Hai condiviso un file Word da OneDrive o SharePoint e l’altro account lo vede in sola lettura? In questa guida pratica trovi i passaggi per concedere i diritti di modifica, rivedere i collegamenti già inviati e risolvere i casi più comuni che bloccano l’editing.
Quando un documento Word risulta in sola lettura
Un file Word archiviato su OneDrive o SharePoint può aprirsi in sola lettura per diverse ragioni: il collegamento è stato creato con permessi di sola visualizzazione, il documento è protetto da Word, la libreria richiede il check‑out, il file è in un formato non co‑authoring, l’amministratore limita la condivisione esterna oppure il file è semplicemente in una cartella locale non sincronizzata sul cloud. Capire l’origine del “read‑only” è il primo passo per abilitarne la modifica.
Metodo consigliato: condividere fin da subito con diritti di modifica
Se devi ancora invitare l’altro account, crea un collegamento con permessi corretti sin dall’inizio. È l’approccio più veloce e riduce gli errori.
Da OneDrive o SharePoint sul web
- Apri OneDrive o la raccolta documenti di SharePoint e seleziona il file Word (estensione .docx).
- Fai clic su Condividi.
- Nella finestra di condivisione, apri le Impostazioni del collegamento (spesso sotto la voce “Chi può utilizzare questo collegamento”).
- Scegli il pubblico del link:
- Chiunque abbia il collegamento (se consentito dall’organizzazione) – opzione rapida per collaborazioni esterne.
- Persone nella tua organizzazione – l’editing è limitato agli utenti interni.
- Persone specifiche – inserisci gli indirizzi e-mail dei collaboratori.
- Attiva Consenti modifica (o “può modificare”).
- Facoltativo: imposta data di scadenza o password del collegamento, se disponibili nelle opzioni avanzate.
- Invia l’invito oppure copia il link e condividilo con l’altro account.
Da Word per il Web (Word Online)
- Apri il documento in Word per il Web.
- In alto a destra fai clic su Condividi.
- Apri le impostazioni del collegamento e seleziona Consenti modifica.
- Invia a Persone specifiche oppure copia il collegamento di modifica.
Da Word per Windows o macOS (file già nel cloud)
- Apri il documento da OneDrive/SharePoint (verifica che in alto a sinistra sia attivo Salvataggio automatico).
- Vai su File → Condividi e scegli Copia collegamento o Condividi con persone.
- Nel pannello del collegamento imposta può modificare e conferma.
Da Microsoft Teams
Se il file vive in un canale o in una chat:
- Nel canale: apri la scheda File, seleziona il documento → Altri (⋯) → Apri in SharePoint → Gestisci accesso e imposta Modifica.
- In chat: quando alleghi un file, verifica la levetta Consenti modifica prima di inviare.
Suggerimento: se vuoi sapere chi ha modificato cosa, preferisci inviti a persone specifiche (con accesso autenticato). I link “Chiunque” possono consentire modifiche anonime e non attribuite.
Modificare i permessi di un collegamento già inviato
Se hai già condiviso il file e l’altro account vede il documento in sola lettura, puoi adeguare i permessi senza spostarlo.
Aggiornare i permessi dal pannello “Gestisci accesso”
- In OneDrive/SharePoint, passa il mouse sul file → fai clic su ⋯ → Gestisci accesso.
- Individua la sezione Link che concedono l’accesso oppure Accesso diretto.
- Accanto al link o all’utente, scegli Modifica autorizzazioni e cambia da Solo visualizzazione a Modifica.
- Se il link non consente di cambiare livello, fai Rimuovi collegamento e creane uno nuovo con Modifica abilitato.
Creare un nuovo collegamento con modifica
- Con il file selezionato, fai clic su Condividi.
- Imposta Consenti modifica e seleziona il pubblico (consigliato: Persone specifiche per tracciare gli autori).
- Invia il nuovo invito o copia il collegamento e condividilo con l’account interessato.
Attenzione: se la tua organizzazione disabilita i link “Chiunque”, potresti non vedere quest’opzione. In tal caso invita direttamente l’indirizzo e‑mail dell’altro account oppure chiedi all’amministratore di consentire la condivisione esterna per il sito/OneDrive interessato.
Verifiche tecniche e cause frequenti del blocco in sola lettura
Se anche dopo aver impostato i permessi corretti il file resta non modificabile, verifica i punti seguenti.
Protezione del documento in Word
- Limita modifica: in Word vai su Revisione → Proteggi → Limita modifica e assicurati che non ci sia una restrizione attiva (o disattivala con la password se presente).
- Contrassegna come finale / Apri sempre in sola lettura: in File → Informazioni → Proteggi documento verifica che il documento non sia marcato come finale o impostato per aprirsi sempre in sola lettura.
- Etichette di sensibilità / IRM: un’etichetta “solo visualizzazione” può impedire l’editing anche agli utenti con link di modifica. Rimuovi o sostituisci l’etichetta secondo le policy aziendali.
Requisiti per il co‑authoring in tempo reale
- Entrambi gli utenti devono usare Word per il Web oppure Word 2016 o successivo connesso allo stesso file cloud (OneDrive/SharePoint/Teams) con Salvataggio automatico attivo.
- Il formato consigliato è .docx. File .doc, PDF e altri formati non supportano il co‑authoring; convertili in .docx.
Percorso e stato del file
- Il documento deve trovarsi su OneDrive, SharePoint o Teams. Se è locale, caricalo e condividilo dal cloud.
- Se usi il client di sincronizzazione OneDrive, controlla che la cartella sia Sincronizzata e non “Solo online” con errori.
Impostazioni del tenant e condivisione esterna
- Gli amministratori possono limitare i link “Chiunque” o richiedere l’accesso autenticato. In tal caso usa Persone specifiche e invita l’indirizzo e‑mail dell’altro account.
- Se l’altro account è esterno (ospite), potrebbe essere necessario un invito guest prima di poter modificare.
Check‑out obbligatorio o file bloccato
- Alcune raccolte SharePoint richiedono il check‑out per modificare. Se vedi “Il file è bloccato per la modifica da un altro utente”, verifica che nessuno lo abbia in check‑out o esegui Check‑in una volta finito.
- Se il file è in uso, chiedi a chi lo ha aperto in app desktop di chiuderlo oppure prova ad aprirlo in Word per il Web per co‑authoring.
Metadati obbligatori e proprietà mancanti
In alcune librerie SharePoint la modifica è bloccata finché non compili determinate proprietà (es. Categoria, Progetto). Controlla il riquadro Dettagli e compila i metadati richiesti.
Browser e cache
Se l’altro account continua a vedere il documento in sola lettura, suggerisci di aprire il link in finestra InPrivate o in un profilo browser separato per evitare conflitti di sessione tra account diversi.
Procedura rapida per scenari tipici
| Scenario | Perché accade | Come risolvere |
|---|---|---|
| Ho condiviso un link e l’altro vede solo “Visualizza”. | Il link è stato creato senza permessi di modifica. | OneDrive/SharePoint → Gestisci accesso → modifica da Solo visualizzazione a Modifica oppure crea un nuovo link con Consenti modifica. |
| Word mostra “Il documento è protetto”. | Restrizioni di Word (Limita modifica, Contrassegna come finale). | Revisione → Proteggi → Limita modifica → disattiva. File → Informazioni → rimuovi protezione. |
| Link “Chiunque” non disponibile. | Policy aziendali di condivisione esterna limitata. | Invita Persone specifiche (e-mail del secondo account) oppure coinvolgi l’amministratore. |
| File sempre “In uso” o “Bloccato”. | Check‑out attivo o l’altro utente lo ha aperto nell’app desktop. | Chiedi il check‑in, chiudi l’app, attendi lo sblocco, prova Word per il Web. |
| Non vedo le modifiche in tempo reale. | Formato non supportato o app obsoleta. | Converti in .docx, usa Word Online o Word 2016+ con Salvataggio automatico. |
| Il client OneDrive segna “Sola lettura”. | Permessi insufficienti o libreria con requisiti non supportati. | Verifica i permessi (Modifica), completa i metadati, controlla il check‑out. |
| Ospite esterno non riesce a modificare. | Manca l’accesso autenticato o invito guest. | Condividi con Persone specifiche e richiedi l’accesso tramite account Microsoft/Aziendale. |
Passaggi dettagliati per “Gestisci accesso”
- Seleziona il file in OneDrive/SharePoint e apri Gestisci accesso.
- Nella sezione Link, individua il collegamento già inviato:
- Se vedi “Può visualizzare”, fai clic sull’icona Modifica e scegli “Può modificare”.
- Se non è modificabile, fai Rimuovi collegamento e creane uno nuovo impostando Consenti modifica.
- Nella sezione Accesso diretto, puoi Aggiungere persone e decidere subito se “Può visualizzare” o “Può modificare”.
- Comunica al destinatario il nuovo link per evitare che continui a usare quello vecchio.
Best practice per condividere documenti Word in modalità collaborativa
- Usa sempre .docx e archivia i file nel cloud (OneDrive/SharePoint/Teams).
- Invita persone specifiche quando ti serve controllo e tracciabilità.
- Evita i duplicati: non inviare copie offline; condividi il link al file originale.
- Attiva il Salvataggio automatico in Word desktop per scrivere in tempo reale con gli altri.
- Definisci scadenze del link e rimuovi gli accessi non più necessari da Gestisci accesso.
Checklist operativa
- Il file è su OneDrive/SharePoint/Teams? In caso contrario, caricalo.
- Apri Condividi e crea un link con Consenti modifica o invita Persone specifiche.
- Se il link esiste già, usa Gestisci accesso per passare da Solo visualizzazione a Modifica.
- Controlla in Word: Revisione → Proteggi → Limita modifica deve essere disattivato.
- Verifica che il file sia .docx e che tutti usino Word Online o Word 2016+.
- Se la libreria richiede check‑out, esegui check‑in alla fine; se il file è bloccato, prova Word per il Web.
- In contesti aziendali, preferisci Persone specifiche se i link “Chiunque” sono disabilitati.
- Se l’ospite esterno non accede, invitalo come guest e chiedi di aprire il link con sessione pulita/InPrivate.
- Compila eventuali metadati obbligatori nella libreria.
- Al termine, rimuovi i link inutili da Gestisci accesso.
Domande frequenti
Posso trasformare un link di sola visualizzazione in link di modifica?
Sì. Apri Gestisci accesso, modifica il livello di autorizzazione del link o eliminalo e ricrealo con Consenti modifica.
L’altro utente deve avere Word installato?
No. Con Word per il Web può modificare dal browser. Per il co‑authoring in app desktop servono Word 2016 o versioni successive con account connesso.
Perché vedo due sezioni in Gestisci accesso: “Link” e “Accesso diretto”?
I Link controllano le autorizzazioni concesse tramite collegamenti condivisi. Accesso diretto definisce permessi assegnati a utenti/gruppi specifici indipendentemente dai link.
È possibile impedire il download ma consentire la modifica?
La funzione Blocca download si applica di norma ai link di sola visualizzazione; per modificare il file è necessario consentire almeno l’editing online. Per massima protezione, usa etichette di sensibilità e inviti autenticati.
Il file è in formato .doc o PDF: posso collaborare in tempo reale?
No. Converti il file in .docx per abilitare il co‑authoring in Word per il Web e Word desktop recenti.
Come revoco l’accesso in un secondo momento?
Apri Gestisci accesso e rimuovi il link o l’utente dall’Accesso diretto. L’accesso cessa immediatamente.
Esempi pratici di condivisione corretta
Invitare un secondo account Microsoft personale
- OneDrive → seleziona il file → Condividi.
- Imposta Persone specifiche → Consenti modifica.
- Inserisci l’e‑mail del secondo account e invia.
Collaborare con un collega sullo stesso tenant Microsoft 365
- SharePoint → Condividi → Persone nella tua organizzazione → Consenti modifica.
- Invia l’invito o copia il link nella chat Teams.
Condivisione con un partner esterno quando i link “Chiunque” sono disabilitati
- Usa Persone specifiche e inserisci l’e‑mail del partner.
- Se richiesto, completa l’invito guest. Il partner riceverà una richiesta di verifica identità.
Risoluzione dei problemi avanzata
- Il file è in check‑out da un utente che non risponde: un proprietario del sito può forzare il check‑in o prendere possesso del file dalla libreria.
- Versionamento e bozze: se la libreria consente di visualizzare solo bozze agli editor, un utente con “Visualizza” vedrà comunque il file ma non potrà salvare. Assegna “Modifica”.
- Cartelle con autorizzazioni ereditate: assegna Modifica direttamente sul file se non vuoi cambiare tutta la cartella.
- Account multipli nel browser: usa un profilo dedicato per ciascun account o un browser diverso per evitare che il login sbagliato assorba il link.
Schema decisionale
Il destinatario non può modificare → Controlla il link (Consenti modifica?) → Controlla l’accesso diretto (utente con ruolo Modifica?) → Controlla Word (protezione documento, formato .docx) → Controlla libreria (check‑out, metadati) → Controlla policy (condivisione esterna/guest) → Prova in Word per il Web.
Conclusioni
Abilitare la modifica su un documento Word condiviso richiede tre ingredienti: permesso giusto sul link o sull’utente (Modifica), posizione corretta del file (OneDrive/SharePoint/Teams) e assenza di blocchi locali (protezione Word, check‑out, metadati). Seguendo i passaggi descritti – dalla condivisione iniziale alla gestione degli accessi esistenti, fino alle verifiche di protezione e co‑authoring – otterrai una collaborazione fluida e tracciabile, con modifiche in tempo reale e minori conflitti di versione.
Riepilogo operativo essenziale
- Condivisione iniziale: crea link con Consenti modifica o invita persone specifiche.
- Modifica permessi esistenti: Gestisci accesso → passa da Visualizza a Modifica o rigenera il link.
- Verifiche extra: rimuovi restrizioni in Word, usa .docx, assicurati che tutti aprano il file dal cloud, tieni conto di eventuali limiti aziendali.
- Note utili: co‑authoring in tempo reale, possibilità di revoca accesso in ogni momento e gestione ordinata dei collegamenti.