Creare un nuovo profilo in Outlook: guida completa (Classic Outlook) e alternative nel New Outlook

Vuoi creare un nuovo profilo in Outlook? Ecco la risposta breve: nel New Outlook per Windows non è più possibile; nel Classic Outlook sì, con profili multipli separati. In questa guida trovi quando conviene, come procedere passo passo e le migliori alternative.

Indice

Panoramica rapida

Se stai passando al nuovo client o lavori con più caselle, è fondamentale capire quali funzioni sono disponibili nel tuo Outlook. La tabella seguente riassume i due scenari più comuni.

Scenario	Possibilità di creare profili	Procedura / Considerazioni
New Outlook for Windows	Non consentito. L’app (rilascio 2023‑2024) non supporta profili separati.	• Funzione assente per scelta progettuale. • Per identità distinte si usano Aggiungi account e le Impostazioni di invio nello stesso ambiente. • Utile inviare suggerimenti a Microsoft dalla voce Guida ▶ Feedback. • Vedi più sotto le alternative se ti servono profili separati.
Classic Outlook for Windows (Microsoft 365 Apps, Office 2021/2019/2016, ecc.)	Consentito creare più profili, ciascuno con account, dati e impostazioni dedicati.	1) Pannello di controllo ▶ Posta (Mail). 2) Mostra profili ▶ Aggiungi. 3) Assegna un nome al profilo. 4) Inserisci indirizzo e‑mail e password. 5) Avanti ▶ Fine. 6) Facoltativo: in All’avvio di Outlook usa sempre questo profilo scegli se chiedere all’avvio oppure fissarne uno predefinito.

Profili vs account: cosa cambia davvero

Profilo: è un contenitore che include configurazioni, file dati (OST/PST), rubriche, firme, preferenze e componenti aggiuntivi. Più profili sono totalmente isolati tra loro.
Account: è la singola casella (Exchange/Entra ID, Microsoft 365, IMAP, POP, Gmail, Yahoo, ecc.). Più account possono coesistere nello stesso profilo, condividendo però ambiente, firme e alcuni settaggi.

Quando conviene usare profili multipli

Separazione lavoro/vita privata: calendario, firme, regole e componenti aggiuntivi distinti.
Ambienti test/produzione: sperimenti regole o add‑in senza toccare il profilo principale.
Prestazioni: profili snelli con pochi account si avviano più rapidamente.
Resilienza: se un file OST si danneggia, gli altri profili non vengono coinvolti.
Compliance/isolamento: riduci il rischio di invii con l’indirizzo sbagliato o regole incrociate.

New Outlook: cosa manca e perché

Il New Outlook punta a un’esperienza single profile, multi‑account centrata sul cloud. Questo comporta alcuni limiti rispetto alla versione classica:

Profili multipli non supportati.
Nessun file PST locale nel senso tradizionale: l’app privilegia archiviazione e sincronizzazione cloud.
Niente macro VBA e supporto limitato ai COM add‑ins legacy.
Molte impostazioni avanzate dei profili classici non sono presenti (o sono semplificate).

Se usi New Outlook ma vuoi profili separati: le alternative

Tornare temporaneamente a Classic Outlook: tramite l’opzione di ritorno alla versione classica (voce “Torna a Outlook classico”/“Switch back”, tipicamente nella guida o nelle impostazioni). Permette di creare e usare profili multipli.
Outlook sul Web + profili del browser: mantieni identità separate usando profili diversi di Chrome/Edge/Firefox con sessioni dedicate (ognuna con le proprie estensioni, cookie e scorciatoie).
Account Windows separati (o VM leggere): isolamento completo a livello di sistema, utile in contesti regolamentati.
Gestire più account nello stesso profilo: imposta l’account predefinito, abilita il campo Da e definisci firme per ciascun account per minimizzare errori di identità.

Procedura dettagliata: creare un nuovo profilo in Classic Outlook

La sequenza seguente vale per Microsoft 365 Apps e per Office 2021/2019/2016 su Windows.

Apertura della console Profili

Chiudi Outlook se è aperto.
Apri il Pannello di controllo di Windows (visualizzazione Icone grandi o piccole).
Fai clic su Posta (Microsoft Outlook) — in alcune build può apparire come Posta o Mail (Microsoft Outlook).
Nella finestra Impostazioni Posta seleziona Mostra profili….
Se l’applet non si apre, esegui control mlcfg32.cpl dal menu Esegui (Win+R).

Creazione del profilo

Fai clic su Aggiungi…, assegna un Nome profilo (es. “Lavoro”, “Personale”).
Inserisci indirizzo e‑mail e password. Outlook tenterà la configurazione automatica.
Se necessario, scegli Configurazione manuale per IMAP/POP specificando server, porta, crittografia.
Conferma con Avanti e poi Fine.

Scelta del profilo all’avvio e profilo predefinito

Nella finestra Mostra profili scegli:
- Richiedi un profilo da usare: all’apertura comparirà la finestra “Scegli profilo”.
- Usa sempre questo profilo: imposta un profilo default e avvio diretto.
In qualsiasi momento puoi forzare la finestra di scelta avviando Outlook con outlook.exe /profiles.

Gestione firme, invio e cartelle

Firme: File ▶ Opzioni ▶ Posta ▶ Firme. Crea firme diverse per ciascun account nel profilo.
Account predefinito: File ▶ Impostazioni account ▶ Posta elettronica, seleziona l’account e fai clic su Imposta come predefinito.
Campo “Da”: nella finestra di composizione abilita il campo Da per scegliere l’identità corretta all’invio.
Archivi PST: se devi spostare vecchie e‑mail, usa File ▶ Apri ed esporta ▶ Importa/Esporta per importare un .pst. I file .ost (Exchange/Microsoft 365) sono copie in cache e possono essere rigenerati.

Passare rapidamente da un profilo all’altro

Dal menu Start, crea scorciatoie separate per ciascun profilo, puntando a outlook.exe /profile "NomeProfilo".
Se condividi il PC, valuta account Windows separati per un isolamento ancora più netto.

Strategie consigliate per identità multiple (anche nel New Outlook)

Firme con variabili: includi ruolo, reparto o disclaimer legale per distinguere i contesti.
Regole di posta: evidenzia visivamente i messaggi per account (categoria/colore per “a: indirizzo@azienda.com”).
Calendari separati: pubblica il calendario di lavoro, tieni privato quello personale.
Rubriche dedicate: contatti di test e fornitori solo nel profilo di laboratorio, non in quello produttivo.
Modelli di messaggio: salva bozze .oft con “Da” preimpostato per ridurre errori.

Best practice di sicurezza e conformità

Autenticazione moderna (Entra ID/OAuth): preferiscila a IMAP/POP legacy.
Protezione allegati: usa anteprima sicura e apri i file sospetti in sandbox/VM.
Politiche DLP e etichettatura: applica etichette di riservatezza appropriate per profilo/tenant.
Backup: i .ost si ricreano; i .pst vanno salvati e, se possibile, protetti da password e archiviati in posizioni sicure.

Scenari pratici

Due tenant aziendali

Con il Classic Outlook, crea un profilo per ogni tenant (es. “Azienda‑A”, “Azienda‑B”). Vantaggi: rubriche separate, regole dedicate, rischio minimo di invio dall’indirizzo sbagliato.

Consulente con più clienti

Usa un profilo per cliente (o, in New Outlook, almeno firme e regole per cliente). Crea scorciatoie di avvio con /profile per entrare direttamente nel contesto giusto.

Ambiente di test

Profilo “Lab” con add‑in sperimentali o regole particolari, così da non impattare la posta reale.

Troubleshooting: problemi comuni e soluzioni

Non trovo l’applet “Posta”: apri control mlcfg32.cpl (Win+R). Se non basta, ripara l’installazione di Office.
Errore “Impossibile avviare Outlook”: prova outlook.exe /safe (avvio in modalità provvisoria) o /resetnavpane per ricostruire il riquadro di spostamento.
Profilo danneggiato: crea un profilo nuovo e riconfigura gli account. Per gli .ost basta forzare la risincronizzazione; per i .pst esegui lo Strumento di riparazione Posta in arrivo (SCANPST.EXE).
Performance lente: riduci il numero di account per profilo, disattiva componenti aggiuntivi inutili e limita il periodo offline sincronizzato.
Invii con identità sbagliata: imposta correttamente l’account predefinito, abilita il campo Da, usa modelli con mittente preimpostato.

Domande frequenti

Posso creare un profilo diverso per ogni indirizzo?

Sì in Classic Outlook: ogni profilo può contenere uno o più account. In New Outlook i profili multipli non sono disponibili; puoi solo aggiungere più account nello stesso profilo.

Gli allegati, le regole e le firme sono condivisi tra profili?

No. Ogni profilo ha le proprie regole, firme e settaggi. È uno dei motivi principali per cui i profili isolano bene gli ambienti.

Posso copiare un profilo?

Non esiste un comando “duplica profilo”. Puoi però creare un nuovo profilo e importare file .pst, quindi replicare le impostazioni chiave.

I file .ost vanno salvati?

Di norma no: sono cache che Outlook può ricostruire riconnettendosi alla cassetta postale. I file .pst invece vanno salvati con attenzione.

Come passo velocemente da un profilo all’altro?

Imposta “Richiedi un profilo da usare” oppure crea scorciatoie con outlook.exe /profile "NomeProfilo". Il parametro /profiles apre la finestra di scelta profilo all’avvio.

Posso usare macro VBA con New Outlook?

No, il New Outlook non supporta macro VBA e ha un supporto limitato per i componenti aggiuntivi COM legacy. Se ti servono, resta su Classic Outlook.

Checklist decisionale

Ti servono macro, COM add‑ins legacy o PST locali? → Usa Classic Outlook con profili multipli.
Preferisci semplicità e cloud‑first con più account insieme? → New Outlook con un solo profilo e più caselle.
Vuoi isolamento massimo (compliance o clienti diversi)? → Profili multipli o account Windows separati.
Temi errori di mittente? → Profili dedicati, firme evidenti e campo Da sempre visibile.

Guida rapida (riassunto operativo)

New Outlook: niente profili separati → aggiungi gli account necessari, imposta mittente predefinito e firme personalizzate.
Classic Outlook: Pannello di controllo ▶ Posta ▶ Mostra profili ▶ Aggiungi → crea e nomina il profilo → configura gli account → scegli se chiedere il profilo all’avvio o fissarne uno predefinito.
Alternative: Outlook sul Web con profili del browser, account Windows separati, o ritorno temporaneo a Classic Outlook.

Conclusioni

La possibilità di creare profili multipli rimane una caratteristica del Classic Outlook, ideale per chi desidera separare contesti, migliorare le prestazioni e ridurre rischi operativi. Se utilizzi il New Outlook, puoi comunque lavorare efficacemente con più account nello stesso profilo e adottare strategie di separazione “logica” (firme, regole, profili del browser o utenti Windows). Con questa guida hai tutti gli elementi per scegliere la strada migliore e, se serve, creare subito il tuo nuovo profilo in Outlook classico.

Appendice: schema dei passaggi in breve

Classic Outlook → Posta (Mail) nel Pannello di controllo → Mostra profili → Aggiungi → nome profilo → credenziali → Fine.
Opzioni → Richiedi profilo all’avvio oppure Usa sempre questo profilo.
Avvio rapido → outlook.exe /profile "NomeProfilo" (scorciatoia dedicata) o /profiles (scelta all’avvio).
Gestione identità → firme per account, campo Da visibile, account predefinito corretto.