Dupliche di eventi, inviti che si moltiplicano e messaggi di “Conflicting edits” in Outlook? Qui trovi cause, soluzioni comprovate (Clear Offline Items e CalCheck) e buone pratiche per evitare che il problema si ripresenti su Microsoft 365/Exchange.
Panoramica del problema
In alcuni ambienti Microsoft 365/Exchange, il calendario di Outlook può entrare in uno stato di conflitto e produrre duplicazioni degli stessi eventi o dei relativi allegati. Il fenomeno è spesso intermittente, colpisce la maggior parte (ma non tutte) le riunioni e tende a riapparire in presenza di inviti lasciati a lungo in bozza o quando lo stesso meeting viene modificato da più dispositivi applicativi (desktop, web, mobile, integrazioni CRM, bot di prenotazione sale, ecc.).
Il risultato pratico è un’esperienza caotica: notifiche che si ripetono, inviti “clonati”, calendari condivisi che si riempiono di copie e—nei casi peggiori—un ciclo di nuove duplicazioni innescato dalla scelta “Keep All”.
Sintomi riconoscibili
- All’apertura di una voce di calendario compare l’avviso “Conflicting edits have been made to the same item”.
- In fase di salvataggio/modifica, Outlook mostra errori come “Cannot update the appointment because the corresponding item in the folder you synchronized does not match this item”.
- Creazione automatica di numerose copie (o allegati duplicati) dello stesso evento; scegliere “Keep All” accelera la proliferazione degli inviti.
- Il comportamento interessa gran parte dei meeting ma non tutti; dopo una correzione temporanea, può riemergere, specie su appuntamenti rimasti a lungo in Draft.
Consiglio rapido: se visualizzi “Conflitto” in alto nell’appuntamento, non confermare con “Keep All”. Chiudi senza salvare e procedi con i passaggi di ripristino qui sotto.
Perché succede
Le cause più frequenti sono tre e possono coesistere:
- Incoerenza tra file OST locale e server Exchange/Microsoft 365
Modifiche ravvicinate da desktop, web o mobile (o una cache corrotta) generano “versioni” concorrenti dello stesso meeting. - Sincronizzazione di cartelle non allineate
Ad esempio calendari secondari, archivi o cartelle condivise con stato di sincronizzazione diverso dall’elemento corrente. - Correzione lato servizio rilasciata ma dati storici ancora in conflitto
Microsoft ha distribuito una fix lato servizio per ridurre la generazione di nuovi conflitti (luglio 2024). Tuttavia le copie preesistenti non scompaiono automaticamente: occorre intervenire sul profilo/OST e ripulire gli elementi già problematici.
Soluzioni rapide e comprovate
Se l’urgenza è ripristinare oggi un calendario pulito, applica innanzitutto questi due interventi. Sono sicuri, reversibili e non eliminano appuntamenti dal server: semplicemente forzano Outlook a riscaricarne una versione “sana”.
| # | Passo operativo | Scopo |
|---|---|---|
| Workaround 2 – Cancella elementi offline | 1) Chiudi tutte le app Office. 2) In Outlook vai su Calendario → clic destro sul calendario principale → Proprietà → scheda Generale → Clear Offline Items (Cancella elementi offline). 3) Conferma con OK. 4) Riavvia Outlook per forzare la risincronizzazione completa (oppure esegui Invia/Ricevi > Aggiorna cartella). | Elimina la cache OST del calendario e scarica dal server una copia “pulita” senza conflitti. |
| Workaround 3 – Esegui CalCheck | Scarica ed esegui CalCheck.exe (tool Microsoft) come da articolo di supporto. Avvia l’analisi dell’account problematico; al termine, rimuovi/riordina gli appuntamenti corrotti secondo il report prodotto dal tool. | Individua e sana conflitti residui non risolti dal ripristino della cache. |
| Aggiornamento lato servizio | Microsoft ha corretto il difetto per impedire la generazione di nuovi conflitti (luglio 2024). | Riduce la ricomparsa del problema, ma non rimuove le copie già esistenti: servono comunque i due workaround. |
Nota pratica:Clear Offline Items è visibile solo con Modalità cache attiva e sui calendari primari (non condivisi). Se non appare, controlla: File > Impostazioni account > Impostazioni account > Cambia > Usa modalità cache.
Procedura guidata completa
Se vuoi andare oltre la “pulizia veloce” e consolidare definitivamente la stabilità del calendario, segui questo percorso in ordine. Ogni step chiude una possibile fonte di conflitti: interrompi non appena il problema scompare.
Verifica della modalità e dello scope di sincronizzazione
- Apri File > Impostazioni account > Impostazioni account, seleziona l’account Exchange/Microsoft 365 e clicca Cambia.
- Assicurati che Usa modalità cache sia abilitata. In caso di problemi persistenti, prova temporaneamente a disattivarla per capire se il difetto è legato all’OST locale (in modalità online il conflitto tende a non riprodursi).
- Riduci la finestra “Conserva posta in modalità cache per” a 3–6 mesi, sincronizza, poi riportala alla durata desiderata. Talvolta “forza” la ricostruzione del segmento corrotto.
Cancella gli elementi offline della sola cartella Calendar
Applicare Clear Offline Items alla cartella Calendario (non alla Posta in arrivo) evita riscarichi massivi non necessari. Dopo l’operazione, attendi che la barra di stato segnali “Tutte le cartelle sono aggiornate”.
Rigenera il file OST
- Chiudi Outlook.
- Vai in
%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook\e rinomina il file.ostprincipale (es.profilo.ost→profilo_OLD.ost). - Riapri Outlook: il client creerà un nuovo OST e risincronizzerà posta e calendario.
Questa operazione è più radicale di Clear Offline Items e risolve corruzioni strutturali dell’OST non limitate al calendario.
Esegui CalCheck e interpreta il report
- Avvia CalCheck.exe con l’utente affetto.
- Scegli l’account/archivio di riferimento.
- Analizza le sezioni Conflicting items, Recurring series errors, Meeting hijacks e Duplicate entries.
- Applica le azioni consigliate dal tool (es. rimozione dei duplicati, correzione delle serie, normalizzazione dei fusi orari).
Pro tip: durante la bonifica, evita di aprire il medesimo evento da Outlook Web o dallo smartphone. Minimizza le modifiche concorrenti finché la cache non è stabile.
Isola i componenti aggiuntivi
- Avvia Outlook in modalità provvisoria: Windows + R →
outlook.exe /safe. - Se il problema scompare, disattiva add‑in non Microsoft (File > Opzioni > Componenti aggiuntivi → Vai) e riattivali uno alla volta per identificare l’elemento che genera modifiche non coordinate agli elementi del calendario.
Crea un nuovo profilo Outlook
- Apri Pannello di controllo > Posta > Mostra profili.
- Clicca Aggiungi, configura l’account Microsoft 365, imposta “Chiedi di usare questo profilo” per test A/B tra profili.
Un profilo nuovo elimina personalizzazioni o store nascosti che possono “agganciarsi” agli appuntamenti (es. componenti di CRM, vecchi PST, calendari Internet).
Gestione dei calendari condivisi o molto grandi
- Riduci temporaneamente il numero di calendari sovrapposti nella vista (toggle Mostra come sovrapposto) durante la bonifica.
- Per tenant con migliaia di appuntamenti condivisi: valuta la disattivazione temporanea dell’ottimizzazione Shared Calendar Improvements nelle Opzioni avanzate di Outlook, quindi ripeti Clear Offline Items.
Casi particolari su macOS e “Nuovo Outlook”
- Outlook per Mac: non esiste “Clear Offline Items” per cartella; la strategia è rimuovere e riaggiungere l’account o creare un nuovo profilo, forzando la ricostruzione della cache del database locale.
- Nuovo Outlook per Windows: molte impostazioni classiche sono gestite dal servizio; se compaiono duplicati, passa temporaneamente a Outlook classico per usare Clear Offline Items e CalCheck, poi torna al nuovo client.
Tabella di decisione rapida
| Sintomo | Probabile causa | Azione consigliata |
|---|---|---|
| “Conflicting edits…” su eventi ricorrenti | Versioni concorrenti OST vs server su istanze della serie | Clear Offline Items → CalCheck con focus su Recurring series |
| Duplicati immediatamente dopo “Keep All” | Scelta che conserva tutte le copie in conflitto | Chiudi senza salvare → Clear Offline Items → elimina duplicati segnalati da CalCheck |
| Conflitti solo su calendari condivisi | Shared Calendar Improvements + add‑in terzi | Disattiva S.C.I. temporaneamente → riavvia → Clear Offline Items |
| Anomalia in Outlook desktop ma non sul Web | Corruzione OST locale | Rigenera OST o crea nuovo profilo |
| Duplicati che ritornano dopo qualche giorno | Bozze “dormienti” o modifiche concorrenti multi‑dispositivo | Invia/elimina rapidamente le bozze → evita edit simultanei → mantieni Outlook aggiornato |
Buone pratiche per prevenire il ritorno
- Aggiorna Outlook alla build più recente del canale (Mensile o Enterprise) che include la correzione lato client per ridurre i nuovi conflitti.
- Evita lunghe soste in bozza: invia o elimina rapidamente gli inviti in Draft, soprattutto se usi più dispositivi.
- Riduci l’editing simultaneo tra web, desktop e mobile: dopo una modifica, attendi che la sincronizzazione finisca prima di intervenire di nuovo sullo stesso meeting.
- Se il problema persiste:
- crea un nuovo profilo Outlook,
- rigenera il file OST,
- disattiva add‑in di terze parti che intervengono sul calendario (plugin CRM, Teams meeting add‑on non aggiornati, automatismi di prenotazione).
- Calendari condivisi molto grandi: valuta la disattivazione temporanea di Shared Calendar Improvements nelle Opzioni avanzate di Outlook e ripeti la procedura di pulizia.
Riepilogo operativo
- Cancella gli elementi offline del calendario e riavvia Outlook.
- Se restano conflitti, esegui CalCheck per diagnosticare e rimuovere i residui.
- Mantieni Outlook aggiornato e limita le modifiche concorrenti.
- Se il problema ricompare, ripeti i passaggi: ogni esecuzione ricostruisce i dati sani dal server e annulla le versioni corrotte locali.
Approfondimenti tecnici utili
Che cosa fa “Clear Offline Items”
L’azione cancella solo la rappresentazione locale della cartella Calendario nell’OST, lasciando intatti gli elementi nel mailbox di Exchange. Al riavvio, Outlook confronta l’indice locale con la copia autoritativa sul server e riscarica ex‑novo appuntamenti e metadati. Se i conflitti nascevano da incoerenze locali, il problema si esaurisce qui.
Perché CalCheck è complementare
Quando il conflitto ha “contaminato” la struttura degli elementi (serie ricorrenti con eccezioni malformate, duplicati con ID discordanti, allegati anomali), la semplice ricostruzione della cache non basta: serve un audit di integrità a livello di item. CalCheck ispeziona gli attributi MAPI e propone una normalizzazione senza dover ricorrere ad attività invasive come l’uso di strumenti di basso livello.
Comportamento degli inviti in bozza
Le bozze prolungate sono spesso l’innesco: l’host crea l’invito su un dispositivo (restando in Draft), apporta modifiche su un altro endpoint, magari offline, e infine invia. Al momento del merge il server rileva divergenze. Evitare bozze “dormienti” riduce drasticamente il rischio.
Impatto di calendari condivisi e deleghe
Se più delegati modificano gli stessi appuntamenti quasi in contemporanea (es. assistente e titolare), la probabilità di conflitti aumenta. Definisci regole chiare: chi crea, chi modifica, chi invia aggiornamenti. In ambienti complessi, preferisci l’editing dal medesimo endpoint per una stessa riunione.
Domande frequenti
“Clear Offline Items” elimina i miei eventi?
No. Rimuove solo la copia locale nella cache. Gli eventi sono conservati sul server e vengono riscaricati. Posso usare “Keep All” in sicurezza?
È sconsigliato: conserva tutte le versioni in conflitto e di solito moltiplica i duplicati. Meglio annullare e procedere con la pulizia. Quanto dura la risincronizzazione dopo “Clear Offline Items”?
Dipende dal volume del calendario e dalla finestra di sincronizzazione. In generale, attendi che lo stato indichi “Tutte le cartelle sono aggiornate”. Ho duplicati anche su Outlook Web
Se il duplicato è anche sul Web, probabilmente è stato “cristallizzato” sul server. Usa CalCheck dal client desktop o elimina manualmente i doppioni dal Web, poi ricostruisci la cache. Qual è l’ordine migliore degli interventi?
Clear Offline Items → verifica → CalCheck → disattiva add‑in → rigenera OST → nuovo profilo. Fermati appena il problema sparisce.
Checklist tascabile
- Modalità cache attiva e correttamente dimensionata.
- Clear Offline Items sul calendario principale, poi riavvio.
- CalCheck eseguito e report pulito.
- Nessuna bozza “dormiente”.
- Evitate modifiche simultanee multi‑device sullo stesso meeting.
- Add‑in terzi aggiornati o disattivati durante i test.
- Profilo ricreato se i problemi persistono.
Esempi di scenari e risposte
Evento ricorrente con allegato che si duplica
Scenario: una serie settimanale con allegato si duplica a ogni modifica.
Risposta: Clear Offline Items; CalCheck con focus su Recurring series; carica l’allegato solo sull’istanza che cambia, evitando di toccare l’intera serie.
Calendario di reparto con cinque delegati
Scenario: tutti possono modificare; i conflitti aumentano nelle settimane di picco.
Risposta: stabilisci un “owner” operativo per le modifiche critiche; disabilita Shared Calendar Improvements durante la bonifica; Clear Offline Items su ogni delegato; riaccendi l’ottimizzazione quando il calendario è stabile.
Utente in mobilità con rete intermittente
Scenario: edit rapidi da smartphone con connettività instabile; al rientro, duplicati.
Risposta: evita modifiche ripetute offline; attendi conferma di sincronizzazione prima di nuovi edit; in caso di conflitti già presenti, procedi con Clear Offline Items e CalCheck.
Strategia di prevenzione sostenibile
La chiave è ridurre la superficie di conflitto e garantire che il client lavori sempre su una base coerente:
- Governance dell’editing: designa ruoli e responsabilità per calendari condivisi; usa regole chiare per aggiornare serie ricorrenti.
- Igiene della cache: pianifica una manutenzione trimestrale (Clear Offline Items + controllo CalCheck) per i mailbox più attivi.
- Formazione: insegna a riconoscere i banner di conflitto e a evitare “Keep All”.
- Aggiornamenti continui: mantieni client e add‑in alla versione più recente per beneficiare delle ottimizzazioni lato servizio e lato client.
Errori da evitare
- Ignorare ripetutamente gli avvisi “Conflicting edits”.
- Lasciare inviti in bozza per giorni, poi modificarli da un altro dispositivo.
- Confermare “Keep All” senza prima ripulire la cache.
- Tenere attivi add‑in obsoleti che intercettano gli eventi di calendario.
Schema di recupero in caso di emergenza
- Disconnetti i dispositivi secondari (smartphone/tablet) dalla rete per 30–60 minuti.
- Esegui Clear Offline Items sul PC principale e riavvia Outlook.
- Apri pochi minuti il calendario sul Web per verificare che i duplicati non aumentino.
- Se persistono, lancia CalCheck e applica i fix suggeriti.
- Riporta gradualmente online gli altri dispositivi, verificando che non appaiano nuove copie.
Conclusioni
I conflitti e le duplicazioni del calendario in Outlook derivano quasi sempre da incoerenze di sincronizzazione tra OST e server, acuite da editing multi‑endpoint e da bozze prolungate. L’accoppiata Clear Offline Items + CalCheck risolve la maggioranza dei casi in modo rapido e sicuro. Con poche buone pratiche—client aggiornato, modifiche non concorrenti, add‑in sotto controllo—il problema tende a non ripresentarsi.