Vuoi distinguere a colpo d’occhio le riunioni nel calendario di Microsoft Teams? Oggi non esiste un colore “automatico” per tipo di impegno, ma con le Categorie di Outlook puoi ottenere una codifica cromatica coerente in Outlook e, in Teams, come bordo colorato intorno all’evento.
Perché tutte le riunioni appaiono viola in Microsoft Teams
Il calendario di Microsoft Teams eredita gli eventi dal tuo calendario Exchange/Outlook e applica un tema visivo coerente con l’interfaccia dell’app. Il risultato è che, salvo eccezioni, ogni riunione appare con lo stesso stile (la classica tinta viola). Questa scelta privilegia la leggibilità e la neutralità grafica, ma riduce la capacità di identificare a colpo d’occhio che tipo di impegno stai guardando (riunione interna, cliente, focus time ecc.).
Ad oggi, né Teams né Outlook mettono a disposizione un’impostazione che assegni automaticamente colori diversi alle riunioni in base a criteri come partecipanti, parole chiave o priorità. Tuttavia, Outlook offre uno strumento potente e flessibile che possiamo sfruttare come work‑around: le Categorie.
Cosa puoi (e non puoi) fare oggi
- Nessuna assegnazione automatica in Teams: non è possibile dire a Teams “colora in rosso tutte le riunioni con il cliente X”.
- Categorie in Outlook: puoi applicare manualmente uno o più colori a ogni evento/riunione. La categoria è parte dell’elemento calendario e si sincronizza tra i client Outlook.
- Visualizzazione in Teams: quando un evento ha una categoria, nel calendario di Teams viene mostrato un indicatore/bordo colorato che riprende il colore della categoria.
- Formattazione condizionale (solo Outlook desktop): puoi cambiare l’aspetto degli eventi in Outlook in base a regole (es. parole chiave), ma l’effetto rimane locale al client e non governa l’indicatore di Teams.
- Terze parti: esistono add‑in per categorizzazioni più spinte, ma richiedono licenze aggiuntive e non sempre influenzano l’aspetto in Teams.
Come funzionano le Categorie di Outlook (in breve)
Le Categorie associano all’evento un’etichetta di testo e un colore (es. Cliente = rosso). Sono memorizzate nella tua cassetta postale e vengono riconosciute da Outlook su desktop e web. Teams non “mostra” l’etichetta, ma visualizza un bordo/marker con lo stesso colore, consentendoti una scansione visiva più rapida.
| Dove | Cosa vedi | Come si applica |
|---|---|---|
| Outlook (desktop) | Evento colorato + nome categoria (tooltip/colonna) | Tasto destro → Classifica/Categorize |
| Outlook (web) | Badge colore + nome categoria nel riquadro | Tasto destro → Categorizza |
| Microsoft Teams | Bordo/indicatore con il colore della categoria | Non si applica da Teams: usa Outlook |
Procedura passo‑passo: applicare le Categorie
Outlook per Windows/Mac (app desktop)
- Apri Outlook e passa alla vista Calendario.
- Fai clic destro sulla riunione o sull’evento che vuoi evidenziare.
- Scegli Classifica/Categorize → seleziona un colore già presente oppure clicca su Tutte le categorie per crearne uno nuovo.
- Se crei una nuova categoria, assegna:
- Nome chiaro e corto (es. Cliente, Focus, Interna).
- Colore coerente con il tuo sistema (es. rosso = esterno/cliente, verde = lavoro personale).
- Facoltativo: una scorciatoia da tastiera per applicarla più velocemente.
- Conferma. L’evento ora è categorizzato. In Teams vedrai il relativo bordo colorato.
Outlook sul web (Outlook on the web/OWA)
- Apri Outlook sul web e passa al Calendario.
- Fai clic destro sull’evento → Categorizza.
- Scegli una categoria esistente o clicca su Gestisci categorie per crearne di nuove, rinominarle o scegliere i colori.
- Salva: l’evento è ora associato alla categoria e verrà mostrato con il relativo colore nei client Outlook e come bordo in Teams.
Non esiste ancora l’applicazione “automatica per criterio”
Ripeti l’operazione per gli altri eventi. Al momento non è possibile dire “applica automaticamente la categoria X a tutte le riunioni con @azienda.it” o “a tutte quelle con la parola cliente nel titolo”. Se usi spesso alcune categorie, l’uso di scorciatoie e di un set standard ben pensato riduce drasticamente lo sforzo.
Impostare un sistema di colori efficace (best practice)
Curare la tassonomia delle categorie è metà del lavoro. Ecco un modello semplice e collaudato con quattro categorie “core” che coprono la maggior parte dei casi:
| Categoria | Colore suggerito | Scopo | Quando usarla | Esempi di parole chiave |
|---|---|---|---|---|
| Cliente | Rosso | Impegni esterni con clienti o partner | Call cliente, demo, kick‑off, review | cliente, partner, demo, contratto |
| Riunione interna | Blu | Allineamenti, stand‑up, retro, meeting di team | Riunioni di reparto, 1:1 interni, sync | retro, standup, 1:1, sync |
| Blocco lavoro | Verde | Tempo di concentrazione individuale | Focus, deep work, preparazione, studio | focus, prep, draft, analisi |
| Alta priorità | Arancione | Attività urgenti/critiche | Incident, scadenza, escalation | incident, deadline, urgente |
Altri esempi utili: Formazione (giallo), Viaggio (grigio), Personale (viola chiaro). Mantieni il set snello (4–7 categorie) per non creare rumore visivo.
Linee guida per assegnare i colori
- Coerenza semantica: usa colori che “significhino” qualcosa per te e per il team (es. rosso = esterno/cliente, verde = lavoro personale, arancione = urgenza).
- Singola categoria per evento: tecnicamente puoi assegnarne più di una, ma per la leggibilità — specie in Teams — conviene sceglierne una sola “dominante”.
- Applica la categoria subito: quando crei o accetti l’invito, categorizzalo sul momento; dopo è più facile dimenticarsene.
- Rivedi il set ogni trimestre: elimina categorie poco usate, rinomina quelle ambigue.
Come appare in Teams dopo la categorizzazione
Una volta assegnato il colore in Outlook, il calendario di Teams mostra un bordo colorato o un marker sull’evento. Questo indicatore non cambia il riempimento dell’intero riquadro (che resta nello stile di Teams) ma è sufficiente per distinguere rapidamente i tipi di impegno. Nelle viste Settimana e Mese l’effetto è più evidente; nella vista Giorno, la distinzione resta visibile lungo il bordo dell’evento.
Se assegni più categorie allo stesso evento, i client possono gestirle in modo differente. Per mantenere coerenza visiva in Teams, il consiglio operativo è di usare una sola categoria per ciascun evento, scegliendo quella che meglio ne identifica lo scopo.
Formattazione condizionale in Outlook: utile ma con limiti
Outlook desktop consente di creare regole che modificano l’aspetto degli elementi del calendario (dimensione del testo, colore del carattere, ecc.) quando il titolo contiene certe parole o quando l’organizzatore è una persona specifica. È comodo per “auto‑evidenziare” elementi in quel client, ma non assegna la categoria all’evento e quindi non produce l’indicatore in Teams.
Creare una regola di formattazione condizionale (Outlook desktop)
- In Calendario, apri la scheda Visualizza → Impostazioni visualizzazione.
- Clicca su Formattazione condizionale → Aggiungi.
- Dai un nome alla regola (es. Cliente) e scegli il formato (colore del testo/stile).
- Premi Condizione… e imposta i criteri (es. Oggetto contiene “cliente” o l’indirizzo del dominio del cliente).
- Conferma con OK. Gli elementi che soddisfano la regola appaiono diversi in Outlook, ma ricorda: il cambiamento non si vede in Teams.
Suggerimenti operativi per ridurre lo sforzo manuale
- Pre‑assegna durante la creazione: quando crei l’evento in Outlook, applica subito la categoria (due clic). Evita di “accumulare” eventi da colorare a fine giornata.
- Scorciatoie da tastiera: imposta shortcut per le 3–4 categorie più usate in Outlook desktop; assegnerai il colore in un attimo.
- Usa la regola dell’80/20: se l’oggetto contiene keyword ricorrenti (es. “stand‑up”, “retro”), considera una formattazione condizionale in Outlook per evidenziarli al volo nel client: non sostituisce le categorie, ma aiuta.
- Riunioni ricorrenti: categorizza la serie (non solo la singola occorrenza) per non dover ripetere l’azione ogni settimana.
- Calendari condivisi: quando lavori su un calendario di gruppo o su una cassetta condivisa, allineati con i colleghi sullo stesso set di nomi/colori; ciò riduce incongruenze tra utenti.
Limitazioni note e come aggirarle
- Nessuna regola “se… allora categoria” nativa: al momento non è previsto un motore di regole centralizzato che assegni categorie su base criteriale.
- Esperienza mobile variabile: su alcune app mobili la visualizzazione/gestione delle categorie può essere limitata; per coerenza preferisci l’app desktop o il web per creare e mantenere il set di categorie.
- Eventi di altri calendari: se l’evento si trova in un calendario diverso dal principale (es. un calendario Internet o ICS), la categoria potrebbe non essere disponibile o non sincronizzarsi come previsto.
- Più categorie per evento: anche se possibile, crea ambiguità visiva. Scegline una sola. Se davvero serve una seconda marcatura, usa una convenzione nel titolo (es. “[URGENTE]”).
Soluzioni di terze parti: quando e perché valutarle
Esistono componenti aggiuntivi per Outlook che promettono categorizzazioni semi‑automatiche, regole più sofisticate e applicazioni in massa. Vanno considerati quando:
- devi applicare categorie a grandi volumi di eventi storici;
- vuoi regole basate su criteri che Outlook non copre nativamente;
- sei disposto a gestire licenze e supporto esterni.
Tieni presente che anche adottando add‑in esterni, la visualizzazione in Teams resta quella del bordo colorato, perché è così che il client Teams interpreta le categorie dei singoli eventi.
Feedback a Microsoft: come far sentire la tua esigenza
Se per te è cruciale avere un’assegnazione automatica dei colori direttamente in Teams, conviene segnalare o votare la richiesta sul Feedback Portal di Microsoft Teams. Più voti e descrizioni d’uso dettagliate aumentano la priorità di sviluppo. Nella segnalazione, spiega:
- Scenario (es. distinguere clienti/partner da interni);
- Impatto (minuti risparmiati al giorno, riduzione errori);
- Comportamento atteso (regole per partecipanti, parole chiave, priorità, canale);
- Compatibilità desiderata con Outlook/Exchange.
Domande frequenti
Posso far colorare automaticamente le riunioni in base ai partecipanti?
Non nativamente. Né Teams né Outlook implementano oggi una regola che assegni in automatico categorie/colori in base ai partecipanti. Puoi usare formattazione condizionale in Outlook solo per modificare l’aspetto nel client, ma non per assegnare categorie.
Se assegno una categoria a un invito, i partecipanti vedono lo stesso colore?
No. La categoria è un’informazione personale alla tua cassetta postale: gli altri vedranno (o meno) il colore in base alle loro categorie e alle impostazioni dei loro client. L’oggetto, la descrizione e la posizione sono condivisi; la categoria è locale.
Posso applicare categorie in massa a più eventi?
Sì, in Outlook puoi selezionare più eventi (Ctrl/Cmd + clic) e poi applicare la categoria. Per serie ricorrenti, apri la serie invece della singola occorrenza per propagarla a tutte le date future.
Le categorie funzionano con i calendari condivisi?
Funzionano, ma il set di categorie/colore appartiene a ciascuna cassetta postale. Se lavori spesso su calendari condivisi, allineati su nomi/colori e, dove possibile, crea le stesse categorie su ogni cassetta postale coinvolta.
Perché non vedo il bordo colorato in Teams dopo aver categorizzato in Outlook?
Controlla che: (1) l’evento appartenga al tuo calendario Exchange standard; (2) la categoria sia stata salvata (riapri l’evento per verificarla); (3) la vista del calendario in Teams sia aggiornata. In caso di eventi da calendari Internet/ICS, l’indicatore potrebbe non apparire.
Checklist rapida (da salvare)
- Definisci 4–7 categorie con nomi chiari e colori coerenti.
- Imposta scorciatoie per le 3–4 più usate (Outlook desktop).
- Applica la categoria al momento della creazione/accettazione dell’invito.
- Usa una sola categoria per evento per massima leggibilità in Teams.
- Rivedi periodicamente il set; elimina categorie inutilizzate.
- Per evidenziare pattern nel solo Outlook desktop, valuta formattazione condizionale.
- Se l’automazione è critica per il tuo caso d’uso, valuta add‑in o invia feedback a Microsoft.
Esempi pratici di applicazione
Agenda di un responsabile commerciale
- Cliente (rosso): tutte le call esterne, demo e review.
- Riunione interna (blu): allineamenti settimanali, pipeline meeting.
- Blocco lavoro (verde): preparazione offerte, analisi scontistiche.
- Alta priorità (arancione): scadenze di gara, escalation cliente.
Agenda di un PM/Team Lead IT
- Riunione interna (blu): stand‑up, retro, planning sprint.
- Cliente (rosso): review sprint, UAT, go‑live checkpoint.
- Blocco lavoro (verde): grooming backlog, stesura specifiche.
- Formazione (giallo): corsi interni, knowledge sharing.
Governance per team e reparti
Se più persone condividono processi e calendari, conviene creare un mini‑standard di reparto per nomi e colori. Un documento di una pagina è sufficiente:
- Elenco delle categorie approvate (nome + colore);
- Esempi pratici d’uso (cosa include/cosa esclude);
- Regole di disambiguazione (es. “un evento è Alta priorità oppure Cliente, non entrambi”).
Questo favorisce consistenza tra i membri del team e riduce il carico cognitivo quando si legge l’agenda collettiva o la sala riunioni condivisa.
Quando aspettarsi cambiamenti
La roadmap dei prodotti Microsoft evolve di continuo, ma al momento la strada più affidabile per differenziare visivamente le riunioni in Teams resta l’uso consapevole delle Categorie di Outlook. In caso di novità che introducano regole di colorazione native in Teams, potrai migrare facilmente: il set di categorie e le abitudini di assegnazione che avrai costruito resteranno preziosi.
In sintesi
Non esiste ancora un modo “automatico” in Teams per colorare le riunioni in base a criteri dinamici. L’approccio consigliato è:
- Usare le Categorie di Outlook per colorare gli eventi (manuale ma veloce, specie con scorciatoie);
- Adottare un set standard di categorie e applicarle sistematicamente al momento della creazione/accettazione dell’evento;
- Ricorrere alle regole di formattazione condizionale in Outlook solo per evidenziare nel client (consapevoli del limite rispetto a Teams);
- Valutare add‑in di terze parti se servono categorizzazioni massicce o regole avanzate;
- Contribuire al Feedback Portal per spingere lo sviluppo di funzionalità di colorazione automatica direttamente in Teams.
Con questo setup, la tua agenda diventa immediatamente leggibile: in Outlook vedi colori pieni e nomi di categorie; in Teams riconosci il tipo di impegno dal bordo colorato — il tutto senza stravolgere i flussi attuali.
Appendice: Troubleshooting veloce
- Ho creato una categoria ma non la trovo sul desktop/web: assicurati di usare lo stesso account di posta; le categorie sono legate alla cassetta postale, non al dispositivo.
- Il colore in Teams non appare: verifica che la categoria sia effettivamente salvata sull’evento (riaprilo in Outlook). In caso di calendari non Exchange (ICS) il comportamento può variare.
- Le categorie cambiano colore tra utenti: normale; il mapping colore <→> nome è personale. Se vuoi allinearti con un collega, replicate manualmente lo stesso schema cromatico.
- Voglio cambiare velocemente categoria a più eventi: in Outlook selezionali con Ctrl/Cmd + clic, poi applica la categoria dal menu rapido.
Consiglio pratico finale: se lavori soprattutto in Teams, punta a quattro categorie fondamentali (Cliente, Riunione interna, Blocco lavoro, Alta priorità) e applicale “alla fonte” quando crei o accetti l’invito in Outlook. In pochi giorni la tua agenda diventerà immediatamente leggibile, senza più il “mare di viola”.