In Outlook la cartella Important non è un “errore” né un duplicato dell’Inbox: arriva da Gmail quando l’account è collegato in IMAP. Qui scopri perché contiene così tante email e come nasconderla correttamente (senza perdere messaggi) con istruzioni passo‑passo.
Che cos’è la cartella “Important” che vedi in Outlook
La comparsa della cartella Important in Outlook è un effetto della mappatura delle etichette Gmail su cartelle IMAP. Quando colleghi un account Gmail a Outlook tramite IMAP, Gmail “espone” ogni etichetta come se fosse una cartella. Tra queste c’è Importante (in inglese Important), un contrassegno che Gmail assegna ai messaggi in base a vari segnali: mittente, cronologia di lettura e risposte, parole chiave, filtri, e talvolta anche decisioni manuali dell’utente (marcare come importante / non importante).
Ne consegue che, nell’albero cartelle di Outlook, accanto a Posta in arrivo, Bozze, Posta inviata e così via, può apparire una cartella chiamata Important (talvolta sotto la cartella [Gmail] o Gmail). Non è una cartella “di Outlook”: è la proiezione IMAP dell’etichetta di Gmail.
Perché dentro “Important” trovi così tante email
Due motivi concorrono a quell’effetto “quasi tutto finisce lì”:
- Copertura ampia degli algoritmi di Gmail. Per aiutarti a non perdere messaggi ritenuti rilevanti, Gmail applica l’etichetta Importante a una percentuale significativa della posta in arrivo. Se usi spesso gli stessi mittenti o temi, l’algoritmo diventa ancora più “generoso”.
- Le etichette non spostano i messaggi. In Gmail un messaggio può avere più etichette contemporaneamente (Inbox, Importante, Personale, ecc.). Quando Outlook legge via IMAP quelle etichette come cartelle, lo stesso messaggio appare in più cartelle. Non è un duplicato fisico: è la stessa email vista attraverso “finestre” diverse.
Questo spiega perché la cartella Important a volte sembra un “secondo Inbox”. Non stai occupando spazio extra e non esistono copie multiple del messaggio nel server: vedi semplicemente la stessa email etichettata sotto più “cartelle virtuali”.
La soluzione più efficace: nascondere “Important” agendo da Gmail
Se non vuoi vedere la cartella Important in Outlook, il modo corretto è dire a Gmail di non esporre l’etichetta via IMAP. L’operazione si esegue una volta sul web e si riflette su tutti i client (Outlook, telefono, tablet…).
Passi dettagliati
- Apri Gmail nel browser.
- Clic su ⚙️ Impostazioni → Vedi tutte le impostazioni.
- Vai alla scheda Etichette.
- Trova la riga Importante e togli la spunta a Mostra in IMAP.
(Opzionale: imposta anche Nascondi per non vedere l’etichetta nell’interfaccia web di Gmail.) - Salva le modifiche.
Dopo qualche minuto di sincronizzazione (a volte è utile riavviare Outlook o forzare un Invia/Ricevi), la cartella Important scompare dall’elenco cartelle di Outlook. Nessuna email viene eliminata: stai solo togliendo la “finestra” IMAP per quell’etichetta.
Attenzione: provare a “eliminare” o “disiscrivere” la cartella direttamente da Outlook senza cambiare le impostazioni in Gmail ha effetti temporanei. Alla successiva sincronizzazione, il server ricrea la cartella. La disattivazione va fatta lato Gmail.
Vuoi ridurre anche l’uso dell’etichetta? Disattiva gli indicatori di importanza in Gmail
Se non ti interessa proprio il criterio “Importante” di Gmail, puoi limitarlo o spegnerlo:
- In Gmail → Impostazioni → Vedi tutte le impostazioni → scheda Posta in arrivo.
- Sezione Indicatori di importanza:
- Imposta Non visualizzare gli indicatori di importanza (così scompaiono i segni gialli in Inbox), e/o
- Disattiva l’opzione “Usa le mie azioni passate per prevedere quali messaggi sono importanti”.
Ciò non rimuove retroattivamente l’etichetta dai messaggi esistenti, ma evita che Gmail la applichi in futuro. Per alleggerire l’esistente puoi eseguire in Gmail una ricerca is:important e togliere manualmente l’etichetta a blocchi (Seleziona tutto → Non è importante). È un’operazione opzionale.
Strategie alternative e ottimizzazioni in Outlook
Usa “Posta in arrivo evidenziata” (Focused Inbox)
Se vuoi filtrare la posta direttamente nell’ecosistema Microsoft, attiva Posta in arrivo evidenziata, che separa la scheda Evidenziata da Altra. È indipendente da Gmail e offre un’esperienza coerente su Outlook per Windows, Mac e Web.
- Outlook per Windows (classico): Visualizza → Mostra Posta in arrivo evidenziata.
- Nuovo Outlook per Windows / Outlook per Mac: Impostazioni (icona ingranaggio) → attiva Posta in arrivo evidenziata.
Decidere dove creare le regole
Se utilizzi Gmail come server, le regole più affidabili sono quelle server‑side create in Gmail (Filtri e indirizzi bloccati): agiscono prima che i messaggi arrivino a Outlook, riducendo il traffico IMAP e gli “sdoppiamenti” visivi tra etichette/cartelle.
Cartelle preferite e cartelle di ricerca di Outlook
Anche con Gmail via IMAP, puoi configurare Preferiti per avere a portata di mano solo Posta in arrivo, Inviata, Bozze, ecc., e creare Cartelle di ricerca per scenari mirati (ad esempio “Non letti dell’ultima settimana”). Così eviti di interagire con cartelle IMAP che non ti servono.
Domande frequenti (FAQ)
Se elimino la cartella “Important” da Outlook, cosa succede?
Nella maggior parte dei casi, nulla di definitivo: la cartella riappare alla sincronizzazione successiva, perché viene pubblicata dal server Gmail. L’unico modo stabile è disattivare “Mostra in IMAP” in Gmail. Se cancello un’email dentro “Important”, si cancella ovunque?
Dipende dal client. Con Gmail via IMAP, “Important” è un’etichetta. Cancellare dalla cartella può voler dire rimuovere l’etichetta o spostare nel Cestino, in base a come il client gestisce l’IMAP. Per evitare fraintendimenti, non usare la cartella per eliminare; lavora dalla tua Posta in arrivo o disabilita semplicemente l’etichetta in IMAP. Uso più dispositivi: devo ripetere la procedura?
No. L’azione va eseguita una sola volta da Gmail sul web, e si riflette su Outlook per Windows/Mac, sullo smartphone e su ogni altro client IMAP connesso allo stesso account. “Important” è uguale a “Posta in arrivo evidenziata” di Outlook?
No. Important è una etichetta di Gmail mostrata come cartella IMAP. Posta in arrivo evidenziata è un filtro-client di Outlook che suddivide la visualizzazione della posta. Sono tecnologie diverse e indipendenti. Vedo anche “Tutti i messaggi” e “Speciali”: devo nasconderli?
Dipende dalle tue abitudini. “Tutti i messaggi” (All Mail) è l’archivio completo di Gmail; “Speciali” (Starred) corrisponde alle stelline. Anche queste sono etichette/cartelle IMAP. Se ti danno fastidio in Outlook, puoi valutare di togliere Mostra in IMAP o, semplicemente, ignorarle nei Preferiti.
Diagnostica rapida: verifica che l’account sia davvero IMAP
Prima di procedere, assicurati che l’account Gmail in Outlook sia configurato in IMAP (non Exchange/POP):
- Outlook per Windows (classico): File → Impostazioni account → Impostazioni account… → scheda Posta elettronica. Nella colonna Tipo deve comparire “IMAP/SMTP”.
- Nuovo Outlook per Windows / Outlook per Mac: apri l’account → Sincronizzazione o Impostazioni; cerca “IMAP” nelle proprietà del server in arrivo.
Se l’account non è IMAP, è possibile che tu stia usando connettori diversi o strumenti legacy; in questi casi, la gestione delle etichette può cambiare. La guida qui descritta vale per Gmail via IMAP.
Procedura completa, senza sorprese
- Decidi l’obiettivo: vuoi solo sbarazzarti della cartella “Important” in Outlook, oppure non vuoi più che Gmail marchi le email come importanti?
- Se vuoi solo nasconderla: in Gmail → Impostazioni → Etichette → Importante → Mostra in IMAP disattivo → Salva.
- Se vuoi anche spegnere la logica: in Gmail → Impostazioni → Posta in arrivo → Indicatori di importanza → Non visualizzare e disattiva l’apprendimento basato sulle azioni passate.
- Sincronizza Outlook: attendi qualche minuto, poi chiudi e riapri Outlook o premi Invia/Ricevi.
- Ottimizza in Outlook: attiva Posta in arrivo evidenziata, personalizza i Preferiti, crea Cartelle di ricerca utili.
Approfondimento tecnico: perché Gmail “duplica” visivamente le email con IMAP
Gmail nasce senza cartelle ma con etichette. Un messaggio può avere più etichette e, se rimuovi l’etichetta “Posta in arrivo”, il messaggio non è “cancellato” ma risulta archiviato in “Tutti i messaggi”. Con IMAP, per essere compatibile con i client di posta (compreso Outlook), Gmail rappresenta ogni etichetta come una cartella virtuale. Di qui l’effetto per cui la stessa email si vede in più cartelle (Inbox, Important, Starred, ecc.).
Importante da ricordare:
- Nessun raddoppio di spazio: la mail è una sola sul server.
- Azioni ambigue: a seconda del client, “elimina da una cartella” può voler dire rimuovere solo l’etichetta o inviare la mail nel Cestino. In caso di dubbio, opera dall’Inbox o direttamente dal web di Gmail.
- Altre etichette speciali spesso visibili come cartelle: Starred/Speciali, Drafts/Bozze, All Mail/Tutti i messaggi, Spam, Trash/Cestino.
Tabella pratica: termini Gmail vs Outlook
| Gmail | Dove appare in Outlook | Cosa significa | Azione consigliata |
|---|---|---|---|
| Etichetta Importante | Cartella IMAP Important | Contrassegno predittivo di rilevanza | Disattiva “Mostra in IMAP” se non ti serve |
| Etichetta Speciali (stellina) | Cartella IMAP Starred/Speciali | Messaggi contrassegnati con stella | Opzionale: lascia visibile o nascondi |
| Tutti i messaggi (All Mail) | Cartella IMAP All Mail/Tutti i messaggi | Archivio completo (Inbox + Archiviati) | Di solito non serve nei Preferiti |
| Inbox | Posta in arrivo | Etichetta “Posta in arrivo” applicata | Usa come vista principale |
| Indicatori di importanza | — | Icone gialle “importante” in Gmail | Disattivali se preferisci Focused Inbox |
| Filtri | Regole in arrivo (paragonabile) | Instradare e applicare etichette | Preferisci i filtri su Gmail (server‑side) |
Errori comuni da evitare
- Cancellare la cartella in Outlook aspettandosi che sparisca per sempre. Tornerà: è pubblicata dal server.
- Eliminare email da “Important” pensando di “ripulire la cartella”. Potresti togliere l’etichetta a messaggi ancora utili o (peggio) spostarli nel Cestino.
- Confondere “Importante” con “Alta priorità” di Outlook. In Outlook esistono i livelli di importanza (Alta/Normale/Bassa) non legati all’etichetta Gmail.
- Agire su ogni dispositivo. La modifica va fatta una volta sola in Gmail, non su ciascun client.
Checklist rapida (one‑pager)
- Vedi una cartella Important in Outlook? → È l’etichetta Importante di Gmail esposta via IMAP.
- Ti “ingombra” l’elenco? → Nascondila: Gmail → Etichette → Importante → Mostra in IMAP off.
- Non vuoi più la logica di Gmail? → Posta in arrivo → Indicatori di importanza off.
- Preferisci i filtri di Outlook? → Attiva Posta in arrivo evidenziata e usa Cartelle di ricerca.
- Usi più dispositivi? → L’azione in Gmail vale per tutti, una volta sola.
Scenario reale: come sparisce “Important” senza perdere nulla
Marco collega il suo account @gmail.com a Outlook su Windows. Inizia a vedere, sotto [Gmail], le cartelle All Mail, Starred, Important e pensa di avere mille duplicati. Decide di “ripulire” eliminando messaggi da Important: risultato, alcuni thread spariscono dalla vista principale. Rimedio: entra in Gmail, disattiva “Mostra in IMAP” per Importante, riavvia Outlook. La cartella scompare; l’Inbox resta identico; nessuna perdita di contenuti. Da quel momento usa Posta in arrivo evidenziata per le priorità e Filtri su Gmail per la distribuzione server‑side. Fine degli equivoci.
Consigli operativi per team e aziende
- Standardizza la configurazione: nelle guide interne indica chiaramente di disattivare “Mostra in IMAP” per Importante quando l’account Gmail è usato in Outlook.
- Formazione sull’IMAP: spiega che etichette≠cartelle. Riduce ticket di assistenza su “duplicati” e “cartelle che tornano”.
- Preferisci filtri server‑side: i Filtri di Gmail scalano meglio di regole client su Outlook con IMAP (specialmente con mailbox molto grandi).
Conclusioni
La cartella Important che vedi in Outlook non è un bug: è la traduzione IMAP dell’etichetta Importante di Gmail. Se ti confonde o “gonfia” la vista, la soluzione affidabile è nasconderla in IMAP dalle impostazioni di Gmail. In alternativa, puoi spegnere gli indicatori di importanza e adottare gli strumenti nativi di Outlook come Posta in arrivo evidenziata e le Cartelle di ricerca. Così ottieni un ambiente pulito, coerente e senza sorprese, mantenendo intatte tutte le tue email.