Outlook desktop classico vs New Outlook (PWA) su Windows 11: differenze, soluzioni e guida completa

Su molti PC con Windows 11, il primo avvio della posta apre “New Outlook” (la versione PWA) invece del client Outlook desktop classico. In questa guida trovi differenze, passaggi pratici per partire col client Win32, recuperare il profilo esistente e consigli per scegliere l’app giusta.

Indice

Outlook desktop classico e New Outlook (PWA): cosa cambia davvero

Oggi esistono due “Outlook” per Windows con obiettivi diversi:

Outlook desktop classico (Win32, parte della suite Microsoft 365/Office). È il client storico: supporta regole avanzate, componenti aggiuntivi COM/VSTO, macro VBA, archivi locali PST/OST, POP3 e un’ampia gamma di scenari aziendali.
New Outlook (PWA, “Outlook for Windows”). È un’app leggera basata su Outlook Web, con esperienza uniforme tra web e desktop. Pensata per Exchange Online/Outlook.com, Gmail e IMAP, con funzioni avanzate più limitate e archiviazione nel cloud.

Per molti utenti la coesistenza è utile: puoi tenere entrambe le app installate e scegliere di volta in volta quale usare. Tuttavia, su macchine nuove può capitare che Windows spinga l’utente verso New Outlook, rendendo meno immediato ritrovare il “vecchio” Outlook desktop. Ecco come risolvere.

Scenario tipico su un nuovo PC Windows 11

Alla prima configurazione della posta si avvia New Outlook invece del client desktop incluso in Microsoft 365.
L’utente non vede nel menu Start l’icona del client storico e non riesce a fissarla alla barra delle applicazioni, né ad aprire la casella già configurata in precedenza con il profilo di Outlook desktop.

Soluzione rapida passo‑passo

Verifica dell’installazione di Microsoft 365

Apri Impostazioni > App > App installate e cerca “Microsoft 365” oppure “Outlook”.
Se non trovi la suite o il client desktop:
- Avvia l’installer di Microsoft 365 e scegli Ripara (riparazione rapida in pochi minuti) oppure reinstalla la suite.
- Al termine, torna alle App installate e verifica che “Microsoft 365 Apps” e “Outlook” compaiano correttamente.

Nota: sui PC OEM è frequente trovare preinstallato New Outlook, mentre il pacchetto Microsoft 365 può essere in versione di prova o non ancora attivato. L’icona del client desktop apparirà solo dopo l’installazione/attivazione della suite.

Avvio e ancoraggio del client desktop classico

Apri il menu Start e digita Outlook. L’icona del client classico è un quadrato blu con una “O” bianca e una busta sovrapposta.
Fai clic destro sull’icona > Altro > Aggiungi alla barra delle applicazioni (in alcune build “Fissa alla barra delle applicazioni”).
Avvia l’app appena fissata per completare l’onboarding o richiamare il profilo esistente.

Gestione del passaggio da New Outlook a Outlook desktop

Se New Outlook è aperto, verifica in alto a destra la presenza dell’interruttore dedicato. Disattivandolo, quando disponibile, l’app PWA si chiude e viene lanciato il client desktop (se installato).
Se l’interruttore non è presente o non funziona, imposta il client desktop come gestore predefinito del protocollo MAILTO:
1. Vai in Impostazioni > App > App predefinite.
2. Nella casella di ricerca digita mailto e apri la voce Scelta delle app predefinite per protocollo.
3. Associa MAILTO a Microsoft Outlook (icona blu “O”).

Accesso al vecchio profilo di posta e ai file dati

All’avvio, Outlook desktop riconosce di norma il profilo esistente (file OST/PST) e apre le cassette già configurate.
Se compare la richiesta di scegliere o creare un profilo:
1. Apri il Pannello di controllo (visualizzazione icone) > Posta (o “Mail”).
2. Entra in Mostra profili e seleziona il profilo esistente; in alternativa creane uno nuovo con Aggiungi.
3. Se devi puntare a un file dati già presente, usa File dati > Aggiungi e indica il PST/OST sul disco.

Percorsi tipici dei dati di Outlook desktop

%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook         (file OST)
%USERPROFILE%\Documents\Outlook Files    (file PST)

Importante: New Outlook non crea file PST locali; i dati risiedono nel cloud. Il client desktop, invece, usa OST/PST a seconda del tipo di account e delle scelte di archiviazione.

Confronto chiaro tra New Outlook, Mail & Calendar e Outlook desktop

Caratteristica	New Outlook (PWA)	Mail & Calendar (legacy)	Outlook desktop
Tecnologia	Progressive Web App basata su Outlook Web	UWP (Universal Windows Platform), in dismissione	Win32 nativo
Base di codice	Condivide la base con Outlook Web (“One Outlook”)	Progetto separato	Codice storico dal 1997
Tipi di account	M365/Exchange Online, Outlook.com, Gmail, IMAP (no POP)	M365/Outlook.com, Gmail, IMAP/POP	Tutti: Exchange, M365, IMAP, POP, PST locali
Funzionalità avanzate	Offline limitato; add‑in selezionati; impostazioni semplificate	Funzioni di base	Regole client/server, COM/VSTO, VBA, archivi locali PST/OST, cartelle pubbliche, moduli avanzati
Destinazione	Successore di Mail & Calendar su Windows 10/11	In fase di ritiro	Utenti Microsoft 365 che richiedono produttività e personalizzazione massima
Gestione allegati	Coerente con il web; integrazione cloud	Essenziale	Completa, inclusa archiviazione su PST e automazioni
Ricerca	Indicizzazione lato servizio (simile al web)	Basica	Windows Search + indicizzazione locale per OST/PST
Condivisione avanzata	Mailbox condivise supportate con limiti	Limitata	Mailbox condivise, deleghe, cartelle pubbliche

In breve: New Outlook è la “faccia desktop” di Outlook Web, installata come app PWA e riconosciuta da Windows come applicazione separata. Outlook desktop resta il client completo della suite Microsoft 365, con tutte le funzionalità enterprise e la gestione dei dati locali.

Consigli pratici per convivere con entrambe le app

Convivenza senza conflitti: Windows tratta New Outlook e Outlook desktop come due app distinte. Puoi fissarle entrambe alla barra delle applicazioni e scegliere di volta in volta quale aprire.
Backup e portabilità: se usi Outlook desktop, includi nelle procedure di backup anche la cartella dei dati locali (OST/PST). Con New Outlook i dati restano nel cloud; la continuità è legata all’account, non ai file.
Componenti aggiuntivi: gli add‑in COM/VSTO e le macro VBA funzionano solo nel client desktop. Se il tuo flusso di lavoro dipende da questi, resta su Outlook desktop.
Account POP3: non sono supportati da New Outlook. Per POP è necessario Outlook desktop (oppure la migrazione a IMAP/Exchange, se possibile).
Prestazioni e consumo risorse: New Outlook tende a essere più leggero all’avvio e coerente con il web; Outlook desktop sfrutta la cache locale per prestazioni elevate su mailbox grandi, a fronte di maggiore spazio su disco.

Scelte d’uso consigliate

Quando preferire Outlook desktop

Hai bisogno di POP3, regole avanzate, moduli personalizzati, macro VBA o add‑in COM/VSTO.
Gestisci più PST/archivi locali, mailbox molto grandi o strutture di cartelle complesse.
Devi lavorare spesso offline con la piena disponibilità della cache locale.

Quando preferire New Outlook

Vuoi un’interfaccia uniforme con Outlook Web e una configurazione minima.
Usi account Exchange Online/Outlook.com, Gmail o IMAP, senza necessità di funzioni enterprise avanzate.
Preferisci delegare la gestione alla nuvola, senza file PST locali.

Rimuovere o reinstallare New Outlook (PWA) senza toccare il client desktop

Talvolta è utile ripulire la PWA per eliminare conflitti percettivi o scorciatoie duplicate.

Disinstallazione dalla lista App: vai in Impostazioni > App > App installate, cerca “Outlook” con indicazione PWA/Installata da browser e scegli Disinstalla.
Rimozione dal browser:
- In Microsoft Edge apri il menu > App > Gestisci app, seleziona “Outlook” e Disinstalla.
- In Google Chrome apri il menu > App o Gestisci app, trova “Outlook” e rimuovi.
Reinstallazione: apri Outlook Web nel browser e scegli “Installa come app” dal menu; l’icona tornerà nel menu Start come applicazione separata.

Nota: queste operazioni non modificano l’installazione di Outlook desktop né i profili locali.

Impostare definitivamente Outlook desktop come predefinito per la posta

Associare il protocollo MAILTO al client giusto evita che New Outlook si apra quando fai clic su indirizzi e-mail.

Apri Impostazioni > App > App predefinite.
Seleziona Microsoft Outlook e imposta le associazioni per MAILTO ed eventuali tipi di file come .eml e .msg.
Se l’opzione non compare, assicurati che la suite Microsoft 365 sia installata e riparata; quindi ripeti l’operazione.

Attenzione per amministratori: l’associazione di MAILTO è protetta da un hash a livello utente. Evita script che manipolino direttamente il registro per forzarla: usa criteri di gestione o strumenti MDM per distribuire le app predefinite.

Recupero, migrazione e manutenzione dei dati di Outlook desktop

Individuazione e collegamento di file PST/OST

Controlla i percorsi predefiniti riportati sopra. Se il file dati è su un disco esterno o in una cartella utente diversa, usa File > Impostazioni account > File di dati per Aggiungere e puntare il PST esistente.
Per profili Exchange/365, il file OST è rigenerabile: se corrotto, puoi chiudere Outlook e rinominare l’OST; al riavvio verrà ricreato e risincronizzato dal server.

Esportazione e importazione

In Outlook desktop vai su File > Apri ed esporta > Importa/Esporta.
Scegli Esporta in un file > File di dati di Outlook (.pst) per creare un backup portabile.
Per migrare su un nuovo profilo o PC, usa Importa da un altro programma o file e seleziona il PST.

Ottimizzazione ricerca e prestazioni

Verifica che le cartelle di Outlook siano incluse in Opzioni di indicizzazione di Windows.
Per mailbox molto grandi, valuta la Modalità cache con finestra temporale adeguata (ad esempio 12 o 24 mesi), così da bilanciare prestazioni e spazio.

Risoluzione dei problemi più comuni

Non trovo l’icona del client desktop

Controlla se la suite Microsoft 365 è installata. In Start digita “Outlook” e verifica le due icone: quella blu con “O” e busta è il client desktop. Da lì, clic destro > Fissa alla barra delle applicazioni.

Si apre sempre New Outlook anche dopo l’installazione del desktop

Reimposta l’associazione di MAILTO su Microsoft Outlook tramite App predefinite. Se necessario, disinstalla e reinstalla la PWA per rimuovere vecchie associazioni.

Outlook desktop chiede di creare un profilo

Apri Pannello di controllo > Posta > Mostra profili e seleziona il profilo corretto. Se devi puntare a un PST esistente, aggiungilo da File di dati.

Il profilo sembra “vuoto” o mancano cartelle

Per Exchange/365 lascia completare la sincronizzazione. Verifica la finestra di cache nelle impostazioni dell’account. Per PST assicurati di aver collegato il file corretto.

Ho account POP3 e non li vedo in New Outlook

New Outlook non supporta POP. Aggiungi quegli account in Outlook desktop, oppure migra l’account a IMAP/Exchange se il provider lo consente.

Gli allegati si aprono nel programma sbagliato

In Impostazioni > App predefinite associa le estensioni .eml, .msg, .ics al client desiderato.

Vedo due “Outlook” nello Start e non so quale usare

Rinomina le scorciatoie: clic destro sull’icona > Rinomina e aggiungi “(desktop)” o “(PWA)” per distinguerle visivamente.

New Outlook non funziona offline come mi aspetto

La modalità offline della PWA è limitata. Se devi lavorare con grandi volumi di posta senza rete, usa il client desktop in Modalità cache.

Suggerimenti extra per ambienti aziendali

Standardizzare l’esperienza: sulle postazioni con add‑in, regole complesse o posta POP, distribuisci e imposta Outlook desktop come predefinito per MAILTO e file correlati.
Gestione centralizzata: usa criteri di gruppo o MDM per controllare l’installazione della PWA e la visibilità delle voci di App predefinite. Evita hack diretti del registro sulle associazioni protette.
Deployment pulito: nei golden image, prevedi la suite Microsoft 365 già attivata e l’icona di Outlook desktop fissata alla taskbar. Valuta di rimuovere la PWA se non prevista dal modello d’uso.
Formazione utenti: chiarisci che “Outlook” in Windows può indicare due app diverse e fornisci screenshot o infografiche interne per distinguerle a colpo d’occhio.

Schema di scelta rapida

Esigenza	App consigliata	Motivo
POP3, regole, macro, add‑in COM/VSTO	Outlook desktop	Supporto completo a funzioni avanzate e automazioni
Interfaccia coerente tra web e desktop leggero	New Outlook (PWA)	Stessa base di Outlook Web, installazione leggera
Archivi locali PST, mailbox enormi, offline “pieno”	Outlook desktop	Cache locale OST/PST, indicizzazione Windows, performance
Uso prevalentemente cloud, Exchange Online/Gmail/IMAP	New Outlook (PWA)	Configurazione minimale, sincronizzazione lato servizio

Procedura completa ricapitolata

Controlla l’installazione di Microsoft 365 e ripara se necessario.
Avvia Outlook desktop dallo Start, verifica l’icona blu “O” con busta e fissala alla taskbar.
Se New Outlook è attivo, usa lo switch interno (se presente) per tornare al desktop; in alternativa, reimposta MAILTO su Microsoft Outlook in App predefinite.
Recupera il profilo da Pannello di controllo > Posta e collega eventuali PST/OST esistenti.
Ottimizza cache, indicizzazione e associazioni file secondo il tuo scenario.

Domande frequenti

Posso usare entrambe le versioni sullo stesso PC?

Sì. New Outlook (PWA) e Outlook desktop sono due applicazioni separate. Puoi tenerle affiancate, fissarle alla barra e scegliere quale usare di volta in volta.

Passando da New Outlook a desktop rischio di perdere e‑mail?

No. Con account Exchange/365/IMAP la posta resta sul server. Il client desktop creerà o riutilizzerà la cache locale (OST) senza perdere dati. I file PST vanno invece gestiti e copiati manualmente ove usati.

Mail & Calendar è ancora consigliata?

No, è in ritiro. Per un’esperienza moderna e supportata, scegli New Outlook (PWA) o, se ti servono funzioni avanzate, il client desktop.

Come riconosco al volo le due icone?

L’icona del desktop è il quadrato blu con la “O” bianca e una busta sovrapposta. L’icona della PWA riprende lo stile di Outlook Web e può essere indicata come “Outlook” installata da browser.

Esempi di comandi utili

Aprire rapidamente le app predefinite

ms-settings:defaultapps

Aprire la cartella delle applicazioni per creare scorciatoie personalizzate

shell:Appsfolder

Avviare il selettore profili di Outlook desktop

"C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\OUTLOOK.EXE" /profiles

Il percorso può variare in base alla versione a 32/64 bit e al canale di aggiornamento.

Buone pratiche di manutenzione

Aggiornamenti regolari: tieni allineati Microsoft 365 e Windows per beneficiare di miglioramenti in stabilità, ricerca e sincronizzazione.
Archiviazione: definisci una politica chiara per l’uso di PST (solo quando necessario). Per ambienti aziendali, preferisci archivi online e criteri di conservazione lato server.
Sicurezza: usa l’accesso moderno (OAuth) per Gmail/IMAP quando disponibile; evita password salvate in chiaro in client di terze parti.

Conclusione

Se in Windows 11 trovi New Outlook al posto del client classico, non è un errore: è la naturale evoluzione dell’esperienza di posta pensata per il cloud. Tuttavia, quando servono funzioni avanzate, automazioni o supporto a POP3 e archivi locali, Outlook desktop resta la scelta migliore. Con i passaggi illustrati puoi avviare e fissare il client storico, recuperare il profilo esistente e lavorare subito. La coesistenza è possibile e, con impostazioni predefinite corrette, puoi passare da un’app all’altra senza frizioni.

Appendice: promemoria operativo

Verifica installazione Microsoft 365 in Impostazioni > App.
Avvia Outlook desktop dallo Start, riconosci l’icona blu “O” con busta e fissala alla taskbar.
Se New Outlook è in uso, disattiva lo switch in app (se disponibile) o reimposta MAILTO su Microsoft Outlook.
Apri Pannello di controllo > Posta per gestire profili e file dati.
Backup di %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook e %USERPROFILE%\Documents\Outlook Files se utilizzi PST/OST.

Riepilogo espresso: New Outlook è una PWA che replica Outlook Web e non usa PST locali; Outlook desktop è il client completo Microsoft 365 con pieno supporto a POP, regole, add‑in e archivi locali. Su PC nuovi può avviarsi la PWA per prima: per tornare al client classico, verifica l’installazione di Microsoft 365, fissa l’icona giusta e imposta MAILTO su Microsoft Outlook.