Vuoi far comparire nella cartella “WHS” di SharePoint i documenti del Comitato WHS archiviati nella scheda Files di Teams, senza copiare o spostare nulla? In questa guida trovi una procedura solida, con alternative e suggerimenti di governance, per creare un collegamento stabile e sicuro.
Perché collegare una cartella di Teams a una cartella di SharePoint
In molte organizzazioni, i contenuti operativi vivono in Teams (canali e schede Files), mentre la dirigenza preferisce consultare tutto da un’area SharePoint consolidata (per esempio la cartella “WHS” del management). Creare un collegamento—non una copia—permette di:
- Centralizzare l’accesso: la Direzione trova i materiali nel percorso SharePoint che già conosce.
- Evitare duplicazioni: si lavora su un’unica fonte di verità, i file del Team.
- Mantenere i permessi sotto controllo: SharePoint offre strumenti di condivisione granulari per esporre i soli contenuti necessari.
Scenario e obiettivo
Scenario: il Comitato WHS usa la scheda Files di un canale Teams; la Direzione consulta la cartella “WHS” su un altro sito SharePoint. Obiettivo: mostrare, dentro quella cartella “WHS”, un collegamento che apra direttamente i file del Team, senza duplicare né sincronizzare.
Prerequisiti e terminologia
- Accesso in lettura (almeno) alla libreria documenti del sito SharePoint associato al Team.
- Accesso in modifica nella cartella di destinazione “WHS” (o nella Home del sito management) per aggiungere web part o nuovi elementi.
- Conoscenza di base di: Apri in SharePoint, Aggiungi collegamento a OneDrive, web part Collegamenti rapidi, comando Nuovo > Link in una document library.
Procedura dettagliata consigliata
Questa procedura è stata testata e funziona nella maggior parte degli ambienti Microsoft 365. È un po’ articolata ma non richiede strumenti aggiuntivi.
Da Teams: apri la libreria del canale nel browser
- Entra nel canale Teams che contiene i documenti del Comitato WHS.
- Apri la scheda Files (o File nelle interfacce localizzate).
- Seleziona Apri in SharePoint: si aprirà nel browser la libreria documenti del sito SharePoint del Team, posizionata nella cartella del canale.
Nella libreria SharePoint del Team: crea una scorciatoia in OneDrive
- Seleziona la cartella che vuoi collegare (tipicamente la cartella del canale o una sottocartella).
- Fai clic su Aggiungi collegamento a OneDrive (Add shortcut to OneDrive).
- Risultato: nel tuo OneDrive comparirà una scorciatoia che punta alla cartella del Team. Questo passaggio semplifica l’ottenimento di un URL condivisibile e facilmente gestibile.
In OneDrive: genera l’URL condiviso
- Apri OneDrive (web) e individua la scorciatoia appena creata.
- Selezionala e scegli Condividi.
- Imposta l’opzione di condivisione adeguata (vedi sezione Permessi):
- Persone con accesso (o Persone con accesso esistente): il link funziona solo per chi ha già i permessi nella cartella del Team. È l’opzione più sicura perché non amplifica la platea.
- Persone specifiche: il link funziona per gli utenti o gruppi che indichi (es. il gruppo “Direzione”).
- Fai clic su Copia link per ottenere l’URL.
Nel sito SharePoint del management: pubblica il collegamento
Hai due opzioni, a seconda di dove preferisci mostrare il link.
Opzione A – Web part “Collegamenti rapidi” (Homepage del sito)
- Vai alla Home del sito SharePoint del management.
- Seleziona Modifica e aggiungi una web part Collegamenti rapidi.
- Scegli Da un link, incolla l’URL copiato da OneDrive, assegna un titolo chiaro (es. “WHS Committee Files”) e, se vuoi, un’icona.
- Pubblica la pagina.
Opzione B – Dentro la cartella “WHS” (Document Library)
- Apri la libreria documenti dove si trova la cartella “WHS” e entra nella cartella.
- Seleziona + Nuovo > Link (a volte mostrato come “Collegamento”).
- Incolla l’URL copiato da OneDrive, assegna un nome descrittivo e Salva.
Permessi: come scegliere l’impostazione giusta
Il link eredita la logica della condivisione impostata in OneDrive. Le scelte più comuni sono:
- Persone con accesso: il collegamento non concede nuovi permessi; rende semplicemente più scopribile una cartella già accessibile. Ideale se la Direzione fa già parte del Team o di un gruppo con accesso alla cartella.
- Persone specifiche: inserisci il gruppo Microsoft 365 della Direzione o un Security Group. Evita di elencare singoli utenti se puoi usare un gruppo: è più scalabile.
In alternativa, puoi gestire i permessi direttamente sull’elemento Link nella libreria o sulla web part; tuttavia mantenere l’allineamento tramite gruppi è la pratica migliore.
Durata, validità e gestione del collegamento
Il link generato è un collegamento “personale” creato dall’utente che ha aggiunto la scorciatoia. Resta valido finché non si verifica una delle seguenti condizioni:
- Revoca manuale della condivisione o eliminazione del link/scorciatoia in OneDrive.
- Scadenza del link, se impostata (alcune organizzazioni applicano policy di scadenza automatica).
- Eliminazione o disattivazione dell’account dell’utente creatore.
Implicazioni: se l’utente creatore lascia l’azienda o cambia ruolo, il link può smettere di funzionare. In tal caso sarà necessario ricrearlo oppure trasferirne la proprietà (quando possibile) a un account di servizio.
Limitazioni e rischi da conoscere
- Dipendenza da un account personale: l’owner del link è l’utente che lo ha generato. Soluzione: usare un account di servizio o il team IT per la creazione.
- Procedura articolata: rispetto a un ipotetico “Aggiungi collegamento al sito”, questo flusso prevede passaggi in Teams, SharePoint e OneDrive.
- Comprensione dei permessi: un link errato (es. “Chiunque abbia il link”) rischia di esporre dati a un pubblico troppo ampio. Preferisci Persone con accesso o Persone specifiche.
Possibili miglioramenti e alternative
| Obiettivo | Suggerimento pratico |
|---|---|
| Evitare dipendenza da un singolo utente | Fai creare la scorciatoia e il link a un account di servizio o dal reparto IT; oppure sposta la cartella del Team in un’area SharePoint comune, assegnando permessi diretti alla Direzione. |
| Ridurre i passaggi | Verifica se nel tenant è disponibile Aggiungi collegamento al sito: consente di inserire direttamente in una document library un link a una cartella di un altro sito, senza passare da OneDrive. |
| Maggiore trasparenza sui permessi | Usa gruppi di sicurezza o gruppi Microsoft 365 condivisi tra Teams e SharePoint per mantenere gli accessi allineati nel tempo. |
Procedura alternativa rapida (se disponibile “Aggiungi collegamento al sito”)
Se il tuo ambiente ha attivato questa funzionalità nella libreria di destinazione (cartella “WHS”), puoi:
- Aprire la libreria documenti del sito management e posizionarti nella cartella “WHS”.
- Fare clic su + Nuovo > Link oppure usare la voce Aggiungi collegamento al sito se presente.
- Incollare l’URL della cartella del Team prelevato direttamente da SharePoint (senza passare da OneDrive).
- Assegnare nome, icona, descrizione e salvare.
Nota: questa opzione è la più lineare quando disponibile. Non genera un link “personale” di OneDrive, riducendo la dipendenza da un singolo utente.
Linee guida sui permessi: come non sbagliare
- Principio del minimo privilegio: concedi alla Direzione solo ciò che serve (lettura o, se necessario, modifica).
- Preferisci i gruppi: allinea accessi tra Team e SharePoint usando gruppi (Microsoft 365 o di sicurezza). Evita permessi a singoli utenti.
- Usa “Persone con accesso” quando vuoi evitare la creazione di nuovi permessi; in caso contrario, “Persone specifiche”.
- Verifica l’eredità: accertati che la cartella del Team non abbia interruzioni di eredità indesiderate che potrebbero escludere gli utenti della Direzione.
Confronto delle modalità di pubblicazione del link
| Dove appare | Modalità | Vantaggi | Quando usarla |
|---|---|---|---|
| Homepage sito management | Web part Collegamenti rapidi | Visibilità massima, layout personalizzabile, facile da trovare per la Dirigenza. | Quando vuoi evidenziare contenuti chiave e inserire più link tematici. |
| Cartella “WHS” | Nuovo > Link nella libreria | Il link convive con i documenti, coerente con la navigazione “a cartelle”. | Quando gli utenti entrano direttamente nella cartella e si aspettano tutto lì. |
Check di qualità prima della pubblicazione
- Apri il link come utente della Direzione (o tramite un account di test) per verificare che porti esattamente alla cartella attesa.
- Controlla i permessi effettivi: se hai usato “Persone specifiche”, valida l’elenco gruppi/utenti.
- Nomina coerente: usa titoli parlanti (es. “WHS Committee Files – Read-Only” se pertinente).
- Icone e descrizioni: aiutano l’utente a distinguere link da cartelle locali.
Risoluzione dei problemi più comuni
- Il link apre ma ritorna “Accesso negato”: la Direzione non ha permessi sulla cartella del Team. Soluzione: aggiungi il gruppo della Direzione con il ruolo corretto (o usa “Persone con accesso” se già abilitati).
- Il link scompare o non funziona più: l’utente creatore ha eliminato la scorciatoia o ha lasciato l’azienda. Soluzione: ricrea il link con un account di servizio e aggiorna il riferimento nella web part/elemento Link.
- La web part mostra anteprime incoerenti: forza un refresh della pagina o ripubblica; verifica che l’URL punti alla cartella (non a un file specifico).
- Gli utenti vedono una posizione diversa: controlla che l’URL ottenuto non sia quello di “Visualizzazione rapida” o di una ricerca; copia l’URL dalla barra degli indirizzi mentre sei nella cartella corretta.
Governance e sicurezza
- Account di servizio: standardizza la creazione dei collegamenti con un account tecnico soggetto a policy (MFA, retention, auditing).
- Scadenze dei link: se la tua organizzazione ha scadenze automatiche, annota la data e pianifica un rinnovo.
- Audit: registra in un change log interno chi ha creato il link, quando, con quali permessi e dove è pubblicato.
- Naming convention: includi il contesto (“WHS Committee Files”) e—se rilevante—lo stato dei permessi (“Solo lettura”).
Domande frequenti
La Direzione può modificare i documenti del Team dal collegamento?
Sì, se ha permessi di modifica sulla cartella del Team. Il link non crea permessi; li usa.
Il collegamento occupa spazio?
No, è un riferimento; i file restano nel sito del Team.
Posso spostare il collegamento in un’altra cartella?
Sì, come un normale elemento della libreria. L’URL rimane lo stesso.
Meglio “Persone con accesso” o “Persone specifiche”?
Per minimizzare i rischi, usa “Persone con accesso” quando la Direzione ha già i permessi. Se devi concedere l’accesso con il link, usa “Persone specifiche” e—se possibile—un gruppo, non utenti singoli.
Best practice di pubblicazione
- Comunicazione: invia un breve messaggio alla Direzione con il percorso del collegamento e a cosa serve.
- Coerenza visiva: nella web part “Collegamenti rapidi”, usa la stessa icona/tema per tutti i link del Comitato.
- Test cross-browser: verifica l’apertura in Edge/Chrome e in app Teams per uniformità dell’esperienza.
Playbook operativo
- Crea la scorciatoia in OneDrive dalla cartella del Team.
- Genera l’URL con il corretto modello di condivisione.
- Pubblica in Collegamenti rapidi o con Nuovo > Link nella cartella “WHS”.
- Valida con un utente della Direzione.
- Documenta proprietà del link (owner, data, permessi, scadenza) in un registro IT.
Esempio di messaggio di comunicazione agli utenti
Oggetto: Accesso ai documenti del Comitato WHS
Testo: È disponibile nella cartella “WHS” un collegamento denominato “WHS Committee Files” che apre direttamente i documenti del Comitato in Teams. Il contenuto è unico e aggiornato; per richieste di accesso rivolgersi a IT/HR.
Benefici riassunti
- Accesso centralizzato: la Direzione trova tutto nel percorso SharePoint consolidato.
- Niente duplicazioni: i file restano nel Team, una sola fonte di verità.
- Permessi controllati: gestione tramite gruppi e link con ambito ristretto.
Manutenzione e rimozione del collegamento
- Trasferimento: se cambi l’owner, ricrea il link con un account di servizio e aggiorna la web part/elemento Link.
- Aggiornamento: se rinomini o sposti la cartella sorgente, verifica che l’URL reindirizzi correttamente; in caso contrario, rigenera l’URL e sostituiscilo.
- Rimozione: elimina l’elemento Link dalla libreria o la voce nella web part; opzionalmente revoca la condivisione in OneDrive per pulizia.
Checklist finale
- URL del collegamento testato con un utente della Direzione.
- Permessi verificati e documentati (gruppi, livello di accesso).
- Owner del link non personale o, se personale, piano di continuità definito.
- Web part o elemento Link pubblicato con nome chiaro e icona coerente.
- Registro IT aggiornato con data di creazione, scadenza (se presente) e posizione del collegamento.
Procedura sintetica passo-passo
- Teams → Files del canale → Apri in SharePoint.
- SharePoint (sito del Team) → seleziona la cartella → Aggiungi collegamento a OneDrive.
- OneDrive → seleziona la scorciatoia → Condividi → Copia link (scegli Persone con accesso o Persone specifiche).
- SharePoint (sito management):
- Homepage → web part Collegamenti rapidi → “Da un link” → incolla URL → rinomina → Pubblica, oppure
- Cartella “WHS” → + Nuovo > Link → incolla URL → assegna un nome → Salva.
- Permessi → gestisci accessi tramite gruppi e opzioni di condivisione.
Quando preferire l’alternativa “Aggiungi collegamento al sito”
Usala quando:
- la funzionalità è attiva nel tenant e nella libreria di destinazione;
- vuoi eliminare la dipendenza da un link personale in OneDrive;
- hai bisogno di un collegamento “di sistema” gestito a livello di sito SharePoint.
Altrimenti resta valida la procedura con scorciatoia in OneDrive, più universale e immediata.
Conclusioni
Collegare la cartella Files di un Team alla cartella “WHS” in SharePoint è un modo rapido e controllato per dare alla Direzione visibilità su documenti aggiornati senza moltiplicare copie. Scegli tra web part o Nuovo > Link, imposta permessi con criterio e—se disponibile—valuta l’opzione Aggiungi collegamento al sito per ridurre i passaggi e la dipendenza da account personali.
Riepilogo chiavi operative
- Non duplicare i contenuti: lavora su un’unica fonte di verità (cartella del Team).
- Gestisci i permessi via gruppi, non a singoli.
- Preferisci “Persone con accesso” per minimizzare rischi; usa “Persone specifiche” quando devi espandere la platea in modo controllato.
- Considera un account di servizio per creare e mantenere i collegamenti.
- Documenta e monitora scadenze, owner e posizione del link.