Hai Windows Server 2022 e devi permettere a più persone di accedere in modo conforme? In questa guida pratica ti spiego come stimare il fabbisogno, scegliere tra User CAL e Device CAL, acquistare dal canale giusto e registrare tutto correttamente, includendo i casi con Remote Desktop Services (RDS).
Panoramica: perché servono le CAL in Windows Server 2022
Le Client Access Licenses (CAL) sono licenze di accesso che autorizzano utenti o dispositivi a utilizzare i servizi di Windows Server (ad esempio file e stampa, Active Directory, servizi di rete, condivisioni SMB, ecc.). Le licenze “core” del sistema operativo coprono l’installazione del server, non il diritto dei client ad accedervi: questo è il ruolo delle CAL. Ogni utente o dispositivo che si connette al server (direttamente o tramite software intermedio, proxy o farm) deve essere coperto dalla relativa CAL, salvo pochi casi particolari come l’accesso anonimo a un sito web pubblico.
Soluzione rapida: come procedere
- Stimare il fabbisogno
- Conta quante persone (o quanti dispositivi) accederanno ai servizi del server.
- Ricorda: ogni utente o dispositivo che si collega richiede una CAL. L’accesso anonimo a servizi web pubblici non richiede CAL.
- Scegliere il tipo di CAL Tipo di CAL Quando conviene Esempi User CAL Un utente usa molti dispositivi o lavora in mobilità. Lavoro ibrido, BYOD, smart‑working, sales che usano PC+tablet+telefono. Device CAL Un singolo dispositivo è condiviso da più persone in turnazione. Chioschi, linee di produzione, laboratori, postazioni reception. RDS CAL Obbligatorie in aggiunta alle CAL base quando usi Remote Desktop Services. Desktop remoto / VDI, app pubblicate via RDS, accesso multi‑sessione. Nota: le RDS CAL sono distinte e cumulative rispetto alle CAL di accesso base a Windows Server.
- Selezionare il canale d’acquisto
- Microsoft Commercial Marketplace / Licensing (LSP o CSP) – se la tua azienda ha già contratti come Open Value, MPSA o Enterprise Agreement.
- Rivenditori autorizzati – ad es. partner locali o grandi reseller enterprise.
- No‑profit/education – valuta i programmi dedicati con sconti specifici.
- Completare l’ordine
- Sul portale del partner seleziona “Windows Server 2022 – User CAL” (singola o multipack) e indica la quantità.
- Riceverai un License Key o un contratto elettronico che prova la titolarità. Le CAL non si “installano” sul server (fa eccezione la parte RDS), ma vanno registrate nei tuoi registri di licenza.
- Registrare e conservare la prova di licenza
- Per RDS: apri Gestione licenze Servizi Desktop remoto e carica il codice delle RDS CAL.
- Per le altre CAL: archivia il contratto/CoA. Può essere richiesto in un eventuale audit.
Come stimare le CAL: metodo operativo
La stima corretta evita sprechi e rischi di non conformità. Ecco un metodo semplice in quattro passi.
- Mappa i servizi: file/print, autenticazione al dominio, servizi applicativi, RDS.
- Segmenta gli utenti: dipendenti fissi, turnisti, consulenti, esterni occasionali, robot/terminali.
- Associa il miglior modello: per ciascun segmento decide se conviene User CAL o Device CAL.
- Considera RDS: se pubblichi desktop/app via RDS, somma le RDS CAL coerenti (per utente o per dispositivo).
| Segmento | Numero | Schema d’uso | Tipo CAL consigliato | Note |
|---|---|---|---|---|
| Impiegati HQ | 120 | PC fisso + laptop + smartphone | User CAL | Mobilità elevata → una CAL copre tutti i device dell’utente. |
| Produzione | 60 | 3 chioschi condivisi su 3 turni | Device CAL | Pochi device, molti utenti → conviene per dispositivo. |
| Venditori | 25 | Accesso remoto + VDI/RDS | User CAL + RDS CAL | RDS è aggiuntiva alle CAL base. |
| Consulenti esterni | 20 | Accesso autenticato al dominio | User CAL oppure External Connector | Molti esterni sporadici? Valuta licenza External Connector per server. |
Esempio numerico completo
Supponiamo di avere:
- 120 dipendenti HQ con 2‑3 dispositivi a testa → 120 User CAL.
- 3 chioschi in reparto usati da 60 turnisti → 3 Device CAL.
- 25 venditori che accedono via RDS → 25 User CAL (base) + 25 RDS CAL.
- 20 consulenti esterni che accedono saltuariamente al server di file → 20 User CAL oppure 1 External Connector per quel server (se più conveniente).
Totale minimo (senza External Connector): 120 User CAL + 3 Device CAL + 25 RDS CAL + 20 User CAL = 168 CAL base + 25 RDS CAL. Sostituendo i 20 consulenti con un External Connector potresti ridurre il conteggio individuale degli esterni, se sono numerosi e occasionali.
Come scegliere tra User CAL e Device CAL
La regola d’oro: scegli il tipo che minimizza il numero di licenze a parità di copertura, considerando il modello di utilizzo reale.
| Scenario | Miglior scelta | Motivazione |
|---|---|---|
| Lavoro ibrido con laptop, smartphone e desktop | User CAL | Un’unica licenza segue la persona su più device. |
| Postazione unica usata da molti (turni) | Device CAL | Paghi il device, non i numerosi utilizzatori. |
| Accesso da sale riunioni o chioschi | Device CAL | Le postazioni sono poche, ma gli utenti tanti e variabili. |
| Agenti e tecnici sul campo, BYOD | User CAL | Ogni utente usa più dispositivi personali/aziendali. |
| Accesso via RDS (desktop/app pubblicate) | User/Device CAL base + RDS CAL | RDS non sostituisce le CAL di base: le affianca. |
Dove e come acquistare
Hai tre vie principali:
- Contratti commerciali (LSP/CSP): ideali se gestisci volumi, hai più sedi o necessiti di condizioni flessibili (rateizzazioni, Software Assurance, gestione centralizzata).
- Rivenditori autorizzati: perfetti per acquisti puntuali o piccoli lotti (singole licenze o multipack).
- Programmi Education/Charity: per scuole, università ed enti non profit con listini dedicati.
Nel carrello del partner cerca le voci simili a: “Windows Server 2022 – User CAL (Single/Multi‑pack)” o “Windows Server 2022 – Device CAL”; per RDS aggiungi “Remote Desktop Services 2022 – CAL (User/Device)”. Indica la quantità e completa l’ordine.
Cosa ricevi e come registrarlo
- Prova di licenza: contratto elettronico, fattura con codice di riferimento o certificato (conserva in modo sicuro; è la tua evidenza in audit).
- Chiavi/attivazioni RDS: per RDS ricevi un codice da caricare in Gestione licenze Servizi Desktop remoto:
- Installa il ruolo Servizi Desktop remoto e il servizio Licenze Desktop remoto.
- Apri Gestione licenze Desktop remoto, Attiva server licenze, quindi Installa licenze.
- Imposta la modalità di licenza (Per Utente/Per Dispositivo) nei criteri RDS e associa il server licenze.
- Per le CAL di base (User/Device non‑RDS): non si installano. Aggiorna il tuo registro licenze interno con quantità, numeri di contratto, assegnazioni e note di conformità.
Prezzi indicativi e budget
Q4‑2025 (stima indicativa, soggetta a paese, volume e cambi):
- User CAL o Device CAL: ~40–45 USD/CAD/CHF/EUR cad.
Usa questi valori come riferimento per il budget iniziale e richiedi il listino aggiornato al tuo partner prima dell’ordine definitivo.
Licenze “core” vs CAL: come si combinano
- Licenze core: coprono l’installazione del server (numero di core della/e CPU per ogni istanza/host).
- CAL: coprono il diritto di accesso dei client ai servizi del server.
Le due componenti sono complementari e obbligatorie nei rispettivi domini. Se virtualizzi, le licenze core seguono le regole di edizione/diritti di virtualizzazione; le CAL restano necessarie per chi accede alle VM.
Mix consentito e scenari ibridi
- Puoi mischiare User CAL e Device CAL nella stessa infrastruttura, a patto che ogni accesso sia coperto da un tipo.
- In VDI o con app pubblicate, aggiungi RDS CAL oltre alle CAL base.
- In ambienti con client non Windows per VDI, valuta anche le licenze VDA (per i diritti di accesso a desktop virtuali Windows client).
- Per utenti esterni numerosi e sporadici (clienti, partner), considera Windows Server External Connector per server, in alternativa alle singole CAL.
Regole pratiche da ricordare
- Versione: una CAL di versione uguale o più recente consente l’accesso a server di versione uguale o precedente (es. CAL 2022 → server 2019). Non vale l’inverso.
- Multiplexing: l’uso di pool, proxy o server di front‑end non riduce il numero di CAL richieste.
- Amministrazione remota: fino a due connessioni RDP per amministrazione non richiedono RDS CAL (ma restano necessarie le CAL base).
- Accessi anonimi: un sito web pubblico, senza autenticazione, non richiede CAL per i visitatori anonimi.
- Server‑to‑server: le comunicazioni tra server Windows di norma non richiedono CAL aggiuntive.
Strumenti di stima e documentazione
- License Advisor: utile per simulare quantità e costi.
- Product Terms e datasheet: per verificare diritti, limitazioni e versioni supportate.
Integra questi strumenti con un registro licenze interno (foglio di calcolo o sistema ITAM) che includa: data di acquisto, contratto, SKU, quantità, tipo CAL, area/ufficio assegnazione, note RDS, scadenze di Software Assurance (se presente).
Best practice di gestione e audit‑readiness
- Registro centralizzato delle licenze acquistate e allocate, con responsabile nominato.
- Processo Joiner‑Mover‑Leaver: riassegna le User CAL quando una persona lascia; verifica i Device quando cambia il parco macchine.
- Riesame periodico (trimestrale/semestrale) in base a organico, smart‑working, onboarding di partner.
- RDS: monitora utilizzo e compliance del server licenze; imposta avvisi prima della scadenza dei periodi di grazia o dell’esaurimento dei token.
- Documentazione: conserva fatture, contratti e screenshot delle console RDS (stato licenze) in un archivio audit‑ready.
Checklist operativa (scaricabile in pochi minuti)
| Attività | Responsabile | Evidenza/Output |
|---|---|---|
| Mappare servizi del server e ruoli (AD, file/print, RDS) | IT Infrastructure | Documento servizi per server/VM |
| Segmentare utenti/dispositivi e scenari d’uso | IT + HR | Elenco segmenti e quantità |
| Decidere tipo CAL per segmento (User/Device) | IT Asset Manager | Matrice decisionale firmata |
| Valutare necessità RDS e VDA | EUC/Workspace | Numero RDS CAL e VDA |
| Richiedere preventivo a 2‑3 partner | Procurement | Comparativa costi/termini |
| Effettuare l’ordine e registrare le licenze | Procurement + ITAM | Contratto, SKU, quantità, registro licenze |
| Attivare RDS e caricare le CAL | IT Infrastructure | Console RDS conforme |
| Programmare riesame semestrale | ITAM | Promemoria e report |
Modello di email per il partner
Oggetto: Richiesta quotazione CAL Windows Server 2022
Buongiorno,
abbiamo bisogno di acquistare le seguenti licenze:
- Windows Server 2022 – User CAL: <quantità>
- Windows Server 2022 – Device CAL: <quantità> (se necessario)
- Remote Desktop Services 2022 – RDS CAL (User/Device): <quantità> (se necessario)
Vi chiediamo: prezzi unitari, sconti volume, tempi di consegna, eventuale Software Assurance e termini contrattuali (CSP/MPSA/Open Value). Grazie.
Cordiali saluti,
<Nome e ruolo> – <Azienda>
FAQ sulle CAL di Windows Server 2022
Devo comprare CAL anche se ho già licenziato il server per core?
Sì. Le licenze core consentono di installare ed eseguire Windows Server. Perché utenti o dispositivi possano accedere ai servizi del server, servono anche le CAL (e le RDS CAL se usi Remote Desktop Services).
Posso mescolare User CAL e Device CAL?
Sì, purché ogni accesso sia coperto da un tipo valido. Molte organizzazioni usano un mix per ottimizzare i costi: User per ufficio/field, Device per reparti a turni.
Le RDS CAL sostituiscono le CAL di base?
No. Le RDS CAL sono aggiuntive: servono oltre alle CAL di accesso a Windows Server.
Se passo da Server 2019 a 2022 devo cambiare le CAL?
Le CAL devono essere di versione uguale o più recente rispetto al server a cui accedono. CAL 2022 accedono a server 2019; CAL 2019 non accedono a server 2022.
Che differenza c’è con l’External Connector?
Se molti utenti esterni (non dipendenti/affiliati) accedono saltuariamente, l’External Connector per server può essere più conveniente di centinaia di User CAL individuali. Valutalo con il partner.
Quante RDS CAL servono in VDI?
Per ogni utente o dispositivo che usa desktop/app RDS servono RDS CAL (User/Device). Per i desktop virtuali Windows client potrebbero servire anche licenze VDA, a seconda del tipo di endpoint.
Posso riutilizzare una User CAL quando un dipendente lascia?
Sì, le User CAL sono tipicamente ri‑assegnabili in conformità con le regole del tuo contratto; aggiorna subito il registro e i processi HR/IT.
Errori comuni da evitare
- Dimenticare le RDS CAL quando si abilita il desktop remoto o si pubblicano applicazioni.
- Sottostimare gli accessi indiretti (middleware, proxy, bot): la regola del multiplexing non riduce le CAL.
- Confondere licenze core e CAL: coprono ambiti diversi e sono entrambe necessarie.
- Non archiviare la prova di licenza: contratto/fattura devono essere rintracciabili in qualsiasi momento.
- Tralasciare i consulenti: se accedono in modo autenticato, vanno coperti (User CAL o External Connector).
Procedura completa, passo per passo (riassunto esecutivo)
- Allinea i requisiti: servizi usati, utenti, dispositivi, VDI/RDS, esterni.
- Stima: conta utenti/dispositivi per segmento e ipotesi di crescita 12‑24 mesi.
- Scelta CAL: User vs Device per segmento + eventuali RDS + eventuale External Connector.
- Preventivi: chiedi 2‑3 offerte con opzione Software Assurance.
- Ordine: seleziona SKU corretti (WS 2022 User/Device CAL; RDS 2022 CAL).
- Registrazione: aggiorna il registro licenze; carica RDS CAL nella console.
- Governance: riesame periodico, processo JML, readiness audit.
Buone pratiche finali
- Tieni un registro centralizzato delle licenze acquistate/assegnate.
- Riesamina il numero di CAL quando cambiano organico, sedi o modalità di lavoro.
- In ambienti virtualizzati o con VDI, somma eventuali RDS CAL e licenze VDA.
- Valuta Software Assurance se prevedi upgrade di versione o vuoi diluire la spesa nel tempo.
Conclusione
Con una stima accurata, la corretta scelta tra User CAL e Device CAL (ed eventuali RDS CAL), l’acquisto tramite il canale più adatto e una documentazione puntuale, puoi garantire accessi legali e scalabili al tuo Windows Server 2022. Segui la checklist operativa, conserva le prove di licenza e pianifica revisioni periodiche: manterrai la piena conformità e sarai pronto a crescere senza sorprese.
Informazioni supplementari utili (promemoria)
- Prezzi indicativi (Q4‑2025): User CAL o Device CAL ~40–45 USD/CAD/CHF/EUR cad. (varia per paese, volume, cambi). Chiedi sempre il listino aggiornato al partner.
- Licenza “Core” vs. CAL: core → installazione del server; CAL → diritto di accesso.
- Mix consentito: User e Device possono coesistere; ogni accesso deve essere coperto da uno dei due.
- Strumenti di stima: License Advisor e Product Terms aiutano a calcolare il fabbisogno.
- Buone pratiche:
- Registro centralizzato delle licenze acquistate e allocate.
- Riesame del numero di CAL quando cambiano organico o modalità di lavoro.
- In VDI/virtualizzazione, sommare RDS CAL e VDA se necessari.
Così facendo potrai acquistare, gestire e documentare correttamente le CAL utenti per Windows Server 2022, mantenendo la conformità ai termini di licenza Microsoft.