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Outlook Scheduling Poll: errore “Loading FindTime failed” – cause, requisiti e soluzioni passo‑passo

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Se in Outlook la funzione Scheduling Poll (ex FindTime) mostra l’errore “Loading FindTime failed…”, questa guida ti aiuta a identificarne le cause, verificare i prerequisiti del tenant e applicare una correzione sicura via PowerShell ed impostazioni di Outlook.

Indice

Panoramica del problema

Alcuni utenti che in passato creavano regolarmente sondaggi di disponibilità con Scheduling Poll si trovano improvvisamente nell’impossibilità di farlo. In fase di creazione del nuovo sondaggio, l’add-in non si carica e compare il messaggio:

Loading FindTime failed. Please try again.
If the error persists, please contact us.

Il comportamento può presentarsi sia in Outlook per Windows (Microsoft 365 Apps), Nuovo Outlook, Outlook per Mac, sia in Outlook sul Web (OWA). Nella maggior parte dei casi la radice del problema non è il profilo dell’utente ma la configurazione del tenant o precise policy EWS che bloccano i componenti necessari.

Perché succede

Le indagini sui casi reali convergono su tre cause ricorrenti.

Problema noto lato Microsoft 365

In determinate configurazioni di tenant e ambienti ibridi Microsoft 365, l’errore è “by design”: il componente che abilita Scheduling Poll non viene inizializzato se non sono soddisfatte alcune condizioni lato servizio. Questo spiega perché il problema possa emergere senza modifiche locali al client o al profilo dell’utente.

Requisiti non soddisfatti

Scheduling Poll è disponibile solo in scenari specifici. Se i prerequisiti non sono rispettati, l’add‑in fallisce il caricamento o non è proponibile nell’interfaccia.

ScenarioStato supportoNote operative
Mailbox dell’organizzatore in Exchange OnlineSupportatoRichiesto un piano Microsoft 365 Business/Enterprise con cassetta postale in EXO.
Organizzatore su Exchange On‑PremisesNon supportatoGli organizzatori con mailbox on‑prem non possono usare Scheduling Poll.
Tenant GCCSupportatoFunzione disponibile nei limiti del programma governativo.
Tenant GCC HighNon supportatoIl componente non è previsto in GCC High.
Ambiente ibrido (mailbox migrata in EXO, resto on‑prem)CondizionaleL’organizzatore deve avere la mailbox in EXO; ai partecipanti non è richiesto.

Blocco tramite EWSApplicationAccessPolicy

Molte organizzazioni applicano una allow‑list EWS (Exchange Web Services) a livello di OrganizationConfig. Se la policy è attiva e l’identificativo dell’app Scheduling Poll/OWS non è incluso, il caricamento dell’add‑in fallisce. Finché non si autorizza il relativo pattern, l’add‑in resta bloccato anche se i client sono aggiornati.

Come riconoscere rapidamente il caso

  • L’errore si ripete su diversi PC e profili dello stesso utente.
  • Altri utenti nel tenant non colpiti? Probabile blocco per policy o condizione dell’account.
  • Utente con mailbox on‑prem o in tenant GCC High? Il componente non è disponibile.
  • Policy EWS restrittiva (allow‑list): Scheduling Poll non parte finché non si aggiunge l’identificativo “Microsoft.OWS.*”.

Soluzioni operative

Per velocizzare diagnosi e ripristino, segui il flusso in tabella. I passaggi presuppongono privilegi da Tenant Admin o Exchange Admin.

PassoDettagli operativi
1. Coinvolgere il Tenant AdminSolo un amministratore Microsoft 365 può modificare le impostazioni richieste.
2. Verificare la cassetta postale dell’organizzatoreDeve trovarsi in Exchange Online; in caso contrario, migrare o usare un account conforme.
3. Aggiornare la EWS allow‑list (se applicabile)Eseguire in PowerShell:
Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add="Microsoft.OWS.*"}
Set-OrganizationConfig -EwsAllowOutlook $true
Set-OrganizationConfig -EwsAllowMacOutlook $true
4. Aggiornare Outlook/Microsoft 365 AppsVerificare l’uso dell’ultima build del Current Channel; gli aggiornamenti includono fix e miglioramenti per Scheduling Poll.
5. Riprovare o reinstallare il componenteIn Outlook → Componenti aggiuntivi, rimuovere e riaggiungere “Scheduling Poll” se ancora visibile.
6. Inviare feedback a MicrosoftSe il problema persiste, segnalare tramite il portale Feedback (Ideas · Community) indicando build di Outlook e messaggio d’errore.

Nota: dopo l’aggiornamento delle impostazioni EWS, la propagazione può richiedere fino a 1–2 ore prima che l’add‑in inizi a funzionare correttamente per tutti gli utenti interessati.

Procedura dettagliata passo‑passo

Controllo dei prerequisiti dell’organizzatore

  1. Verifica che l’utente che crea il sondaggio sia l’effettivo organizzatore e che la sua mailbox sia in Exchange Online.
  2. In ambienti ibridi, accertati che non stia utilizzando una mailbox ancora on‑premises o un alias di una cassetta on‑prem.
  3. Se l’utente appartiene a un tenant GCC High, la funzione non è prevista: valuta sin da subito le alternative temporanee descritte più avanti.

Controllo delle policy EWS

Connetti la sessione a Exchange Online PowerShell ed esegui una verifica mirata delle impostazioni EWS a livello organizzativo.

# Installazione modulo (se necessario)
Install-Module ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser

Connessione a EXO

Connect-ExchangeOnline

Stato policy EWS

Get-OrganizationConfig | Format-List Ews,OAuth

Interpreta i risultati:

  • EwsApplicationAccessPolicy: se impostata su EnforceAllowList e l’oggetto “Microsoft.OWS.*” non è in EwsAllowList, Scheduling Poll verrà bloccato.
  • EwsAllowOutlook e EwsAllowMacOutlook: se impostati a $false, i client potrebbero non chiamare EWS come previsto.

Aggiornamento della allow‑list

Per non interrompere altri processi che già fanno affidamento su un’allow‑list stretta, aggiungi esclusivamente il pattern necessario all’abilitazione di Scheduling Poll. Il pattern è Microsoft.OWS.* e consente l’inizializzazione dei componenti Outlook Web Services richiesti dall’add‑in.

# Aggiunge il pattern OWS all'allow‑list EWS
Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add="Microsoft.OWS.*"}

Abilita esplicitamente EWS per Outlook Windows e Mac

Set-OrganizationConfig -EwsAllowOutlook $true
Set-OrganizationConfig -EwsAllowMacOutlook $true

Verifica

Get-OrganizationConfig | Format-List EwsAllowList,EwsAllowOutlook,EwsAllowMacOutlook

Se l’allow‑list è vuota e la tua organizzazione non richiede un controllo stringente, valuta di riportare EwsApplicationAccessPolicy a impostazioni meno restrittive secondo le policy interne. In ambienti regolamentati, mantieni l’allow‑list e registra in un change log lo specifico aggiunto.

Aggiornamento del client Outlook

Assicurati che il canale di aggiornamento sia Current Channel (o un canale supportato che includa le ultime correzioni per Scheduling Poll). Aggiorna da File → Account Office → Opzioni di aggiornamento → Aggiorna. Dopo l’update riavvia Outlook.

Ripristino del componente aggiuntivo

  1. Apri File → Gestisci componenti aggiuntivi (o tramite OWA: Impostazioni → Integrazioni).
  2. Rimuovi “Scheduling Poll”, chiudi Outlook e riaprilo.
  3. Riaggiungi “Scheduling Poll” dall’elenco dei componenti disponibili.

Finestra di propagazione

Le modifiche a OrganizationConfig non sono immediate su ogni mailbox: pianifica un test dopo 60–120 minuti. Nei tenant di grandi dimensioni la propagazione può allungarsi.

Verifica funzionale dopo la correzione

  1. Apri un nuovo messaggio o una nuova riunione.
  2. Nel ribbon di Outlook o nella barra di composizione di OWA, seleziona Scheduling Poll.
  3. Proponi alcune fasce orarie e invia il sondaggio.
  4. Controlla che i partecipanti ricevano il messaggio con le opzioni e che l’organizzatore visualizzi i voti nel pannello di riepilogo.
  5. Usa il pulsante Use selected time (o equivalente in italiano) per confermare lo slot con più consensi: si deve creare automaticamente l’evento calendario.

Alternative temporanee in attesa del fix

  • Microsoft Forms: crea un modulo con scelte multiple di orari e invialo ai partecipanti.
  • Sondaggi in Teams: durante una chat o un canale, inserisci un sondaggio con gli slot proposti.

Queste opzioni non offrono l’integrazione nativa del calendario ma coprono l’esigenza di raccolta disponibilità finché Scheduling Poll non è di nuovo operativo nel tenant.

Domande frequenti

Che differenza c’è tra FindTime e Scheduling Poll?

Scheduling Poll è l’evoluzione ufficiale del vecchio componente “FindTime”. La denominazione precedente può comparire ancora in alcuni messaggi d’errore (Loading FindTime failed) e documentazione, ma la funzionalità è la stessa: proporre e consolidare slot di riunione direttamente da Outlook.

Posso usare Scheduling Poll se solo alcuni partecipanti hanno mailbox on‑prem?

Sì. Il requisito riguarda l’organizzatore. I destinatari possono rispondere anche se non sono in Exchange Online, purché ricevano l’email e possano aprire l’interfaccia web del sondaggio.

Ho un tenant GCC: è supportato?

Sì, i tenant GCC sono supportati. GCC High non lo è.

Quanto è sicuro abilitare “Microsoft.OWS.*” nella allow‑list EWS?

Il pattern autorizza esclusivamente i componenti Outlook Web Services richiesti per l’add‑in. È una modifica mirata rispetto a un’apertura generale di EWS. Registra comunque il change con motivazione e riferimento all’incidente.

Perché l’errore persiste subito dopo la modifica?

La propagazione delle impostazioni a livello di servizio non è istantanea. Attendi fino a 1–2 ore, quindi riavvia Outlook e riprova. Se ancora non funziona, verifica nuovamente lo stato della policy e l’adesione dell’account utente ai requisiti.

Devo eliminare e ricreare il profilo Outlook?

Di norma non è necessario. Il problema è a livello di servizio/policy, non del profilo. La rimozione e riaggiunta del componente aggiuntivo è sufficiente come step lato client.

Checklist operativa per amministratori

ControlloStato attesoComando o luogo
Mailbox organizzatoreIn Exchange OnlineInterfaccia admin o Get-EXOMailbox
TenantNon GCC HighDettagli organizzazione
Policy EWSAllow‑list presente e include Microsoft.OWS.*Get-OrganizationConfig | fl Ews*
Client OutlookBuild aggiornata (Current Channel)File → Account Office
Add‑inRimosso e reinstallatoGestione componenti aggiuntivi

Script PowerShell pronto all’uso

Lo script seguente esegue controlli non distruttivi e aggiunge il pattern richiesto alla allow‑list EWS in modo idempotente. Va eseguito da una console con il modulo ExchangeOnlineManagement e privilegi adeguati.

# Requires: ExchangeOnlineManagement
Scopo: Abilitare Scheduling Poll (OWS) in tenant con allow‑list EWS

$ErrorActionPreference = "Stop"

try {
if (-not (Get-Module -ListAvailable -Name ExchangeOnlineManagement)) {
Install-Module ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser -Force
}
```
Connect-ExchangeOnline

$org = Get-OrganizationConfig

Write-Host "EwsApplicationAccessPolicy:" $org.EwsApplicationAccessPolicy
Write-Host "EwsAllowList (prima):" ($org.EwsAllowList -join ", ")

$owsPattern = "Microsoft.OWS.*"

$needsAdd = $true
if ($org.EwsAllowList) {
    foreach ($item in $org.EwsAllowList) {
        if ($item -ieq $owsPattern) { $needsAdd = $false }
    }
}

if ($needsAdd) {
    Write-Host "Aggiungo $owsPattern alla allow‑list EWS..."
    Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add=$owsPattern}
} else {
    Write-Host "Pattern già presente: nessuna modifica necessaria."
}

# Garantisce che EWS sia consentito ai client Outlook
if (-not $org.EwsAllowOutlook) {
    Set-OrganizationConfig -EwsAllowOutlook $true
}
if (-not $org.EwsAllowMacOutlook) {
    Set-OrganizationConfig -EwsAllowMacOutlook $true
}

$org2 = Get-OrganizationConfig
Write-Host "EwsAllowList (dopo):" ($org2.EwsAllowList -join ", ")
Write-Host "EwsAllowOutlook:" $org2.EwsAllowOutlook
Write-Host "EwsAllowMacOutlook:" $org2.EwsAllowMacOutlook

Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false

Write-Host "Operazione completata. Attendere 60–120 minuti per la propagazione, poi testare da Outlook."
```
}
catch {
Write-Error "Errore durante la configurazione: $($_.Exception.Message)"
throw
}

Best practice e considerazioni di sicurezza

  • Principio del minimo privilegio: limita l’esecuzione dei comandi a un Exchange Admin; conserva evidenza del change.
  • Tracciabilità: registra data e ora della modifica, account amministrativo, parametri impostati e account utente impattati.
  • Verifiche post‑change: pianifica un test con almeno due utenti: uno colpito e uno di controllo.
  • Rollback: se necessario, puoi rimuovere il pattern con Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Remove="Microsoft.OWS.*"} (non consigliato se Scheduling Poll è in uso).

Segnali utili dai client

Se vuoi approfondire lato client per correlare la risoluzione:

  • Su Windows, File → Opzioni → Componenti aggiuntivi: verifica se Scheduling Poll risulta caricato o segnala errori.
  • Nel Nuovo Outlook/OWA, apri gli strumenti di diagnosi incorporati e osserva se compaiono errori di inizializzazione dell’add‑in.
  • Dopo la modifica lato tenant, l’add‑in smette di mostrare “Loading FindTime failed” e torna a proporre gli slot.

Diagnostica avanzata del tenant

Se, nonostante le modifiche, l’errore persiste:

  1. Riesegui Get-OrganizationConfig per assicurarti che l’allow‑list contenga effettivamente Microsoft.OWS.* e che le flag EwsAllowOutlook/EwsAllowMacOutlook siano $true.
  2. Controlla che l’utente non stia usando alias o profili collegati a una mailbox on‑prem che intercetta la creazione del sondaggio.
  3. Verifica eventuali controlli di rete o proxy che possano bloccare endpoint OWS, specialmente in ambienti regolati.
  4. Allinea i client a una build recente del canale supportato e riprova con un profilo “pulito” solo come ultimo step.

Comunicazione agli utenti

Quando il problema impatta più team, una comunicazione chiara riduce ticket duplicati. Ecco un modello sintetico:

Oggetto: Scheduling Poll in Outlook – stato e ripristino

Stiamo risolvendo un errore che impedisce il caricamento di Scheduling Poll (“Loading FindTime failed”).
Il team IT ha applicato una correzione di configurazione; la propagazione può richiedere fino a 2 ore.
Nel frattempo è possibile proporre slot usando Microsoft Forms o Sondaggi di Teams.
Vi aggiorneremo appena completata la propagazione.

Riepilogo

Quando compare “Loading FindTime failed” in Outlook, nella maggior parte dei casi la soluzione è verificare i prerequisiti (mailbox dell’organizzatore in Exchange Online, tenant supportato) e autorizzare il pattern “Microsoft.OWS.*” nella EWS allow‑list. Completa il ripristino aggiornando i client, reinstallando il componente e attendendo la propagazione. Se il tenant non è supportato (es. GCC High) o l’organizzatore è on‑prem, utilizza alternative come Forms o sondaggi in Teams.

Informazioni supplementari utili

  • Scheduling Poll sostituisce ufficialmente il vecchio “FindTime”; l’errore legacy è atteso e non impatta la procedura di ripristino.
  • Il problema è più frequente subito dopo aggiornamenti di Outlook su tenant con policy EWS non allineate.
  • In attesa del ripristino, Microsoft Forms e i Sondaggi di Teams coprono l’esigenza di raccolta disponibilità.
  • Propagazione delle modifiche PowerShell: fino a 1–2 ore sull’intero tenant.

Appendice: domande di controllo per l’helpdesk

  • L’utente è l’organizzatore della riunione? (Sì/No)
  • La sua mailbox è confermata in Exchange Online? (Sì/No)
  • Il tenant è GCC High? (Sì/No)
  • Esiste una EWS allow‑list attiva? Il pattern Microsoft.OWS.* è presente? (Sì/No)
  • Outlook è aggiornato a una build recente del canale corrente? (Sì/No)
  • È stato provato a rimuovere/riaggiungere l’add‑in? (Sì/No)

Appendice: esempi di comandi utili

# Elenco sintetico dei parametri EWS utili
Get-OrganizationConfig | fl EwsApplicationAccessPolicy,EwsAllowList,EwsAllowOutlook,EwsAllowMacOutlook

Aggiungere l'identificativo OWS in allow‑list

Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add="Microsoft.OWS.*"}

Consentire Outlook (Windows e Mac) a usare EWS

Set-OrganizationConfig -EwsAllowOutlook $true
Set-OrganizationConfig -EwsAllowMacOutlook $true

Rimozione (rollback) del pattern, se mai necessario

Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Remove="Microsoft.OWS.*"}

Conclusione

Con pochi passaggi mirati lato tenant e un minimo di igiene lato client, è possibile riportare rapidamente in vita Scheduling Poll e ridurre l’onere di pianificazione delle riunioni. Mantieni le policy EWS aggiornate, monitora gli aggiornamenti di Microsoft 365 Apps e fornisci un canale di feedback agli utenti per intercettare tempestivamente eventuali regressioni.

Python
EWS Exchange Online FindTime Microsoft 365 outlook PowerShell Scheduling Poll
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