Viva Insights ha ritirato “Attività suggerite”. Non è un bug: da marzo 2024 i promemoria automatici di follow‑up non compaiono più in Teams, Outlook e nelle schede profilo. Qui trovi cosa è cambiato, le alternative pratiche (senza e con Copilot) e le azioni consigliate per utenti e amministratori.
Cos’è cambiato: fine di “Attività suggerite” in Viva Insights
Per anni l’insight Suggested Tasks (“Attività suggerite”) ha scandagliato le tue conversazioni alla ricerca di impegni presi via e‑mail o richieste rimaste in sospeso, proponendo promemoria discreti direttamente dentro Outlook (classico e nuovo), Teams e nelle schede profilo di Microsoft 365. A partire da marzo 2024, Microsoft ha deprecato e quindi rimosso questa funzionalità dai client, comunicandolo nel Message Center (MC714517). Il risultato è che i riquadri con i suggerimenti non sono più visibili e, soprattutto, il back‑end non genera più tali suggerimenti: cancellare cache, reinstallare add‑in o passare alla versione web non cambia l’esito.
In parallelo, a fine marzo 2024 Microsoft ha sospeso le e‑mail di tipo Briefing/Digest spedite con cadenza periodica (i contenuti restano consultabili nell’app Viva Insights su Teams o via web quando abilitata dall’organizzazione). Contestualmente, l’azienda ha progressivamente indirizzato gli utenti verso Microsoft 365 Copilot Chat per ottenere riepiloghi e “to‑do” derivati dalle comunicazioni, con prompt naturali del tipo: “Cosa devo fare?” o “Mostrami le mail con azioni aperte di questa settimana”.
Cronologia essenziale
| Data | Evento | Effetto pratico |
|---|---|---|
| Inizio–fine marzo 2024 | Roll‑out della rimozione di “Attività suggerite” (MC714517) | La scheda Viva Insights non mostra più i promemoria di follow‑up. |
| Fine marzo 2024 | Pausa delle e‑mail Briefing/Digest | I riepiloghi quindicinali via posta vengono sospesi; contenuti ancora disponibili nell’app Teams/web. |
| 2024–2025 | Microsoft incentiva l’uso di Microsoft 365 Copilot Chat per riepiloghi e attività | Il lavoro “quasi automatico” si sposta su Copilot e sull’integrazione Outlook–To Do–Planner. |
Che cosa significa per gli utenti
- Non è un malfunzionamento locale: la dismissione è by design. Aggiornare, svuotare cache o reinstallare non ripristina l’insight.
- Le altre esperienze di Viva Insights restano operative: Focus time, Time away, suggerimenti inline (ad esempio i nudge di “benessere digitale”), dashboard personali e metriche aggregate seguono i rispettivi cicli di vita.
- I promemoria “Commitment/Follow‑up” non compaiono né in Outlook classico né nel New Outlook.
- La responsabilità del follow‑up torna sulle tue regole e abitudini: bandierine, Microsoft To Do, Planner/Tasks, e – se disponibile – Copilot.
Diagnosi rapida: perché non vedi più i suggerimenti
Se la tua postazione o quella di un collega non mostra più “Attività suggerite”, ecco la check‑list di verifica (che, in realtà, confermerà la rimozione, non un guasto):
- Controlla la versione di Outlook/Teams: anche aggiornando all’ultima build, i suggerimenti non ricompaiono.
- Prova da web: lo stesso comportamento si ripete, perché il componente server che generava gli insight è stato dismesso.
- Consulta le altre schede di Viva Insights: Focus, Wellbeing, Protect Time funzionano normalmente, a conferma che non è un problema di licenza o accesso.
- Verifica impostazioni organizzative: un admin può disabilitare l’app Viva Insights, ma qui parliamo di una funzionalità rimossa globalmente.
Alternative senza costi aggiuntivi
Puoi coprire gran parte dello scenario “mi ricordi cosa devo fare” con gli strumenti già inclusi in Microsoft 365, a patto di adottare un paio di nuove abitudini. La tabella sotto riassume le opzioni.
| Esigenza | Opzioni senza costi | Opzioni con Copilot |
|---|---|---|
| Rivedere mail da evadere | Usa Bandierina ▶ Follow Up in Outlook (con promemoria). Sposta i messaggi in Microsoft To Do (integrazione nativa). Crea Regole Outlook o flussi Power Automate per etichettare le richieste. | Con Copilot Chat: chiedi “Cosa devo fare?” e ottieni un elenco sintetico di mail con azioni aperte, raggruppate per priorità/tempo. |
| Tracciare attività assegnate ad altri | Planner / Tasks by Planner and To Do (ex Tasks in Teams) per lavori di team. Elenchi SharePoint o app specializzate di terze parti. | Prompt in Copilot del tipo “Mostra attività che ho delegato la settimana scorsa” per trovare mail e thread pertinenti. |
| Riepiloghi periodici | Automatizza con Power Automate → report (es. Excel) o usa Ricerche salvate di Outlook. | Copilot Dashboard (in Viva Insights) offre metriche aggregate per chi dispone della licenza idonea. |
Come impostare un flusso “Inbox → To Do” in 5 minuti
- In Outlook, crea una categoria dedicata, ad esempio ⚑ Azione.
- Crea una Regola: quando l’oggetto contiene “per favore”, “richiesta”, “scadenza”, “action required” (puoi perfezionare in seguito), applica categoria ⚑ Azione.
- In Power Automate, usa il template “Quando arriva un nuovo messaggio (Outlook) → Crea attività To Do”.
- Aggiungi una condizione: prosegui solo se la categoria contiene ⚑ Azione o se il mittente è nel tuo gruppo “Clienti”.
- Mappa i campi: titolo dell’attività = oggetto della mail; data di scadenza = oggi+2; note = link alla mail; priorità = Alta se l’oggetto contiene “urgente”.
Risultato: una coda di attività in To Do creata automaticamente sulle mail che contano davvero. Puoi aggiungere un passo di notifica Teams per ricordare a te (o a un canale) gli item in scadenza.
Modello “Excel giornaliero delle richieste”
- Prepara un file Excel su OneDrive/SharePoint con colonne: Data, Mittente, Oggetto, Scadenza, Assegnatario, Stato, Link.
- Flow Power Automate:
- Trigger: Nuovo messaggio in arrivo.
- Condizione: oggetto contiene “?”, “please”, “richiesta”, “follow‑up”.
- Azione: Aggiungi riga a tabella Excel e imposta Scadenza=oggi+3.
- Opzionale: invia Adaptive Card in Teams per assegnare a un collega e aggiornare Assegnatario/Stato.
Questo semplice registro sostituisce i vecchi promemoria “spontanei” di Viva Insights con un cruscotto verificabile, utile anche per audit e handover.
Alternative con Copilot: quando ha senso
Se la tua organizzazione dispone di licenze Copilot, puoi ottenere un’esperienza simile (e più ricca) alle ex “Attività suggerite”, con prompt in linguaggio naturale. Alcuni esempi efficaci:
- “Cosa devo fare in base alle mail e ai meeting di questa settimana? Mostra i passi successivi e le scadenze probabili.”
- “Elenca i thread in cui ho preso un impegno esplicito. Raggruppa per progetto.”
- “Mostra attività che ho delegato a Nome Cognome negli ultimi 10 giorni e segnala quelle senza risposta.”
- “Crea un riepilogo giornaliero ‘Cose da fare’ a partire dalle conversazioni Teams e dalle mail non evase.”
Consigli pratici per risultati migliori:
- Contesto: indica periodo, progetti e canali (Outlook/Teams/SharePoint) da includere.
- Criteri: specifica cosa intendi per “impegno” (frasi tipo “mi occuperò di…”, “ti invio entro…”, “posso preparare…”).
- Output: chiedi una tabella con campi Attività, Fonte, Scadenza, Prossimo passo.
Impatto su Teams, Outlook, To Do e Planner: mappa funzionale
| Scenario | Prima (Viva Insights) | Oggi senza Copilot | Oggi con Copilot |
|---|---|---|---|
| Ricordarmi “ti devo rispondere” | Promemoria automatici (Suggested Tasks) | Flag Outlook + To Do; regole; Power Automate | Prompt “Cosa devo fare?” con elenco azioni e link alle mail |
| Riepilogo quindicinale | Email Digest/Briefing (sospese) | Ricerca salvata + Excel/Power Automate | Copilot Chat oppure Copilot Dashboard (metriche) |
| Tracciare deleghe | — | Planner/Tasks in Teams, SharePoint list | Prompt “Attività che ho delegato…” con evidenza follow‑up mancanti |
Best practice personali per non perdere impegni
- Regola delle 2 azioni: per ogni mail importante, scegli subito tra Flag, To Do o Planner. Evita di lasciarla “a metà”.
- Inbox mirata: usa Ricerca salvata “is:flagged OR categoria:⚑ Azione” come vista quotidiana standard.
- Slot di follow‑up: pianifica 2 blocchi di 25′ (Focus time) per evadere i flag del giorno.
- Micro‑template: conserva risposte “di impegno” pronte (es. “Ti aggiorno entro DATA”). Cercale poi con una query Outlook per controllare le scadenze promesse.
Playbook amministratori: come accompagnare il cambiamento
- Aggiorna la documentazione interna: rimuovi riferimenti a “Attività suggerite”; spiega le nuove abitudini (flag/To Do/Planner).
- Offri percorsi mirati: sessioni di 45′ su “Inbox a prova di dimenticanza” con demo di Regole e Power Automate.
- Valuta Copilot per i gruppi ad alta intensità di follow‑up (vendite, legal, PMO). Se non puoi licenziare tutti, abilita Copilot Dashboard a leader e referenti per insight organizzativi.
- Definisci policy su attività “personali” vs “di team”: quando una mail diventa task in Planner? Chi può ridefinire la scadenza? Dove si tiene la “fonte verità” (To Do personale vs Planner di progetto)?
- Automazione misurabile: crea 1–2 flussi enterprise (ad es. “Mail cliente con ‘azione richiesta’ → To Do + registro SharePoint”) con KPI (tempo medio di evasione).
- Comunicazione chiara: spiega che le e‑mail Digest restano sospese, ma i dati si leggono dall’app Viva Insights quando presente.
Governance, sicurezza e privacy
- Classificazioni: se trasformi mail in task, eredita e applica etichette di riservatezza (ad es. “Confidenziale”) su To Do/Planner quando sensibile.
- Dati personali: definisci regole per non copiare nel campo “note” di un task informazioni non strettamente necessarie (es. numeri di pratica completi).
- Conservazione: i task personali non sono un sistema di record; per pratiche formali usa liste SharePoint o app di caso con retention.
- Trasparenza: chiarisci cosa analizza Copilot/Insights e cosa no, in base ai criteri di accesso e ai confini dei dati della tua organizzazione.
FAQ
Posso riattivare “Attività suggerite” con una policy o un aggiornamento?
No. È una dismissione lato servizio. Anche con le versioni più recenti dei client, l’insight non torna perché non viene più generato.
Le e‑mail Briefing/Digest torneranno?
Non ci sono indicazioni pubbliche in tal senso al momento. Il consiglio è di adottare alternative interne (Power Automate + Excel) o, se licenziati, di usare Copilot per riepiloghi periodici a richiesta.
Copilot è l’unico modo per recuperare l’automazione “smart”?
È l’unica alternativa nativa Microsoft che replica (e amplia) la capacità di estrarre impegni dalle conversazioni con un livello di accuratezza paragonabile. Senza Copilot, ottieni risultati solidi combinando Flag, To Do, Planner e Power Automate, con la differenza che i criteri sono espliciti (regole/condizioni) e non “auto‑apprendono”.
Che differenza c’è tra To Do e Planner?
To Do è personale (anche se può sincronizzare attività da Planner e Outlook), perfetto per la tua coda quotidiana. Planner è di team/progetto, con bacheche, assegnazioni, grafici e timeline. In Teams lo trovi come Tasks by Planner and To Do.
Posso fare “promemoria su conversazioni Teams” senza Copilot?
Sì: usa Message actions → Crea attività verso Planner/To Do, oppure un Power Automate che cattura messaggi con reazioni specifiche (es. 👍 come “preso in carico”).
Come gestire lavori ripetitivi con scadenza?
In To Do crea attività ricorrenti (giornaliere/settimanali). Per attività di team, usa Planner con modelli (bucket e checklist precompilati). Con Power Automate puoi generare automaticamente task ricorrenti legati a calendario o a nuovi ticket.
Esempi pronti all’uso
Query Outlook utili
is:flagged AND received:this week– Tutte le mail con bandierina arrivate questa settimana.subject:(“ti aggiorno entro” OR “entro il” OR “deadline”)– Impegni promessi in oggetto.from:(cliente@) AND (hasattachment:yes) AND (category:⚑ Azione)– Richieste clienti con allegati e categoria d’azione.
Prompt Copilot da copiare
- “Raccogli le mail dove ho promesso una consegna; per ognuna estrai scadenza, prossimo passo e contatto.”
- “In base alle ultime 2 settimane di mail e meeting, proponi un piano in 5 attività prioritarie per chiudere tutte le pendenze.”
- “Quali attività ho delegato che non hanno avuto risposta negli ultimi 3 giorni? Prepara un messaggio di sollecito gentile.”
Percorso consigliato di adozione (30 giorni)
- Settimana 1: comunicazione del cambiamento + guida rapida su bandierine, To Do e vista “Azioni”. Obiettivo: tutti usano almeno un flag al giorno.
- Settimana 2: attiva 1 regola Outlook + 1 flusso Power Automate per team pilota. Obiettivo: primi 100 task generati automaticamente.
- Settimana 3: introduci Planner per i progetti in corso, definisci “quando una mail diventa task” e i criteri minimi di completamento.
- Settimana 4: se disponibile, abilita Copilot a un gruppo selezionato e misura l’impatto (tempo di reazione, task evasi/settimana). In alternativa, raffina le regole e il cruscotto Excel/SharePoint.
Indicatori da monitorare
- Tasso di evasione settimanale: task completati / task creati (target > 80%).
- Tempo medio di follow‑up: giorni tra arrivo mail e primo passo concreto (target < 2 giorni).
- Volume di task automatici: quanti task nascono da regole/flussi (target: almeno il 30% dopo il mese 2).
- Qualità del backlog: % task con scadenza definita e nota con link alla fonte (target > 90%).
Raccomandazioni riassuntive per gli amministratori
- Aggiorna guide e corsi per riflettere la rimozione di “Attività suggerite”.
- Valuta licenze Copilot o attiva il solo Copilot Dashboard per i ruoli chiave se non puoi coprire tutti gli utenti.
- Comunica chiaramente che le e‑mail Briefing/Digest restano sospese e che i contenuti sono visibili nell’app Viva Insights quando abilitata.
- Considera alternative non‑Microsoft o bot dedicati se la tua organizzazione preferisce soluzioni on‑premise o senza AI Microsoft.
Stato attuale e prospettive (ottobre 2025)
- Nessun annuncio di ritorno di “Attività suggerite” nel roadmap pubblico di Microsoft 365.
- Strategia centrata su Copilot per promemoria intelligenti e riepiloghi, integrata con Outlook–To Do–Planner.
- Monitorare il Roadmap per novità future; oggi la via “quasi automatica” è Copilot Chat, altrimenti combinazioni di bandierine, To Do, Planner e automazioni.
Conclusioni
La sparizione di “Attività suggerite” non è un problema del tuo PC: è una deprecazione definitiva. Il messaggio pratico è duplice. Primo: rendi esplicito il tuo sistema di follow‑up con bandierine, To Do, Planner e, se serve, qualche flusso di Power Automate; otterrai un controllo maggiore e auditabilità rispetto ai “promemoria magici” di ieri. Secondo: se hai accesso a Microsoft 365 Copilot, sfruttalo come orchestratore per riepiloghi e compiti derivati dalle conversazioni: è la rotta scelta da Microsoft per l’automazione “intelligente” della produttività. In entrambi i casi, il risultato è un flusso di lavoro più intenzionale, misurabile e sostenibile nel tempo.
In sintesi
- “Attività suggerite” è stata rimossa: non è un bug locale.
- Le e‑mail Briefing/Digest sono sospese; i contenuti sono disponibili nell’app Viva Insights quando abilitata.
- Senza Copilot: bandierine + To Do + Planner + Power Automate coprono lo scenario.
- Con Copilot: prompt naturali forniscono riepiloghi e liste d’azione su mail e chat.
Se devi decidere come procedere oggi: avvia subito il trittico Flag → To Do → Regola/Flow, e valuta Copilot per i team a più alto debito di follow‑up.