Le e‑mail meno recenti restano nella cassetta postale primaria e l’Archivio online (In‑Place Archive) non si popola? In questa guida pratica trovi cause, diagnosi e una procedura passo‑passo per far ripartire l’archiviazione automatica in Exchange Online, senza perdere tempo tra impostazioni nascoste.
Come dovrebbe funzionare l’Archivio online in Exchange Online
L’Archivio online (In‑Place Archive) è una cassetta postale secondaria collegata alla mailbox primaria dell’utente. Si usa per spostare automaticamente i messaggi più vecchi, liberando spazio e mantenendo le prestazioni della casella principale. Il motore che applica i criteri di archiviazione si chiama Managed Folder Assistant (MFA) e gira in background su Exchange Online, esaminando periodicamente le cassette postali e applicando i tag di conservazione (Retention Tags) definiti in una Retention Policy.
Perché i messaggi “si muovano”, devono essere vere tutte queste condizioni:
- La mailbox dell’utente ha un Archivio online abilitato.
- È assegnata una Retention Policy che contiene almeno un tag con azione MoveToArchive (es. “Sposta in archivio dopo 1 anno”).
- Gli elementi rientrano nell’ambito dei tag (cartelle/elementi non esclusi o contrassegnati come “No Archive”).
- Il Managed Folder Assistant ha già processato la mailbox (automaticamente o su richiesta).
Sintomi tipici quando l’archivio non parte
- La casella primaria cresce oltre il previsto, mentre l’Archivio online resta vuoto o quasi.
- Messaggi più vecchi del periodo impostato (es. 1 anno) sono ancora in Posta in arrivo o in altre cartelle.
- L’utente sposta manualmente mail nell’archivio ma “ricompaiono” nella primaria (di solito per problemi di sincronizzazione o perché Outlook è in cache con finestra temporale ristretta).
Perché le e‑mail non si spostano: le cause più comuni
- Criterio di conservazione incompleto o non assegnato
La policy manca di un Retention Tag con azione MoveToArchive valido per le cartelle interessate, oppure la policy esiste ma non è stata associata alla mailbox dell’utente. - MFA non ha ancora processato la cassetta
Il Managed Folder Assistant elabora le caselle a intervalli; può passare da poche ore a più giorni (tipicamente 1–7) prima che l’archiviazione sia evidente. Finché MFA non gira, niente si muove. - Elementi fuori ambito
Messaggi marcati con tag “Never archive”/“No Archive”, o collocati in cartelle che non ereditano un tag idoneo, non saranno spostati. Anche elementi particolari (bozze, cartelle speciali) seguono regole proprie. - Archivio non abilitato o licenza non idonea
Serve una licenza che includa l’archivio (ad es. Exchange Online Plan 2, Microsoft 365 E3/E5 o add-on di archiviazione). Se l’archivio non è attivo per quella mailbox, i tag MoveToArchive non hanno effetto. - Confusione tra MRM e Microsoft Purview
Le Retention Policies di Exchange (MRM) spostano gli elementi nell’archivio; le etichette/policy di Microsoft Purview gestiscono conservazione ed eliminazione, ma non spostano in archivio. Se hai configurato solo Purview, l’archivio non si popolerà. - Outlook in modalità cache o sincronizzazione incompleta
Se l’utente vede “ritorni all’indietro” o incongruenze, spesso la causa è la cache locale (OST) che non ha ancora sincronizzato l’archivio o è limitata a pochi mesi.
Checklist rapida di ripristino
| Azione | Dove/come farla | Effetto |
|---|---|---|
| Creare/aggiornare un criterio di conservazione | Centro Amministrazione Exchange → Compliance management → Retention policies | Aggiunge un tag “Move to Archive” (es. 1 anno) e lo rende disponibile alla policy. |
| Assegnare la policy alla cassetta | Stessa sezione → associare la policy all’utente | Collega le regole alla mailbox interessata. |
| Forzare l’esecuzione | PowerShell Exchange Online:Start-ManagedFolderAssistant -Identity utente@dominio.com | MFA elabora subito la casella e applica i tag. |
| Verificare applicazione dei tag | Outlook (online) → proprietà messaggio & cartella; oppure PowerShell con Get-RetentionPolicyTag | Conferma che ogni cartella/elemento abbia un tag valido. |
| Controllare licenze e limiti | Interfaccia M365 Amministrazione | Assicura che l’archivio sia disponibile e attivo per la mailbox. |
Procedura dettagliata passo‑passo
Verifica iniziale: licenze, stato dell’archivio e quota
- Accedi al portale di amministrazione Microsoft 365 e verifica che l’utente abbia un piano con Archivio online incluso o l’add-on specifico.
- Apri il Centro Amministrazione di Exchange e controlla che l’Archivio sia abilitato per la mailbox. Se non lo è, abilitalo e attendi il provisioning.
- Controlla lo spazio della casella primaria: superare le quote blocca l’invio/ricezione; l’archiviazione aiuta, ma finché non parte potresti dover ripulire temporaneamente gli elementi voluminosi.
Capire (e scegliere) il tipo giusto di “Retention”
In Exchange Online esistono due famiglie di conservazione:
- MRM (Messaging Records Management) di Exchange: usa Retention Tags e Retention Policies e supporta l’azione MoveToArchive (quella che ci serve per lo spostamento automatico).
- Microsoft Purview (portale Conformità): etichette/policy pensate per conservazione legale e governance. Non spostano negli archivi. Possono coesistere, ma non sostituiscono i tag MRM per il movimento in archivio.
Se vuoi che le mail si spostino, devi usare (o integrare) MRM e assicurarti che la policy assegnata alla mailbox contenga uno o più tag MoveToArchive.
Creare i Retention Tag necessari
Una policy MRM efficace comprende in genere:
- Un Default Policy Tag (DPT) con azione MoveToArchive per gli elementi “senza tag esplicito” (es. sposta dopo 365 giorni).
- Eventuali Retention Policy Tag (RPT) per cartelle di default (Inbox, Sent Items, Deleted Items, ecc.) se vuoi comportamenti diversi per cartelle specifiche.
- Alcuni Personal Tag che gli utenti possano applicare manualmente a cartelle o messaggi (es. “Non archiviare”, “Archivia dopo 6 mesi”, “Archivia dopo 2 anni”).
Esempio di creazione Tag via PowerShell
# Connessione a Exchange Online (usare un account con permessi appropriati)
Connect-ExchangeOnline
DPT: sposta in archivio dopo 1 anno
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT - Move to Archive - 1Y" ` -Type All`
-RetentionAction MoveToArchive `
-AgeLimitForRetention 365
Personal tag: "Mai archiviare"
New-RetentionPolicyTag -Name "Personal - Never Archive" ` -Type Personal`
-RetentionAction None
(Opzionale) RPT per Posta inviata: archivia dopo 180 giorni
New-RetentionPolicyTag -Name "RPT - Sent Items - 180d to Archive" ` -Type SentItems`
-RetentionAction MoveToArchive `
-AgeLimitForRetention 180 Creare (o aggiornare) la Retention Policy e collegare i Tag
Componi la policy includendo i tag appena creati; poi assegnala alle mailbox interessate.
# Crea una nuova policy che includa i tag di archiviazione
New-RetentionPolicy -Name "Policy - Default Archive 1Y" `
-RetentionPolicyTagLinks "DPT - Move to Archive - 1Y","Personal - Never Archive","RPT - Sent Items - 180d to Archive"
Assegna la policy all'utente (e ad altri se necessario)
Set-Mailbox -Identity [utente@dominio.com](mailto:utente@dominio.com) -RetentionPolicy "Policy - Default Archive 1Y" Forzare il Managed Folder Assistant (MFA)
Dopo aver creato/assegnato la policy, puoi attendere che MFA esegua il ciclo successivo, oppure forzarlo manualmente per vedere gli effetti subito (specie su caselle grandi).
Start-ManagedFolderAssistant -Identity utente@dominio.com
Se la mailbox è molto voluminosa, avvia l’operazione fuori orario per minimizzare l’impatto percepito.
Verificare che i tag siano effettivamente applicati
- Da Outlook sul Web (OWA): apri un’email campione, verifica nelle proprietà/criteri che sia presente il tag di archiviazione atteso; controlla anche le impostazioni della cartella.
- Da Outlook desktop: assicurati che non ci siano filtri o categorie che nascondono l’archivio. Se usi la modalità cache, imposta la slide “Conserva posta in cache per” su Tutto per includere l’archivio e attendi la sincronizzazione completa.
- Da PowerShell: elenca i tag della policy e controlla quelli di tipo MoveToArchive attivi.
# Elenco dei tag disponibili
Get-RetentionPolicyTag | ft Name,Type,RetentionAction,AgeLimitForRetention
Verifica della policy assegnata a una mailbox
Get-Mailbox -Identity [utente@dominio.com](mailto:utente@dominio.com) | ft DisplayName,RetentionPolicy
(Opzionale) Uno sguardo allo stato dell'archivio
Get-Mailbox -Identity [utente@dominio.com](mailto:utente@dominio.com) | ft ArchiveStatus,ArchiveName Diagnostica approfondita
MRM vs Purview: non sono la stessa cosa
Se hai configurato solo etichette/policy di Microsoft Purview (portale Conformità), gli elementi potranno essere conservati o eliminati secondo le regole, ma non verranno spostati nell’Archivio online. Per lo spostamento automatico serve una policy MRM di Exchange con tag MoveToArchive. È consentito usare entrambi: Purview per la governance e MRM per l’archivio.
Elementi e cartelle fuori ambito
- Un tag “Never/No Archive” applicato manualmente a una cartella o a singole e‑mail blocca lo spostamento.
- Cartelle speciali (ad esempio Bozze o porzioni di Recoverable Items) possono seguire percorsi diversi e non sono necessariamente soggette a MoveToArchive.
- Se hai creato RPT per cartelle specifiche (Inbox, Sent Items, ecc.), ma manca un DPT di tipo All, tutto ciò che non rientra nei RPT resterà nella primaria.
Outlook in cache, OST e “mail che ricompaiono”
Quando l’utente sposta manualmente messaggi nell’archivio ma poi li “rivede” nella primaria, la causa più comune è la sincronizzazione incompleta dell’OST o una finestra cache troppo corta. Interventi consigliati:
- Imposta la conservazione cache su Tutto (o aumentala) e lascia completare la sincronizzazione.
- Preferisci una verifica via OWA per accertarti di ciò che avviene sul server, indipendentemente dalla cache locale.
- Evita spostamenti massivi alternati tra primaria e archivio in breve tempo: la coda di sincronizzazione può diventare lunga e creare confusione temporanea.
Import PST e “età” dei messaggi
I messaggi importati da file PST mantengono in genere la data di consegna originale. In rari casi, metadati alterati possono influenzare il calcolo dell’“età” di retention. Se l’archiviazione non parte per mail importate, verifica:
- Che i messaggi siano finiti in cartelle con tag appropriati.
- Che non vi sia un tag manuale Never Archive.
- Che MFA abbia già processato la mailbox dopo l’import.
Hold legali, eDiscovery e blocchi
Litigation Hold ed eventuali blocchi di conformità controllano la cancellazione o la modifica, non lo spostamento in archivio. Tuttavia, possono influenzare la cancellazione automatica post‑retention e i tempi di permanenza in Recoverable Items. Se usi Purview e Hold, pianifica con attenzione l’interazione tra conservazione, eliminazione e archiviazione per evitare crescenti consumi di spazio.
Quote, limiti e archivi espandibili
- Superare i 100 GB in primaria può interrompere l’invio/ricezione. L’archivio serve proprio a evitarlo.
- L’Archivio online può arrivare fino a 1,5 TB grazie all’archivio espandibile automatico. Valuta di abilitarlo quando hai utenti “storici” con volumi elevati.
Esempi di comandi PowerShell utili
# 1) Connessione
Connect-ExchangeOnline
2) Verifica archivio & policy per un utente
Get-Mailbox -Identity [utente@dominio.com](mailto:utente@dominio.com) | fl DisplayName,ArchiveStatus,ArchiveName,RetentionPolicy
3) Elenco tag MoveToArchive disponibili
Get-RetentionPolicyTag | Where-Object {$_.RetentionAction -eq "MoveToArchive"} |
ft Name,Type,AgeLimitForRetention
4) Controllo policy assegnata a più mailbox
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Select-Object DisplayName,RetentionPolicy |
Sort-Object RetentionPolicy | Format-Table -AutoSize
5) Start MFA su un gruppo di utenti (CSV con colonna UserPrincipalName)
Import-Csv .\mailbox-list.csv | ForEach-Object {
Start-ManagedFolderAssistant -Identity $_.UserPrincipalName
}
6) Creazione rapida: DPT 1 anno + Policy + Assegnazione
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT - Archive 1Y" -Type All -RetentionAction MoveToArchive -AgeLimitForRetention 365
New-RetentionPolicy -Name "Default Archive 1Y" -RetentionPolicyTagLinks "DPT - Archive 1Y"
Set-Mailbox -Identity [utente@dominio.com](mailto:utente@dominio.com) -RetentionPolicy "Default Archive 1Y"
Start-ManagedFolderAssistant -Identity [utente@dominio.com](mailto:utente@dominio.com) Domande frequenti (FAQ)
Quanto tempo ci mette MFA a spostare i messaggi?
Dipende dal carico: in genere da poche ore a alcuni giorni. Su caselle grandi l’elaborazione può avvenire a ondate. Per test mirati, lancia Start-ManagedFolderAssistant e verifica dopo un intervallo ragionevole.
Posso avere più tag “MoveToArchive” nella stessa policy?
Sì: puoi includere un DPT generico e altri tag (RPT o Personal) per dare opzioni agli utenti o differenziare per cartelle.
Gli utenti possono ignorare i criteri assegnando manualmente un tag diverso?
Se fornisci Personal Tag, l’utente può applicarli a cartelle o elementi. L’assegnazione manuale ha priorità rispetto ai tag ereditati, quindi progetta con attenzione l’elenco dei tag disponibili.
Le etichette di Purview bastano per spostare nell’archivio?
No. Le etichette/policy Purview non spostano negli archivi; servono i tag MRM.
Cosa succede a Posta eliminata?
Dipende dal tag: spesso si imposta DeleteAndAllowRecovery (es. 30 giorni). Il MoveToArchive in genere si applica a Inbox/Sent/All, non a Deleted Items.
Posso disabilitare temporaneamente la conservazione per una mailbox?
Esiste la modalità Retention Hold per sospendere l’applicazione dei criteri (utile per assenze prolungate). Ricorda di riattivarla poi.
Buone pratiche e note operative
- Progetta una policy chiara: un DPT “Archivia dopo 1 anno” + pochi tag personali copre l’80% dei casi.
- Comunica agli utenti cosa fa l’archivio, dove trovarlo e come cercare anche nell’Archivio online.
- Monitora l’adozione: confronta crescita della primaria vs archivio; identifica caselle fuori norma.
- Schedula MFA manuale per caselle critiche o nelle fasi iniziali di progetto.
- Riduci la finestra cache di Outlook solo se necessario; per la verifica, preferisci OWA (vista server).
- Log di conformità: usa l’Audit del Centro conformità per tracciare attività di archiviazione quando serve evidenza.
- Gestisci i PST: importa in cartelle che ereditano tag idonei e verifica dopo MFA.
- Pianifica quote realistiche e abilita l’archivio espandibile quando gli utenti superano regolarmente soglie alte.
Modello decisionale “se… allora…”
| Se | Allora | Perché |
|---|---|---|
| La policy non contiene alcun tag MoveToArchive | Crea un DPT “Archivia dopo X giorni” e aggiungilo alla policy | Senza azione MoveToArchive nulla si sposta |
| La policy c’è ma la mailbox non la usa | Assegna la policy alla mailbox e forza MFA | I criteri si applicano solo se agganciati alla casella |
| Le e‑mail sono in cartelle con tag “Never Archive” | Rimuovi/override del tag con uno idoneo | Un tag esplicito ha priorità su quello ereditato |
| L’utente vede mail “tornare indietro” | Controlla cache Outlook e verifica via OWA | Spesso è solo sincronizzazione non completa |
| Hai configurato solo etichette Purview | Aggiungi policy MRM con MoveToArchive | Purview non sposta in archivio |
Scenario completo: dalla creazione alla verifica
- Licenze & archivio: verifica che la mailbox abbia licenza idonea e Archivio online abilitato.
- Tag: crea un DPT MoveToArchive (es. 365 giorni) e, se serve, RPT per cartelle o Personal tag per uso manuale.
- Policy: crea/aggiorna la policy includendo i tag giusti.
- Assegnazione: collega la policy all’utente.
- MFA: esegui
Start-ManagedFolderAssistantsulla mailbox. - Verifica: controlla che l’Archivio online inizi a popolarsi e che le mail “over‑age” siano spostate entro poche ore/giorni.
- Ottimizza: aggiusta i periodi (es. 6, 12, 24 mesi), definisci tag personali utili e comunica agli utenti come usarli.
Risoluzione dei problemi: checklist tecnica
- Get-RetentionPolicyTag mostra almeno un tag con RetentionAction = MoveToArchive nella policy?
- La mailbox ha ArchiveStatus = Active?
- Esistono tag personali “Never/No Archive” applicati a cartelle chiave?
- Hai appena importato molti messaggi? Forza
Start-ManagedFolderAssistant. - Outlook visualizza l’Archivio online ed è completamente sincronizzato?
- Stai usando Purview senza MRM per archiviare? Aggiungi MRM.
- La casella primaria è oltre quota? Libera spazio temporaneamente in attesa dell’archiviazione.
In sintesi (piano d’azione)
- Controlla/crea una policy con tag “Move to Archive”.
- Applica la policy alla mailbox interessata.
- Esegui
Start-ManagedFolderAssistantper avviare subito l’elaborazione. - Monitora e verifica che i messaggi più vecchi si spostino nell’Archivio online entro poche ore/giorni.
Con una policy MRM ben progettata, l’Archivio online riduce la pressione sulla casella primaria, mantiene alte le prestazioni e semplifica la governance. Imposta i tag giusti, assegna la policy, forza MFA dove serve: vedrai l’archivio popolarsi in modo regolare e prevedibile.