Microsoft Forms “New Sync” 2025: come ripristinare l’aggiornamento dati in Excel, Power Automate e Power BI

Dal 13 gennaio 2025 il nuovo motore “New Sync” di Microsoft Forms ha cambiato radicalmente il flusso dati verso Excel: i file collegati si aggiornano solo se la cartella di lavoro è aperta in Excel Online. Questo articolo spiega impatti, cause, workaround concreti e un piano d’azione per tenere in piedi report, dashboard e automazioni.

Indice

Che cosa è cambiato davvero con “New Sync” di Microsoft Forms

Con il passaggio obbligatorio al nuovo motore di sincronizzazione di Forms, l’aggiornamento del file Excel collegato a un modulo non avviene più in background. Il comportamento effettivo è oggi il seguente:

Aggiornamento solo a file aperto in Excel Online: la tabella con le risposte si allinea quando la cartella di lavoro è caricata nel browser.
Background sync disabilitato: il refresh “invisibile” — ossia senza apertura del file — è stato rimosso.
Excel desktop: viene indicato come “disponibile a breve” l’allineamento automatico, ma non è stata fornita una data di rilascio.

Implicazioni operative e perché i processi si rompono

In moltissime organizzazioni Excel collegato a Forms alimentava pipeline mission‑critical. Con il nuovo comportamento si osservano problemi a cascata:

Power Automate: flussi che cercavano righe “nuove” o “aggiornate” nella tabella smettono di trovare i record. Gli step “Get row / Update row / List rows present in a table” restituiscono risultati incompleti o errori per assenza di change tracking.
Power BI: dataset basati sulla cartella di lavoro non vedono le risposte più recenti. Le dashboard “realtime” mostrano dati vecchi finché qualcuno non apre il file nel browser.
Planner/Teams: automazioni che creavano task o inviavano messaggi in base a nuove righe non si attivano più in modo affidabile.
Operatività manuale: agli utenti viene chiesto di tenere “aperto” il file in Excel Online per riattivare la catena di sincronizzazione. Soluzione fragile, non scalabile e soggetta a time‑out.

Posizione ufficiale: cosa dicono i canali Microsoft

In comunicazioni dei moderatori è stato chiarito che:

Comportamento by design: il nuovo motore di sync è stato progettato così.
Nessuna opzione nativa per il vecchio background sync: al momento non esiste un toggle per ripristinare il comportamento precedente.
Feedback raccolto: è stato invitato l’invio di segnalazioni tramite i canali ufficiali; il team di prodotto è stato informato ma senza ETA pubblico.

Come riconoscere il problema nella tua istanza

Sintomo	Come si presenta	Verifica rapida
Tabella bloccata a T‑1	La tabella “Risposte al modulo” non cresce nonostante nuove submission	Apri il file in Excel Online: le nuove righe compaiono “all’improvviso”
Power Automate non trova righe	“List rows present in a table” restituisce zero o meno righe del previsto	Aggiungi una singola risposta test e riapri la cartella in browser: il flusso riparte
Dashboard ferme	Card KPI immutati; refresh schedulato riuscito ma dati identici	Forza l’apertura in Excel Online e rilancia il refresh del dataset

Perché è successo: breve analisi tecnica

In precedenza, Forms “spingeva” i dati su un workbook Excel ospitato in OneDrive/SharePoint con un meccanismo server‑side che non dipendeva da sessioni attive. Con “New Sync” il commit delle risposte verso la tabella collegata richiede l’inizializzazione del contesto di Excel Online. È per questo che la semplice esistenza del file non basta più: la sessione in cloud di Excel fa da “orchestratore” del flusso di inserimento.

Workaround affidabili raccolti dalla community

Di seguito una selezione di soluzioni pratiche usate in produzione. Non esiste il “silver bullet”: scegli in base a licenze, skill e criticità dei processi.

Categoria	Descrizione	Vantaggi	Limiti
Power Automate – singolo flusso	All’evento “When a new response is submitted” inserire la riga in un secondo file Excel (o in una tabella aggiuntiva)	Ripristina l’aggiornamento immediato	Serve licenza/funzionalità Power Automate; complessità di manutenzione
Power Automate – doppio flusso	1) Copia la risposta in un file locale; 2) Aggiorna o sovrascrive il file su OneDrive a intervalli regolari	Mantiene un’unica sorgente aggiornata	Aumenta traffico e quota API, possibile latenza
Formule di aggancio	Creare una Table2 con colonne ID/risposte; usare `VLOOKUP` (o `XLOOKUP`) nella tabella principale per recuperare i valori approvati	Evita errori “Update row” nei flussi	Richiede gestione manuale di formule e riferimenti
Concedere diritti di modifica a tutti	Ogni utente che apre il file forza la sincronizzazione per gli altri	Nessun codice	Dipende dall’intervento umano; problema di sicurezza
Browser auto‑refresh	Estensioni che ri‑caricano la scheda di Excel Online	Facile da implementare	Instabile: si ferma dopo ore o se il PC si spegne
Lasciare il file aperto H24	Tenere un computer o VM con la cartella di lavoro aperta	Nessuna modifica ai flussi esistenti	Consumo risorse, rischio di time‑out dopo inattività

Implementazione guidata: flusso Power Automate “da Forms a Excel stabile”

Questo pattern sostituisce il vecchio background sync con un inserimento esplicito via API di Excel Online (Business). È robusto, tracciabile e scalabile.

Prerequisiti

Licenza connettori standard Power Automate.
Una cartella di lavoro target su OneDrive/SharePoint con tabella strutturata (Create Table) e intestazioni univoche.
Almeno una colonna chiave (es. ResponseId di Forms o un GUID) e una colonna Timestamp.

Passi

Trigger: “When a new response is submitted” (Forms) – seleziona il modulo corretto.
Azione: “Get response details” – recupera tutte le risposte, incluso Response Id.
Azione: “Add a row into a table” (Excel Online – Business) – mappa puntualmente i campi del modulo alle colonne della tabella target.

Impostazioni consigliate

Controllo concorrenza: nel trigger disattiva il parallelismo o limita il Degree of Parallelism per ridurre conflitti di lock sul file.
Validazioni: aggiungi uno step di Compose con check di campi obbligatori; in caso negativo, invia notifica e interrompi.
Idempotenza: prima di inserire, opzionalmente esegui “List rows present in a table” con filtro su ResponseId per evitare duplicati. Se presente, effettua Update a row.
Resilienza: aggiungi un ambito con Retry Policy (ad es. exponential backoff) nelle azioni verso Excel.

Schema logico

Forms.Submitted
 └─&gt; GetResponseDetails
      └─&gt; If NOT Exists(ResponseId) in Excel
            └─&gt; Excel.AddRow
         ELSE
            └─&gt; Excel.UpdateRow

Implementazione avanzata: doppio flusso “staging + publish”

Quando i volumi sono alti o occorre una singola fonte “pulita”, crea due flussi separati.

Flusso A – Ingest

Trigger: new response.
Azioni: “Get response details” → “Add a row into a table” su Workbook‑Staging.xlsx.

Flusso B – Publish (schedulato)

Trigger: ricorrenza (es. ogni 2‑5 minuti, in base a SLA).
Azioni:
- Leggi le righe nuove da Workbook‑Staging.xlsx (flag Processed = false).
- Upsert su Workbook‑Master.xlsx (chiave = ResponseId).
- Imposta Processed = true su staging.

Pro: coda di ingestione visibile, minor lock sul master. Contro: complessità maggiore e consumo di chiamate.

Approccio senza codice: formule di aggancio

Se vuoi continuare a usare il file “originale” collegato a Forms, puoi creare una tabella secondaria (Table2) dove lotti i dati “buoni” (ad esempio quelli scritti dal flusso o da un’altra tabella). Nella tabella principale userai funzioni di ricerca per riempire i campi.

Esempi di formule

XLOOKUP (consigliata in Excel moderno):

=XLOOKUP([@ResponseId], Table2[ResponseId], Table2[@[Risposta1]:[RispostaN]], "&mdash;")

VLOOKUP (compatibilità):

=VLOOKUP($A2, Table2, 3, FALSE)

Suggerimenti:

Blocca i riferimenti della colonna chiave (ResponseId) e verifica la corrispondenza esatta.
Gestisci i valori mancanti con predefiniti (“—”) per evitare errori a catena in Power Query/BI.
Considera LET e LAMBDA per formule più leggibili nei workbook complessi.

Soluzioni “quick & dirty” e rischi

Due scorciatoie sono molto usate ma vanno considerate temporanee:

Concedere modifica a molti: più persone che aprono il file in Excel Online “attivano” indirettamente il sync. Rischio: governance e conflitti.
Auto‑refresh del browser: impostare un refresh periodico della scheda. Rischio: interruzioni dopo ore, sleep del PC, o sessioni scadute.

Architetture alternative più robuste (consigliate)

Il principio è disaccoppiare Forms da Excel come database primario e usare un archivio pensato per l’ingestione continua:

SharePoint List: connettore nativo in Power Automate. Pro: versioning, colonne tipo‑forte, integrazione con Power BI. Contro: limiti di soglia e throttling da gestire.
Dataverse: ideale se già nel perimetro Power Platform. Pro: schema, relazioni, sicurezza a livello di riga, API affidabili. Contro: licenze premium e skill necessari.
Azure (Storage, SQL): per carichi elevati/enterprise. Pro: scalabilità; Contro: richiede competenze cloud e costi dedicati.

Percorso pratico:

Forms → Power Automate → SharePoint List/Dataverse (canonical store).
Excel usa Power Query per leggere dallo store (refresh schedulato, non dipende da Excel Online aperto).
Power BI punta direttamente allo store o a un dataflow, con incremental refresh quando serve.

Linee guida di progettazione e governance

Chiavi stabili: salva sempre il ResponseId di Forms come chiave primaria.
Timestamp coerenti: memorizza data‑ora di inserimento in UTC e convertila in report.
File locking: evita azioni in parallelo sullo stesso workbook; preferisci code di ingestione.
Nomina e struttura: usa convenzioni chiare (es. Modulo‑Vendite‑Staging.xlsx, Modulo‑Vendite‑Master.xlsx).
Monitoraggio: logga errori nei flussi (scope “Try/Catch/Finally”), invia alert su Teams/Email con il ResponseId fallito.
Privacy: attenzione ai campi personali sensibili; applica mascheramento e permessi minimi.

Raccomandazioni pratiche (fino alla correzione)

Mappa i processi critici che dipendono dal vecchio sync e quantifica l’impatto sui KPI (latenza accettabile, errore massimo, RTO/RPO).
Implementa un workaround preferendo Power Automate se già disponi di licenze e competenze interne.
Monitora gli update nel Roadmap/Message Center aziendale per provare subito eventuali miglioramenti di auto‑sync o supporto in Excel desktop.
Coordina i feedback in un unico thread/idea per massimizzare visibilità e tracciabilità verso il team di prodotto.

Checklist di migrazione rapida

✅ Identifica i workbook collegati ai moduli Forms.
✅ Verifica quali dashboard/flow dipendono da quei file.
✅ Scegli il pattern (singolo flusso; doppio flusso; store alternativo).
✅ Introduci la colonna Processed o equivalente per controllare l’avanzamento.
✅ Imposta alert per errori ripetuti o code oltre soglia.
✅ Documenta: schema colonne, mapping, regole di business.

Domande frequenti

Posso forzare l’aggiornamento da Excel desktop?

Al momento l’allineamento automatico in Excel desktop è annunciato come “in arrivo”, senza data. Puoi comunque aprire la cartella di lavoro in Excel Online per sbloccare la sincronizzazione e poi continuare in desktop.

Perché Power Automate non vede nuove righe?

Perché la tabella “originale” non si aggiorna finché il file non viene aperto in Excel Online. Il flusso sta interrogando una fonte che non contiene le ultime submission.

Se copio il file, mantengo la connessione a Forms?

No: la relazione “speciale” tra Forms e l’Excel generato dal modulo è specifica di quel file. Copie o spostamenti possono spezzare la relazione. Meglio usare un secondo file come target aggiornato via flusso.

Le formule di aggancio impattano le performance?

Sì, se usate in grande numero o con intervalli estesi. Minimizza le ricerche e valuta Power Query o un archivio intermedio per carichi maggiori.

Auto‑refresh del browser è una soluzione definitiva?

No: è un workaround temporaneo, vulnerabile a sessioni scadute, sleep del dispositivo e riavvii. Da usare solo per bridging a breve termine.

Conviene abbandonare Excel come repository principale?

Per flussi transazionali e ingestione continua, sì: SharePoint List, Dataverse o un archivio dati strutturato sono più adatti. Excel resta eccellente come strato di analisi, non come coda di scrittura massiva.

Pattern di integrazione consigliati

Pattern “Forms → SharePoint List → Excel/BI”

Power Automate scrive ogni risposta in una SharePoint List.
Excel carica la lista via Power Query e pubblica eventuali tabelle derivate.
Power BI collega direttamente la lista o un dataflow, con refresh pianificato.

Pattern “Forms → Excel (staging) → Excel (master)”

Flusso A: ingest in Workbook‑Staging.
Flusso B: publish (upsert) su Workbook‑Master, da cui leggono BI e automazioni.

Indicazioni per Power BI

Refresh: dopo aver spostato l’ingest su SharePoint/Dataverse, usa la pianificazione classica (o incremental refresh per dataset grandi).
Dataflows: centralizzano le trasformazioni e riducono il carico sui dataset.
Controllo qualità: crea misure di “staleness” (es. Max(SubmissionTime)) e visual di avviso quando l’età dati supera la soglia SLA.

Hardening tecnico: evitare brutte sorprese

Timeout e reti: nei flussi, imposta Retry Policy e gestisci le transient faults.
Schema drift: ogni nuova domanda nel modulo deve riflettersi nel mapping e nella tabella target: usa versioni e migrazioni assistite.
Permessi minimi: l’account di automazione deve avere accesso solo ai file/liste necessari.
Logging centralizzato: archivia gli errori con ResponseId, timestamp e stack sintetico in una lista dedicata (“Log Automazioni”).

Strategia di adozione e comunicazione interna

La parte tecnica regge, ma serve allineare utenti e stakeholder:

Comunicazione: spiega il cambiamento, i limiti e la nuova architettura con esempi concreti.
Playbook: fornisci template di flussi e workbook (staging/master) preconfigurati.
Formazione: brevi sessioni su Power Automate per i “citizen developers”.
Supporto: un canale Teams per Q&A e segnalazioni strutturate.

Piano d’azione suggerito

Settimana 1

Inventaria i moduli Forms con output Excel.
Classifica i processi per criticità (alto/medio/basso) e definisci SLA.
Applica il pattern “singolo flusso” ai processi critici.

Settimane 2‑3

Migra i processi con maggior volume verso SharePoint List o Dataverse.
Inserisci logging e alert nei flussi.
Allinea Power BI ai nuovi connettori e pianificazioni.

Settimane 4+

Consolida la documentazione e i template.
Monitora Roadmap e Message Center per testare subito eventuali ripristini dell’auto‑sync.
Canalizza i feedback in un’unica idea/ticket condiviso (citando l’ID già aperto in community).

Rischi, costi e come mitigarli

Rischio	Impatto	Mitigazione
Throttling API	Flussi rallentati o errori intermittenti	Backoff, batch, finestra di pubblicazione, staging
Lock del file Excel	Conflitti in scrittura	Serializza le operazioni, riduci parallelismo
Schema non allineato	Campi vuoti o spostati	Versioning, mapping centralizzato, checklist deploy
Dipendenza da utente “apri il file”	Pipeline instabile	Automatizza con flussi; evita soluzioni manuali

Best practice per Excel in scenari di ingestione

Tabelle strutturate sempre, con colonne denominate e senza celle unite.
Una riga = un evento: no inserimenti su più righe/logiche di pivot nella tabella sorgente.
Evita formule volatili (es. NOW(), INDIRECT()) nella tabella write‑heavy; spostale in aree calcolate.
Power Query per trasformazioni ripetibili; mantieni la tabella “di atterraggio” semplice.

Conclusioni

L’aggiornamento del 13 gennaio 2025 ha rimosso la sincronizzazione automatica tra Forms ed Excel, imponendo l’apertura della cartella di lavoro in Excel Online per vedere nuove risposte. In assenza di un’opzione nativa o di un ETA ufficiale, la via più solida è ricablare il flusso dati con Power Automate e — nei casi più esigenti — spostare lo store su SharePoint List o Dataverse. Così ripristini affidabilità, controlli il carico e rendi i tuoi report e le tue automazioni indipendenti da una sessione di Excel.

Appendice: modello di flusso pronto all’uso

Per accelerare, ecco una traccia che puoi replicare in pochi minuti.

Tabella target in Workbook‑Master.xlsx con colonne: ResponseId (testo), SubmissionTimeUtc (data/ora), Autore (testo), Q1..Qn (tipi coerenti), Processed (sì/no).
Flusso:
- Trigger Forms.
- Get response details.
- Compose: normalizza timestamp in UTC.
- List rows (filtro su ResponseId) → Se esiste allora Update row; altrimenti Add row.
- Scope OnError: log su “Log Automazioni”.
Power BI: connetti a Workbook‑Master o direttamente alla lista/Dataverse; aggiungi misura “Dati aggiornati alle: MAX(SubmissionTimeUtc)”.

Appendice: linee guida per l’uso “di emergenza” del browser

Imposta un PC/VM dedicato che non va in standby e mantiene aperta la scheda Excel Online.
Evita profili con logout automatici e verifica periodicamente la sessione.
Usa l’auto‑refresh solo come ponte, mentre completi la migrazione ai flussi.

In sintesi

L’aggiornamento del 13 gennaio 2025 ha rimosso la sincronizzazione automatica fra Forms ed Excel, obbligando all’apertura manuale del foglio in Excel Online. Non esiste ancora una soluzione ufficiale né una data confermata; occorre adottare workaround (Power Automate, estensioni di refresh, ecc.) e continuare a fare pressione su Microsoft perché ripristini o sostituisca la funzionalità persa.