Logbook evolutivo e protetto in Microsoft 365: SharePoint List, Power Apps e permessi per utente

Vuoi un diario di bordo digitale che cresca con l’organizzazione, accessibile a più utenti ma con dati protetti? Ecco una soluzione completa con SharePoint Online, Power Apps e Power Automate: evolutiva, multi‑utente, con vista manager, report e automazioni.

Indice

Perché un logbook evolutivo in Microsoft 365

In molte realtà, fogli e documenti locali si moltiplicano, i campi cambiano nel tempo e i dati si perdono tra versioni. Un logbook basato su SharePoint Online, con interfaccia Power Apps e automazioni Power Automate, risolve il problema: mantiene un’unica fonte dati, consente di aggiornare la struttura senza migrazioni, garantisce privacy per utente con visibilità completa per i responsabili e si integra nativamente con dispositivi mobili e Microsoft Teams.

Architettura in tre pilastri

Archivio dati: SharePoint List – Le colonne corrispondono ai campi del logbook. Aggiungere o rimuovere colonne equivale ad aggiornare il template, senza toccare i record esistenti. Supporta versionamento, cronologia modifiche e allegati.
Sicurezza: Item‑Level Permissions – La lista limita per impostazione chi vede/modifica i propri elementi. Il manager con ruolo Owner (o con permessi elevati) può vedere e gestire tutto.
Interfaccia: Power Apps Canvas – Un’app con schede e moduli ordinati (es. Profilo, Formazione, Obiettivi) offre un’esperienza moderna, valida sia da browser sia da mobile.

Preparazione dell’ambiente

Sito SharePoint dedicato (es. “Learning & Development”).
Ruoli: Owners (manager e amministratori), Members (utenti che creano i propri log), Visitors (solo lettura se necessario).
Licenze: Microsoft 365 per SharePoint e Microsoft Lists; Power Apps per l’uso dell’app (spesso incluso in piani Business/Enterprise per scenari SharePoint). Se si introducono connettori premium o Dataverse, serve licenza aggiuntiva.

Configurazione della SharePoint List

Crea una nuova Microsoft List nel sito dedicato e definisci le colonne iniziali del logbook. Di seguito un set di colonne consigliato per partire in modo solido:

Colonna	Tipo	Uso	Impostazioni consigliate
ID Log	Numero (automatico o calcolato)	Identificativo leggibile	Prefisso anno + contatore (es. 2025‑000123)
Titolo	Singola riga di testo	Breve descrizione voce	Obbligatoria
Categoria	Scelta	Raggruppa per uso/report	Es. Profilo, Formazione, Obiettivi, Attività, Altro
Descrizione	Più righe di testo	Dettaglio dell’evento/azione	Abilita Enhanced rich text se serve formattazione
Data	Data	Quando è avvenuta l’attività	Indicizza la colonna per filtrare/ordinare
Stato	Scelta	Monitoraggio avanzamento	Nuovo, In corso, Completato, In attesa
Allegati	Allegati nativi	Caricare evidenze/documenti	Attiva allegati in impostazioni lista
Dipendente	Persona o gruppo	Chi è proprietario della voce	Imposta Solo persone specifiche, singolo valore
Note riservate	Più righe di testo	Visibili solo al manager	Mostra in app solo a ruoli elevati
Data certificazione	Data	Campo evolutivo di esempio	Facoltativo; default vuoto

Versioning: in List settings → Versioning settings abilita la cronologia; imposta un numero massimo ragionevole di versioni per bilanciare audit e spazio.

Aggiornare la struttura nel tempo senza perdere dati

Quando serve introdurre nuovi campi (es. Data certificazione) o rimuoverne, opera direttamente sulle colonne della lista. I record esistenti resteranno intatti; i valori per i nuovi campi saranno semplicemente vuoti finché non compilati. Se usi Power Apps, ricorda il Refresh dell’origine dati nell’editor e il posizionamento del nuovo controllo nella scheda giusta.

Sicurezza granulare con Item‑Level Permissions

Per far sì che ogni utente veda e gestisca solo le proprie voci, mentre i manager vedono tutto, abilita le protezioni native:

Vai su List settings → Advanced settings.
Imposta Read access su “Read items that were created by the user”.
Imposta Create and Edit access su “Create and edit items that were created by the user”.
Assicurati che i manager siano nel gruppo Owners della lista o del sito.

Questa configurazione soddisfa il requisito di “vista privata” per ogni dipendente, preservando la visione completa del responsabile. Se ti occorre che più persone co‑compilino la stessa voce, aggiungi un campo Coautori (Persona o gruppo) e, con un flusso Power Automate, rompi l’ereditarietà sui singoli item per concedere accesso anche ai coautori.

Interfaccia a schede con Power Apps

Dal comando “Integrate → Power Apps → Create an app” genera un’app canvas collegata alla lista. In pochi minuti otterrai schermate di Browse, Display ed Edit funzionanti. Personalizza quindi l’esperienza con schede, validazioni e formattazioni condizionali.

Struttura consigliata dell’app

Home: selezione o creazione rapida del logbook.
Elenco: Gallery filtrata su Dipendente = User().Email quando l’utente non è manager.
Modulo: form in visualizzazione “Schede” (Tabs) per organizzare i campi.

Logica di schede con un Toggle o un controllo Tab

Definisci una variabile di contesto per la scheda attiva, ad esempio all’OnVisible della schermata:

// All'avvio schermata Modulo
UpdateContext({ Tab: "Profilo" });

Imposta la proprietà Visible dei gruppi di controlli in base a Tab:

// Esempi di visibilità
"Profilo" = Tab
"Formazione" = Tab
"Obiettivi" = Tab

Controllo ruoli e visibilità campi sensibili

Crea una variabile booleana isManager caricata all’avvio (es. confrontando l’utente con un elenco SharePoint “Managers” o con un parametro in Azure AD). Poi usa espressioni come:

// Esempio di visibilità per 'Note riservate'
Visible: isManager

// Filtro galleria
Items: If(isManager, LogbookList, Filter(LogbookList, Dipendente.Email = User().Email))

Validazioni e messaggi utente

Oltre al DataCard obbligatorio, gestisci validazioni custom con Notify() e blocco del salvataggio:

// Esempio OnSelect del pulsante Salva
If(
   IsBlank(Titolo.Text) || IsBlank(DataCardValueData.SelectedDate),
   Notify("Compila Titolo e Data prima di salvare", NotificationType.Error),
   SubmitForm(EditForm1)
);

Gestione allegati e QR/Barcode

Aggiungi il controllo Attachments al form. Per facilitare l’apertura veloce del singolo item, genera un deep link e codificalo in un Barcode/QR mostrato a schermo: librerie di componenti Power Apps o controlli PCF permettono di farlo, oppure mostra il link e lascia che un flusso generi il QR in background e lo alleghi all’item.

Automazioni e notifiche con Power Automate

Per avvisare il manager o inoltrare richieste di approvazione, crea un flow basato sul trigger When an item is created or modified della lista.

Trigger: elemento creato o modificato.
Condizioni: Stato = Nuovo oppure Categoria = Formazione e Data <= Oggi.
Azione: invia e‑mail al manager con dettagli, oppure posta una Adaptive Card in Teams.
(Opzionale): se esiste il campo Coautori, break inheritance e assegna permessi all’item ai coautori.
(Opzionale): Populate a Microsoft Word template per produrre un PDF riepilogativo e allegarlo al record.

Reportistica con Power BI

Collega la lista a Power BI tramite il connettore SharePoint Online List. Crea report con:

Filtri per dipendente, team, categoria e periodo.
Indicatori di completamento per Obiettivi e scaduti.
Drill‑through dalla voce al dettaglio (URL del singolo item).

Per dataset molto grandi valuta l’incremental refresh e la normalizzazione dei dati (es. tabelle di dimensione per categorie e utenti).

Buone pratiche e approfondimenti utili

Esigenza	Strumento / Configurazione consigliata	Note aggiuntive
Aggiornare struttura nel tempo	Modificare colonne della lista; in Power Apps usare “Refresh data source”	Esempio: aggiungere “Data certificazione”; i record esistenti restano, il nuovo campo è vuoto finché non compilato.
Interfaccia form‑style	Power Apps Canvas oppure modulo standard di Microsoft Lists	Per esigenze semplici, il form di Lists è sufficiente e rapido da configurare.
Automazioni	Power Automate con trigger When an item is created or modified	Notifica al manager, gestione approvazioni, generazione documenti, permessi per coautori.
Reportistica aggregata	Power BI – connettore SharePoint Online List	Cruscotti per avanzamento, scadenze e KPI di formazione.
Alternative “leggere”	Microsoft Forms → Excel o List; Excel Online con protezione; Dataverse for Teams	Ideale per team piccoli o progetti pilota; minore granularità dei permessi.

Checklist operativa passo‑per‑passo

Crea una lista SharePoint nella site collection dedicata (es. “Learning & Development”).
Definisci le colonne iniziali del logbook e abilita il versioning.
Configura le Item‑Level Permissions in Advanced settings.
Genera un’app canvas con Power Apps collegata alla lista; organizza i campi in schede e imposta le validazioni.
Condividi l’app con i dipendenti (ruolo User) e il manager (ruolo Co‑owner o Owner).
Quando serve evolvere il template, aggiungi/rimuovi colonne; Refresh in Power Apps; aggiorna eventuali flow.
(Facoltativo) Collega la lista a Power BI per dashboard aggregate.

Prestazioni, limiti e governance

Soglia di visualizzazione: le liste SharePoint hanno un limite operativo (5.000 elementi per vista). Usa filtri indicizzati (es. per Data o Dipendente) e viste segmentate per anno o reparto.
Item‑level permissions e performance: su volumi molto elevati, la sicurezza per elemento può incidere; valuta archiviazione periodica (lista “storico”) o partizionamento per anno.
Indicizzazione: indicizza le colonne usate in filtri/ordinamenti (Data, Stato, Categoria, Dipendente).
Audit e conformità: sfrutta l’audit log Microsoft 365, etichette di riservatezza e criteri di conservazione se gestisci dati sensibili.
Backup e ripristino: il Cestino del sito consente recupero; valuta esportazioni periodiche in CSV/Excel per snapshot operativi.
Gestione allegati: il versioning riguarda l’item; per versioning dei file, valuta un Document Library correlato e un campo Link al documento.

Estensioni utili

Generazione documenti Word/PDF: usa Power Automate con l’azione “Compila modello Word” per creare attestati o report e allegarli alla voce.
Integrazione Teams: aggiungi l’app Power Apps come scheda in un team; invia Adaptive Cards per approvazioni o promemoria.
Mobile: Power Apps Mobile rende l’app disponibile su smartphone/tablet; abilita allegati da fotocamera.
Accessibilità: imposta contrasto adeguato, dimensione carattere leggibile, etichette per screen reader e ordine di tabulazione.

Modello di sicurezza per co‑compilazione

Se vuoi che più persone lavorino sulla stessa voce mantenendo la vista privata per gli altri, aggiungi un campo Coautori (Persona o gruppo) e usa un flusso che, alla creazione o aggiornamento dell’item, esegue:

Stop sharing inheritance sull’item.
Concede Edit al creatore, ai Coautori e al gruppo Owners (manager).
Concede Read al diretto interessato se diverso dagli autori.

Questo pattern combina item‑level nativo e autorizzazioni su misura per casi speciali.

Template di layout per il modulo

Ecco un’idea di suddivisione in schede che funziona bene per la maggior parte dei logbook:

Profilo: Titolo, Categoria, Dipendente, Data.
Formazione: Corso, Provider, Data certificazione, Stato, Allegati.
Obiettivi: Obiettivo, Scadenza, Avanzamento, Note.
Riepilogo: campi calcolati, badge di completezza, pulsanti di invio/approvazione.

Formule Power Apps pronte all’uso

Qualche snippet utile per velocizzare la configurazione:

// Determina se l'utente è manager (esempio con lista 'Managers')
Set(isManager, !IsBlank(LookUp(Managers, Email = User().Email)));

// Filtro galleria
If(isManager, LogbookList, Filter(LogbookList, Dipendente.Email = User().Email))

// Colore/Badge di stato (formattazione condizionale)
With(
{ s: ThisItem.Stato.Value },
If(
s = "Completato", ColorValue("#107C10"),
s = "In corso", ColorValue("#605E5C"),
s = "In attesa", ColorValue("#FF8C00"),
ColorValue("#A80000")
)
)

// Pre‑salvataggio con controlli essenziali
If(
Or(IsBlank(DataCardValueTitolo.Text), IsBlank(DataCardValueData.SelectedDate)),
Notify("Titolo e Data sono obbligatori.", NotificationType.Error),
SubmitForm(EditForm1)
)

Alternative leggere e quando sceglierle

Microsoft Forms → Excel Online: velocissimo per iniziare, ma limitato sui permessi per voce.
Excel Online su OneDrive: utile per proof‑of‑concept; gestione permessi granulare più complessa.
Dataverse for Teams: ottimo per app team‑centriche con dati strutturati; richiede familiarità con Dataverse.

Troubleshooting comune

Un utente non vede la propria voce: verifica che il campo Dipendente sia compilato con il suo account; controlla le impostazioni avanzate della lista.
La nuova colonna non compare in app: apri Power Apps, esegui Refresh dell’origine dati e aggiungi il controllo al form.
Vista lenta con molte voci: aggiungi indici; crea viste filtrate per anno; valuta archiviazione periodica.
Allegati sovrascritti: ricordati che il versioning è sull’item; per controllo versione file, sposta gli allegati in una Library con versioning attivo e salva il link nell’item.

Esempio concreto di evoluzione del template

Dopo alcuni mesi, il team richiede un nuovo campo Data certificazione. Procedura:

Aggiungi in lista la colonna di tipo Data, lascia vuoto il default.
Apri l’app in Power Apps e Refresh l’origine dati.
Inserisci il controllo data nella scheda Formazione.
Aggiorna i flussi che inviano promemoria a 30 giorni dalla scadenza, usando una condizione IsBlank() per gestire i record storici.
(Opzionale) Estendi Power BI con un KPI “% voci con certificazione compilata”.

Governance, ruoli e responsabilità

Owner del sito: cura sicurezza, gruppi, versioning, limiti di conservazione.
Maker Power Apps: mantiene l’app, gestisce rilasci e note di versione.
Amministratore Power Automate: monitora i flussi e le code di esecuzione.
Data Steward: supervisiona qualità dati, nomenclatura categorie, deprecazioni di campi.

Riepilogo dei vantaggi

Unica fonte dati: niente copie locali, niente conflitti.
Sicurezza: item‑level permissions nativo; audit Microsoft 365; vista completa per i manager.
Flessibilità: struttura modificabile senza migrazioni; UI su misura; mobile ready.
Scalabilità: automazioni e reportistica integrabili a piacere.

Limiti e come mitigarli

Licenze: Power Apps avanzato può richiedere licenze dedicate; progetta per connettori standard quando possibile.
Complessità app: funzionalità low‑code complesse richiedono competenze; mantieni l’app modulare e documentata.
Performance con molte voci: indicizzazione, viste filtrate, archiviazione e partizionamento evitano degradi.

Conclusione

La combinazione SharePoint List + Item‑Level Permissions + Power Apps, con il supporto di Power Automate e Power BI, fornisce un logbook che soddisfa tutti i requisiti: evolutivo nel tempo, multi‑utente con vista privata, controllo totale per il manager, interfaccia a moduli/schede, automazioni e reportistica. È una soluzione robusta, scalabile e aderente all’ecosistema Microsoft 365.