New Outlook: dove sono le email, come gestire più indirizzi con Exchange Online e come evitare la corruzione dei PST

New Outlook ha rivoluzionato il modo in cui i messaggi vengono gestiti su Windows, spostando il baricentro nel cloud. In questa guida pratica spieghiamo dove “vivono” davvero le email, come usare Exchange Online Plan 1 con più indirizzi senza costi aggiuntivi e come prevenire (o curare) le corruzioni dei file .pst quando si tiene ancora Outlook Classic.

Indice

Dove vengono archiviati i messaggi in New Outlook

Punto chiave: in New Outlook la copia “master” dei messaggi risiede sempre sul server (Exchange Online, Outlook.com, Gmail via IMAP, ecc.). L’app Windows è un front‑end cloud‑first che mantiene soltanto una cache locale rigenerabile. Questo cambia le abitudini: non serve più “salvare il file .pst prima di formattare”, a meno che tu non stia ancora usando Outlook Classic con account POP o archivi locali.

Confronto rapido tra Outlook Classic e New Outlook

Aspetto	Outlook “Classic”	New Outlook (Windows 11 / Microsoft 365)
Dove risiede la copia master dei messaggi	Nel file `.pst` (account POP) o lato server + `.ost` (account Exchange/IMAP)	Sempre sul server (Exchange Online, Outlook.com, Gmail via IMAP, ecc.). Il client è un front‑end cloud‑first.
File locali	`.pst` (POP) e `.ost` (cache Exchange/IMAP) in `%USERPROFILE%\Documents\Outlook Files` o `%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook`	Piccola cache cifrata `.ost` + file `.dat` in `%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook`*. Può essere eliminata in sicurezza: si ricrea dal server. Non sostituisce un backup.
Necessità di backup manuale	Sì, occorre salvare il `.pst` prima di formattare o migrare.	Di norma no: la posta è sul server; basta riconfigurare l’account e i dati si risincronizzano.
Esportazione per archivi “a lungo termine”	Esporta in `.pst` dal menu File > Apri ed esporta > Importa/Esporta.	Non è integrata nativamente. Se serve un archivio offline, usa Outlook Classic per esportare in `.pst` o gli strumenti di esportazione del servizio email (p.es. provider webmail) quando disponibili.

*Il percorso può variare in base al canale e alla build. Se non trovi i file, premi Windows+R e incolla %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook.

Cosa significa per reinstallazioni, PC nuovi e guasti

New Outlook: non copiare la cache .ost. È solo una copia temporanea. Dopo l’accesso con lo stesso account, l’app ricrea la cache risincronizzando dal server.
Outlook Classic con POP o archivi locali: prima di formattare, copia i file .pst da %USERPROFILE%\Documents\Outlook Files (o dal percorso personalizzato). È la tua unica copia.
Contatti e Calendari: se gestiti su Exchange/Outlook.com/Google, vivono anch’essi sul server. Se invece sono dentro un .pst locale (vecchie rubriche o calendari personali), esportali in .pst prima della migrazione.

Checklist prima di cambiare PC in ambiente cloud‑first

Verifica lo stato di sincronizzazione in New Outlook: attendi che non compaiano più “in sincronizzazione”.
Prendi nota degli account aggiunti (Exchange/Microsoft 365, Outlook.com, Gmail IMAP, ecc.).
Annota le regole lato server (si muovono con la mailbox) e quelle lato client: in New Outlook quasi tutte vivono lato server, ma se usi Classic controlla in Gestisci regole e avvisi.
Se usi firme, prepara un file con il testo e il logo: le rifarai in pochi secondi sul nuovo PC.

Quando l’esportazione in .pst ha ancora senso

Conservazione storica “freeze”: vuoi “fotografare” la posta di un anno fiscale (p.es. Work Completed 2024) e riporla in un archivio immutabile.
Trasferimento a un provider diverso: alcuni servizi supportano importazione da .pst. In questi casi Outlook Classic resta il miglior strumento di export.
Vincoli legali: un legale interno chiede una consegna puntuale in formato .pst.

Procedura consigliata: apri Outlook Classic, vai su File > Apri ed esporta > Importa/Esporta > Esporta in un file > File di dati di Outlook (.pst), scegli la radice dell’account, includi le sottocartelle e salva su un’unità esterna. Valuta di proteggere il file con password.

Domande frequenti su New Outlook e archiviazione

Posso usare New Outlook con POP e tenere tutto in locale?

New Outlook è progettato per account server‑based (Exchange/Outlook.com/IMAP). Anche quando POP è supportato dal servizio, l’esperienza più affidabile è via Exchange/IMAP. Se devi assolutamente usare POP per casistiche legacy, tieni Outlook Classic come client dedicato e pianifica un passaggio a protocolli moderni.
Posso spostare un vecchio .pst dentro New Outlook?

New Outlook non importa nativamente file .pst. Apri il .pst in Outlook Classic e trascina le cartelle verso la mailbox Exchange/IMAP per caricarle sul server (oppure esporta in un .pst distinto per l’archivio a freddo).
La cache locale di New Outlook è un backup?

No. È una cache temporanea rigenerabile. I backup vanno fatti sul lato server (piani di protezione dati, retention, criteri di archiviazione) o tramite esportazioni pianificate in .pst se proprio richiesto da policy.

Utilizzare Exchange Online Plan 1 con più indirizzi di posta

Scenario tipico: una persona titolare di Exchange Online Plan 1 gestisce due attività distinte (p.es. nome@aziendaA.it e nome@aziendaB.it) e desidera ricevere e inviare da entrambi gli indirizzi senza acquistare una seconda licenza. La soluzione passa da alias e, quando necessario, da una shared mailbox.

Tabella decisionale

Esigenza	Possibilità con Plan 1	Come attivarla
Ricevere posta su più indirizzi	✔ Sì, tramite alias illimitati sullo stesso mailbox	Centro di amministrazione Microsoft 365 > Utenti attivi > seleziona l’utente > Gestisci alias e indirizzi e‑mail
Inviare da un alias	✔ Supportato in Exchange Online (Send from alias)	Abilitare a livello di organizzazione e poi selezionare l’alias nel campo “Da” in Outlook
Caselle realmente separate (spazio, regole, login distinto)	Richiede un secondo mailbox (⇒ seconda licenza) oppure una shared mailbox gratuita (fino a 50 GB, senza login)	Creare una shared mailbox nel centro di amministrazione, concedere Full Access e Send As ai soggetti interessati

Passi pratici per alias e invio da alias

Aggiungi alias: nel portale amministrativo, apri l’utente, sezione Alias, aggiungi p.es. nome@aziendaB.it. Assicurati che il dominio sia “accettato” in Exchange Online.
Abilita l’invio da alias (una volta per tenant). Se preferisci PowerShell: Connect-ExchangeOnline Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $true Get-OrganizationConfig | fl SendFromAliasEnabled Dopo l’abilitazione, in Outlook (New o Classic) espandi il campo Da e scegli l’alias desiderato.
Imposta regole e firme per brand: crea firme diverse per ciascuna identità e regole di posta per etichettare i messaggi in arrivo destinati a ciascun alias (p.es. categoria “Azienda B”).

Quando usare una shared mailbox

Gli alias sono perfetti finché una persona sola gestisce tutto. Se vuoi separare spazio, regole, autorizzazioni o delegare l’accesso ad altri:

Shared mailbox (fino a 50 GB): nessuna licenza se non effettua login diretto. Gli utenti la aprono accanto alla propria mailbox e possono inviare come la mailbox condivisa con permessi Send As / Send on behalf.
Mailbox dedicata: richiede una licenza aggiuntiva (p.es. un secondo Plan 1). È la scelta giusta quando occorrono credenziali e login separati o retention policy autonome.

Esempio architetturale per due attività senza costi extra

Utente con licenza Plan 1 su nome@aziendaA.it.
Aggiungi alias nome@aziendaB.it all’utente esistente.
Abilita Send from alias a livello tenant.
In Outlook, crea firme separate, imposta regole per separare i messaggi destinati ad @aziendaB.it e usa l’alias nel campo Da quando rispondi per quell’attività.

Deliverability, antispam e conformità

SPF/DKIM/DMARC: se invii da più domini (p.es. @aziendaA e @aziendaB) assicurati che ciascun dominio abbia record SPF corretti (includendo i server di Microsoft 365) e che DKIM sia abilitato per ogni dominio. Questo mantiene l’allineamento DMARC anche quando invii “da alias”.
Regole di trasporto: valuta regole per aggiungere disclaimer distinti per dominio o per dirottare i messaggi in cartelle dedicate.
Audit: l’invio da alias è tracciabile come invio effettuato dalla mailbox primaria. Per contabilità separata rigida, opta per shared mailbox o mailbox dedicata.

Domande frequenti su alias e Plan 1

Quanti alias posso avere?

Praticamente illimitati dal punto di vista operativo. La gestione resta più semplice se limiti gli alias ai domini realmente usati e documenti le regole associate.
Posso avere una cartella Posta in arrivo separata per ogni alias?

Gli alias consegnano nella stessa mailbox. Puoi simulare la separazione con regole (sposta i messaggi in cartelle “Azienda A” e “Azienda B”). Se vuoi separazione reale, usa una shared mailbox o una seconda mailbox con licenza.
Posso accedere come info@aziendaB.it senza licenza?

Sì, se è una shared mailbox sotto i 50 GB e non effettui login diretto; la apri dal tuo profilo. Per login diretto serve la licenza.

Corruzione dei file .pst in Outlook Classic quando coesiste con New Outlook

Alcuni utenti notano che i .pst si corrompono più spesso dopo l’installazione di New Outlook, soprattutto se continuano ad aprire gli stessi archivi in Outlook Classic. Tipicamente non è New Outlook a “rompere” i file, ma la combinazione di fattori: file molto grandi, accessi concorrenti, percorsi non supportati (p.es. unità di rete o cartelle sincronizzate), arresti improvvisi del PC.

Cause tipiche

Accesso concorrente: Classic e altri processi indicizzano/leggono lo stesso .pst mentre il file è aperto.
Dimensioni e frammentazione: sopra ~20 GB la probabilità di errori aumenta, specie su dischi lenti o quasi pieni.
Percorsi non supportati: .pst su condivisioni di rete, unità rimovibili o cartelle sincronizzate da servizi cloud (incluso l’auto‑salvataggio in OneDrive) sono notoriamente a rischio.
Arresti bruschi: interruzioni di alimentazione, ibernazioni forzate, crash.
Antivirus e indicizzazione aggressiva: accessi in scrittura/lettura simultanei da parte di motori di scansione.

Soluzione proposta (passi immediati)

Profili separati: assicurati che Outlook Classic e New Outlook non utilizzino lo stesso profilo MAPI o aprano lo stesso .pst in parallelo. Idealmente, usa New Outlook per la posta corrente e Classic solo per le esportazioni.
Riduci le scritture su disco: se usi Classic in parallelo per account Exchange/IMAP, valuta di disattivare la “Cache di Exchange” temporaneamente (Classic lavorerà direttamente sul server senza generare una seconda .ost concorrente).
Mantieni i .pst sotto i 20 GB: dividi per anno o per area (p.es. Vendite‑2023.pst, Progetti‑2024.pst). Dopo l’esportazione, esegui “Comprimi” (Compatta) nelle proprietà del file dati.
Ripara periodicamente con SCANPST: l’Utilità di ripristino Posta di Outlook individua e corregge errori logici prima che degenerino.
- Posizione tipica: C:\Program Files\Microsoft Office\root\OfficeXX\SCANPST.EXE (o Program Files (x86) su installazioni a 32 bit).
- Chiudi Outlook, esegui SCANPST, seleziona il .pst, avvia la scansione e consenti la creazione del backup automatico.
Evita percorsi rischiosi: tieni i .pst su un disco locale fisso (SSD consigliato) e non dentro cartelle sincronizzate (p.es. Desktop/Documents collegati a OneDrive). Se vuoi salvare una copia, chiudi Outlook e poi copia il file in una cartella sincronizzata o su un’unità esterna.
Salute del disco: verifica spazio libero >20%, controlla S.M.A.R.T., esegui una scansione del file system.

Strategie di lungo periodo

Migra l’archivio sul server: sposta la posta “viva” da .pst a Exchange/IMAP (trascina le cartelle dal .pst alla mailbox server in Outlook Classic). In questo modo ne benefici anche in New Outlook e su mobile.
Usa Classic solo per esportare: riduci il tempo in cui un .pst è aperto e la probabilità di corruzione si abbatte.
Pianifica archivi annuali: stabilisci un calendario (p.es. ogni gennaio) per chiudere l’anno precedente in un .pst “freeze” e ripartire leggero.
Formazione e policy: vieta l’uso di .pst su reti e su cartelle sincronizzate; documenta le dimensioni massime e la frequenza di verifica con SCANPST.

Procedura consigliata di migrazione da .pst a Exchange

Apri il .pst in Outlook Classic (File > Impostazioni account > File di dati > Aggiungi).
Nel riquadro cartelle, trascina l’albero del .pst sotto la mailbox Exchange/IMAP. Attendi l’upload (lascia Outlook acceso).
Una volta completato, chiudi il .pst e, se l’archivio serve solo come copia storica, conservalo su storage a lungo termine.

Domande frequenti su .pst e coesistenza

Perché il mio .pst si corrompe più spesso dopo aver provato New Outlook?

Probabile coincidenza di fattori: file già grande o “stanco”, indicizzazione, scansioni antivirus e abitudini di sospensione/arresto. New Outlook in sé non modifica il file .pst, ma l’alternanza tra client può aumentare gli accessi all’archivio.
Posso lasciare aperto lo stesso .pst su due profili?

Sconsigliato. Mantieni ogni .pst associato a un solo profilo e aprilo solo quando serve. Evita profili duplicati che lo montano in parallelo.
È una buona idea mettere i .pst in OneDrive per averli ovunque?

No. I .pst sono file monolitici con accessi frequenti in scrittura: sincronizzarli mentre sono aperti causa conflitti e corruzione. Salvali su OneDrive solo come copia a freddo a Outlook chiuso.

Raccomandazioni pratiche

Se vuoi smettere di gestire file .pst, usa solo protocolli server‑based (Exchange, Outlook.com, Gmail IMAP) all’interno di New Outlook.
Per un archivio annuale “Work Completed”, continua a:
- usare Outlook Classic per esportare in .pst, oppure
- creare cartelle di archivio sul server (meno lavoro manuale, accessibili ovunque, indicizzate e protette dalle policy).
Se Outlook Classic corrompe il .pst quando convive con New Outlook, evita di aprire lo stesso file in due profili o, meglio, migra completamente a New Outlook e conserva Classic solo per l’esportazione.

Sintesi operativa

New Outlook è cloud‑first: i messaggi restano sul server; il client mantiene solo una cache rigenerabile che non richiede backup manuali.
Exchange Online Plan 1 e indirizzi multipli: ricevi su alias illimitati e, abilitando Send from alias, invii da ciascun alias senza seconde licenze. Per separazioni nette e deleghe, usa una shared mailbox (gratis <= 50 GB) o una seconda mailbox con licenza.
Riduci il rischio di .pst corrotti: non tenerli in rete/OneDrive mentre sono aperti, mantienili sotto i 20 GB, usa SCANPST periodicamente e limita Classic all’esportazione.

Procedure passo‑passo riassunte

Verificare dove sono i dati

In New Outlook: considera il server come autorità. La cache è in %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook.
In Outlook Classic: i .pst sono in %USERPROFILE%\Documents\Outlook Files (percorso predefinito), le cache .ost in %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook.

Eseguire un’esportazione “a freddo” in .pst

Apri Outlook Classic > File > Apri ed esporta > Importa/Esporta.
Seleziona Esporta in un file > File di dati di Outlook (.pst).
Seleziona la radice della mailbox > spunta “Includi sottocartelle”.
Salva su un’unità esterna; attiva la password se richiesto da policy.

Abilitare “Send from alias” in Exchange Online

Apri PowerShell per Exchange Online e connettiti.
Esegui: Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $true
In New/Classic Outlook, mostra il campo Da e scegli l’alias. Crea firme dedicate per ogni brand.

Creare e delegare una shared mailbox

Dal centro di amministrazione, crea la shared mailbox (p.es. info@aziendaB.it).
Concedi all’utente Full Access e Send As.
In Outlook, aggiungi la shared mailbox al profilo: apparirà con Posta in arrivo e cartelle proprie.

Checklist finale per amministratori

✔ Conferma che tutti gli utenti siano su protocolli server‑based (niente POP in produzione).
✔ Abilita Send from alias e definisci linee guida per firme e regole.
✔ Documenta l’uso consentito dei .pst (solo export a freddo, dimensione <= 20 GB, storage locale, niente sync in tempo reale).
✔ Configura SPF/DKIM/DMARC per ogni dominio di alias.
✔ Prevedi retention e archiviazione server‑side; abilita l’archivio online dove disponibile o valuta l’add‑on dedicato.

Glossario minimo

.pst: file di dati locale che contiene posta/contatti/calendari. Backup manuale necessario.
.ost: cache locale di una mailbox sul server (Exchange/IMAP). Rigenerabile.
Alias: indirizzo aggiuntivo che consegna alla stessa mailbox.
Shared mailbox: cassetta postale condivisa senza login proprio (gratis fino a 50 GB).
Send from alias: funzione che consente di impostare l’alias nel campo mittente.

Domande lampo

Devo fare backup di New Outlook prima di reinstallare Windows? Nella maggior parte dei casi no: la posta è sul server. Verifica però che eventuali elementi “solo locale” (vecchi .pst, bozze offline) siano esportati.
Posso gestire due brand con un solo utente? Sì, con alias diversi e Send from alias. Per compartimenti stagni, usa una shared mailbox o una seconda licenza.
Perché il mio .pst continua a danneggiarsi? Probabilmente perché è troppo grande, è su un percorso non supportato o viene aperto in parallelo. Segui la sezione “Soluzione proposta”.

Con questo approccio—posta sul server, alias ben configurati e .pst relegati all’archivio a freddo—New Outlook diventa più semplice da gestire, le reinstallazioni sono indolori e il rischio di perdita dati crolla.