Durante l’import dei contatti Gmail in Outlook 2021 può comparire un errore del “traduttore CSV”. La causa più frequente non è Outlook, ma irregolarità nel file CSV (colonne vuote o righe disallineate). In questa guida risolvi il problema in modo pratico e definitivo.
Panoramica del problema
Scenario tipico: esporti i contatti da Gmail in formato CSV e provi a importarli in Outlook 2021 tramite File › Apri ed esporta › Importa/Esporta › Importa da un altro programma o file › Valori separati da virgola (CSV). Durante la procedura appare il messaggio di errore:
«A File Error has occurred in the CSV translator while initializing a translator to build a field map… Outlook was unable to retrieve the data from the file…»
Aprendo il CSV con un editor di testo tutto “sembra” regolare; tuttavia Outlook si rifiuta di importarlo.
Perché accade
Il traduttore CSV di Outlook è molto rigido: pretende che ogni riga del file abbia lo stesso numero e lo stesso ordine di colonne della riga di intestazione. Due situazioni fanno crollare la mappatura dei campi:
- Colonne vuote non attese (ad esempio una colonna di servizio rimasta completamente vuota: nel caso reale discusso era la colonna CK).
- Righe con valori “slittati” a destra per via di celle vuote o separatori extra, che spostano i dati fuori allineamento rispetto alle intestazioni.
Quando una di queste anomalie è presente, il “CSV translator” non riesce a costruire la mappa campi e interrompe l’importazione con l’errore visto sopra.
Soluzione rapida e verificata
- Apri il file CSV in Excel (o in un altro foglio di calcolo che mantenga i separatori).
- Trova e rimuovi la prima colonna completamente vuota che interrompe la continuità dei dati. Nel caso reale era la colonna CK: cancellandola, le colonne successive tornano ad allinearsi.
- Controlla le righe “anomale”: se vedi celle vuote che causano lo spostamento dei valori nelle colonne sbagliate, riallinea verso sinistra tutti i dati del record fino a farli coincidere con le intestazioni.
- Salva nuovamente come CSV (consigliato CSV UTF‑8 (delimitato da virgole)).
- Riprova l’import in Outlook: File › Apri ed esporta › Importa/Esporta › Importa da un altro programma o file › Valori separati da virgola (CSV). L’import va a buon fine senza errori.
Questa procedura è stata confermata efficace da più utenti: eliminata la colonna vuota e corretti due record disallineati, l’importazione è andata perfettamente.
Prima di tutto: esportare da Gmail nel formato giusto
Quando esporti da Gmail, preferisci l’opzione CSV Outlook invece di CSV Google. Il file generato ha intestazioni più vicine alla nomenclatura attesa da Outlook, riducendo la necessità di mappare manualmente i campi e minimizzando gli errori del traduttore.
Capire i sintomi nel CSV (con esempi)
Ecco come riconoscere un disallineamento in un CSV. Supponiamo una riga di intestazione minimale e due contatti:
First Name,Last Name,E-mail Address,Company,Job Title,Mobile Phone Mario,Rossi,mario.rossi@example.com,Contoso,Sales Manager,+39 333 1234567 Luigi,Bianchi,,Fabrikam,Support Engineer,+39 333 7654321
In questo esempio il secondo contatto ha l’indirizzo email mancante. Fin qui va bene: la cella vuota è nel posto giusto. Il problema nasce quando nel CSV compaiono virgole in più, virgolette mal bilanciate o colonne completamente vuote nel mezzo, per esempio:
First Name,Last Name,E-mail Address,Company,Job Title,Mobile Phone,CK Mario,Rossi,mario.rossi@example.com,Contoso,Sales Manager,+39 333 1234567, Luigi,Bianchi,,Fabrikam,Support Engineer,+39 333 7654321,
Qui la colonna finale CK è vuota per tutti. Alcune versioni o combinazioni regionali fanno fallire la mappatura perché l’intestazione prevede una colonna in più senza dati coerenti. Eliminando CK (o qualsiasi prima colonna completamente vuota rilevata a destra dei dati effettivi), il file torna coerente.
Procedura dettagliata passo‑passo (con controlli di qualità)
In Excel: pulizia e normalizzazione
- Apri il CSV in Excel. Se Excel ti chiede come separare, scegli Delimitato e seleziona Virgola (non punto e virgola), a meno che il tuo file non usi effettivamente il punto e virgola come separatore.
- Scorri fino all’ultima colonna popolata. Se incontri una colonna completamente vuota che spezza la serie (es. CK), eliminala (tasto destro sulla lettera di colonna > Elimina).
- Individua righe spostate. Segnali tipici:
- Il valore di E-mail Address appare sotto Company.
- Il numero di cellulare finisce nella colonna Job Title.
- Riallinea i record: taglia e incolla i valori nelle colonne corrette finché ogni cella coincide con la sua intestazione.
- Formatta i numeri di telefono come testo per evitare perdita di zeri iniziali: seleziona le colonne dei telefoni > Formato celle > Testo.
- Rimuovi spazi iniziali/finali con Dati › Testo in colonne (“Rimuovi spazi”) o con
TRIM(funzione ANNULLA.SPAZI nelle versioni italiane). - Salva come CSV UTF‑8 (delimitato da virgole). Se non è disponibile, usa CSV (delimitato dal separatore di elenco) verificando che il separatore sia la virgola.
In Outlook 2021: importazione e mappatura campi
- Apri Outlook > File > Apri ed esporta > Importa/Esporta.
- Seleziona Importa da un altro programma o file > Avanti.
- Scegli Valori separati da virgola (CSV) > Avanti.
- Seleziona il tuo CSV, imposta Non importare duplicati (o l’opzione più adatta) e scegli la cartella Contatti di destinazione.
- Mappa i campi personalizzati se necessario:
- First Name → Nome
- Last Name → Cognome
- E-mail Address → Indirizzo posta elettronica
- Company → Azienda
- Job Title → Titolo professionale
- Mobile Phone → Telefono cellulare
- Conferma: l’import parte e termina senza errori.
Perché la correzione funziona
- Allineamento coerente: il traduttore CSV confronta ogni riga con la riga di intestazione. Eliminare colonne vuote e riallineare i record ripristina la corrispondenza 1:1 fra intestazioni e dati.
- Integrità strutturale: uniformando il numero di colonne per riga, spariscono gli scostamenti che generano l’errore di “field map”.
- Compatibilità di formato: salvando in UTF‑8 e con il separatore corretto (virgola), Outlook interpreta correttamente accenti e delimitatori.
Controlli smart per trovare righe problematiche
Se i contatti sono molti, fare a mano è rischioso. Usa questi trucchi in Excel:
- Conta celle valorizzate per riga: aggiungi una colonna di controllo con la formula
=CONTA.VALORI(A2:ZZ2). Confronta il risultato con il conteggio della riga di intestazione (=CONTA.VALORI(A1:ZZ1)): se differisce in modo sospetto, c’è un disallineamento. - Evidenzia righe con email mancante (se è un campo imprescindibile per te): Formattazione condizionale > Formula →
=$C2=""(adatta la colonna all’email). - Cerca separatori errati: apri il CSV con un editor di testo e verifica se il separatore è virgola (
,) o punto e virgola (;). Se il file usa;, in Excel importa come “delimitato da punto e virgola” e poi riesporta in virgole.
Codifica, separatori e altri dettagli che contano
- UTF‑8 consigliato: assicura la corretta visualizzazione di nomi con accenti o caratteri speciali. In Excel: File › Salva con nome → CSV UTF‑8 (delimitato da virgole).
- Separatore coerente: Outlook si aspetta virgole. Se il tuo sistema usa il punto e virgola come “Separatore elenco” (impostazioni internazionali), Excel potrebbe salvare con
;. In tal caso, specifica CSV UTF‑8 (delimitato da virgole) in fase di salvataggio o converti i;in,in modo controllato. - Virgolette e virgole nei valori: se un campo contiene virgole (es. “Milano, IT”), Excel racchiude il valore fra doppi apici. Non rimuoverli: sono necessari per non “spezzare” le colonne.
- Interruzioni di riga nei campi: ritorni a capo dentro Note o Indirizzo possono confondere alcuni parser. Valuta di sostituirli con uno spazio.
- Fine riga Windows: se hai generato il CSV su piattaforme diverse, assicurati che i fine riga siano in formato Windows (CRLF). La maggior parte degli editor gestisce questo automaticamente.
Mappatura campi: suggerimenti pratici
Se usi CSV Google o un CSV personalizzato, la mappatura manuale è essenziale. Priorità consigliate:
- Identità: Nome, Secondo nome (se presente), Cognome.
- Comunicazioni: Indirizzo posta elettronica (primario), Indirizzo posta elettronica 2/3 (se gestiti), Telefono cellulare, Telefono ufficio.
- Organizzazione: Azienda (Company), Titolo professionale (Job Title), Reparto (Department).
- Localizzazione: Via, Città, CAP, Stato/Regione, Paese.
- Altro: Note, Sito Web, Compleanno, Categorie.
Se un campo non ha un equivalente diretto, puoi creare una mappatura “di ripiego” (es. inserire un secondo indirizzo email in Note con un’etichetta). L’importante è evitare campi non mappati quando sono essenziali per i tuoi flussi.
Tabella di buone pratiche (prima, durante e dopo l’import)
| Passaggio | Buona pratica | Perché aiuta |
|---|---|---|
| Esportazione da Gmail | Usare l’opzione “CSV Outlook” (non “CSV Google”) | Preimposta intestazioni compatibili con Outlook |
| Pulizia dati in Excel | Verificare che ogni riga abbia lo stesso numero di colonne dell’intestazione | Previene errori di parsing |
| Colonne vuote | Eliminare la prima colonna completamente vuota (es. colonna CK) | Ripristina la mappa campi attesa |
| Righe disallineate | Riallineare i valori verso sinistra fino a coincidere con le intestazioni | Evita lo slittamento dei dati su campi errati |
| Codifica del file | Salvare il CSV in UTF‑8 | Evita caratteri strani in nomi con accenti |
| Import in Outlook | Selezionare “Non importare duplicati” e, se serve, mappare i campi manualmente | Migliora la qualità della rubrica |
Prevenzione degli errori in futuro
- Standardizza il modello di CSV (intestazioni, ordine colonne, separatore, codifica) e conservalo come riferimento.
- Evita colonne “segnaposto”: se non usi un campo, meglio eliminarlo anziché lasciarlo vuoto per tutti.
- Consolida i campi multi‑valore (es. più numeri) solo se Outlook ha campi corrispondenti; altrimenti usa Note con etichette chiare (Cellulare2:, Privato:, ecc.).
- Rimuovi duplicati in Excel prima dell’import: Dati › Rimuovi duplicati sulle colonne Nome + Email (o solo Email se univoco).
Checklist “pronta all’import”
- ✅ Nessuna colonna vuota “di mezzo” (colonne piene fino all’ultima necessaria).
- ✅ Ogni riga ha lo stesso numero di colonne dell’intestazione.
- ✅ Nessun valore spostato: email sotto “E‑mail Address”, numeri sotto “Mobile Phone”, ecc.
- ✅ CSV salvato in UTF‑8 e delimitato da virgole.
- ✅ Numeri di telefono formattati come testo (niente zeri persi).
- ✅ Duplicati gestiti secondo policy (Non importare duplicati o unione manuale).
Se l’errore persiste: diagnosi avanzata
- Controlla i caratteri strani: apri il CSV in un editor di testo e verifica che non compaiano “rombi con punto di domanda” o simboli insoliti; se sì, riesporta in UTF‑8.
- Verifica virgolette bilanciate: ogni valore fra virgolette deve avere apertura e chiusura (
"…"). Virgolette spaiate possono far saltare il parser. - Rimuovi interruzioni di riga nei campi lunghi (Note/Indirizzo). Sostituisci i ritorni a capo con uno spazio.
- Riduci l’insieme di campi: prova a importare solo Nome, Cognome, E‑mail, Cellulare. Se funziona, riaggiungi progressivamente gli altri campi per identificare quello problematico.
- Dividi il file in blocchi (es. 500 contatti per volta) per isolare rapidamente le righe difettose.
Domande frequenti
Posso importare direttamente il “CSV Google” in Outlook?
Sì, ma spesso richiede una mappatura manuale più accurata. Se vuoi la via più rapida, esporta “CSV Outlook” da Gmail.
Outlook rifiuta il CSV nonostante tutto. Cosa controllo per primo?
Verifica tre cose: colonne vuote eliminate, righe non slittate, UTF‑8 con virgole come separatori. Nove volte su dieci la causa è lì.
Ho contatti con più email/telefoni. Come li gestisco?
Outlook ha campi aggiuntivi (E‑mail 2, E‑mail 3, vari telefoni). Se il tuo CSV non li prevede, documenta i valori extra in Note con etichette chiare.
Excel sostituisce i separatori con punto e virgola.
Salva esplicitamente in CSV UTF‑8 (delimitato da virgole). In alternativa, durante l’import guidato in Excel, imposta “virgola” come delimitatore.
Riepilogo
L’errore del “CSV translator” in Outlook 2021 non è un mistero: nasce da discrepanze strutturali nel file, come colonne vuote (es. una colonna “CK” lasciata a zero) e righe disallineate. Aprendo il CSV in Excel, elimina la prima colonna vuota, riallinea i pochi record fuori posto, salva in UTF‑8 e reimporta. Con queste mosse l’importazione dei contatti Gmail in Outlook 2021 riesce senza errori, mantenendo integra la tua rubrica.
In sintesi operativa
- Esporta da Gmail in CSV Outlook.
- Apri in Excel e rimuovi la prima colonna completamente vuota (nel caso reale: CK).
- Riallinea eventuali righe “storte”.
- Salva come CSV UTF‑8 (delimitato da virgole).
- Importa in Outlook con opzione Non importare duplicati e mappa i campi se necessario.
Seguendo questi passaggi, trasformi un errore bloccante in un’operazione di routine, e la migrazione dei contatti Gmail verso Outlook 2021 diventa semplice, ripetibile e affidabile.