Gli organizzatori di riunioni in Microsoft Teams spesso chiedono se i report di partecipazione scadano, dove siano conservati e quali limiti presentino. In questa guida trovi risposte pratiche, istruzioni passo‑passo e buone pratiche per evitare perdite di dati e garantire la conformità.
Panoramica della domanda
Un organizzatore di riunioni Microsoft Teams vuole sapere se i report di partecipazione (Attendance report) disponibili nell’app desktop hanno una scadenza automatica, dove vengono conservati e quali sono le limitazioni note. Qui di seguito trovi una sintesi chiara e immediata, seguita da spiegazioni approfondite.
Cosa devi sapere subito
- Nessuna scadenza automatica nell’app Teams: finché l’organizzatore mantiene l’accesso alla chat della riunione, il report resta disponibile nel client Teams senza una data di scadenza predefinita.
- Dove è archiviato: il file CSV del report è salvato nella cassetta postale Exchange Online dell’organizzatore. In Teams ne vedi solo un collegamento presente nella chat della riunione e nella scheda Recording & Transcripts (Registrazioni e trascrizioni).
- Eccezioni chiave:
- Teams Admin Center: gli amministratori possono scaricare i report dal centro di amministrazione solo per 30 giorni. Dopo questo periodo l’elemento non è più visibile nel portale admin, ma continua ad esistere nella mailbox Exchange dell’organizzatore.
- Riunioni molto numerose: oltre 120 partecipanti il CSV può contenere dati incompleti.
- Cambio/uscita organizzatore: se l’account dell’organizzatore viene disabilitato o eliminato, i report collegati a quella mailbox vengono perduti.
Tabella riassuntiva
| Aspetto | Dettagli | Implicazioni pratiche |
|---|---|---|
| Scadenza nell’app Teams | Nessuna scadenza automatica finché l’organizzatore ha accesso alla chat | Puoi ritrovare il report in qualsiasi momento, anche mesi dopo |
| Archiviazione | CSV salvato nella cassetta postale Exchange Online dell’organizzatore | Non compare come file in OneDrive/SharePoint; è un elemento di posta con allegato |
| Visibilità in Teams Admin Center | Disponibile per gli admin solo per 30 giorni | Dopo 30 giorni l’admin non lo vede nel portale, ma l’organizzatore lo conserva in mailbox |
| Dimensioni/platea | Dati potenzialmente incompleti > 120 partecipanti | Verifica subito l’integrità per riunioni molto affollate |
| Uscita organizzatore | Eliminazione o disabilitazione dell’account = perdita report | Scarica e archivia localmente prima dei cambi di ruolo o off‑boarding |
Dove si trovano i report e come accedervi
Anche se Teams mostra un link al CSV nella chat e nella scheda Recording & Transcripts, il file risiede nella mailbox Exchange Online dell’organizzatore. Per recuperarlo dall’app Teams:
- Apri Teams > Calendario e seleziona la riunione conclusa.
- Vai alla scheda Recording & Transcripts (Registrazioni e trascrizioni). In molte organizzazioni trovi una sezione Attendance / Presenze.
- Scarica il CSV del report di partecipazione. In alternativa, cerca il messaggio di sistema nella chat della riunione con il collegamento “Attendance report”.
Ricorda: ciò che scarichi è un allegato CSV collegato a un elemento di posta nella tua cassetta postale. Questo spiega perché il file non è visibile tra i documenti di OneDrive o nelle cartelle di Outlook come un normale messaggio ricevuto: è un elemento generato dal servizio e associato alla riunione.
Struttura tipica del CSV
I campi possono variare nel tempo e in base a funzionalità attive, ma in genere includono:
- Nome visualizzato del partecipante
- Indirizzo e‑mail/ID (se disponibile)
- Ora di ingresso e ora di uscita
- Durata della presenza
- Eventuali azioni (join/leave multipli, riconnessioni)
Per riunioni ricorrenti, ogni occorrenza genera il proprio report: verifica di scaricare quello dell’istanza corretta.
Conservazione, scadenza e impatto delle policy
Per impostazione predefinita, non esiste una scadenza automatica dei report all’interno dell’app Teams. Il CSV resta raggiungibile finché l’organizzatore mantiene accesso alla chat della riunione e la sua mailbox è attiva. Tuttavia, l’ambiente di un’organizzazione può applicare criteri di conservazione (retention) su Exchange e/o su Teams/Chat. In tal caso:
- Una Retention su mailbox (es. criteri di conservazione o MRM/Purview) può influenzare i messaggi di sistema e i relativi allegati. Testa sempre l’effetto delle policy su un ambiente pilota.
- Una Retention su chat può incidere sulla visibilità in Teams del collegamento al report. Anche se l’allegato continua a risiedere nella mailbox, eliminare il messaggio di chat può rendere meno intuitivo recuperarlo dall’interfaccia Teams.
- Non esiste un criterio predefinito che cancelli automaticamente questi report: ogni eliminazione avviene per effetto di policy configurate o per l’eliminazione/disabilitazione della mailbox dell’organizzatore.
Perché gli admin “perdono” la visibilità dopo 30 giorni
Il Teams Admin Center espone i report per un periodo operativo di 30 giorni dalla riunione. Scaduto il periodo, l’oggetto non è più recuperabile dal portale anche se il CSV resta nella cassetta postale dell’organizzatore. Questa differenza tra visibilità admin e archiviazione effettiva è cruciale per impostare correttamente i processi interni.
Eccezioni e limiti principali
Amministrazione (Admin Center)
Gli amministratori possono esportare i report dal centro di amministrazione solo entro 30 giorni dalla riunione. Per esigenze di audit oltre questo intervallo, serve coordinarsi con l’organizzatore (o con l’IT che gestisce le mailbox) per recuperare i CSV dalla cassetta postale Exchange.
Dimensioni della riunione (>120 partecipanti)
In riunioni con platee molto numerose (oltre circa 120 partecipanti) il CSV può risultare incompleto. Le cause più comuni sono segmentazione dei log, limiti temporanei di post‑processing e ricollegamenti multipli degli utenti. Per eventi critici, verifica subito il file e, se necessario, esporta manualmente l’elenco presenze o utilizza strumenti di raccolta presenze alternativi.
Cambio o uscita dell’organizzatore
Se l’organizzatore lascia l’azienda o l’account viene disabilitato/eliminato, i report si perdono perché risiedono nella sua cassetta postale. È essenziale predisporre un flusso di handover prima della disattivazione dell’account.
Buone pratiche consigliate
- Scarica e archivia localmente i report delle riunioni critiche, soprattutto quando l’organizzatore cambia ruolo o lascia l’organizzazione.
- Valuta e documenta i criteri di retention su Exchange e Teams se la tua organizzazione deve rispettare norme di conservazione: ad oggi non esiste un criterio predefinito che elimini i report, ma una retention su mailbox o chat può influenzarli.
- Per serie ricorrenti e platee >120, verifica l’integrità del CSV subito dopo la riunione. In caso di problemi, effettua un’esportazione manuale o una registrazione parallela delle presenze.
- Standardizza i nomi dei file (es.
ReportPresenze[Titolo][YYYYMMDD]_[HHMM].csv) per facilitare ricerca e audit. - Condividi in modo sicuro: se serve inviare il CSV, usa canali aziendali approvati e applica rubriche di classificazione/sensibilità se previste.
Procedure operative consigliate
Per gli organizzatori
- Subito dopo la riunione, apri la riunione dal Calendario di Teams e scarica il report presenze dalla scheda Recording & Transcripts.
- Verifica che il CSV contenga tutti i partecipanti attesi (in particolare per riunioni >120).
- Rinomina il file seguendo il convenzionamento interno e salvalo su SharePoint/OneDrive o in una libreria documentale dedicata al progetto.
- Se la riunione è ricorrente, ripeti l’operazione ad ogni occorrenza.
- Se stai passando il testimone a un collega, trasferisci anche i CSV storici prima dell’off‑boarding.
Per gli amministratori
- Definisci una policy interna che chiarisca ruoli e responsabilità (chi deve salvare i report, dove, per quanto tempo).
- Comunica agli utenti che la visibilità admin scade a 30 giorni e che il report vive nella mailbox dell’organizzatore.
- Dove richiesto, applica criteri di retention e verifica l’effetto su messaggi di sistema e allegati.
- Prevedi un processo di handover per gli organizzatori che escono dall’azienda.
- Per eventi di grandi dimensioni, predisponi controlli a campione sull’integrità dei CSV e canali di escalation.
Troubleshooting: problemi comuni e soluzioni
| Sintomo | Possibili cause | Come risolvere |
|---|---|---|
| Il link al report non compare nella chat | Ritardi di post‑processing; messaggio di chat rimosso da retention; riunione ancora “aperta” | Attendi la chiusura effettiva della riunione; verifica nella scheda Recording & Transcripts; controlla le policy di retention |
| CSV incompleto su evento con molti partecipanti | Limiti noti oltre ~120 partecipanti | Scarica subito e controlla; valuta una raccolta presenze alternativa o esportazione manuale |
| Admin non trova più il report | Scadenza dei 30 giorni nel Teams Admin Center | Chiedi all’organizzatore di scaricarlo dalla propria mailbox via Teams |
| Report irreperibile dopo off‑boarding | Mailbox dell’organizzatore eliminata o disabilitata | Implementa procedure di handover e salvataggio preventivo; esamina processi di conservazione |
Domande frequenti (FAQ)
Il report di partecipazione scade automaticamente?
No. Finché l’organizzatore conserva l’accesso alla chat della riunione, il report resta disponibile nell’app Teams senza scadenze automatiche.
Dove viene salvato il file?
Nella cassetta postale Exchange Online dell’organizzatore come allegato CSV ad un elemento di sistema. Teams mostra solo un collegamento nella chat e nella scheda Recording & Transcripts.
Perché l’amministratore non lo vede dopo 30 giorni?
Perché il Teams Admin Center limita la visibilità operativa ai primi 30 giorni. Ciò non elimina il file dalla mailbox dell’organizzatore.
Le riunioni molto grandi generano file affidabili?
Oltre ~120 partecipanti possono verificarsi dati incompleti. È buona pratica controllare subito il CSV e predisporre misure alternative di raccolta presenze.
Cosa succede se l’organizzatore lascia l’azienda?
I report associati alla sua mailbox vengono persi. Occorre effettuare un salvataggio preventivo o un passaggio di consegne prima dell’off‑boarding.
La retention può cancellare i report?
Non esiste un criterio predefinito che li elimini. Tuttavia, criteri di retention su mailbox o chat possono influenzare visibilità e conservazione. È fondamentale testare le policy.
Modello di checklist per eventi critici
- 📌 Prima dell’evento: nomina un organizzatore “stabile” per tutta la durata del programma; chiarisci responsabilità di conservazione.
- 🕒 Subito dopo l’evento: scarica il CSV da Teams; verifica completezza, rinomina e archivia nella libreria documentale del progetto.
- 🧪 Controllo qualità: se presenti >120 partecipanti, confronta a campione l’elenco con i registrati/partecipanti attesi.
- 🔁 Per serie ricorrenti: definisci una cartella per ciascuna occorrenza e automatizza (se possibile) il versioning.
- 🔐 Condivisione: applica le policy di confidenzialità e limita l’accesso ai soli ruoli autorizzati.
- 📦 Off‑boarding: prima della disattivazione dell’account, trasferisci i CSV storici secondo la policy IT.
Confronto per ruolo
| Ruolo | Accesso al report | Scadenza visibilità | Dove scaricare | Note operative |
|---|---|---|---|---|
| Organizzatore | Completo | Nessuna scadenza automatica finché la chat è accessibile | Teams > Chat riunione o scheda Recording & Transcripts | Responsabile archiviazione e handover |
| Amministratore | Operativa | 30 giorni nel Teams Admin Center | Teams Admin Center (entro 30g); oltre 30g via organizzatore | Deve comunicare policy e processi |
| Partecipante | Non nativa | — | — | Riceve il CSV solo se condiviso dall’organizzatore |
Governance e conformità
Per aziende soggette a requisiti normativi, i report di partecipazione sono dati aziendali e come tali vanno gestiti. Alcuni punti da considerare:
- Classificazione: applica etichette/sensibilità se presenti nel tuo tenant.
- Retention: definisci durata e ambito (mailbox/chat) in accordo con il team legale e compliance.
- Audit: mantieni un registro di dove e come vengono archiviati i CSV per eventi rilevanti.
- Off‑boarding: integra nel checklist HR/IT la migrazione dei report prima della disattivazione dell’account.
Esempi di policy interne
- Policy “Eventi critici”: per tutte le riunioni etichettate “Alto impatto”, il report va scaricato entro 24 ore, validato, caricato in un repository condiviso e indicizzato con metadati (titolo riunione, data, responsabile, progetto).
- Policy “Riunioni ricorrenti”: il report di ogni occorrenza viene salvato in una cartella dedicata con nomenclatura coerente, con owner alternativo designato in caso di assenza dell’organizzatore.
- Policy “Off‑boarding organizzatore”: prima della dismissione dell’account, esportare e trasferire tutti i CSV associati alle riunioni degli ultimi N mesi, verificando integrità e permessi.
Indicazioni per utenti avanzati
In scenari ad alta intensità (es. formazione, webinar, town hall), valuta una procedura ibrida che combini il report di Teams con:
- Esportazione degli iscritti dalla piattaforma di registrazione (se usata) per incrocio dati.
- Un foglio di controllo con macro/validazioni per individuare rapidamente duplicati o riconnessioni multiple.
- Un processo di qualità che assegni a un secondo revisore il check del CSV prima della pubblicazione dei dati ufficiali.
Raccomandazioni finali
- Non dare per scontato che il report resti visibile a tutti: Organizzatore ≠ Admin. L’admin perde la visibilità nel portale dopo 30 giorni.
- Il report non è in OneDrive/SharePoint: è un allegato nella mailbox Exchange dell’organizzatore.
- Gestisci per tempo i casi di cambio organizzatore o uscita dall’azienda per evitare perdite di dati.
- Su platee >120, verifica subito e prevedi piani di contingenza.
- Allinea Retention e processi di compliance con le esigenze legali e operative dell’organizzazione.
Riepilogo in una frase
I report di partecipazione di Microsoft Teams non scadono automaticamente nell’app e risiedono nella mailbox Exchange dell’organizzatore; gli admin li vedono nel portale solo per 30 giorni, mentre riunioni molto numerose e cambi di organizzatore richiedono azioni preventive per non perdere dati.
Domanda originale (riassunto): Un organizzatore chiede se i report di partecipazione nell’app desktop scadano, dove siano conservati e quali limiti esistano.
- Nessuna scadenza automatica in Teams finché l’organizzatore ha accesso alla chat.
- Conservazione: CSV nella cassetta postale Exchange Online dell’organizzatore; Teams mostra un link in chat e nella scheda Recording & Transcripts.
- Limiti: Admin Center 30 giorni; possibili dati incompleti >120 partecipanti; perdita in caso di uscita dell’organizzatore.
- Buone pratiche: scarico e archiviazione locale per riunioni critiche; verifica integrità; pianifica la retention e l’off‑boarding.
Con questa guida puoi impostare un processo di gestione dei report di partecipazione robusto e conforme, evitando sorprese quando serve recuperare le presenze di riunioni passate.
Se desideri, puoi copiare e riutilizzare il seguente promemoria operativo per il tuo team:
Promemoria report presenze Teams
1) Scarica il CSV subito dopo la riunione dalla scheda Recording & Transcripts.
2) Verifica integrità (soprattutto se >120 partecipanti).
3) Salva nel repository di progetto con nome standard.
4) Per off‑boarding, trasferisci tutti i CSV storici prima della dismissione dell’account.