? Questo determina il formato e la gestione della soglia.
- Verifica licenze e policy: chi può presentare? Sono attive le impostazioni per spettatori view‑only?
- Pianifica l’Attendance report: concorda con l’organizzatore chi scaricherà il CSV e come verrà conservato.
- Gestisci le DL: evita inviti a DL “onnivore” se non strettamente necessari; in alternativa, usa webinar/town hall con registrazione.
- Test tecnico: client aggiornati, banda, VPN, qualità della rete, dispositivi sala, piani di backup (dial‑in, hotspot).
Durante l’evento
- Monitora i due contatori: se “Live” cresce più di “Persone”, sai che stai accumulando view‑only o PSTN.
- Gestisci i relatori multi‑device: chiedi di chiudere i device non indispensabili per liberare slot interattivi.
- Usa Q&A e chat con moderazione: riduci rumore e richiesta di slot interattivi non necessari.
Dopo l’evento
- Scarica e archivia il CSV: è il riferimento per numeri contestabili.
- Consolida i dati: calcola partecipanti unici, tempo medio di permanenza, picco di “Live”, percentuale view‑only.
- Comunica in modo trasparente: separa i posti interattivi dalle connessioni totali e spiega la differenza.
Checklist “quando i numeri non tornano”
- Controlla se hai superato la soglia interattiva (1 000): nuovi ingressi → view‑only.
- Conta PSTN separatamente: spesso spiegano buona parte della differenza.
- Cerca duplicati (PC + mobile): verifica nel CSV per UPN/Device Type.
- Verifica l’orario del picco: “Live” massimo potrebbe non coincidere con l’istantanea del tuo screenshot.
- Esamina la lobby: se hai ammesso ondate di persone, ci saranno “scalini” nei grafici.
- Apri CQD per verificare disconnessioni/riconnessioni che possono “ballare” il contatore “Live”.
Domande frequenti (FAQ)
Gli invitati che non si collegano vengono conteggiati?
No. Gli invitati “no‑show” non compaiono né in “Live” né in “Persone”. Appariranno solo nel calendario.
Le persone collegate da una sala riunioni contano come più partecipanti?
Il dispositivo di sala si conta come un endpoint. Se in sala ci sono dieci persone fisiche, i contatori considerano comunque il singolo dispositivo.
Gli spettatori view‑only possono diventare interattivi?
Dipende dalla capacità disponibile e dalle impostazioni. Se si liberano slot interattivi (uscite o promozioni), alcuni spettatori possono passare alla modalità interattiva. Questo farà salire “Persone” e (di solito) non cambierà “Live”.
Come distinguo partecipanti unici da connessioni?
Usa il CSV: deduplica per UPN (o e‑mail) considerando gli intervalli Join/Leave. Calcola quindi unici e, separatamente, il picco di connessioni simultanee ricostruendo la timeline.
I break‑out room influenzano i conteggi?
Quando gli utenti si spostano in stanze separate, i contatori riflettono le connessioni nella stanza corrente. Se stai misurando un evento globale, usa i CSV delle singole stanze e consolida.
La registrazione o lo streaming esterno cambiano i numeri?
No: i contatori riguardano i partecipanti in Teams. Lo streaming su piattaforme esterne segue metriche proprie e va misurato separatamente.
Esempio di comunicazione da inviare agli stakeholder
Numeri evento: Picco “Live” = 1 135 connessioni (interattivi + view‑only + PSTN + multi‑device). Partecipanti unici interattivi = 990 (deduplicati da CSV). La differenza è dovuta a spettatori view‑only, dial‑in e secondi dispositivi.
Modello di tabella per il tuo post‑evento
| Metrica | Valore | Fonte | Note |
|---|---|---|---|
| Picco “Live” | … | Screenshot TAC/CQD o nota oraria | Indicare la fascia oraria |
| Partecipanti unici interattivi | … | Attendance report (CSV) | Deduplicato per UPN |
| Spettatori view‑only (picco) | … | CSV o stima per differenza | Documentare l’approccio |
| Dial‑in PSTN (picco) | … | CSV | Separa numeri interni/esterni |
| Durata media di connessione | … | CSV | In minuti |
Consigli SEO e di redazione per pubblicare i numeri
- Usa termini chiave: “Microsoft Teams”, “conteggio Live”, “pannello Persone”, “Attendance report”, “view‑only”, “Town Hall”.
- Chiarezza prima di tutto: distingue sempre tra connessioni e persone.
- Mostra le fonti interne: specifica se il dato viene dalla UI (screenshot con ora) o dal CSV.
- Spiega le differenze: un riquadro “Perché i numeri non coincidono” aiuta a evitare contestazioni.
Riepilogo operativo
- “Live” misura connessioni simultanee (interattivi + spettatori + PSTN + duplicati).
- “Persone” misura endpoint interattivi visibili (max 1 000).
- Usa sempre il CSV per numeri “da verbale”: ingressi/uscite, view‑only, deduplica, tempo di permanenza.
- Per eventi grandi, valuta Town Hall o il Programma di assistenza Microsoft 365.
- Comunica con trasparenza: separa picco connessioni e partecipanti unici.
Appendice: glossario minimo
- Interattivo: endpoint con possibilità di audio/video/chat/raise hand.
- View‑only: endpoint in ascolto/visione, con interazione limitata o nulla; attivato oltre la soglia interattiva.
- PSTN: partecipazione via rete telefonica pubblica (dial‑in).
- DL: Distribution List (lista di distribuzione) usata per inviti di massa.
- TAC: Teams Admin Center, portale amministrativo per report e policy.
- CQD: Call Quality Dashboard, analisi qualità e affidabilità dei flussi.
Esempio di policy interna per la rendicontazione
- Prima dell’evento: nominare un responsabile dei numeri e definire dove salvare i CSV.
- Durante: scattare uno screenshot del picco “Live” con orario.
- Dopo: deduplicare il CSV, calcolare unici e pubblicare una breve nota metodologica.
- Conservazione: applicare la retention aziendale e limitare la diffusione dei CSV (dati personali).
Seguendo queste indicazioni, potrai interpretare correttamente i due conteggi, comunicare in modo coerente con gli stakeholder e scegliere lo strumento di reporting più adatto alle tue esigenze.
In sintesi: “Live” racconta quanti device sono connessi in quell’istante; “Persone” racconta quanti device possono interagire. Il CSV unisce i puntini e ti dà la storia completa.