Outlook.com e nuova app Outlook: come vedere il numero totale di messaggi per cartella (non solo i non letti)

Vuoi sapere quanti messaggi totali contiene una cartella in Outlook.com o nella nuova app Outlook per Windows? Qui trovi i metodi aggiornati e i migliori work‑around per vedere il totale (letti + non letti) senza perdere tempo nei menu.

Indice

Perché non vedi più il totale dei messaggi

Per anni Outlook sul web e le edizioni classiche di Outlook desktop mostravano, in basso alla finestra, un indicatore fisso del tipo “X non letti, Y totali” relativo alla cartella selezionata. Con la “nuova” interfaccia di Outlook sul web e con la nuova app Outlook per Windows (build 2024.xxx), questo indicatore è stato rimosso e non esiste un’impostazione per riattivarlo. Di default, accanto al nome della cartella, vedi solo i non letti. Per conoscere il totale serve un’azione in più: aprire la pagina Archiviazione, usare il menu contestuale della cartella o — in alcune build — passare il mouse sul nome della cartella.

In questa guida trovi i passaggi, i pro e i contro di ciascun metodo e una serie di suggerimenti pratici per ridurre al minimo i clic e avere sempre il controllo sul volume di posta.

Tre modi rapidi per vedere il totale dei messaggi

Questi sono i metodi più affidabili nelle versioni attuali di Outlook sul web e della nuova app Outlook per Windows:

Metodo	Dove funziona	Passaggi	Pro e contro
Impostazioni → Archiviazione (Storage)	Outlook sul web	Apri ⚙️ Impostazioni → Account (oppure Generale nelle versioni precedenti) → Archiviazione. In fondo alla pagina vedi, per ogni cartella, il numero totale di messaggi e lo spazio occupato.	✓ Vedi tutte le cartelle in un colpo d’occhio. ✗ Non è in “tempo reale”; devi aprire la pagina ogni volta.
Clic destro / icona ⋯ del nome cartella	Outlook sul web e nuova app Outlook	Clic destro (o clic sull’icona ⋯) sulla cartella: si apre una mini‑scheda con Messaggi totali e Non letti.	✓ Rapidissimo, zero navigazione nei menu. ✗ Va ripetuto per ogni cartella; non mostra le sottocartelle in cascata.
Passa il mouse (hover)	Alcune build del nuovo Outlook per Windows	Posiziona il puntatore sul nome della cartella: appare un tooltip con totale + non letti.	✓ Nessun clic, basta fermarsi sull’elenco cartelle. ✗ Non presente in tutte le versioni; il dato scompare appena sposti il mouse.
Ricerca nelle impostazioni (“Storage”)	Quando il percorso Archiviazione non è visibile	Nella casella Cerca nelle impostazioni digita Storage / Archiviazione per saltare direttamente alla pagina corretta.	✓ Scorciatoia quando la voce non compare nel menu. ✗ Stessi limiti della pagina Archiviazione.

Procedure passo‑passo con schermate mentali

Vedere il totale per tutte le cartelle con “Archiviazione” (Outlook sul web)

Apri Outlook sul web ed entra con il tuo account.
In alto a destra, clic su ⚙️ Impostazioni.
Nel pannello laterale, seleziona Account (oppure Generale se usi una versione precedente del pannello).
Vai su Archiviazione (Storage).
Scorri fino alla sezione Dettaglio archiviazione: per ogni cartella trovi Messaggi totali e Spazio utilizzato.

Quando usarlo: è l’ideale per avere una fotografia completa di Posta in arrivo, Posta inviata, bozze, cartelle personalizzate e elementi archiviati. È utile anche per individuare cartelle “pesanti” da alleggerire.

Limite da ricordare: la pagina non si aggiorna in tempo reale mentre scorri la posta. Se stai spostando o eliminando messaggi massivamente, riaprila per vedere i valori aggiornati.

Vedere il totale della singola cartella con il menu contestuale

Nel riquadro delle cartelle, posizionati sulla cartella che ti interessa (es. Posta in arrivo o una cartella di progetto).
Esegui clic destro sul nome della cartella (oppure clic sull’icona ⋯ a destra del nome).
Si apre una mini‑scheda con le voci Messaggi totali e Non letti: leggi il conteggio accanto a Messaggi totali.

Vantaggi: è il metodo più veloce in assoluto e funziona sia su Outlook sul web sia nella nuova app Outlook per Windows. Ottimo quando lavori su poche cartelle “calde”.

Consiglio pro: aggiungi le cartelle critiche ai Preferiti per averle sempre in cima e leggerne il totale con un clic destro.

Leggere il totale al volo con il tooltip (nuova app Outlook per Windows)

Apri la nuova app Outlook su Windows.
Nell’elenco, passa il mouse sopra il nome della cartella: se la tua build lo supporta, compare un tooltip con Totali e Non letti.

Nota importante: non tutte le versioni espongono questo comportamento; se non vedi il tooltip, usa il clic destro o la pagina Archiviazione come alternative affidabili.

Dove si è perso il contatore fisso e cosa chiedono gli utenti

Indicatore permanente rimosso: il vecchio riquadro in basso con “X non letti, Y totali” non è più presente e non c’è un’opzione per ripristinarlo.
Richiesta di un selettore: molti chiedono di riportare la scelta “Mostra Non letti / Mostra Totale accanto alle cartelle”, presente nelle edizioni classiche di Outlook desktop.
Stato aggiornato: fino ad agosto 2025 non risultano annunci ufficiali sul ritorno di una visualizzazione fissa; le vie ufficiali restano i metodi descritti sopra.

In altre parole, oggi non esiste un “badge” numerico sempre visibile del totale per ogni cartella: si tratta di una scelta di design che concentra l’attenzione sui non letti. Per contare davvero tutto, servono i passaggi descritti.

Suggerimenti pratici per lavorare meglio con i conteggi

Cartelle di stato in Preferiti: se usi cartelle come Da seguire, In attesa, Chiuse, aggiungile ai Preferiti. Un clic destro ti restituisce il totale all’istante, con meno movimenti di mouse.
Cartelle di ricerca “Tutti i messaggi”: crea una cartella di ricerca (smart folder) che includa tutti i messaggi: clic destro su questa cartella per avere una stima del totale della casella.
Invia feedback a Microsoft: in alto a destra, seleziona ? → Feedback e segnala l’assenza del contatore fisso. Più segnalazioni aumentano la probabilità che venga reintrodotto.

Dettagli, finezze e casi particolari

La pagina “Archiviazione” non compare? Prova così

Apri ⚙️ Impostazioni e usa la casella Cerca nelle impostazioni scrivendo Storage oppure Archiviazione.
Se usi un account aziendale con criteri amministrativi, alcune voci potrebbero essere rinominate o nascoste: in tal caso fai riferimento alla guida interna IT o usa il metodo del clic destro.

Cartelle condivise e secondarie

Il conteggio tramite menu contestuale funziona anche su cartelle condivise aggiunte al tuo profilo (ad esempio mailbox di team). Tieni però presente che:

la pagina Archiviazione mostra in modo affidabile i numeri per le cartelle del tuo account principale; per mailbox condivise l’esperienza può variare in base ai permessi;
il tooltip della nuova app Outlook (quando presente) di norma si limita alle cartelle visibili nel riquadro corrente.

Conversazioni raggruppate vs messaggi singoli

Il conteggio esposto nei metodi di cui sopra fa riferimento ai messaggi contenuti nella cartella, non alle “conversazioni” come unità. Se hai il raggruppamento per conversazione attivo, potresti vedere meno righe nell’elenco dei messaggi, ma il totale riportato rimane la somma dei singoli messaggi (in entrata e in uscita) presenti nella cartella.

Posta inviata, Bozze, Posta indesiderata: valgono le stesse regole

Puoi leggere il totale di Posta inviata, Bozze e Posta indesiderata con le stesse modalità. È utile per misurare la crescita della casella e decidere operazioni di pulizia mirata.

Prestazioni e “tempo reale”

La pagina Archiviazione è pensata per la gestione dello spazio: per questo il dato potrebbe non aggiornarsi istantaneamente. Se stai svuotando una cartella molto grande, esci e rientra nella pagina per vedere il nuovo totale. Il menu contestuale, invece, interroga la cartella al momento del clic e tende a restituire un numero più allineato all’istante di consultazione.

Flusso di lavoro consigliato per team e power user

Definisci 3–5 cartelle “monitorate”. Esempio: Posta in arrivo, Da seguire, Clienti A, Fornitori, In attesa. Aggiungile ai Preferiti.
Ogni mattina, “fotografia” con Archiviazione. Apri la pagina Archiviazione e annota (anche mentalmente) le cartelle che superano soglie critiche (es. 10.000 messaggi).
Durante la giornata, verifiche al volo. Usa il clic destro per il totale su una singola cartella quando devi decidere se archiviare o comprimere.
Fine giornata, pulizia mirata. Ordina per dimensione/allegati pesanti, elimina o archivia le conversazioni non più necessarie. Ri‑apri Archiviazione per validare l’impatto.

Checklist rapida

Hai aggiunto le cartelle critiche ai Preferiti?
Conosci il percorso ⚙️ Impostazioni → Archiviazione e la ricerca Storage?
Sai usare il clic destro sul nome della cartella per leggere Messaggi totali?
Se usi la nuova app Outlook, hai provato l’hover per il tooltip (se supportato nella tua build)?

Domande frequenti (FAQ)

Posso mostrare il totale accanto al nome di ogni cartella, sempre visibile?

Al momento no: l’interfaccia moderna pone l’accento sui non letti. Per il totale devi usare Archiviazione, il menu contestuale o il tooltip (quando disponibile). Il numero “totale” include anche le sottocartelle?

No, i conteggi si riferiscono alla cartella selezionata. Per una stima dell’intera gerarchia, ripeti il controllo sulle cartelle principali o usa periodicamente la pagina Archiviazione che elenca tutte le cartelle con i relativi totali. La funzione è uguale in Outlook.com e nella nuova app Outlook?

Sì per il clic destro (o icona ⋯). La pagina Archiviazione è disponibile sul web; nella nuova app le opzioni possono variare e rimandare all’esperienza web integrata. L’hover è presente solo in alcune build della nuova app Outlook. Su mobile (iOS/Android) posso vedere il totale?

Nell’app mobile Outlook non esiste un contatore totale persistente per cartella. Per consultazioni approfondite dei totali, fai riferimento al web o alla nuova app su desktop. Perché i numeri a volte non coincidono con ciò che vedo in lista?

Se hai attivo il raggruppamento per conversazione, la lista mostra “thread” mentre i totali sommano i singoli messaggi. Inoltre filtri, ricerche o visualizzazioni personalizzate possono nascondere parte dei messaggi, ma questi restano conteggiati. Posso esportare una lista dei totali per cartella?

La pagina Archiviazione non offre un esporta diretto. Per un audit manuale, scorri la tabella e annota le voci rilevanti; in alternativa, usa il clic destro sulle cartelle monitorate e registra i valori in un foglio di calcolo.

Ottimizzazione della casella: collegare i conteggi all’azione

Vedere il totale è utile, ma il vero valore sta nel collegare i numeri a decisioni operative.

Soglie di attenzione: imposta soglie “soft” (es. 5.000 messaggi per cartella) oltre le quali dedichi tempo alla pulizia.
Archiviazione periodica: crea regole per spostare in Archivio i messaggi più vecchi di X mesi; i totali caleranno e miglioreranno le prestazioni.
Cartelle di lavoro come KPI: usa cartelle E‑seguire e In attesa come indicatori operativi: se il totale cresce, significa che la coda si sta intasando.
Filtri per allegati pesanti: ordina con l’apposita vista o filtra per “ha allegati” per ridurre al massimo lo spazio e normalizzare i totali.

Errori comuni e come evitarli

Cercare il badge del totale accanto alle cartelle: non c’è più; evita di perdere tempo. Vai subito su Archiviazione o usa il clic destro.
Confondere conversazioni e messaggi: il totale somma i messaggi. La vista a thread può ingannare la percezione.
Dimenticare le cartelle “nascoste”: Posta inviata e Posta indesiderata possono crescere rapidamente: verificane i totali periodicamente.
Affidarsi alla memoria visiva del pannello: il numero accanto alla cartella mostra solo i non letti. Per le decisioni di pulizia serve il totale.

Quando conviene usare ciascun metodo

Scenario	Metodo consigliato	Motivo
Verifica quotidiana dello stato della casella	Impostazioni → Archiviazione	Visione completa di tutte le cartelle, utile anche per gestione spazio.
Controllo spot di una cartella prioritaria	Clic destro sulla cartella	Più veloce, zero cambio contesto.
Nuova app Outlook su Windows, build con tooltip	Passa il mouse sul nome	Informazione immediata senza clic (se disponibile).
Non trovi “Archiviazione” nelle Impostazioni	Ricerca nelle Impostazioni	Scorciatoia che porta alla pagina corretta senza esplorare il menu.

Esempi pratici per casi reali

Gestione supporto clienti

Hai cartelle come Ticket nuovi, In lavorazione e Risolti. Aggiungile ai Preferiti e, due volte al giorno, con clic destro verifica il totale di Ticket nuovi e In lavorazione. Se i numeri aumentano più del previsto, crea una regola per inoltrare automaticamente messaggi con priorità alta a un gruppo di backup o rivedi gli SLA.

Progetto con più fornitori

Usa una cartella per ogni fornitore e una cartella Contratti. Una volta a settimana, apri Archiviazione e ordina mentalmente le cartelle dal totale più alto: parti da quelle per la pulizia. Alleggerire le cartelle sempre critiche migliora anche la ricerca.

Mailbox condivisa del team

Se gestisci una casella condivisa (supporto@…), istruisci i colleghi a usare il clic destro per leggere i totali delle cartelle operative. Un numero che sale senza motivo è spesso il primo segnale di colli di bottiglia nella presa in carico.

Compatibilità e differenze tra interfacce

Outlook sul web (Outlook.com / Microsoft 365 web): supporta pienamente la pagina Archiviazione e il clic destro con mini‑scheda informativa.
Nuova app Outlook per Windows (versione 2024.xxx): supporta il clic destro e, in alcune build, il tooltip all’hover. La gestione avanzata dell’archiviazione rimanda all’esperienza web.
Outlook mobile (iOS/Android): non espone un contatore totale persistente per cartella.

Strategie di manutenzione per tenere bassi i totali

Regole di smistamento: instrada newsletter e notifiche in cartelle secondarie; controllane il totale a fine settimana e svuotale se necessario.
Archivio periodico: sposta automaticamente messaggi più vecchi di X mesi in Archivio; la ricerca rimane efficace e i totali delle cartelle operative calano.
Vista per allegati: identifica i messaggi con allegati pesanti nelle cartelle più affollate e valuta la cancellazione o il salvataggio degli allegati su OneDrive condiviso.
Delega e responsabilità: nelle mailbox di team, associa cartelle a ruoli (es. In attesa – Amministrazione, In attesa – Tecnico) e misura i totali per responsabilità.

Riepilogo: cosa è cambiato e cosa puoi fare oggi

Non esiste più un contatore permanente del totale nella parte bassa della finestra.
Vuoi il totale? Usa uno di questi: Impostazioni → Archiviazione, clic destro sulla cartella o hover (quando disponibile).
Preferiti e cartelle di ricerca riducono i passaggi per le verifiche frequenti.
Fino ad agosto 2025 non risultano piani annunciati per riportare il contatore fisso.

Conclusione

Se stai cercando il vecchio contatore fisso “X non letti, Y messaggi totali”, sappi che al momento non c’è un modo per ripristinarlo. La combinazione di Archiviazione (panoramica completa), menu contestuale (controlli spot) e hover (dove disponibile) è la soluzione più rapida e concreta per contare i messaggi totali in Outlook.com e nella nuova app Outlook per Windows. Imposta un piccolo rituale quotidiano — cartelle in Preferiti, una sbirciata ai totali, pulizia mirata — e avrai sempre sotto controllo la dimensione reale della posta, senza farti sorprendere da cartelle che crescono in silenzio.

Appendice operativa (modello pronto all’uso)

Copia questo mini‑piano nel tuo manuale di team o nella wiki interna:

Ogni lunedì: apri Impostazioni → Archiviazione e fotografa i totali delle cartelle chiave (Posta in arrivo, In attesa, Da seguire, Progetto X, Posta inviata).
Ogni giorno: prima di pranzo, clic destro su In attesa e Da seguire; se i totali crescono oltre la soglia, riassegna o archivia.
Ogni venerdì: pulizia allegati nelle cartelle con i totali più alti; verifica l’effetto riaprendo Archiviazione.
Ogni mese: invia Feedback a Microsoft chiedendo il ritorno del selettore Mostra Totale accanto alle cartelle (più voci, più possibilità).

In sintesi operativa: adotta Archiviazione per la strategia, clic destro per la tattica, hover per il colpo d’occhio. Finché Microsoft non riporterà un contatore fisso, questi sono gli strumenti più efficaci per monitorare la quantità complessiva di email in Outlook.