Se durante una riunione in Microsoft Teams compaiono pop‑up di nuove chiamate, puoi eliminarli in modo definitivo. Qui trovi come abilitare Busy on Busy lato tenant e, in alternativa, come silenziare le notifiche con le opzioni client (mute notifiche, stato Non disturbare e Assistente notifiche di Windows).
Indice
Problema
Durante una chiamata o una riunione in Microsoft Teams (desktop per Windows) l’utente continua a ricevere avvisi di nuove chiamate in arrivo: banner, suoni e richieste di risposta che distraggono, interrompono lo schermo condiviso e possono far perdere il filo della conversazione.
Il comportamento dipende da tre fattori principali:
- Regole lato server del tenant (policy di chiamata) che decidono se una nuova chiamata può “bussare” mentre sei già impegnato.
- Impostazioni client del tuo Teams (mute delle notifiche durante meeting/chiamate, stato personale, ecc.).
- Notifiche di Windows (Assistente notifiche / Do Not Disturb) che gestiscono i toast del sistema operativo.
Soluzioni a confronto
Le seguenti opzioni risolvono il problema con approcci diversi. Scegli quella più adatta al tuo scenario.
| Approccio | Chi lo attiva | Dove si imposta | Comportamento |
|---|---|---|---|
| Busy on Busy | Amministratore Teams | Teams Admin Center → Voice → Calling policies Attivare “Busy on Busy” | La chiamata entrante vede l’utente occupato: • Enabled ⇒ tono di occupato, nessun pop‑up • EnabledVoicemail ⇒ niente pop‑up, deviazione diretta alla casella vocale |
| Disattiva notifiche durante riunioni/chiamate | Utente finale | Teams → Impostazioni → Notifiche → Riunioni e chiamate (in “Teams classico” già presente; nel “Nuovo Teams” l’opzione è stata reintrodotta da metà 2024) | Sopprime banner e suoni di chiamate/meeting finché l’utente è già in una riunione o chiamata |
| Stato “Non disturbare” (DND) | Utente finale | Barra in alto → clic sul proprio stato → Non disturbare | Blocca tutte le notifiche di chiamate e chat finché il DND rimane attivo |
| Assistente notifiche di Windows (Focus assist / Do Not Disturb) | Utente finale (fuori da Teams) | Impostazioni Windows → Sistema → Assistente notifiche (o Non disturbare in Windows 11) | Silenzia o filtra tutti i toast di sistema (inclusi quelli di Teams) in base a regole (orari, schermo intero, duplicazione schermo, ecc.) |
Pro e contro in breve
| Opzione | Pro | Contro | Quando usarla |
|---|---|---|---|
| Busy on Busy | Definitiva, coerente su tutti i dispositivi, non dipende dal client | Richiede intervento IT; comportamento uguale per tutti i destinatari nella stessa policy | Ambienti aziendali, contact center leggeri, reparti che non devono essere disturbati durante le chiamate |
| Mute notifiche in riunioni/chiamate | Autonomo, veloce, nessun diritto amministrativo | Agisce solo sul tuo client; se usi più dispositivi potresti dover ripetere l’impostazione | Chi lavora spesso in meeting e desidera solo silenziare i pop‑up |
| Non disturbare (DND) | Immediato, blocca ogni notifica | Rischio di perdere messaggi/chiamate urgenti se dimentichi di disattivarlo | Esigenze temporanee o riunioni critiche |
| Assistente notifiche di Windows | Silenzia tutte le notifiche, utile in presentazioni o schermo intero | Non specifico per Teams; potresti perdere altre notifiche importanti | Presentazioni, webinar, registrazioni con condivisione schermo |
Passaggi essenziali per l’IT con Busy on Busy
- Apri Teams Admin Center → Voice → Calling policies.
- Modifica la policy Global (Org‑wide default) oppure una policy personalizzata destinata a un gruppo di utenti.
- Scorri alla sezione Busy on Busy e scegli:
- On (Enabled) – rifiuta la chiamata: il chiamante riceve occupato; lato utente non compare nessun banner.
- Voicemail (EnabledVoicemail) – la chiamata viene inviata direttamente in segreteria; nessun pop‑up.
- Salva e attendi la propagazione (di norma poche ore, fino a 24 h nei tenant più estesi).
- Assegna la policy agli utenti interessati (se non stai modificando la Global) e verifica con un test reale tra due account.
Nota licenze – È sufficiente che l’utente disponga di Teams Phone o di una licenza che abiliti le politiche di chiamata; non serve Microsoft 365 E5.
Come verificare che la policy sia attiva
- Controlla nella scheda utente del Teams Admin Center che la Calling policy assegnata sia quella desiderata.
- Chiedi all’utente di chiudere e riaprire Teams o effettuare un Sign out/Sign in se la modifica non sembra attiva dopo qualche ora.
- Esegui una chiamata di prova da un secondo account mentre l’utente è già in chiamata/riunione: non deve apparire alcun banner d’ingresso.
Dettagli e chiarimenti emersi nella discussione
- Server‑side: Busy on Busy agisce lato servizio; il client non riceve nemmeno il segnale di squillo.
- Che cosa vede il chiamante? Dipende dal valore impostato:
- Enabled ⇒ occupato.
- EnabledVoicemail ⇒ inoltro diretto in segreteria.
- Domande frequenti dalla community:
- Ben Childs1 ha chiesto se la chiamata venga respinta o finisca in voicemail: la risposta è “dipende dalla policy” (vedi sopra).
- aYaYaPatt ha domandato dell’opzione per silenziare le notifiche: in Teams classico era in Impostazioni → Notifiche; nel Nuovo Teams l’opzione è stata reintrodotta da metà 2024. Se non la vedi, aggiorna il client o verifica eventuali feature flag sul tenant.
Impostazioni lato utente per lavorare senza interruzioni
Disattivare notifiche durante riunioni e chiamate
Questa opzione sopprime banner e suoni relativi a chiamate e meeting solo quando sei già in una riunione o in una chiamata. È ideale se non vuoi disturbare colleghi che potrebbero ancora contattarti in altri momenti.
- Apri Teams → Impostazioni.
- Vai a Notifiche → Riunioni e chiamate.
- Attiva Silenzia le notifiche durante riunioni e chiamate.
- Riavvia il client se l’impostazione non ha effetto immediato.
Nota: su build meno recenti del Nuovo Teams l’opzione potrebbe non essere visibile; aggiorna all’ultima versione da … → Impostazioni → Informazioni → Versione.
Usare lo stato Non disturbare (DND) in Teams
Per un’esigenza temporanea (singola riunione o sessione di lavoro profondo), imposta lo stato su Non disturbare:
- Clic sul tuo avatar in alto a destra.
- Imposta lo stato su Non disturbare.
- Al termine, riportalo su Disponibile o Occupato.
Con DND, nessuna notifica (chat o chiamate) ti disturberà. Ricordati di disattivarlo per non perdere messaggi urgenti.
Silenziare i toast con l’Assistente notifiche di Windows
Soprattutto in presentazioni con schermo intero, usa l’Assistente notifiche (Windows 10) o Non disturbare (Windows 11):
- Apri Impostazioni Windows → Sistema → Assistente notifiche / Notifiche.
- Attiva regole automatiche (ad es. Durante la duplicazione schermo, Durante il gioco, Durante orari specifici).
- Se necessario, aggiungi priorità per alcune app/contatti e lascia che tutto il resto sia silenziato.
Questa impostazione impatta i toast del sistema (inclusi quelli di Teams) ma non modifica le regole di instradamento chiamate sul server.
Come si comporta Busy on Busy nei casi reali
- Dispositivi e client: funziona con app desktop, web e mobile perché la logica è lato servizio.
- Chiamate dirette utente‑utente: vengono respinte o instradate in voicemail, in base all’opzione della policy.
- Deleghe, call group e squillo simultaneo: se qualcuno ti chiama direttamente mentre sei in chiamata, tu non ricevi pop‑up; lo squillo verso i membri del tuo gruppo o i delegati segue le relative impostazioni (potrebbero squillare loro). È consigliato testare il flusso desiderato con un caso reale.
- Code di chiamata e risponditori automatici: le chiamate in arrivo da una coda seguono le impostazioni della coda (timeout, overflow). Se la tua policy personale è Busy on Busy, non riceverai il pop‑up quando sei già impegnato; la coda potrà passare al prossimo agente secondo le sue regole.
- Inoltro e deviazionI: se hai attivo Inoltra sempre verso voicemail o altro numero, l’inoltro può scattare prima che tu riceva l’avviso; con Busy on Busy l’esperienza resta coerente (nessun banner in stato di chiamata in corso).
- Suonerie e dispositivi audio: con Busy on Busy non parte alcuna suoneria perché il client non riceve la chiamata.
Guida operativa per l’IT
Scelta della policy e segmentazione utenti
Prima di attivare Busy on Busy sull’intera organizzazione, valuta profili d’uso diversi:
- Reparti operativi (vendite, help desk di primo livello): spesso preferiscono EnabledVoicemail per non perdere le opportunità ma senza interruzioni.
- Ruoli di concentrazione (finanza, legale, PM): Enabled puro è di solito ideale.
- Dirigenti e assistenti con deleghe: testa con attenzione l’interazione fra BoB e instradamento ai delegati.
Roll‑out consigliato
- Pilota su un gruppo ristretto (10‑20 utenti) per raccogliere feedback.
- Comunicazione chiara agli utenti: che cosa cambia e come lasciare eventuale messaggio di segreteria efficace.
- Estensione graduale per unità organizzative.
- Monitoraggio dei ticket: nei primi giorni potresti ricevere richieste del tipo “non ricevo più le chiamate” (previenile con messaggistica interna).
Verifica e test passo‑passo
- Utente A chiama Utente B mentre B è in una chiamata attiva.
- Con Enabled: A vede occupato; B non riceve banner.
- Con EnabledVoicemail: A finisce direttamente nella voicemail di B; B non riceve banner.
- Ripeti test da mobile e dal web per confermare la coerenza cross‑device.
Domande ricorrenti
| Domanda | Risposta sintetica |
|---|---|
| Serve Office 365 a pagamento? | No: basta la licenza Teams inclusa nel tuo piano, purché abiliti le politiche di chiamata; non è obbligatorio Microsoft 365 E5. |
| Busy on Busy è visibile all’utente? | No: è un parametro di policy. L’utente percepisce solo che non gli arrivano chiamate quando è già impegnato. |
| Posso disattivare solo l’avviso visivo ma non il suono? | Nelle versioni recenti di Teams le notifiche di chiamata sono gestite come banner+suono; non è possibile separarli, salvo agire sull’audio di sistema o usare strumenti di terze parti. |
| Funziona anche su Teams nel browser? | Sì. Essendo lato server, il comportamento è coerente anche in modalità web. |
| Quanto tempo serve perché la policy abbia effetto? | Generalmente poche ore; in alcuni casi fino a 24 h. Un sign out/sign in accelera l’aggiornamento. |
Suggerimenti aggiuntivi
- Controlla di avere l’ultima build del Nuovo Teams: … → Impostazioni → Informazioni → Versione.
- Per esigenze temporanee (una sola riunione) lo stato DND è la via più rapida e non richiede diritti di amministratore.
- Se fai presentazioni, valuta una regola di Assistente notifiche che si attivi automaticamente a schermo intero.
- Messaggio di segreteria: se usi EnabledVoicemail, registra un messaggio che informi i chiamanti che richiami al termine della riunione.
Checklist decisionale
- Vuoi una soluzione definitiva e coerente per tutti? → Busy on Busy (IT).
- Preferisci autonomia personale senza coinvolgere l’IT? → Mute notifiche durante riunioni/chiamate.
- Hai una riunione critica tra pochi minuti? → Imposta Non disturbare.
- Stai per proiettare in sala o registrare? → Attiva Assistente notifiche di Windows.
Troubleshooting
L’opzione di mute non compare nel Nuovo Teams
- Aggiorna all’ultima build e riavvia il client.
- Se il tenant usa gradual roll‑out, attendi la ri‑abilitazione della voce a livello organizzativo.
Continuo a vedere un banner alla prima squillata
- Verifica che Busy on Busy sia davvero attivo sull’utente e che la policy assegnata sia corretta.
- Assicurati di essere davvero in stato In chiamata o In riunione (alcuni client tardano ad aggiornare la presenza; un riavvio risolve).
Non ricevo più chiamate come prima
- Se Busy on Busy è Enabled, i chiamanti sentono occupato: comunica il cambiamento ai colleghi per evitare fraintendimenti.
- Se serve, passa a EnabledVoicemail e utilizza la casella vocale come “buffer”.
Interazione con gruppi, deleghe e code
- Con gruppi e deleghe, verifica che il flusso desiderato scatti verso gli altri membri quando sei impegnato.
- Nelle code di chiamata, controlla timeout e overflow per minimizzare tempi di attesa quando un agente è occupato.
Modelli di comunicazione per gli utenti
Puoi usare (e adattare) il seguente testo per informare i colleghi:
Oggetto: Novità – Niente pop‑up di chiamata durante le riunioni Teams
Da oggi, quando sei già in chiamata o riunione, le nuove chiamate non interromperanno più il lavoro. Se hai bisogno di riceverle comunque, puoi disattivare temporaneamente lo stato “Non disturbare”. Per domande contatta l’IT.
In breve
- Soluzione definitiva: chiedi all’IT di abilitare Busy on Busy per il tuo account (o per tutti).
- Soluzione autonoma: attiva Silenzia le notifiche durante riunioni e chiamate (se disponibile) o imposta Non disturbare prima di entrare in riunione.
- Presentazioni: usa l’Assistente notifiche di Windows per evitare qualunque pop‑up sullo schermo.
Con questi accorgimenti le chiamate in arrivo non interromperanno più le tue conversazioni in corso e potrai concentrarti su ciò che conta.
Appendice: esempi di scenari
| Scenario | Impostazione consigliata | Motivo |
|---|---|---|
| Project manager in riunioni back‑to‑back | Busy on Busy = EnabledVoicemail | Conservi traccia delle chiamate in voicemail senza interrompere i meeting |
| Analista che lavora in deep focus | Busy on Busy = Enabled + DND quando serve | Zero interruzioni durante chiamate e sessioni concentrate |
| Relatore in webinar | Mute notifiche + Assistente notifiche | Nessun pop‑up né suono su schermo condiviso |
| Team vendite con deleghe | Busy on Busy = EnabledVoicemail + verifica flussi con delegati | Eviti interruzioni ma non perdi opportunità |
Glossario veloce
- Busy on Busy (BoB): regola lato server che rifiuta o devia chiamate mentre sei in chiamata/riunione.
- DND: stato personale “Non disturbare” che blocca notifiche nel client.
- Assistente notifiche: funzionalità Windows che silenzia i toast di sistema.
Controllo finale prima del go‑live
- Policy assegnate e propagate (attendi fino a 24 h se necessario).
- Test diretti e da mobile/web completati con esito positivo.
- Messaggio informativo agli utenti inviato.
- Canale di feedback e supporto pronto per la prima settimana.