New Outlook e Outlook on the Web non includono ancora l’opzione “Manager’s Team Calendars”. In questa guida spieghiamo cosa cambia rispetto a Outlook classico, perché manca la funzione, quali soluzioni pratiche adottare oggi e come prepararsi alla futura reintroduzione.
Panoramica del problema
In Outlook classico per Windows esiste da anni una scorciatoia molto amata dai manager: “Mostra i calendari del team del manager” (in inglese “Manager’s Team Calendars”). L’opzione legge la gerarchia aziendale dal campo Manager/Reports To dell’account utente e, in un colpo solo, apre i calendari dei collaboratori diretti nella vista Calendario del manager senza richiedere ricerche individuali.
Con il passaggio a New Outlook (nuovo client desktop) e a Outlook on the Web questa scorciatoia non c’è più. Il risultato è che molti utenti scoprono la mancanza solo dopo aver iniziato a usare la nuova interfaccia e si trovano costretti a tornare a Outlook classico per continuare a lavorare come prima.
Questo impatta soprattutto i manager che devono consultare rapidamente la disponibilità del team, gli assistenti di direzione e, in generale, chi gestisce planning complessi con molte agende personali.
Stato attuale
- Funzionalità assente: la funzione “Manager’s Team Calendars” non è disponibile in New Outlook né in Outlook on the Web.
- Sviluppo in corso: il nuovo client è in rapida evoluzione per raggiungere la parità con Outlook classico, ma non esiste una data pubblica per l’introduzione di questo comando specifico.
- Canale di feedback: gli ingegneri Microsoft suggeriscono di usare Help ▶ Feedback ▶ Make a suggestion direttamente da New Outlook per dare priorità alla richiesta.
Cosa cambia tra le versioni
| Aspetto | Outlook classico | New Outlook | Outlook on the Web |
|---|---|---|---|
| Manager’s Team Calendars | Disponibile e maturo | Non disponibile | Non disponibile |
| Gruppi di calendari | Completi, con opzioni avanzate | Gestione manuale, meno flessibile | Gestione manuale, meno flessibile |
| Apertura calendario da rubrica | Rapida e integrata | Presente, ma sempre manuale | Presente, ma sempre manuale |
| Aggiornamento automatico quando cambia l’organigramma | Supportato via funzione manager/team | Non supportato | Non supportato |
| Permessi e privacy | Invariati, rispettati a livello server | Invariati, rispettati a livello server | Invariati, rispettati a livello server |
Soluzioni e workaround pratici
In attesa di un ritorno della funzione nativa, ecco le strade percorribili oggi con pro e contro. La tabella sintetizza; più sotto trovi istruzioni operative e best practice.
| Approccio | Come si fa | Vantaggi | Limiti |
|---|---|---|---|
| Restare in Outlook classico | Disattiva “Prova il nuovo Outlook” o usa il client Win32 | Accesso immediato alla funzione esistente | Interfaccia meno moderna, possibile deprecazione futura |
| Creare manualmente un gruppo di calendari | Vista Calendario → Crea gruppo (es. “Il mio reparto”) → Aggiungi da directory uno a uno | Replica parziale della vista di team; nessuna modifica ai diritti | Processo manuale e tedioso; non si aggiorna quando il team cambia |
| Usare Preferiti calendario | Aggiungi i calendari di persone chiave ai “Preferiti” per accesso rapido | Velocizza l’apertura di poche agende critiche | Non è una vista di team completa; resta manuale |
| Calendario di un gruppo Microsoft 365 | Utilizza un gruppo per eventi condivisi non personali | Ottimo per eventi comuni del team | Non mostra automaticamente le agende personali dei membri |
| Feedback e monitoraggio roadmap | Help ▶ Feedback ▶ Make a suggestion; segui blog e roadmap | Contribuisce a dare priorità alla funzione | Nessuna garanzia sui tempi |
| Automazione IT (avanzato) | Genera l’elenco dei diretti riporti via directory e distribuisci istruzioni o script di supporto | Riduce il lavoro manuale per manager con team grandi | Non abilita l’auto-aggiornamento nella vista; richiede governance |
Restare in Outlook classico
Se l’accesso rapido alle agende del team è mission‑critical, la soluzione più lineare è continuare a usare Outlook classico finché la funzione non verrà reintrodotta nel nuovo client.
- Disattivazione del nuovo client: se hai attivato la levetta “Prova il nuovo Outlook”, riportala su Off per tornare al profilo classico e alla relativa interfaccia.
- Stabilità funzionale: Outlook classico supporta pienamente la vista “Manager’s Team Calendars” e aggiornamenti automatici quando cambia la gerarchia.
- Valutazione periodica: programma revisioni trimestrali per verificare se New Outlook ha raggiunto la parità funzionale che ti serve.
Creare manualmente un gruppo di calendari
Questa è la strategia più vicina all’esperienza storica, seppur priva dell’aggiornamento automatico.
In Outlook classico
- Apri la vista Calendario.
- Nella barra multifunzione, usa Gruppi di calendari → Crea nuovo gruppo di calendari e assegna un nome (es. “Team Marketing”).
- Seleziona Aggiungi calendario → Da directory, cerca ogni collaboratore e aggiungilo.
- Attiva/disattiva i calendari del gruppo per visualizzarli affiancati o sovrapposti.
In New Outlook e Outlook on the Web
- Apri Calendario.
- Nell’elenco a sinistra, crea un nuovo gruppo sotto “I miei calendari” o “Altri calendari”.
- Usa Aggiungi calendario → Da directory e aggiungi manualmente i membri del team.
- Consiglio: per i team numerosi, procedi in blocchi (per sede, progetto, funzione) per evitare liste ingestibili.
Nota importante: questo approccio non cambia i permessi: vedrai solo ciò che è già condiviso con te in base alle policy dell’organizzazione e alle autorizzazioni impostate dai colleghi (Disponibile/Occupato, Dettagli limitati, Tutti i dettagli, personalizzazioni per cartelle secondarie).
Usare i Preferiti calendario
Se consulti spesso alcune agende chiave (es. il tuo staff o due o tre project lead), aggiungile ai Preferiti per un’apertura più rapida. Non è una vista di team, ma riduce i clic quotidiani.
Calendario di un gruppo Microsoft 365
Per eventi di team condivisi (riunioni di reparto, all‑hands, ferie collettive), valuta il Calendario del gruppo Microsoft 365. È perfetto per appuntamenti comuni, ma non sostituisce le agende personali, perché non le mostra automaticamente.
Automazione IT per ridurre il lavoro manuale
Per organizzazioni grandi, l’IT può semplificare la creazione dei gruppi di calendari senza toccare i permessi:
- Generare la lista dei diretti riporti del manager leggendo il campo Manager/Reports To dalla directory (ad esempio tramite API o strumenti di amministrazione).
- Distribuire un elenco aggiornato ai manager con i nominativi da aggiungere al gruppo di calendari.
- Facilitare l’onboarding: includere le istruzioni “Aggiungi da directory” nelle guide interne o in un playbook di team.
Questa automazione non modifica i permessi e non può, allo stato attuale, “forzare” la sottoscrizione dei calendari nei profili degli utenti. Serve a ridurre i passaggi manuali, mantenendo coerenza quando cambiano i team.
Governance, sicurezza e privacy
- Nessun diritto aggiuntivo: la vista del team, in qualsiasi client, rispetta i permessi a livello Exchange/Outlook. Se un collega condivide solo Disponibile/Occupato, vedrai solo gli slot; se concede Dettagli, vedrai oggetto, luogo e altre informazioni consentite.
- Policy consigliate: definisci una policy organizzativa chiara su quale livello di dettaglio debbano condividere i membri di un team con il proprio manager. Fornisci istruzioni per impostare la condivisione e modelli di comunicazione.
- Trasparenza: informa sempre i dipendenti che la consultazione delle agende è limitata dalle autorizzazioni e che non cambia con il nuovo client.
Modello di comunicazione per richiedere la condivisione
Puoi riutilizzare e adattare questo testo per il tuo contesto aziendale:
Ciao team, per semplificare la pianificazione chiedo di impostare il calendario su “Dettagli limitati” verso il mio account. In Outlook: Calendario → Condividi → Seleziona il mio nome → Concedi livello “Dettagli limitati” (o quello previsto dalla nostra policy). Grazie.
Guida operativa passo‑passo
Impostare correttamente i permessi del calendario
- Apri la vista Calendario nel client che usi.
- Seleziona Condividi e aggiungi il nome della persona (es. il tuo manager).
- Scegli il livello di dettaglio richiesto dalla policy aziendale.
- Conferma e verifica da un account di test cosa si vede effettivamente.
Creare un gruppo “Il mio reparto” in modo efficiente
- Prepara un elenco dei membri del team (nome e cognome) da tenere a portata di mano.
- Crea un nuovo gruppo di calendari nella vista Calendario.
- Usa Aggiungi da directory, cerca un nome, aggiungi, ripeti fino a completare l’elenco.
- Ordina i calendari nel gruppo per priorità (es. diretti riporti in alto, poi i key partner).
- Facoltativo: crea sottogruppi per progetto o luogo (se il client lo consente) per attivare/disattivare blocchi più piccoli.
Consigli per l’uso quotidiano
- Vista sovrapposta quando devi incastrare più persone nello stesso slot.
- Affiancata quando ti serve valutare la giornata di ciascuno singolarmente.
- Riduci al minimo i calendari attivi per mantenere performance e leggibilità.
- Preferiti per le agende che consulti più volte al giorno.
Quando scegliere quale approccio
| Scenario | Consiglio pratico | Perché |
|---|---|---|
| Manager con 3–5 diretti riporti | New Outlook/OWA con gruppo manuale + Preferiti | Impegno di manutenzione contenuto |
| Manager con team variabile o >10 persone | Outlook classico finché la funzione non rientra | Serve aggiornamento automatico, altrimenti costi operativi e rischio errori |
| Assistenti di direzione | Outlook classico o gruppo manuale ben curato | Riduce i clic quotidiani e gli errori di pianificazione |
| Eventi condivisi del team | Calendario del gruppo Microsoft 365 | Centralizza le riunioni comuni senza toccare le agende personali |
Errori comuni e come evitarli
- Confondere i permessi: aggiungere un calendario alla vista non concede automaticamente diritti di lettura dei dettagli. Verifica sempre le autorizzazioni.
- Gruppi di calendari troppo grandi: sopra 15–20 agende attive, la leggibilità crolla. Usa blocchi e attiva solo ciò che serve.
- Nessun piano di manutenzione: senza aggiornamento automatico, i gruppi manuali diventano rapidamente obsoleti. Stabilisci una cadenza di revisione (ad esempio mensile).
- Uso improprio dei calendari di gruppo: sono utili per eventi condivisi, non per “spiare” la disponibilità personale. Mantieni l’uso corretto.
Considerazioni aggiuntive
- Le organizzazioni con team numerosi o in continua evoluzione (anche migliaia di utenti) soffrono particolarmente la mancanza di un gruppo dinamico basato sul campo Reports To di directory.
- Alcune funzioni correlate nei nuovi client (ad esempio notifiche per cassette postali condivise, gestione allegati) potrebbero essere incomplete: valuta la parità funzionale complessiva prima di migrare in modo definitivo.
- Se l’accesso rapido all’agenda del team è essenziale per la produttività, rimani su Outlook classico finché la funzione non tornerà disponibile nei nuovi client.
Roadmap e come farsi sentire
- Invia feedback da New Outlook: Help ▶ Feedback ▶ Make a suggestion. Più richieste qualificate riceve il team di prodotto, più alta è la priorità.
- Descrivi l’impatto: includi numeri, processi e rischi (“N” manager coinvolti, “X” minuti al giorno, impatto su SLA, ecc.).
- Monitora gli annunci: tieni d’occhio le note di rilascio, i canali ufficiali e gli eventi tecnici per cogliere in anticipo novità rilevanti.
Checklist pronta all’uso
- Valuta la criticità della vista di team nella tua organizzazione.
- Decidi se restare su Outlook classico o passare a un gruppo manuale in New Outlook/OWA.
- Definisci la policy di condivisione calendario (livello minimo consigliato).
- Prepara istruzioni chiare per manager e assistenti.
- Se necessario, attiva un supporto IT per estrarre la lista dei diretti riporti e accelerare la creazione dei gruppi.
- Pianifica revisioni periodiche e un check trimestrale della roadmap.
Domande frequenti
La mancanza della funzione dipende dai miei permessi?
No. Anche con tutti i permessi corretti, il comando specifico “Manager’s Team Calendars” non è presente in New Outlook e in Outlook on the Web. I permessi determinano solo cosa vedrai nei calendari aggiunti.
Posso ottenere lo stesso risultato con i calendari di un gruppo Microsoft 365?
No. Il calendario del gruppo serve per eventi condivisi del gruppo stesso. Non visualizza automaticamente le agende personali dei membri.
Esiste un modo per aggiornare automaticamente il mio gruppo manuale quando cambia l’organigramma?
Al momento non in modo integrato nel client. È possibile però ridurre il lavoro facendo generare dall’IT l’elenco dei diretti riporti e ripetere l’aggiornamento su base periodica.
New Outlook raggiungerà la parità con Outlook classico?
È l’obiettivo dichiarato del nuovo client. Tuttavia non c’è una data pubblica per la reintroduzione del comando “Manager’s Team Calendars”. Conviene mantenere un piano B operativo finché la funzione non sarà disponibile.
Quali sono gli impatti prestazionali di molti calendari aperti?
Aprire simultaneamente molte agende può rallentare la vista, soprattutto su postazioni meno potenti. Mantieni attivi solo i calendari necessari e usa i gruppi per attivare/disattivare blocchi.
Cosa monitorare
- Aggiornamenti nella Microsoft 365 Roadmap relativi a Outlook (desktop e web).
- Post e changelog nel blog di Outlook e nelle note di rilascio dei canali Insider.
- Annunci nei canali ufficiali Microsoft, sessioni AMA e conferenze tecniche.
Conclusioni
Oggi non esiste un equivalente nativo della funzione “Manager’s Team Calendars” in New Outlook o in Outlook on the Web. Se hai bisogno di una vista consolidata e dinamica dei diretti riporti, la soluzione più sicura è restare su Outlook classico. In alternativa, puoi creare manualmente un gruppo di calendari e usare i Preferiti per velocizzare l’accesso alle agende chiave, avendo però consapevolezza che servirà manutenzione. Nel frattempo, invia feedback strutturati e monitora la roadmap: più il bisogno è documentato, maggiore è la probabilità che la funzione torni presto nel nuovo client.
Appendice operativa: guida lampo per manager
- Se lavori ogni giorno con più agende: resta su Outlook classico per ora.
- Se consulti solo 3–5 agende: crea un gruppo manuale in New Outlook/OWA e aggiungi queste persone.
- Se organizzi eventi di team: usa il calendario del gruppo Microsoft 365.
- Se guidi un team che cambia spesso: chiedi all’IT un elenco mensile dei diretti riporti per aggiornare il tuo gruppo.
- In ogni caso: invia feedback dal nuovo client e descrivi con numeri l’impatto.
Appendice operativa: come spiegare la policy di condivisione
- Oggetto: Condivisione calendario per semplificare la pianificazione
- Messaggio: “Per migliorare la pianificazione del team, imposta il tuo calendario su ‘Dettagli limitati’ verso il mio account. In Calendario → Condividi → aggiungi il mio nome → seleziona il livello richiesto. Grazie per la collaborazione.”
- Verifica: chiedi conferma con uno screenshot o effettua un controllo a campione.
Appendice concettuale: cosa fa davvero la funzione mancante
- Rileva i diretti riporti del manager dalla directory aziendale.
- Apre automaticamente i loro calendari nella vista del manager, rispettando i permessi.
- Si aggiorna quando l’organigramma cambia, senza intervento manuale.
Capire questi tre punti spiega anche perché il suo valore è alto: riduce i clic, evita errori, segue la realtà dell’organizzazione.
In sintesi: oggi non esiste un equivalente nativo del “Manager’s Team Calendars” in New Outlook o Outlook on the Web. Le alternative sono creare gruppi manuali o usare Outlook classico, inviando feedback per accelerare il ritorno della funzionalità.
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