Vuoi colorare automaticamente le celle dopo la scelta da un menu a discesa in Excel per Mac, senza VBA? In questa guida completa ti mostro i passaggi pratici, le differenze con Windows, i limiti di Excel Online e diversi approcci scalabili per gestire più stati e colori con la Formattazione condizionale.
Perché su Mac l’interfaccia è diversa (e come sbloccarla)
Molti tutorial mostrano schermate di Excel per Windows e, quando li replichi su macOS, la finestra Nuova regola appare diversa. Il punto chiave è il menu Stile in alto: su Excel per Mac devi impostarlo su Classico per ottenere le stesse opzioni avanzate (inclusa l’importantissima voce Usa una formula per determinare le celle da formattare). Dopo questo passaggio, il comportamento è sostanzialmente allineato a Windows.
Prima di iniziare: menu a discesa con Convalida dati
Se non hai ancora il menu a discesa (elenco a scelta), crealo così:
- Prepara un intervallo con i valori consentiti (ad es. Da fare, In corso, Bloccato, Complete).
- Seleziona la colonna o le celle che dovranno avere il menu.
- Vai su Dati ▸ Convalida dati…, scegli Elenco e indica l’intervallo dei valori.
- Conferma. Ora ogni cella selezionata mostrerà un menu a discesa.
Consiglio: assegna un Nome all’intervallo dei valori (ad es. ElencoStati) da Formule ▸ Definisci nome. È più comodo e riduce errori quando sposti o estendi i dati.
Soluzione rapida: colorare celle in base al testo (senza formule complesse)
Se devi colorare la cella in base a un singolo valore testuale (ad esempio “complete”), il modo più veloce è usare la regola “contiene testo”.
| Passi | Dettagli operativi |
|---|---|
| Seleziona le celle | Evidenzia tutte le celle con il menu a discesa (l’intera colonna Stato se lavori in tabella). |
| Apri la finestra Nuova regola | Home ▸ Formattazione condizionale ▸ Nuova regola. |
| Sblocca le opzioni | In alto, nel menu Stile, scegli Classico. |
| Crea la regola | Seleziona Formatta solo celle che contengono → Specifico testo → contenente → digita complete. |
| Scegli il formato | Clic Formato… e imposta riempimento e colore testo (es. riempimento verde e testo verde scuro). Conferma. |
| Ripeti per altri valori | Crea regole analoghe per In corso, Bloccato, ecc., assegnando colori coerenti. |
Questo approccio è rapido e leggibile. Tuttavia, se vuoi colorare l’intera riga in base allo stato (non solo la cella), passa al metodo con formula.
Soluzione completa: formula per colorare celle o intere righe
La formula dà il massimo controllo (ed è identica a Windows dopo aver impostato Stile: Classico). Funziona sia per colorare solo la cella, sia per colorare l’intera riga della tua tabella.
Colorare la singola cella
- Seleziona il range delle celle con il menu a discesa (es.
$A$2:$A$1000). - Home ▸ Formattazione condizionale ▸ Nuova regola, imposta Stile: Classico.
- Scegli Usa una formula per determinare le celle da formattare.
- Nel box formula digita, ad esempio:
=$A2="complete"
– Adatta la colonna e la prima riga alla tua selezione.
– Mantieni il $ davanti alla colonna per bloccarla e lascia la riga relativa per copiare correttamente la regola verso il basso. - Clic Formato… e scegli riempimento/colore testo.
- Conferma. Ripeti per ogni stato con diversi colori.
Colorare l’intera riga in base allo stato (più usato nei report)
Vuoi evidenziare tutta la riga quando lo stato è “complete”? Ecco come:
- Seleziona tutte le colonne della tua tabella (es.
$A$2:$E$1000). - Apri Nuova regola → Stile: Classico → Usa una formula….
- Formula di esempio (se lo stato è in colonna A):
=$A2="complete". - Imposta il formato (riempimento + colore testo). Conferma.
Per più stati, duplica la regola cambiando la condizione (ad es. =$A2="In corso", =$A2="Bloccato") e assegna i relativi colori. Se necessario, in Home ▸ Formattazione condizionale ▸ Gestisci regole… regola l’ordine ed abilita Interrompi se vero per dare priorità a una regola rispetto alle altre.
Nota importante: Excel può colorare la cella (o l’intera riga) dopo la scelta nel menu a discesa, ma non può mostrare gli elementi del menu con sfondi diversi mentre l’elenco è aperto. Per quell’effetto servono VBA o componenti di terze parti.
Mac vs Windows: mappa dei passaggi (riassunto rapido)
| Obiettivo | Excel per Mac | Excel per Windows |
|---|---|---|
| Sbloccare opzioni avanzate | Stile: Classico nella finestra Nuova regola | Opzioni avanzate disponibili nativamente |
| Regola rapida “contiene testo” | Sì (dopo Stile: Classico) | Sì |
| Regola con formula | Sì (dopo Stile: Classico) | Sì |
| Mostrare colori nel menu a discesa | No (serve VBA/terze parti) | No (serve VBA/terze parti) |
Excel Online: limiti e workaround
La web‑app di Excel offre un set di funzionalità ridotto. Le opzioni avanzate della Formattazione condizionale (tra cui Stile: Classico e le formule personalizzate) possono non essere disponibili o risultare più limitate. Se il tuo flusso di lavoro richiede un controllo visivo puntuale sui colori:
- Lavora nel client desktop (Mac o Windows) per impostare le regole correttamente.
- Salva e condividi: le regole create da desktop di norma vengono rispettate anche in lettura su Online.
- Se devi modificare spesso i criteri, pianifica di farlo nel client desktop.
Schema di colori consigliato per gli stati
Una palette coerente facilita la lettura e l’accessibilità:
- Complete: verde pieno, testo verde scuro.
- In corso: giallo chiaro, testo ambra scuro.
- Bloccato: rosso tenue, testo rosso scuro.
- In attesa: grigio chiaro, testo grigio scuro.
Verifica sempre il contrasto (specialmente in modalità scura) e mantieni il testo leggibile.
Approccio scalabile: mappa stati → classi colore
Se il tuo elenco crescerà nel tempo, evita di creare una regola per ogni singolo valore. Crea invece una tabella di mapping che associa ciascuno stato a una classe di colore (ad es. verde, giallo, rosso). Così manterrai solo 3 regole di formattazione condizionale e, quando aggiungi stati, ti basterà aggiornare la tabella di mapping.
Come impostarla
- Crea una tabella (ad es. TabellaColori) con due colonne: Stato e ClasseColore (valori possibili:
verde,giallo,rosso). - Nella regola con formula, usa una ricerca per ottenere la classe: ad esempio, con Microsoft 365,
=CERCA.X($A2;TabellaColori[Stato];TabellaColori[ClasseColore])="verde". - Imposta il formato verde. Duplica la regola cambiando il confronto in
"giallo"e"rosso".
In questo modo mantieni sempre e solo tre regole. Se domani aggiungi lo stato “In revisione”, ti basterà inserirlo nella TabellaColori assegnandogli la classe “giallo”, senza toccare le regole.
Best practice per precisione e stabilità
- Riferimenti assoluti: nelle formule di CF usa
$per bloccare la colonna dello stato (es.=$A2="complete") e lasciare la riga relativa. Eviterai sfasamenti durante l’applicazione su aree ampie. - Dati puliti: elimina spazi prima/dopo con una colonna di supporto (
ANNULLA.SPAZI) se i valori provengono da importazioni o incolla‑speciale. - Ordine e priorità: in Gestisci regole… disponi le regole dalla più specifica alla più generale e usa Interrompi se vero quando necessario.
- Niente celle unite: causano comportamenti imprevisti nella CF. Evitale nelle aree dinamiche.
- Tabelle di Excel: trasforma l’intervallo in Tabella (Home ▸ Formatta come tabella): facilita estensioni e riferimenti. Se i riferimenti strutturati danno problemi nella CF, usa riferimenti classici (
$A2). - Prestazioni: su migliaia di righe, preferisci poche regole semplici con condizioni chiare; evita formule molto voluminose o volatili.
Esempio pratico completo (passo passo)
Immagina una tabella con le colonne Attività, Responsabile, Scadenza, Stato, Note. Vuoi che l’intera riga cambi colore in base a Stato:
- Trasforma i dati in Tabella (Home ▸ Formatta come tabella). Dai un nome (es.
Attivita). - Applica la Convalida dati alla colonna Stato collegandola a
ElencoStati. - Seleziona l’intera tabella (ad es.
$A$2:$E$500). - Home ▸ Formattazione condizionale ▸ Nuova regola ▸ Stile: Classico ▸ Usa una formula….
- Formula per il verde (complete):
=$D2="complete"(se la colonna Stato è la D). Imposta riempimento verde e testo verde scuro. - Duplica la regola per gli altri stati (giallo per In corso, rosso per Bloccato, grigio per In attesa), regolando la formula e i colori.
- Apri Gestisci regole…, controlla l’ordine, abilita Interrompi se vero per la priorità corretta.
Trucchi utili che fanno la differenza
- Normalizza i testi nell’elenco (evita doppioni come “In corso” / “in corso”). Excel non è sensibile a maiuscole/minuscole, ma gli spazi finali possono rompere le regole.
- Coerenza cromatica: usa gli stessi colori per stati identici su fogli diversi; aiuta la comprensione e riduce gli errori.
- Icone + colore: valuta l’aggiunta di un Set di icone (spunta, triangolo, croce) oltre al colore: è utile per chi stampa in bianco/nero.
- Commenti di regola: assegna nomi/logiche chiare. Su file a più mani, documentare le regole evita sorprese.
Risoluzione dei problemi (FAQ tecnica)
La regola non scatta sulle nuove righe
Se lavori in una Tabella, accertati che l’Applica a della regola copra tutta la Tabella (es. =Tabella1[#Tutto] o il range completo). Le nuove righe di Tabella ereditano le regole.
La formula sembra giusta ma non colora
Verifica i riferimenti: blocca la colonna con $ (=$D2="complete") e controlla che nella formula sia riferita la prima riga del range selezionato (2 se parti dalla riga 2). Controlla anche spazi invisibili: prova una colonna di supporto con ANNULLA.SPAZI.
Colorare solo la cella o l’intera riga?
Per la cella, seleziona solo la colonna dello stato e usa =$D2="complete". Per l’intera riga, seleziona tutte le colonne della riga e mantieni ancorata la colonna dello stato (il simbolo $ davanti alla lettera è ciò che fa la magia).
Valori numerici vs testuali
Se il menu contiene numeri (es. 0, 1, 2), confronta con numeri (es. =$A2=1), non con stringhe. Se sono codici testuali, usa le virgolette (es. ="A1").
Excel Online non mi dà le opzioni
Imposta e testa le regole nel client desktop. In fase di consultazione, la web‑app mostrerà i colori; per modifiche strutturali torna su Mac/Windows.
Le regole si accavallano
Ordina le regole in Gestisci regole… e abilita Interrompi se vero dove serve. Metti in alto la condizione più vincolante.
Checklist rapida (da tenere a portata di mano)
- Hai impostato Stile: Classico in Nuova regola su Mac?
- Hai blocco di colonna corretto nelle formule (
$)? - Il range Applica a copre tutte le celle interessate (incluse nuove righe)?
- Hai ripulito i valori (spazi, varianti di scrittura)?
- Ordine delle regole e Interrompi se vero verificati?
Tabella riassuntiva dei metodi
| Metodo | Quando usarlo | Pro | Contro |
|---|---|---|---|
| “Contiene testo” | Pochi stati, setup rapido | Velocissimo da configurare | Meno flessibile; difficile espandere |
| Formula diretta | Colorare righe intere; condizioni precise | Molto flessibile; identico a Windows | Richiede cura nei riferimenti |
| Mappa stati → classi colore | Elenchi in crescita | Solo 3 regole stabili; manutenzione minima | Serve una tabella di mapping |
Esempi di formule pronte (da copiare)
- Solo cella (stato in A):
=$A2="complete" - Intera riga (stato in D):
=$D2="Bloccato" - Ignora spazi (stato in A):
=ANNULLA.SPAZI($A2)="In corso" - Mapping con TabellaColori (stato in A):
=CERCA.X($A2;TabellaColori[Stato];TabellaColori[ClasseColore])="giallo"
Accessibilità e stampa
- Contrasto: scegli combinazioni leggibili anche in modalità scura e su proiettori.
- Ridondanza visiva: considera icone o testo aggiuntivo (OK, ATTN) per distinguere stati anche in bianco/nero.
- Legenda: aggiungi un piccolo box legenda con stato → colore; aiuta nuovi utenti e riduce errori.
Note finali e differenze chiave
- Su Mac la chiave è ricordarsi di passare a Stile: Classico in Nuova regola: sblocca formule e condizioni testuali avanzate.
- Excel Online è ottimo per consultazione ma limitato per la creazione/manutenzione di regole complesse; per setup e tuning usa il client desktop.
- Menu a discesa “colorato” durante l’apertura dell’elenco non è supportato nativamente; la colorazione avviene sulla cella dopo la scelta.
Appendice: procedura completa (tabella “how‑to”)
| Passi | Dettagli operativi |
|---|---|
| Seleziona le celle | Evidenzia le celle contenenti la convalida dati (menu a discesa). |
| Avvia la formattazione condizionale | Home ▸ Formattazione condizionale ▸ Nuova regola. |
| Sblocca le regole avanzate (solo Mac) | Nella finestra che si apre, in alto c’è un menu Stile: scegli Classico. Così compaiono le stesse opzioni avanzate presenti su Windows. |
| Metodo “formula” | Seleziona Usa una formula per determinare le celle da formattare → scrivi ad es. =$A1="complete" (adatta il riferimento) → Formato… e imposta riempimento e colore testo. |
| Metodo “contiene testo” (più rapido) | In Stile ▸ Classico scegli Formatta solo celle che contengono → imposta Specifico testo • contenente • “complete” → seleziona il colore desiderato. |
| Replica per altri valori | Ripeti la regola cambiando la parola chiave (In corso, Bloccato, ecc.) e assegnando un colore a ciascuno. |
Nota: Excel può colorare la cella dopo la scelta, ma non può visualizzare i singoli elementi del menu con sfondi diversi mentre l’utente lo apre. Per quell’effetto servirebbe VBA o un componente di terze parti.
Concludendo
Con la Formattazione condizionale di Excel per Mac puoi riprodurre esattamente i comportamenti che vedi su Windows, con una sola differenza sostanziale: ricordarti di impostare Stile: Classico nella finestra Nuova regola. Da lì in avanti hai due strade: la regola “contiene testo” per casi semplici e la formula per controllare l’intera riga o condizioni più sofisticate. Se vuoi scalare senza moltiplicare regole, usa la tecnica della mappa stati → classi colore: manterrai poche regole stabili e potrai ampliare l’elenco senza intaccare la logica. Quando collabori via browser, ricordati dei limiti di Excel Online e centralizza le modifiche strutturali su desktop.
In sintesi: seleziona le celle del menu a discesa, apri Nuova regola, imposta Stile: Classico, crea regole “contiene testo” o “formula” con riferimenti ben ancorati, definisci colori coerenti e gestisci priorità/ordine. Con questi passaggi la tua formattazione condizionale su Mac funzionerà in modo affidabile e professionale.
Se seguirai la checklist e gli esempi sopra, potrai trasformare qualsiasi elenco a discesa in un pannello di controllo visivo, adatto a stati di progetto, pipeline commerciali, ticket di assistenza e molto altro, mantenendo i file puliti, performanti e facili da mantenere nel tempo.