Microsoft Teams: dove vengono salvate le registrazioni e come recuperarle (OneDrive e SharePoint)

Non trovi più una registrazione di Microsoft Teams che poco fa riuscivi a riprodurre? Ecco come capire dove viene salvata (SharePoint o OneDrive), come raggiungerla in pochi clic, come gestire condivisioni e scadenze ed eventuali azioni di recupero dal Cestino.

Indice

Panoramica del problema

Scenario tipico: l’utente visualizza e riproduce una registrazione di una riunione Teams, poi — magari dopo avere chiuso l’app o cambiato dispositivo — non la vede più nella chat o nell’elenco file. Il dubbio più comune è: dove finisce davvero il file della registrazione? La risposta dipende dal tipo di riunione e da chi ha premuto “Avvia registrazione”.

Soluzione rapida (tabella riassuntiva)

Tipo di riunione	Percorso di archiviazione predefinito	Come arrivarci
Riunione di canale	SharePoint ⇒ raccolta documenti del team ► cartella Recordings (viene creata automaticamente)	In Teams: Team ▸ Canale ▸ File ▸ Recordings
Riunione privata / di calendario	OneDrive personale dell’organizzatore o di chi avvia la registrazione ► cartella Recordings	In Teams: File (barra laterale) ▸ OneDrive ▸ Recordings oppure da browser: OneDrive ▸ Recordings

Perché Teams salva lì le registrazioni

Le registrazioni delle riunioni in Teams vengono archiviate in Stream (su SharePoint), cioè file video normali conservati in SharePoint o OneDrive, non più nel vecchio Stream “Classic”. Questo ha tre conseguenze pratiche importanti:

Percorsi coerenti con il contesto: se la riunione è di canale, il contenuto appartiene al team e vive nella raccolta documenti del sito SharePoint collegato al team; se la riunione è privata/di calendario, il file risiede nello OneDrive di chi ha avviato la registrazione.
Condivisione e permessi: l’accesso è gestito con le stesse regole file di SharePoint/OneDrive (link, scadenze, condivisione con ospiti, revoche, ecc.).
Recupero e retention: se un file scade o viene eliminato, si può intervenire dal Cestino di SharePoint/OneDrive; eventuali politiche di scadenza possono farlo “sparire” dalla chat pur rimanendo recuperabile per un certo periodo.

Dove guardare per prime: le scorciatoie dentro Teams

La chat della riunione e le schede File in Teams mostrano scorciatoie ai video, ma non sempre è la vista più affidabile quando cambiano permessi, scadenze o si cerca da un dispositivo diverso. Per arrivare alla fonte:

Verifica chi ha premuto “Avvia registrazione”: è l’utente proprietario del file (per riunioni non di canale). Chiedi a questa persona di controllare il proprio OneDrive.
Per riunioni di canale: apri il Team → seleziona il Canale → scheda File in alto → entra in Recordings (creata automaticamente al primo salvataggio).
Per riunioni non di canale: in Teams clicca File (barra sinistra) → OneDrive → apri Recordings. In alternativa, usa OneDrive da browser e apri la stessa cartella.
Condivisione pulita: dai tre puntini (…) accanto al file scegli Apri in OneDrive, così usi le opzioni standard (link, permessi, scadenze, download).

Passaggi pratici, dalla diagnosi al recupero

Identifica il tipo di riunione

Prima domanda chiave: era una riunione di canale o no?

Di canale: l’invito e la chat sono ancorati a un canale di un team. La registrazione è nel sito SharePoint del team (cartella Recordings del canale).
Privata/di calendario: pianificata da Outlook/Teams o “Meet now” senza canale. La registrazione è in OneDrive del registrante (la persona che ha avviato la registrazione), cartella Recordings.

Controlla la chat della riunione

Subito dopo l’elaborazione, Teams pubblica nella chat un collegamento alla registrazione. Quella “scheda” può scomparire in base a criteri di conservazione o permessi, ma è il primo posto da guardare.

Naviga nella posizione “sorgente”

Canale: Team → Canale → File → Recordings.
Privata: in Teams → File → OneDrive → Recordings. Se non vedi la cartella, prova da browser: apri OneDrive e digita “recordings” nella barra di ricerca.

Usa la ricerca avanzata in OneDrive/SharePoint

Se il file non spunta subito:

Cerca per parola chiave del titolo della riunione o del canale.
Filtra per Tipo = Video e ordina per Data modifica più recente.
Se conosci la data, usa i filtri temporali (Ultimi 24h, Ultimi 7 giorni, ecc.).

Verifica le scadenze automatiche

L’amministratore può impostare un tempo di scadenza per le registrazioni (in molte organizzazioni il default è 60 giorni). Allo scadere, il file viene contrassegnato per l’eliminazione e finisce nel Cestino del relativo spazio (OneDrive o SharePoint) per un ulteriore periodo (tipicamente fino a 90 giorni), durante il quale puoi ripristinarlo.

Recupero dal Cestino (utente)

Apri OneDrive o il sito SharePoint del team.
Sezione Cestino.
Cerca il nome della riunione o filtra per tipo Video.
Seleziona il file → Ripristina. Tornerà nella cartella originaria (Recordings).
Se non lo vedi nel Cestino “standard”, prova nella Seconda fase (Cestino del sito secondario), se disponibile.

Recupero dal Cestino (amministratore)

Se l’utente non ha più accesso (ad esempio account disabilitato) o il file è nella seconda fase del Cestino del sito, può intervenire l’amministratore di SharePoint/OneDrive. In ambienti con politiche di conservazione e ricerche eDiscovery, il file può essere recuperabile o “preservato” anche oltre i tempi standard, secondo le regole aziendali.

Controlla se l’elaborazione è in corso

Dopo la fine della riunione, il video impiega un po’ per essere creato e indicizzato. In quel periodo potresti vedere un messaggio “In elaborazione” o un segnaposto nella chat. Aggiorna la vista File o riprova dopo qualche minuto. Se resta bloccato a lungo, verifica lo stato del servizio con l’amministratore.

Permessi e condivisione

I partecipanti alla riunione ottengono di default l’accesso in sola lettura al video.
Per ospiti/esterni potrebbe servire una condivisione esplicita dal portale OneDrive/SharePoint con link specifici (con o senza scadenza) o aggiungendo l’utente alla condivisione.
Se vedi l’errore “non hai l’autorizzazione”, chiedi al proprietario del file (chi ha avviato la registrazione) di controllare l’elenco dei destinatari.

Guida passo‑passo (con esempi reali)

Riunione di canale: dal team al file

Apri Teams desktop o web.
Vai su Team → seleziona il Canale dove si è svolta la riunione.
Apri la scheda File in alto.
Entra nella cartella Recordings.
Ordina per Data o usa la ricerca. Se non compare, apri il menu ellissi Apri in SharePoint per cercare dal sito (più potente).

Riunione privata/di calendario: dal OneDrive del registrante

In Teams vai su File (barra laterale) → OneDrive.
Apri la cartella Recordings.
Se non la trovi subito, usa la barra di ricerca e digita il titolo della riunione o “recordings”.
Se sai chi ha premuto Avvia registrazione ma tu non vedi il file, chiedi a quella persona di condividerti il video.

Condivisione corretta dal punto di origine

Dai tre puntini (…) accanto al video, seleziona Apri in OneDrive/SharePoint.
Usa Copia collegamento o Condividi per definire chi può accedere (tutti in azienda, solo persone specifiche, scadenza, blocco download, ecc.).
Se l’accesso è “spezzato” in chat, invia il link aggiornato.

Casi particolari e domande frequenti (FAQ)

La registrazione è “sparita” dalla chat.

È normale se la tenant applica policy di retention o scadenze. Il video può essere ancora nella sua posizione originale (OneDrive/SharePoint) o nel relativo Cestino. Cerca direttamente in Recordings o avvia il recupero.Chi è il proprietario del file?

Nelle riunioni non di canale, è la persona che ha premuto Avvia registrazione (non necessariamente l’organizzatore). Nelle riunioni di canale il file appartiene al sito del team e segue i permessi del canale.Esiste un nome file standard?

Sì: in genere “Recording – {Titolo riunione} – {Data/ora}” o simile. Questo aiuta a cercare velocemente in OneDrive/SharePoint.Posso cambiare o rimuovere la scadenza?

Se l’amministratore lo consente, come proprietario puoi modificare la data di scadenza o rimuoverla dal dettaglio file in OneDrive/SharePoint. In presenza di policy obbligatorie, la modifica potrebbe non essere consentita.Il registrante ha lasciato l’azienda.

Le registrazioni erano nel suo OneDrive. L’IT può trasferire la proprietà o ripristinare i contenuti secondo i processi di offboarding e le policy di conservazione.La cartella “Recordings” non c’è.

Si crea automaticamente al primo salvataggio. Se non la vedi, il video potrebbe essere in elaborazione, avere nome diverso o trovarsi nel Cestino. Cerca per Tipo = Video e per data.Differenza tra “Chiamate” e “Riunioni”.

Le chiamate 1:1 o di gruppo non appartenenti a un canale si comportano come riunioni private: registrazioni nel OneDrive di chi le avvia (cartella Recordings).Trascrizioni e sottotitoli

Se abilitati, vengono salvati insieme al video come file collegati. La visibilità segue i permessi del video.

Checklist operativa “trova la mia registrazione”

La riunione era di canale? → Vai su Team → Canale → File → Recordings. In caso di dubbi, apri in SharePoint e verifica la raccolta documenti.
La riunione era privata/di calendario? → Chiedi: chi ha avviato la registrazione? → Vai nel suo OneDrive → Recordings.
Non la vedi ancora? → Usa ricerca e filtri (Tipo: Video, data). Controlla la chat per il messaggio iniziale.
Possibile scadenza? → Verifica la presenza nel Cestino (anche seconda fase). Se presente, ripristina.
Errore di permessi? → Fatti condividere il link direttamente da OneDrive/SharePoint con le impostazioni corrette.
Ancora nulla? → Coinvolgi l’amministratore (controllo audit, stato del servizio, policy di conservazione).

Gestione permessi: modelli consigliati

Scenario interno: condividi con “Persone dell’organizzazione con link” per semplificare accessi e ridurre richieste manuali.
Scenario con ospiti: invita persone specifiche con link protetto (eventualmente scadenza e blocco download). Verifica che l’ospite sia presente come utente esterno.
Scenario pubblico (sconsigliato per contenuti sensibili): solo se le policy lo permettono, usa link accessibile a chiunque abbia il collegamento, preferibilmente con scadenza breve.

Buone pratiche per evitare “sparizioni”

Nomina coerente: imposta titoli riunione parlanti (progetto, sprint, cliente) per avere nomi file univoci.
Tag nel titolo/descrizione: aggiungi codici (es. “Q3”, “Workshop”) per facilitare le ricerche successive.
Permessi chiari: dopo la registrazione, apri il file in OneDrive/SharePoint e verifica i destinatari effettivi.
Conferma scadenza: se la policy prevede auto‑eliminazione, valuta di estendere o rimuovere la scadenza per i video critici.
Backup mirato: per contenuti di valore, prevedi copie controllate (ad esempio in una libreria SharePoint di progetto con permessi dedicati).

Informazioni aggiuntive utili

Chat della riunione: appena termina la registrazione, Teams pubblica un collegamento nel thread della riunione (visibile finché la policy di retention lo consente).
Limiti di conservazione: l’amministratore può impostare una scadenza automatica (default spesso 60 giorni per molte tenant); dopo tale periodo il video passa nel Cestino di SharePoint/OneDrive per altri 90 giorni.
Permessi: chi partecipa alla riunione ottiene automaticamente accesso in sola lettura; per esterni o ospiti potrebbe essere necessario concedere esplicitamente i diritti dal portale OneDrive/SharePoint.

Risoluzione problemi: errori ricorrenti e soluzioni

“Non hai l’autorizzazione”: chiedi al proprietario (chi ha avviato la registrazione) di condividere il file da OneDrive/SharePoint con il tuo account. Verifica che la condivisione non sia limitata a un gruppo a cui non appartieni.
“File non trovato” nella chat: usa direttamente OneDrive/SharePoint (cartella Recordings) e la funzione di ricerca; controlla anche il Cestino.
“In elaborazione…” persistente: aggiorna la pagina, prova dopo qualche minuto e verifica lo stato del servizio con l’IT se il problema persiste per ore.
Mancata creazione della cartella Recordings: potrebbe non esserci stata una registrazione effettiva (avvio/stop non completati). Verifica il log della riunione e chiedi conferma ai partecipanti.

Note per amministratori

Policy di scadenza: definisci una durata base (es. 60 giorni) e consenti agli owner di estendere quando necessario. Comunica chiaramente la policy agli utenti.
Recupero: abilita e documenta le procedure di ripristino dal Cestino di SharePoint/OneDrive (inclusa la seconda fase) e il trasferimento dei contenuti OneDrive in caso di offboarding.
Compliance: valuta l’uso di eDiscovery e delle etichette di conservazione per registrazioni critiche, tenendo conto di privacy e normativa.
Monitoraggio: controlla periodicamente l’adozione e i casi d’uso; se molti utenti “perdono” i file, migliora la formazione su percorsi e permessi.

Esempi pratici

Esempio A — Riunione di canale “Marketing / Generale”
Dopo la riunione, la registrazione non appare più in chat. Vai in Team → Marketing → Generale → File → Recordings. Se manca, apri in SharePoint e usa la ricerca “Recording – Marketing” filtrando per Video. Se la policy ha applicato la scadenza, ripristina dal Cestino.

Esempio B — Riunione privata “Progetto Apollo – Sprint 12”
La registrazione l’ha avviata Mario. Apri File → OneDrive → Recordings di Mario (chiedi il link se non hai accesso). Mario apre il file in OneDrive, sceglie Condividi e invita il team con link a scadenza 30 giorni.

In sintesi

Se una registrazione “scompare”, non andare nel panico: individua il tipo di riunione, poi raggiungi la relativa cartella Recordings (SharePoint per i canali, OneDrive del registrante per le altre). Usa ricerca e Cestino per i casi con scadenza o eliminazione. Gestisci la condivisione dal portale d’origine per riportare ordine nei permessi.

Soluzione sintetica (di nuovo, a colpo d’occhio)

Tipo di riunione	Percorso di archiviazione predefinito	Come arrivarci
Riunione di canale	SharePoint ⇒ raccolta documenti del team ► Recordings	Teams: Team ▸ Canale ▸ File ▸ Recordings
Riunione privata / di calendario	OneDrive dell’organizzatore/registrante ► Recordings	Teams: File ▸ OneDrive ▸ Recordings oppure OneDrive via browser

Appendice: glossario minimo

Registrante: utente che preme “Avvia registrazione”; proprietario del file nelle riunioni non di canale.
Recordings: cartella auto‑creata in OneDrive/SharePoint che contiene i video delle riunioni.
Cestino: area temporanea dove finiscono i file eliminati o scaduti; consente il ripristino entro una finestra temporale.
Stream (su SharePoint): architettura moderna che memorizza i video come file in OneDrive/SharePoint, con gestione permessi unificata.