Vuoi usare Fireflies.ai per trascrivere le riunioni in Microsoft Teams senza attivare la registrazione nativa, ma desideri informare chiaramente tutti i partecipanti con un avviso automatico — anche quando qualcuno entra più tardi? In questa guida trovi soluzioni pronte, modelli e passaggi tecnici passo‑passo.
Perché un avviso automatico è fondamentale
Molte organizzazioni usano Fireflies.ai per ottenere trascrizioni e note intelligenti senza produrre un file video completo. Il rovescio della medaglia è che, non attivando la registrazione nativa di Teams, i partecipanti non vedono il classico banner rosso né ascoltano un messaggio vocale che li informi in tempo reale. Il risultato è un’esperienza opaca e un rischio di non‑compliance in giurisdizioni che richiedono il consenso esplicito o la notifica preventiva quando una conversazione è registrata o trascritta.
Obiettivo: mostrare (ed eventualmente pronunciare) un avviso automatico all’avvio della trascrizione e ogni volta che qualcuno entra o rientra nella riunione.
Panoramica delle opzioni
Qui di seguito trovi una vista comparativa delle strade percorribili. La scelta dipende da tempi, budget, requisiti di compliance e livello di automazione desiderato.
| Approccio | Come funziona | Pro | Contro |
|---|---|---|---|
| Bot personalizzato per Teams (Microsoft Bot Framework, Graph API, webhook di Fireflies) | Il bot ascolta un webhook quando il bot di Fireflies entra nella riunione e pubblica un messaggio nella chat del meeting o riproduce un prompt vocale. Può ripetere l’avviso ai nuovi ingressi. | Annuncio testuale e/o vocale; pieno controllo su timing e contenuti; estensibile. | Richiede sviluppo, registrazioni in Azure, permessi RSC/Graph e manutenzione continua. |
| Automazione con Zapier o Power Automate | Un flusso “Fireflies join/leave” o “riunione avviata” scatena l’azione “Invia messaggio nella chat della riunione”. | Zero codice, setup rapido, costo prevedibile. | Messaggi solo testuali, niente voce; logica limitata per eventi complessi. |
| Abilitare la registrazione nativa di Teams | Teams mostra il banner rosso “Registrazione in corso” ed emette notifiche automatiche per chi entra o rientra. | Nessuno sviluppo; esperienza intrinsecamente conforme e familiare agli utenti. | Genera un file video/meeting completo; impatti su storage, privacy e governance. |
| Annuncio manuale o messaggio pinnato | L’organizzatore comunica a voce e/o fissa in chat un messaggio sulla trascrizione in corso. | Nessun costo né sviluppo; immediatamente disponibile. | Dipende dalla diligenza umana; facile da dimenticare; non replica l’avviso per chi entra dopo. |
Architettura consigliata per un avviso completamente automatico
Se desideri un’esperienza “set‑and‑forget” con copertura anche per i ritardatari, l’architettura che segue è solida e flessibile.
Fireflies.ai (evento join/leave)
│ Webhook HTTPS
▼
Azure Function / Webhook Handler
│ 1) Risolve chatId della riunione
│ 2) Posta messaggio in chat via Graph
│ 3) (Opz.) Attiva bot vocale per prompt audio
│ 4) (Opz.) Monitora nuovi ingressi e ripete avviso
▼
Microsoft Graph API / Bot Framework
│
▼
Chat della riunione di Teams (messaggio testuale + eventuale audio TTS)
Prerequisiti tecnici
- Tenant Microsoft 365 con Teams abilitato.
- Registrazione di un’app Azure AD per il bot (identità applicativa) con:
- Permessi Graph adeguati (lettura partecipanti della chat della riunione, invio messaggi nella chat, installazione dell’app nella chat del meeting, ecc.).
- Resource‑Specific Consent (RSC) per operare dentro la singola riunione in cui il bot è installato.
- Endpoint pubblico per il webhook (Azure Functions/Apps, con autenticazione).
- Fireflies.ai configurato per inviare eventi (join/leave/meeting status) al tuo webhook.
Passaggi rapidi per un bot minimale
- Webhook Fireflies → quando il bot di Fireflies si unisce alla riunione, invia un POST alla tua Azure Function.
- Pubblica l’avviso in chat → la Function chiama Graph (
/chats/{id}/messages) e invia: “Questa riunione è trascritta da Fireflies.ai; partecipando acconsenti alla registrazione audio.” - Avviso vocale (opzionale) → usa le API di comunicazione per far pronunciare al bot un messaggio TTS.
- RSC attivo → abilita i permessi specifici del meeting per leggere i partecipanti e ripetere l’avviso a chi entra in ritardo.
Implementazione dettagliata del bot
Registrazione applicazione e bot
- Crea l’app in Azure AD e annota clientId, tenantId, clientSecret o certificato.
- Abilita i permessi Graph necessari (ad es. invio messaggi nella chat della riunione e lettura membri della chat). Configura il consenso dell’amministratore.
- Registra il bot con Microsoft Bot Framework e collega l’endpoint HTTPS (l’Azure Function può fare anche da endpoint del bot se preferisci una topologia minimale).
- Prepara i permessi RSC: l’app va “installata” nel meeting per ottenere diritti circoscritti a quella riunione (lettura roster, invio messaggi, ecc.).
Gestione del webhook di Fireflies
Configura in Fireflies l’URL del tuo webhook. Un payload tipico (esempio illustrativo) include meetingId, subject, startTime, organizer e lo stato del bot Fireflies (join/leave). Mapperai questi dati con la riunione Teams corrispondente.
{
"event": "fireflies.joined",
"meetingId": "ff-123abc",
"subject": "All Hands prodotto",
"startTime": "2025-10-24T08:00:00Z",
"organizer": "mario.rossi@contoso.com",
"externalParticipants": ["..."],
"teams": {
"meetingUrl": "https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/...",
"threadId": "19:meeting_M2Y...@thread.v2"
}
}
Nota pratica: se il payload non contiene già il threadId/chatId di Teams, puoi risalirci partendo dal meeting link oppure (meglio) creando all’atto della pianificazione della riunione un “legame” tra meetingId di Teams e l’ID che Fireflies userà. Questo si fa con un piccolo step di automazione che memorizza la coppia chiave‑valore in un archivio (es. Azure Table/Storage o un database serverless).
Inviare un messaggio nella chat della riunione
Una volta risolto il chatId della riunione, l’Azure Function può chiamare Graph per creare un messaggio testuale. Esempio di richiesta HTTP:
POST https://graph.microsoft.com/v1.0/chats/{chatId}/messages
Authorization: Bearer <access_token>
Content-Type: application/json
{
"body": {
"contentType": "html",
"content": "<p>🔔 Questa riunione è <strong>trascritta da Fireflies.ai</strong>.<br>Partecipando acconsenti alla registrazione audio ai soli fini di trascrizione e note.</p>"
},
"importance": "high"
}
Esempio di handler minimale in Node.js (Azure Function) che riceve il webhook e posta l’avviso:
import fetch from "node-fetch";
import qs from "node:querystring";
export default async function (context, req) {
const { meetingId, teams } = req.body || {};
if (!teams?.threadId) {
context.res = { status: 400, body: "Missing Teams threadId" };
return;
}
const token = await getAppToken(); // client_credentials
const chatId = await resolveChatId(teams.threadId, token);
const payload = {
body: {
contentType: "html",
content:
"<p>🔔 Questa riunione è <strong>trascritta da Fireflies.ai</strong>.<br>Partecipando acconsenti alla registrazione audio ai soli fini di trascrizione e note.</p>"
},
importance: "high"
};
const res = await fetch(`https://graph.microsoft.com/v1.0/chats/${chatId}/messages`, {
method: "POST",
headers: { Authorization: `Bearer ${token}`, "Content-Type": "application/json" },
body: JSON.stringify(payload)
});
context.res = { status: res.status, body: await res.text() };
}
async function getAppToken() {
const body = qs.stringify({
clientid: process.env.CLIENTID,
clientsecret: process.env.CLIENTSECRET,
scope: "https://graph.microsoft.com/.default",
granttype: "clientcredentials"
});
const tokenRes = await fetch(`https://login.microsoftonline.com/${process.env.TENANT_ID}/oauth2/v2.0/token`, {
method: "POST",
headers: { "Content-Type": "application/x-www-form-urlencoded" },
body
});
const json = await tokenRes.json();
return json.access_token;
}
async function resolveChatId(threadId, token) {
// Se già in formato chatId, restituiscilo; altrimenti mappa thread.v2 → chatId
if (!threadId.includes("@thread.v2")) return threadId;
// In molti tenant "threadId" può coincidere con chatId. In alternativa,
// prevedi una tabella di mapping creata all'atto della pianificazione del meeting.
return threadId;
}
Best practice: marca il messaggio come importante, inserisci un’emoji “campanella” e usa HTML semplice per massimizzare la visibilità. Se vuoi che l’avviso resti sempre in evidenza, chiedi all’organizzatore di pinnarlo manualmente in chat (l’azione è veloce e rende il messaggio persistente in alto).
Ripetere l’avviso quando qualcuno entra o rientra
Per coprire i ritardatari hai due vie:
- Polling della membership della chat: l’Azure Function (o un job timer) interroga periodicamente i membri della chat (
/chats/{id}/members), mantiene un set degli utenti già annunciati e pubblica un breve messaggio di promemoria quando compaiono nuovi ingressi. Intervallo consigliato: 60–90 secondi per ridurre il rumore. - Notifiche evento: se nel tuo tenant sono disponibili sottoscrizioni a cambiamenti sui membri della chat, crea una subscription per il meeting e reagisci a “memberAdded”. È più elegante del polling ma richiede una pipeline di validazione delle notifiche in ingresso.
Per evitare spam, adotta un rate limit: al massimo un promemoria ogni 5 minuti, raggruppando i nuovi ingressi in un singolo messaggio (“Si sono uniti ora: Nome1, Nome2…”).
Aggiungere anche un prompt vocale
Se desideri un’esperienza più “broadcast”, fai in modo che il tuo bot vocale si unisca come partecipante silente alla riunione e riproduca un breve avviso TTS quando Fireflies entra (e, facoltativamente, a cadenza fissa per i ritardatari). Mantieni il messaggio entro 6–10 secondi per non disturbare la conversazione.
Script vocale consigliato (multi‑lingua breve):
“Avviso privacy: questa riunione è trascritta da Fireflies.ai per fini di documentazione interna. Restando nella chiamata, acconsenti alla trascrizione. Per assistenza contatta l’IT.”
Automazione senza codice
Flusso con Power Automate
È la strada più rapida quando non vuoi gestire un bot:
- Trigger: “Quando una riunione online viene creata/avviata” o “Quando un webhook HTTP riceve dati da Fireflies”.
- Ricava il chatId della riunione (salvandolo in una variabile o recuperandolo da una tabella di mapping creata al momento della pianificazione).
- Azione Teams: “Invia un messaggio in una chat” con il testo standardizzato. Usa un token per rendere dinamici oggetto, ora e organizzatore.
- Repliche ai ritardatari: aggiungi un ciclo ogni 2–3 minuti che confronta l’elenco membri e invia un promemoria se rileva nuovi ingressi.
Limiti: niente voce e qualche vincolo sui connettori standard/enterprise per Graph. Per esigenze spinte (pin del messaggio, TTS, logica di throttling più raffinata) è preferibile un bot.
Zapier in ambienti non Microsoft‑centrico
Se i processi dell’azienda vivono già in Zapier, configura:
- Trigger Fireflies: “New Meeting Joined” o “Meeting Finished” (per l’avviso di chiusura/consuntivo).
- Action: “Send Channel/Chat Message” su Teams con il testo pronto. In alternativa, effettua una chiamata HTTP al tuo endpoint che a sua volta pubblica su Teams via Graph (modello “fan‑out”).
Usare la registrazione nativa di Teams
La via più semplice, zero codice. Attiva le impostazioni di registrazione & trascrizione nelle policy di riunione e definisci chi può avviare/fermare la registrazione. Al primo avvio, tutti vedono il banner rosso e chi entra in ritardo viene informato automaticamente. Governa poi retention, proprietario del file, condivisione e auditing. È la soluzione “chiavi in mano” quando è ammesso produrre il file video del meeting.
Testo standard da riutilizzare
Per coerenza comunicativa, definisci una libreria di messaggi approvati dal Legal:
| Scenario | Messaggio |
|---|---|
| Avvio riunione | 🔔 Avviso privacy: questa riunione è trascritta da Fireflies.ai per fini di documentazione interna. Partecipando acconsenti alla registrazione audio limitata alla trascrizione. Per domande contatta l’IT. |
| Ingresso ritardatari | 🔔 Promemoria: la trascrizione è attiva. Continuando la partecipazione, accetti l’uso della trascrizione a fini interni. |
| Chiusura | ℹ️ Nota: la trascrizione sarà conservata secondo la policy interna. Per richiederne la rettifica o la limitazione, apri un ticket IT. |
Considerazioni legali e operative
- Trasparenza e consenso: in molte giurisdizioni occorre notificare chiaramente la registrazione/trascrizione; alcuni ordinamenti richiedono il consenso di tutte le parti. Concorda lo script col Legal e mantieni traccia dell’avviso in chat.
- Retention e accesso: definisci tempi di conservazione per trascrizioni e note, oltre a chi può accedervi. Se attivi la registrazione nativa, configura criteri di retention coerenti.
- Minimizzazione dei dati: se il file video non serve, privilegia solo la trascrizione; riduce impatto privacy e costi di storage.
- Audit: logga l’invio dell’avviso (timestamp, meetingId, autore/bot, esito). È utile per verifiche e incident response.
Governance, sicurezza e affidabilità
- Segreti e token: conserva client secret in Key Vault; ruota periodicamente; preferisci certificati.
- Autenticazione webhook: valida firma e origine del webhook Fireflies; rifiuta payload anonimi.
- Idempotenza: se ricevi eventi duplicati, invia un unico avviso (usa un dedup key per meetingId + timestamp).
- Resilienza: implementa retry esponenziale sulle chiamate Graph e circuit breaker se l’API limita le richieste.
- Monitoraggio: esporta metriche (avvisi inviati, errori, tempo di latenza) e allerta l’IT se l’avviso fallisce in N riunioni consecutive.
Checklist operativa
- Definisci messaggi approvati dal Legal per avvio, ritardatari e chiusura.
- Decidi se vuoi solo testo o anche voce.
- Se scegli l’automazione: predisponi app Azure, permessi Graph e RSC, endpoint webhook sicuro.
- Stabilisci un mapping stabile tra meeting e chatId.
- Imposta retention e accesso alle trascrizioni.
- Pianifica test con utenti interni ed esterni (guest/PSTN).
Diagnostica e risoluzione dei problemi
| Sintomo | Possibile causa | Come risolvere |
|---|---|---|
| Il messaggio non appare in chat | Permessi Graph insufficienti o app non installata nel meeting | Verifica consenso admin, RSC e installazione nel meeting; controlla errori 403/401. |
| Avvisi duplicati | Webhook inviato più volte, retry non idempotente | Usa chiavi di deduplica per evento; memorizza l’ultimo eventId gestito. |
| Ritardatari non avvisati | Assenza di monitor sui nuovi ingressi | Implementa polling membri chat o sottoscrizione a eventi di membership e invia promemoria. |
| Errore di “rate limit” | Troppe chiamate Graph in poco tempo | Implementa backoff esponenziale, raggruppa ingressi e limita i promemoria a 1 ogni 5 minuti. |
Stima costi e modelli di deployment
- Bot + Function: costi di esecuzione serverless (bassi per volume moderato), Bot Service, conservazione log/metriche; richiede effort iniziale di sviluppo.
- Power Automate: piani per utente o per flusso; economico se i volumi sono contenuti.
- Zapier: costo per task; utile quando parte della toolchain non è Microsoft.
- Registrazione nativa: storage per i file video; compliance semplificata ma dati più “pesanti”.
FAQ
Serve davvero l’audio o basta il testo? Dipende dalla cultura aziendale e dal rischio normativo. Il testo in chat è tracciabile; la voce è più “in your face” e copre utenti distratti o con chat nascosta.
Posso avvisare solo gli esterni? Sì, se leggi il roster puoi filtrare i domini non aziendali e inviare un promemoria indirizzato oppure un messaggio privato, nel rispetto delle policy.
Che lingua usare? Se hai meeting multilingua, invia l’avviso in doppia lingua o rileva la lingua predominante dal titolo/organizzatore e scegli il template corrispondente.
Come garantisco l’accessibilità? Mantieni il testo ad alta leggibilità, usa icone/emoji sobrie e, per l’audio, un TTS chiaro a velocità moderata. Evita effetti sonori invadenti.
Raccomandazione
Se non vuoi gestire file video completi, Power Automate o Zapier sono la via più rapida per un avviso testuale efficace. Per un’esperienza più ricca — con prompt vocale e ripetizioni automatiche per i ritardatari — sviluppa un bot personalizzato basato su webhook di Fireflies e Graph. Se preferisci una soluzione “chiavi in mano” con notifiche integrate e compliance implicita, abilita la registrazione nativa di Teams e governa retention e accesso secondo le tue policy.
Esempio di piano progetto in due settimane
- Giorni 1–2: definizione requisiti, testi approvati dal Legal, scelta tra bot vs automazione.
- Giorni 3–5: provisioning app Azure, permessi Graph, endpoint webhook, mapping meeting ↔ chatId.
- Giorni 6–8: sviluppo handler webhook, invio messaggi, test con riunioni pilota.
- Giorni 9–10: opzionale prompt vocale, gestione ritardatari, metriche e alert.
- Giorni 11–12: hardening sicurezza (Key Vault, retry/backoff, idempotenza) e runbook di incident.
- Giorni 13–14: formazione organizzatori, rollout graduale, verifica feedback.
Modello di runbook per l’IT
- Se l’avviso non parte: controlla la salute del webhook (HTTP 200), i log della Function e i permessi Graph; riprova manualmente con un evento di test.
- Se il messaggio arriva con ritardo: verifica la latenza della pipeline e il rate limit; riduci il polling o usa notifiche membership.
- Se l’audio è troppo invadente: limita il prompt vocale al primo minuto o solo ai ritardatari.
- Se arrivano lamentele privacy: mostra gli screenshot dell’avviso in chat e i log di invio; offri opt‑out ove possibile.
Template di configurazione messaggi
// Variabili suggerite
{{meetingsubject}} {{meetingstart_time}} {{organizer}}
{{policylink}} {{helpdeskchannel}} {{privacy_contact}}
// Messaggio di avvio
🔔 Avviso privacy: questa riunione è trascritta da Fireflies.ai per fini di documentazione interna.
Partecipando acconsenti alla registrazione audio limitata alla trascrizione.
// Promemoria ritardatari
🔔 Promemoria: la trascrizione è attiva. Continuando la partecipazione, accetti l’uso interno della trascrizione. Confronto finale e linea guida decisionale
| Esigenza prevalente | Scelta raccomandata | Perché |
|---|---|---|
| Tempo di go‑live minimo | Power Automate/Zapier | Setup in ore, nessun codice. |
| Esperienza premium con voce e logiche avanzate | Bot personalizzato | Controllo totale, estensibilità, annunci ai ritardatari. |
| Compliance forte e standardizzazione | Registrazione nativa di Teams | Banner e notifiche integrate; governance M365 già pronta. |
| Budget quasi zero | Messaggio manuale/pinnato | Gratis e immediato, ma dipende dall’utente. |
Conclusione
Un avviso automatico di trascrizione in Microsoft Teams è possibile anche quando usi Fireflies.ai senza registrare il video del meeting. Puoi iniziare in modo semplice con Power Automate o Zapier, oppure costruire un bot che invii messaggi e parli quando serve, coprendo anche i partecipanti che entrano in ritardo. Se i requisiti di compliance o di governance sono stringenti, la registrazione nativa resta la soluzione più diretta, purché i file generati siano gestiti in modo appropriato. Qualunque strada scelga la tua organizzazione, definire messaggi chiari, logiche di ripetizione intelligenti e una buona osservabilità renderà l’esperienza trasparente e conforme, senza rinunciare alla leggerezza della sola trascrizione.
Disclaimer: le indicazioni in questa guida sono di natura operativa e non costituiscono consulenza legale. Verifica sempre con il tuo ufficio legale gli obblighi applicabili alla tua realtà e alla tua giurisdizione.