Quando Word, Excel o PowerPoint per desktop non riescono a salvare su OneDrive for Business e mostrano un messaggio sui “permessi aggiornati”, la causa non sono i diritti sul file ma token locali obsoleti. Qui trovi una procedura rapida e comprovata per risolvere in modo definitivo.
Scenario e sintomi
Il problema si manifesta quando si tenta di salvare un file direttamente in una cartella sincronizzata di OneDrive for Business dalle app desktop di Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint). Compare immediatamente l’avviso:
“The permissions on this file were updated and you no longer have rights to view this file.
If you previously made changes to this file, they may not be saved.”
- Salvataggio tramite Office for the web regolare.
- L’utente è proprietario dei file e ha tutte le autorizzazioni nella libreria OneDrive.
- Già provate senza successo: disconnessione/riconnessione account, reinstallazione di Office, verifica credenziali.
Perché accade davvero
Le app desktop di Office salvano e riutilizzano token di autenticazione nel Gestore credenziali di Windows. In seguito ad aggiornamenti di Windows, modifiche al tenant (Microsoft Entra ID, ex Azure AD), cambi password o criteri di sicurezza, quei token possono diventare invalidi ma restare in cache. Il risultato è un errore in fase di salvataggio che mima un problema di permessi, pur non essendolo.
Le versioni web (Office for the web) non risentono della cache locale perché rigenerano i token a ogni sessione browser.
Soluzione rapida e comprovata
La correzione efficace si basa su due azioni che rigenerano completamente i token locali e riallineano OneDrive:
Passaggio A: svuotare le credenziali Office in Windows
- Chiudi tutte le applicazioni Office.
- Apri Pannello di controllo ▸ Gestione credenziali ▸ Credenziali di Windows.
- Individua e rimuovi ogni voce correlata a Office/OneDrive, come:
MicrosoftOfficeOffice16_DataOneDrive Cached Credentials(se presente)- Eventuali voci con riferimento all’account Microsoft 365 o al dominio aziendale
- Riapri, ad esempio, Word: ti verrà richiesto di accedere di nuovo con l’account Microsoft 365 aziendale. Completa l’accesso (se usi MFA, approva la richiesta).
Nota: agisci nella scheda Credenziali di Windows. Non è necessario toccare le Credenziali Web a meno di specifiche indicazioni del reparto IT.
Passaggio B: reimpostare il client di sincronizzazione OneDrive
Hai due modalità equivalenti (scegline una):
- Da interfaccia: barra delle applicazioni ▸ icona OneDrive (nuvola) ▸ Impostazioni ▸ Account ▸ Disconnetti, quindi segui la procedura per riaccedere.
- Da comando (consigliato se l’icona non risponde o non è visibile): premi Win+R e incolla:
%localappdata%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe /resetAttendi la ricomparsa dell’icona e completa l’accesso.
Al termine, controlla che la cartella locale sia aggiornata e che lo stato di OneDrive indichi Sincronizzazione in corso o Aggiornato.
Risultato atteso
Dopo questa pulizia, il salvataggio funziona senza errori sia da Word/Excel/PowerPoint desktop sia da altre applicazioni che scrivono nella cartella OneDrive sincronizzata.
Checklist operativa
| Azione | Scopo | Durata | Esito atteso |
|---|---|---|---|
| Chiudere le app di Office | Rilasciare i lock sui token | Pochi secondi | Nessun processo Office attivo |
| Svuotare credenziali in Gestione credenziali | Eliminare i token obsoleti | 2–3 minuti | Richiesta nuovo accesso all’apertura di Office |
| Reimpostare OneDrive | Rigenerare configurazione e sessione | 2–5 minuti | Icona OneDrive operativa, stato “Aggiornato” |
| Test di salvataggio da Word/Excel/PowerPoint | Validare la soluzione | 1 minuto | File salvato senza messaggi di errore |
Procedura dettagliata con note pratiche
Individuare e cancellare le voci corrette
Nel Gestore credenziali scorri l’elenco sotto Credenziali di Windows. Le voci interessate possono variare in base alla build di Office ma in genere includono:
- MicrosoftOffice seguito da GUID o percorsi “ADAL”/“MSAL”.
- Office16_Data e derivazioni (Office16 è usato anche da Microsoft 365 attuale).
- OneDrive Cached Credentials e voci con OneDriveStandaloneUpdater (se presenti).
- Eventuali credenziali con MicrosoftOffice e dominio sharepoint.com o onmicrosoft.com associati all’azienda.
Rimuovi le voci una alla volta. Non è necessario riavviare la macchina: la successiva apertura di Word/Excel/PowerPoint ti chiederà di autenticarti di nuovo.
Reset di OneDrive: cosa fa e cosa non fa
- Non elimina i file nel cloud e non cancella la cartella locale; ricarica la configurazione e riapre la sessione.
- Se la cartella locale è presente e coerente, OneDrive la rilega senza riscaricare tutto. In caso di incongruenze, può richiedere di scegliere o confermare il percorso della cartella.
- Se avevi file “solo online” con File su richiesta, potrebbero tornare mostrati come segnaposto finché non li apri.
Verifica finale
- Apri Word e crea un nuovo documento.
- Seleziona File ▸ Salva con nome e scegli una cartella OneDrive sincronizzata.
- Assicurati che, nella tray di sistema, OneDrive mostri lo stato “Aggiornato”.
- Riapri il file dal percorso OneDrive e conferma che non compaiano ulteriori avvisi.
Ulteriori suggerimenti utili
Se, nonostante i passaggi precedenti, l’errore persiste o si ripresenta su più PC, valuta i seguenti interventi di rifinitura:
| Azione | Quando applicarla | Effetto |
|---|---|---|
| Riparazione online di Office (Impostazioni Windows ▸ App ▸ Microsoft 365 ▸ Modifica ▸ Riparazione online) | Se l’errore persiste dopo il reset di credenziali e OneDrive | Reinstalla i componenti condivisi senza perdere impostazioni |
| Aggiornamento manuale di OneDrive (installare l’ultima build disponibile) | Se il client è datato o dopo aggiornamenti di Windows con comportamenti anomali | Allinea il motore di sincronizzazione all’ultima release stabile |
| Controllo delle policy di gruppo (GPO) o Intune | In ambienti gestiti dove il problema si presenta su più PC | Esclude che una policy blocchi il rinnovo dei token o l’uso dei componenti Office per la sincronizzazione |
Approfondimento tecnico
Le app desktop usano librerie di autenticazione che memorizzano i token in locale per accelerare il flusso di salvataggio. Quando la firma del token, il contesto di sicurezza o i criteri di accesso condizionale cambiano (per esempio per rotazione di certificati, modifica dei requisiti MFA, revoca dispositivi non conformi), il token salvato smette di essere valido. La UI di Office non sempre riesce a distinguere tra errore “permessi” e “token scaduto”, e riporta un messaggio fuorviante sui diritti.
Ripulendo le credenziali e resettando OneDrive forzi la riconciliazione completa: nuova autenticazione, nuovi token e riaggancio dei servizi di Office che trattano i file come “collaborativi” (co-authoring, salvataggio automatico, locking).
Controlli in ambienti aziendali
- Policy di accesso condizionale: verifica che il dispositivo risulti conforme e registrato (MDM/Intune). Un dispositivo non conforme può ricevere token che scadono immediatamente.
- Policy OneDrive: evita conflitti tra criteri che impongono “solo account dell’organizzazione” e profili utente con più OneDrive (personale + business).
- Uso di Office per la sincronizzazione dei file: assicurati che la voce equivalente a “Usa applicazioni di Office per sincronizzare i file che apro” non sia disabilitata se utilizzi co-authoring avanzato.
Diagnostica e log
Se vuoi capire cosa è successo “sotto il cofano”, questi percorsi sono utili:
- Log di OneDrive:
%localappdata%\Microsoft\OneDrive\logs\ - Cache identità Office (solo per consultazione):
%localappdata%\Microsoft\Office\16.0\Identity\ - Cartella sincronizzata: controlla i file con stato “In conflitto” o “Necessita attenzione”.
Eventuali conflitti residui si risolvono aprendo il file, copiando il contenuto nella versione aggiornata e cancellando i duplicati creati automaticamente (“NomeFile – Conflitto” o simili).
Errori correlati e come interpretarli
- “Upload blocked” o “È necessario accedere”: in genere indica sessione scaduta; risolvibile con nuovo accesso e reset di OneDrive.
- “Il file è in uso da un altro utente”: spesso innocuo con co-authoring; se persiste, chiudi le app sul secondo dispositivo o attendi il rilascio del lock.
- “Non è stato possibile caricare le modifiche”: verifica la presenza di caratteri non supportati nel nome del file o percorsi troppo lunghi; poi ripeti i passaggi A e B.
Consigli di prevenzione
- Mantieni aggiornati Windows, Office e OneDrive: riduce il rischio di incompatibilità nelle librerie di autenticazione.
- Evita switch frequenti di account nelle stesse app Office senza chiusura completa: aumenta la probabilità di token sovrapposti.
- Chiudi le app Office prima di operazioni di pulizia cache o reimpostazioni del profilo utente.
- Controlla periodicamente lo stato di OneDrive dall’icona in tray: eventuali segnalazioni gialle/rosse indicano problemi da risolvere subito.
Domande frequenti
Perdo i file facendo il reset? No. Il reset di OneDrive non elimina i file nel cloud e, in condizioni normali, non cancella neppure quelli locali. Reimposta soltanto la configurazione del client e la sessione. Quanto tempo richiede? In media 5–10 minuti tra rimozione credenziali, reset, nuovo accesso e test di salvataggio. Serve l’amministratore del PC? No, la procedura non richiede privilegi amministrativi. Potresti però aver bisogno di supporto IT se esistono policy di sicurezza particolarmente restrittive. Il problema riguarda anche SharePoint e Teams? Sì, se salvi su librerie SharePoint o canali Teams sincronizzati con OneDrive la causa è la stessa. La procedura risolve anche lì. Ho sia OneDrive personale sia OneDrive for Business La presenza di entrambi può aumentare i conflitti di token. Segui la procedura e, durante il riaccesso, assicurati di scegliere l’account aziendale quando lavori con dati dell’organizzazione.
Flusso decisionale rapido
Errore “permissions updated” al salvataggio
│
├─ Verifica: Office for the web salva? → Sì
│ └─ Probabile token locale obsoleto → Esegui Passaggio A e B
│
└─ Dopo il reset l'errore persiste?
├─ Sì → Riparazione online Office → Verifica GPO/Intune → Aggiorna OneDrive
└─ No → Problema risolto
Riepilogo
Non si tratta di un vero problema di autorizzazioni sul file. L’errore deriva da token di autenticazione obsoleti memorizzati in locale. La soluzione stabile è:
- Cancellare le credenziali Office nel Gestore credenziali di Windows.
- Reimpostare OneDrive disconnettendolo oppure con
onedrive.exe /reset.
Dopo questi passaggi, il salvataggio torna a funzionare regolarmente dalle app desktop, in coerenza con quanto già avviene in Office for the web.
Appendice: comandi e percorsi utili
- Reset OneDrive:
%localappdata%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe /reset - Log OneDrive:
%localappdata%\Microsoft\OneDrive\logs\ - Gestione credenziali: Pannello di controllo ▸ Gestione credenziali ▸ Credenziali di Windows
In sintesi
Cancellare le credenziali Office locali e reimpostare OneDrive rigenera i token di autenticazione e risolve l’errore di “perdita dei diritti” in fase di salvataggio dalle app desktop di Microsoft 365. È una procedura rapida, sicura e ripetibile che elimina definitivamente la causa alla radice.