Eliminare definitivamente le firme “fantasma” dal menu Firma di Outlook per Windows

Hai eliminato una firma da Outlook ma il suo nome continua a comparire nel menu Messaggio ▸ Firma? In questa guida trovi cause, diagnosi e procedure operative per rimuovere definitivamente le firme “fantasma” in Outlook per Windows, sia con firme locali sia con firme in roaming.

Indice

Panoramica del problema

La voce di firma che rimane nel menu dopo l’eliminazione è quasi sempre frutto di un disallineamento tra dove Outlook mostra le firme e dove le archivia. Con l’evoluzione di Outlook per Windows coesistono due modelli:

Firme locali (modalità “Solo su questo dispositivo”): salvate nella cartella utente %appdata%\Microsoft\Signatures come triade di file .htm, .rtf, .txt più una cartella _files contenente eventuali immagini.
Firme in roaming (cloud): salvate nel cloud di Microsoft 365 e sincronizzate tra Outlook desktop e Outlook Web (OWA). Quando attive, diventano l’origine “autorevole”, mentre la cartella locale può contenere copie non determinanti.

Le “firme fantasma” emergono quando:

la firma è stata creata in locale e i relativi file non sono stati rimossi;
la cache del profilo conserva riferimenti a nomi ormai inesistenti;
sono attive le Roaming Signatures e c’è un conflitto tra ciò che è sincronizzato nel cloud e ciò che Outlook trova in locale;
componenti terzi (add-in di gestione firme) ricreano automaticamente voci con lo stesso nome.

Come riconoscere l’ambiente

Prima di agire è utile capire quale interfaccia e quale modello di firma stai usando.

Outlook versione “classica” per Windows: presenta il menu File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Firme…. È la versione storica installata con Microsoft 365 Apps, Office 2021/2019/2016.
Nuovo Outlook per Windows: interfaccia allineata a Outlook Web. La gestione firme è in Impostazioni ▸ Componi e rispondi. La cartella %appdata%\Microsoft\Signatures non è più l’elemento principale.

Indicazione rapida: se il tuo Outlook ha il pulsante File con la finestra delle Opzioni, sei nella versione “classica”. Se invece l’esperienza ricorda OWA con un pannello laterale di impostazioni, stai usando il nuovo Outlook.

Diagnosi rapida

Apri un nuovo messaggio e verifica se la firma fantasma compare nel menu Messaggio ▸ Firma.
Controlla in File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Firme se è presente il riquadro Firme su questo dispositivo. Se sì, prova ad eliminarla da lì.
Chiudi Outlook e apri %appdata%\Microsoft\Signatures. Esistono file o cartelle col nome della firma? Se sì, rimuovili.
Se la tua organizzazione usa le Roaming Signatures, apri Outlook Web e verifica se la firma esiste ancora in Impostazioni ▸ Componi e rispondi.
Se dopo la pulizia il nome continua a ricomparire, valuta la presenza di componenti terzi (es. gestori di firme centralizzate) o, in casi estremi, un reset del profilo.

Soluzioni consolidate

Priorità	Metodo	Quando usarlo	Passaggi essenziali
1	Cancellazione dal riquadro “Firme su questo dispositivo”	Outlook versione “classica” (cliccabile da “Impostazioni della posta ▸ Firme”)	1. File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Firme. 2. In alto, accanto a “Account di posta elettronica”, scegliere “Firme su questo dispositivo”. 3. Evidenziare la firma residuale e premere Elimina.
2	Pulizia manuale della cartella di firme	Quando il metodo 1 non basta o si usano più profili di Windows	1. Chiudere Outlook. 2. Win + R → digitare `%appdata%\Microsoft\Signatures` → Invio. 3. Cancellare tutti i file (HTML, RTF, TXT) e la cartella che riportano il nome della firma indesiderata. 4. Riavviare Outlook.
3	Disattivare/ricreare le firme in roaming (cloud)	Se l’organizzazione ha attivato le “Roaming Signatures” di Microsoft 365	1. Aprire Outlook Web (OWA). 2. Impostazioni ▸ Componi e rispondi. 3. Eliminare la firma corrispondente. 4. Tornare a Outlook desktop e attendere la sincronizzazione (o Aggiorna cartella Inoltra/Ricevi).
4	Reset del profilo Outlook	In rari casi di cache corrotta o firme che ricompaiono dopo il riavvio del PC	1. Pannello di controllo ▸ Posta ▸ Mostra profili. 2. Creare un nuovo profilo, configurare l’account e ricreare solo le firme ancora necessarie.

Procedura dettagliata

Cancellazione dal riquadro “Firme su questo dispositivo”

Se usi Outlook “classico”, questa è la via più veloce. Apri File ▸ Opzioni ▸ Posta ▸ Firme. In alto troverai l’elenco “Firme su questo dispositivo”. Seleziona la voce che continua a comparire nel menu del messaggio e fai clic su Elimina. Conferma e chiudi la finestra. Riavvia Outlook se la voce non scompare subito.

Perché funziona: questo elenco è collegato direttamente alla cartella locale delle firme e aggiorna la mappatura che Outlook usa per popolare il menu.

Pulizia manuale della cartella di firme

Quando la cancellazione via interfaccia non è sufficiente, la rimozione fisica dei file elimina ogni residuo.

Chiudi Outlook e verifica in Gestione attività che non ci siano processi OUTLOOK.EXE attivi.
Premi Win + R, incolla %appdata%\Microsoft\Signatures e premi Invio.
Per ogni firma da rimuovere, cancella:
- il file NOME.htm
- il file NOME.rtf
- il file NOME.txt
- la cartella NOME_files (se esiste)
Avvia Outlook e verifica il menu Messaggio ▸ Firma.

Attenzione: se la cartella non contiene alcun file ma le voci compaiono ancora, è probabile che siano alimentate dal modello in roaming o da componenti terzi.

Gestione di firme in roaming

Con le Roaming Signatures attive, l’archiviazione primaria avviene nel cloud Microsoft 365. Le firme vanno quindi eliminate o rinominate in Outlook Web: Impostazioni ▸ Componi e rispondi. Dopo la modifica attendi la sincronizzazione in Outlook desktop; se necessario forzala con Invia/Ricevi ▸ Aggiorna cartella o riavvia Outlook.

Nota amministrativa: alcune organizzazioni disabilitano temporaneamente le firme in roaming tramite criteri o chiavi di registro. Se noti che le firme continuano a ricrearsi “da sole”, verifica con l’IT se sono in uso soluzioni centralizzate.

Reset del profilo Outlook

Quando la cache è danneggiata o sopravvivono riferimenti obsoleti nonostante le pulizie, la soluzione più rapida è un nuovo profilo.

Chiudi Outlook.
Apri Pannello di controllo e cerca Posta (o esegui control mlcfg32.cpl).
Seleziona Mostra profili, poi Aggiungi per crearne uno nuovo.
Configura l’account, avvia Outlook con il nuovo profilo e ricrea solo le firme tuttora necessarie.

Effetti collaterali: un nuovo profilo ricrea l’archivio cache (.ost), reimposta preferenze locali e add-in. Pianifica l’operazione per evitare interruzioni.

Scenari particolari e come gestirli

Voci duplicate o che ricompaiono

Add-in di firma centralizzata: strumenti come gestori di firme aziendali possono riprodurre la firma ad ogni avvio. Disabilita temporaneamente gli add-in da File ▸ Opzioni ▸ Componenti aggiuntivi e riprova.
OneDrive e reindirizzamento cartelle: se %appdata% è reindirizzato o sincronizzato, la rimozione potrebbe venir annullata da una sincronizzazione in ritardo. Assicurati che la cancellazione si propaghi e che non esistano copie in conflitto.
Copia residua in un altro profilo Windows: se cambi utente locale, ciascun profilo ha la propria cartella %appdata%. Verifica di essere nel profilo corretto.

Reset delle firme predefinite senza toccare i file

Se il problema riguarda la selezione predefinita di una firma inesistente (es. appare come predefinita ma i file non ci sono più), puoi azzerare le scelte predefinite dall’interfaccia o, per utenti esperti, agendo sul Registro di sistema dopo un backup.

Avvertenza: le modifiche al Registro richiedono prudenza. Esegui sempre un punto di ripristino o un’esportazione delle chiavi interessate.

:: Apri il Registro (Win + R → regedit) e verifica questi percorsi utente
HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings

:: Valori tipici da controllare (REG_SZ)
NewSignature
ReplySignature

:: Imposta a stringa vuota per rimuovere riferimenti predefiniti non più esistenti

In molte installazioni di Outlook “classico” i valori NewSignature e ReplySignature governano le firme predefinite per nuovi messaggi e risposte/inoltri. Svuotandoli (o selezionando Nessuna dall’interfaccia) si eliminano puntatori a firme rimosse.

Nuovo Outlook per Windows

Nell’esperienza “nuovo Outlook” la creazione e la rimozione avvengono negli stessi pannelli dell’interfaccia web. Se vedi una firma fantasma nel menu del compositore, gestiscila da Impostazioni ▸ Componi e rispondi. La cartella %appdata%\Microsoft\Signatures non ha effetto in questo scenario.

Server RDS o ambienti condivisi

Su Remote Desktop Services/VDI la cartella %appdata% può essere reindirizzata o profilata. Accertati che lo script di pulizia agisca nella sessione utente corretta e che eventuali profili temporanei non ricreino file al riavvio.

Strumenti e script utili

Rimozione mirata di una singola firma in PowerShell

$SigName  = "NOME-FIRMA"   # senza estensione
$SigPath  = Join-Path $env:APPDATA "Microsoft\Signatures"
$targets  = @("$SigPath\$SigName.htm", "$SigPath\$SigName.rtf", "$SigPath\$SigName.txt", "$SigPath\${SigName}_files")

foreach ($p in $targets) {
if (Test-Path $p) { Remove-Item $p -Recurse -Force -ErrorAction SilentlyContinue }
}

Pulizia completa delle firme locali

Da usare solo se vuoi ripartire da zero con le firme locali.

$SigPath = Join-Path $env:APPDATA "Microsoft\Signatures"
if (Test-Path $SigPath) { Get-ChildItem $SigPath -Force | Remove-Item -Recurse -Force }

Azzeramento delle firme predefinite via Registro

reg add "HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings" /v NewSignature   /t REG_SZ /d "" /f
reg add "HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings" /v ReplySignature /t REG_SZ /d "" /f

Rimozione su più profili Windows come amministratore

Per ambienti condivisi o dispositivi multiutente:

Get-ChildItem "C:\Users" -Directory | ForEach-Object {
  $p = Join-Path $_.FullName "AppData\Roaming\Microsoft\Signatures"
  if (Test-Path $p) { Get-ChildItem $p -Force | Remove-Item -Recurse -Force }
}

Nota: esegui questo script con cautela e informando gli utenti. Elimina tutte le firme di ciascun profilo.

Verifica dei risultati

Avvia Outlook e crea un nuovo messaggio.
Apri il menu Messaggio ▸ Firma e controlla l’elenco. Le voci indesiderate non devono più comparire.
Seleziona una firma reale e invia un messaggio di prova per verificare che le immagini e i link incorporati siano ancora disponibili.

Se l’elenco non si aggiorna immediatamente, chiudi completamente Outlook e riaprilo. In alcuni casi è necessario un riavvio del sistema, soprattutto se la cartella Signatures è sincronizzata via OneDrive o profilo mobile.

Domande frequenti

È sufficiente cancellare solo il file `.htm` della firma?

No. Outlook gestisce una triade di formati (.htm, .rtf, .txt) più una cartella _files per le risorse. Per evitare ricomparse, rimuovi tutti gli elementi con lo stesso nome.

Posso semplicemente rinominare la firma?

Rinominare i file e la cartella _files può funzionare, ma rischi inconsistenze con firme in roaming o con riferimenti predefiniti nel Registro. La rimozione completa è più sicura.

Perché vedo firme diverse tra Outlook desktop e Outlook Web?

Quando le Roaming Signatures non sono attive, i due ambienti sono indipendenti: quello desktop legge dalla cartella locale, quello web dal cloud. Con le firme in roaming attive, la lista dovrebbe allinearsi in pochi minuti.

Il problema può dipendere da un modello di posta come `NormalEmail.dotm`?

No. Quel modello influenza stili e Quick Parts, non l’elenco delle firme. Le firme si basano sui file nella cartella dedicata o sul modello in roaming.

Dopo l’aggiornamento di Outlook il menu mostra nomi vecchi

Può capitare in seguito a cache persistenti. Segui i metodi descritti: prima l’elenco “Firme su questo dispositivo”, poi la cartella fisica, quindi l’eventuale gestione in OWA. Come ultima risorsa, ricrea il profilo.

Buone prassi per evitare il problema

Uniformare la gestione: usa le firme in cloud quando disponibili; riduce conflitti e semplifica la sincronizzazione.
Nomenclatura chiara: adotta nomi univoci e “parlanti” (es. Firma AZ‑IT anziché Firma1).
Backup preventivo: prima di interventi massivi esporta la cartella %appdata%\Microsoft\Signatures.
Aggiornamenti costanti: mantieni aggiornati Outlook e Microsoft 365; le versioni recenti hanno perfezionato la gestione di cache e sincronizzazione.
Politiche chiare in azienda: se utilizzi un sistema centralizzato di firme, definisci chi gestisce cosa per evitare sovrapposizioni tra locale e cloud.

Esempi pratici

Firma appare nel menu ma non nei file locali

Probabile origine: firma in roaming. Rimuovila da OWA, attendi la sincronizzazione e verifica. Se la voce resta, controlla eventuali add-in di firma centralizzata.

Firma eliminata che ricompare ad ogni avvio

Due cause tipiche: sincronizzazione OneDrive in ritardo che ripristina i file o add-in che ricreano la firma. Sospendi temporaneamente la sincronizzazione, elimina i file, attendi la propagazione; quindi riattiva. In parallelo disabilita l’add-in di firma e verifica.

Più utenti sullo stesso PC

Ogni utente ha firme e cache dedicate. Pulisci la cartella Signatures nel profilo corretto. Se usi profili di Outlook multipli nello stesso utente Windows, la cartella è la medesima ma le associazioni predefinite possono differire per account.

Checklist finale

Verificata la versione di Outlook (classico o nuovo)?
Eliminate le voci da “Firme su questo dispositivo”?
Ripulita la cartella %appdata%\Microsoft\Signatures (file e cartella _files)?
Per firme in roaming, allineato l’elenco in OWA?
Controllati e azzerati eventuali riferimenti predefiniti (NewSignature, ReplySignature)?
Esclusi add-in o sincronizzazioni OneDrive come causa di ricreazione?
Valutato il reset del profilo solo se tutto il resto non funziona?

In sintesi

Il menu continua a mostrare firme cancellate perché Outlook legge ancora da file locali o da cache/sincronizzazione cloud. Eliminandole nel riquadro Firme su questo dispositivo o cancellando fisicamente i file in %appdata%\Microsoft\Signatures risolvi quasi tutti i casi. Se usi Roaming Signatures, intervieni da Outlook Web; nei rari casi di cache corrotta, il ripristino del profilo cancella definitivamente i riferimenti obsoleti. Con buone prassi di naming, backup e aggiornamento, il problema non si ripresenterà.