Outlook: errore “A file error occurred” nella firma – guida completa alla risoluzione

Quando in Outlook l’editor di firme non si apre o non salva e compare il messaggio in inglese “A file error occurred”, il problema di norma riguarda componenti locali danneggiati o bloccati. Qui trovi cause, soluzione rapida con Riparazione di Office e una checklist tecnica completa.

Indice

Panoramica dell’errore

Alcuni utenti di Outlook per Windows incontrano l’errore “A file error occurred” quando tentano di creare o modificare una firma. L’anomalia può manifestarsi in due momenti:

All’apertura dell’editor di firme (File → Opzioni → Posta → Firme…), che non si avvia o si chiude subito.
Al salvataggio di una nuova firma o di modifiche a una firma esistente.

Il messaggio, sebbene in inglese, appare anche su interfacce localizzate. Il più delle volte la causa è un’alterazione di componenti Office che gestiscono l’editor (Outlook si appoggia a Word), file di modello o la cartella locale delle firme.

Soluzione lampo e risolutiva: Riparazione di Office/Outlook

Nel caso reale documentato, la semplice “Riparazione rapida” (Quick Repair) ha risolto in modo definitivo l’errore. Ecco come procedere, consigliato come primo intervento perché ripristina i componenti necessari senza toccare dati e profili utente.

Procedura tramite Pannello di controllo (Windows 10/11)

Apri Pannello di controllo → Programmi e funzionalità.
Seleziona Microsoft Office (oppure Outlook se installato stand‑alone) e clicca Cambia.
Seleziona Riparazione rapida (Quick Repair) e conferma.
Al termine, riavvia Outlook e prova a ricreare la firma.
Se l’errore persiste, ripeti la procedura scegliendo Riparazione online (Online Repair).

Procedura alternativa dalle Impostazioni di Windows

Vai su Impostazioni → App → App e funzionalità.
Cerca Microsoft 365 o Office, clicca i tre puntini → Modifica.
Esegui Riparazione rapida; in caso di esito negativo, esegui Riparazione online.

Nota operativa: la Riparazione online è più approfondita e può reinstallare componenti; profili, email e firme locali restano comunque nella cartella utente. Dopo la riparazione, riapri Outlook, verifica che l’editor di firme si avvii e salva una nuova firma di test.

Ricreazione corretta della firma dopo la riparazione

In Outlook: File → Opzioni → Posta → Firme….
Clicca Nuova, assegna un nome chiaro (es. Firma‑Azienda).
Componi il testo della firma. Per loghi/icone, usa Inserisci immagine → Da file e non il copia‑incolla.
Per i collegamenti, inserisci URL https:// completi.
Imposta la firma predefinita per Nuovi messaggi e/o Risposte/Inoltri.
Salva e chiudi. Crea una nuova email e verifica l’inserimento automatico.

Perché compare “A file error occurred”: cause tecniche comuni

Componenti Office/Word danneggiati che gestiscono l’editor.
Cartella “Signatures” non accessibile (permessi NTFS, profilo reindirizzato, percorso offline o share di rete non disponibile).
File temporanei o modello di Word (Normal.dotm) corrotti.
Add‑in terzi che interferiscono con l’editor di Word/Outlook.
Contenuto della firma con immagini o link corrotti/embedded male (es. immagini incollate da browser).
Protezioni di sicurezza (es. Accesso alle cartelle controllato di Windows Defender) che bloccano la scrittura in %APPDATA%.
Path troppo lungo o caratteri non standard nel nome della firma o dei file.
Cache o OST danneggiati (meno frequente, ma possibile in profili datati).

Verifiche aggiuntive consigliate

Se la Riparazione non basta o vuoi prevenire recidive, esegui le seguenti verifiche. La tabella sintetizza gli interventi, seguita da istruzioni dettagliate.

Verifica	Motivo	Azione suggerita
Versione di Outlook	Bug specifici possono dipendere dalla build	Aggiornare all’ultima build tramite Windows Update o Office Update.
Contenuto della firma	Immagini o link corrotti possono generare errori di file	Inserire le immagini tramite “Da file” (non copia‑incolla) e usare URL validi (https).
Percorso del file “Signatures”	Permessi NTFS errati o profilo reindirizzato	Controllare i permessi della cartella `%APPDATA%\Microsoft\Signatures`.
Add‑in di terze parti	Alcuni plug‑in interferiscono con l’editor di firme	Avviare Outlook in Safe Mode (`outlook /safe`) e riprovare.
Cache di Word (Outlook usa Word come editor)	File temporanei danneggiati	Svuotare `%APPDATA%\Microsoft\Templates` (Normal.dotm) e la cartella `%TEMP%`.

Come verificare la versione di Outlook

Vai su File → Account Office → Informazioni su Outlook.
Prendi nota di Versione e Build. Aggiorna con Opzioni di aggiornamento → Aggiorna.
Se l’organizzazione usa canali differenziati (Current/Monthly/Enterprise), verifica che non ci siano build note con bug su firme.

Controllo della cartella “Signatures”

Outlook salva le firme in %APPDATA%\Microsoft\Signatures sotto forma di tre file per ciascuna firma (.htm, .rtf, .txt) più eventuali sottocartelle per le immagini.

Premi Win+R, incolla %APPDATA%\Microsoft\Signatures e premi Invio.
Se la cartella non esiste, creala manualmente.
Apri le Proprietà → Sicurezza e verifica che l’utente abbia Controllo completo.
Se il percorso è reindirizzato a una share di rete o sincronizzato offline (es. con profilo mobile), verifica connettività e sincronizzazione.

Avvio di Outlook in Safe Mode

Chiudi Outlook.
Premi Win+R, digita outlook /safe e conferma.
Prova ad aprire l’editor di firme. Se ora funziona, uno o più add‑in sono la causa. Disabilitali da File → Opzioni → Componenti aggiuntivi (gestisci COM Add‑in).

Ripristino di Normal.dotm e cache di Word

Chiudi Outlook e Word.
Apri %APPDATA%\Microsoft\Templates.
Rinomina Normal.dotm in Normal.old.dotm (Word lo rigenererà).
Pulisci la cartella %TEMP% (puoi digitare %TEMP% in Esegui).
Riavvia Outlook e riprova l’editor di firme.

Controlli di sicurezza/antivirus

Accesso alle cartelle controllato (Windows Defender): se attivo, potrebbe bloccare la scrittura in %APPDATA%. Valuta l’aggiunta di Word/Outlook tra le app consentite o escludi la cartella Signatures secondo la policy aziendale.
Antivirus terze parti: in scenari aggressivi, l’editor può essere bloccato. Prova temporaneamente senza protezioni in tempo reale (solo per test, in ambiente controllato) o configura le esclusioni.

Percorsi e file utili per la diagnostica

Elemento	Percorso / Comando	Note
Cartella firme	`%APPDATA%\Microsoft\Signatures`	Contiene `.htm`, `.rtf`, `.txt` e una sottocartella con le immagini.
Modello Word	`%APPDATA%\Microsoft\Templates\Normal.dotm`	Rinominalo per rigenerarlo in caso di corruzione.
Cartella temporanei	`%TEMP%`	Pulizia consigliata quando l’editor non si avvia/salva.
Avvio sicuro Outlook	`outlook /safe`	Diagnosticare conflitti da add‑in.
Rigenerazione registrazioni Word	`winword /r`	Facoltativo: ripristina integrazioni e associazioni di Word.

Buone pratiche per firme stabili

Progetta la firma in HTML leggero, evitando formattazioni complesse da Word: bordi, tabelle nidificate o font non installati.
Inserisci loghi solo da file. Preferisci immagini PNG/JPG ottimizzate (dimensioni ridotte) e nomi file senza spazi o caratteri speciali.
Usa link assoluti con https://. Evita URL parziali o protocolli non standard.
Denomina le firme con nomi brevi e alfabetici (es. Firma‑Sede‑IT).
Backup: esporta la cartella Signatures per ripristinare rapidamente su nuovi PC.

Procedura guidata di troubleshooting

Esegui Riparazione rapida di Office. Se serve, Riparazione online.
Riapri Outlook e testa l’editor di firme. Se funziona, crea/aggiorna la firma.
Se l’errore persiste:
- Avvia Outlook in Safe Mode e riprova.
- Controlla permessi su %APPDATA%\Microsoft\Signatures.
- Rinomina Normal.dotm e svuota %TEMP%.
- Elimina (o rinomina) la firma problematica e ricreala da zero.
- Aggiorna Office alla build più recente.
Confronto incrociato: se la firma funziona in Outlook sul Web ma non su desktop, il problema è locale al client Windows.

Scenari con profili reindirizzati e VDI

In ambienti aziendali con Folder Redirection, FSLogix o VDI/Citrix, la cartella %APPDATA% può risiedere su share di rete o dischi profilo. In questi casi:

Verifica latenza e disponibilità della share.
Controlla quota e sincronizzazione offline.
Accertati che i permessi NTFS includano l’utente con controllo completo sulla cartella Signatures.

Alternative e particolarità del nuovo Outlook

Nel nuovo Outlook per Windows (basato su web) le firme sono salvate nel cloud e l’editor è differente dal client “classico”. L’errore “A file error occurred” riguarda prevalentemente il client classico. Se stai usando il nuovo client, verifica le firme direttamente dalle impostazioni dell’app; se l’errore compare solo sul client classico, segui questa guida.

Quando coinvolgere il reparto IT

L’errore persiste dopo Riparazione online e in Safe Mode.
La firma viene salvata correttamente su Outlook on the web ma non su Outlook desktop.
La cartella Signatures si trova su share di rete con sincronia offline o profilo reindirizzato.
Il problema interessa più utenti o più PC su una stessa unità organizzativa (possibile policy o antivirus).
Si sospettano policy GPO/MDM o Accesso alle cartelle controllato che limitano %APPDATA%.
La creazione di un nuovo profilo Outlook (Mail (32 bit) → Mostra profili) non cambia l’esito.

FAQ rapide

Qual è la differenza tra Riparazione rapida e Riparazione online?

La Riparazione rapida controlla e ripristina i file locali più comuni. La Riparazione online è più profonda: reinstalla componenti Office e risolve corruzioni persistenti.

Perdo le mie firme con la riparazione?

No. Le firme risiedono nella cartella utente (%APPDATA%\Microsoft\Signatures). È comunque consigliabile farne una copia.

Vale la pena incollare immagini direttamente nella firma?

No. È più stabile inserire immagini da file. Il copia‑incolla da browser o da altre app può creare riferimenti corrotti e triggerare l’errore.

Meglio una singola firma o più varianti?

Meglio ridurre le varianti e semplificare l’HTML. Nei casi complessi, valuta una soluzione centralizzata di gestione firme aziendali.

Modello operativo riutilizzabile

Esegui Quick Repair di Office.
Testa l’editor firme; se ok, ricrea la firma con immagini da file.
Se KO: Safe Mode → disabilita add‑in problematici.
Permessi su %APPDATA%\Microsoft\Signatures e Normal.dotm rigenerato.
Riparazione online se necessario.
Valutazioni IT: share di rete, antivirus, policy, profilo nuovo solo come ultima spiaggia.

Checklist finale

Hai eseguito Riparazione rapida o Online di Office?
L’editor si apre in Safe Mode (sì/no)? Quale add‑in era attivo?
La cartella %APPDATA%\Microsoft\Signatures è presente e scrivibile?
Normal.dotm è stato rigenerato e la cartella %TEMP% pulita?
La firma è composta con immagini da file e link https validi?
La stessa firma funziona su Outlook on the web?

Conclusioni

Per l’errore “A file error occurred” nella creazione di firme in Outlook, il percorso più rapido e spesso risolutivo è la Riparazione di Office (Quick Repair, seguita se necessario da Online Repair). Se l’errore dovesse ripresentarsi, passa alle verifiche aggiuntive su contenuti della firma, permessi della cartella Signatures, add‑in e cache di Word. Solo dopo aver escluso questi fattori ha senso valutare interventi più invasivi come la creazione di un nuovo profilo utente o la reinstallazione completa.

Riepilogo del caso reale: il problema è stato risolto definitivamente con la sola Riparazione rapida di Office. Dopo la riparazione, l’editor di firme è tornato operativo e la firma è stata creata e salvata senza ulteriori errori.

Strumenti rapidi: %APPDATA%\Microsoft\Signatures · %APPDATA%\Microsoft\Templates · %TEMP% · outlook /safe · winword /r

Buona manutenzione: mantieni Office aggiornato, evita contenuti “pesanti” nella firma, e fai backup periodici della cartella Signatures.