Dopo l’invio, le email scompaiono da “Posta inviata” e appaiono subito in “Posta eliminata”? In questa guida trovi cause, verifiche e procedure pratiche per ripristinare il salvataggio corretto dei messaggi in Outlook su Windows, Mac, Web e mobile.
Panoramica del problema
Un comportamento tipico segnalato dagli utenti è il seguente: a partire da una certa data, le copie dei messaggi inviati non vengono più archiviate in Posta inviata, ma finiscono direttamente in Posta eliminata (o Elementi eliminati). In alcuni casi, la cartella Posta inviata appare vuota o mostra solo elementi “anomali” come prenotazioni del calendario o richieste riunione.
Questa anomalia è quasi sempre dovuta a una regola di spostamento errata o a un’impostazione di salvataggio non più valida. Più raramente, entrano in gioco la saturazione della cassetta postale, componenti aggiuntivi di terze parti, un profilo Outlook danneggiato o inconsistenze di sincronizzazione (IMAP/POP).
La buona notizia è che si tratta di un problema risolvibile con un percorso di diagnosi ordinato. Nelle sezioni che seguono trovi un metodo di troubleshooting a priorità, una guida passo‑passo per ogni piattaforma, approfondimenti per scenari speciali e una checklist finale.
Diagnostica rapida
- Controllo in Web (Outlook sul Web): accedi alla tua casella da browser. Se anche in Web i messaggi inviati finiscono in Posta eliminata, la causa è lato server (regola o impostazione dell’account). Se il problema si manifesta solo nell’app desktop, è probabile una causa locale (profilo, add‑in, file OST).
- Prova in modalità sicura (solo Windows): chiudi Outlook e avvialo con
outlook.exe /safe. Invia un’email di test: se così funziona, un componente aggiuntivo potrebbe interferire. - Verifica da dispositivo alternativo: invia un messaggio da smartphone o da un altro PC. Se il comportamento cambia, isola il problema al dispositivo originario.
- Controllo data di inizio del problema: annota quando è iniziato e cosa è cambiato (nuovi add‑in, regole, migrazioni, aggiornamenti). Aiuta a puntare la causa più plausibile.
Soluzioni prioritarie
Procedi nell’ordine seguente. Spesso basta il primo passaggio.
| Priorità | Azione | Dettagli operativi |
|---|---|---|
| 1 | Controllare le regole di spostamento (Inbox Rules) | In Outlook desktop: File ➜ Gestisci regole e avvisi. In Outlook Web (OWA): Impostazioni ➜ Posta ➜ Regole. Disattiva o elimina eventuali regole che spostano o eliminano i messaggi inviati (condizioni del tipo “applica ai messaggi che invio”). |
| 2 | Verificare l’opzione “Salva copie dei messaggi nella cartella Posta inviata” | File ➜ Opzioni ➜ Posta ➜ sezione Salvataggio messaggi. Se l’opzione è già selezionata, deselezionala, chiudi Outlook, riaprilo e riselezionala (forza il reset dei parametri nel registro). |
| 3 | Controllare la capacità della cassetta postale | Se la quota è vicina al limite, possono verificarsi comportamenti anomali. Elimina o archivia messaggi datati, svuota Posta eliminata e Posta indesiderata, valuta l’archiviazione automatica. |
| 4 | Riparare l’installazione di Office | Pannello di controllo ➜ Programmi e funzionalità ➜ Microsoft 365 ➜ Modifica ➜ Riparazione rapida (o Online per un controllo più profondo). |
| 5 | Creare un nuovo profilo di Outlook | Pannello di controllo ➜ Posta ➜ Mostra profili ➜ Aggiungi. Configura l’account nel nuovo profilo e verifica se il problema persiste. Non eliminare subito il profilo precedente: servirà per recuperare eventuali dati locali. |
Guida passo‑passo dettagliata
Controllo delle regole di spostamento
Le regole sono la causa più frequente. Una regola “applica ai messaggi inviati” con azione “elimina” o “sposta in Posta eliminata” produce esattamente il comportamento osservato.
- Windows (Outlook desktop): File ➜ Gestisci regole e avvisi ➜ scheda Regole posta elettronica. Esamina in particolare le regole con condizioni su messaggi inviati o da persone o gruppo pubblico se applicate all’invio. Disattiva temporaneamente tutte le regole, invia un’email di prova e riattivale una alla volta finché non individui la responsabile. Assicurati di spuntare Arresta l’elaborazione di altre regole dove opportuno per evitare effetti a cascata.
- Outlook sul Web: Impostazioni (icona ingranaggio) ➜ Posta ➜ Regole. Elimina o disattiva regole che agiscono sui messaggi inviati. Se la lista è lunga, usa una denominazione chiara (es. “Spostamento Posta inviata”) e disattivale in blocco per test.
- Mac: Strumenti ➜ Regole (o Preferenze ➜ Regole a seconda della versione). Controlla regole dell’account e regole client. Le regole client agiscono solo su Outlook per Mac e possono divergere da quelle lato server.
Consiglio: se non riesci a trovare una regola, prova un reset completo delle regole solo come ultima risorsa (Windows): chiudi Outlook e avvialo con outlook.exe /cleanrules. Attenzione: rimuove tutte le regole di posta per il profilo.
Verifica dell’opzione di salvataggio della posta inviata
Outlook memorizza le copie dei messaggi inviati tramite un’impostazione specifica. Quando l’impostazione è corrotta, Outlook può comportarsi come se fosse disattivata.
- Windows: File ➜ Opzioni ➜ Posta ➜ sezione Salvataggio messaggi ➜ abilita Salva copie dei messaggi nella cartella Posta inviata. Se già abilitata, disabilitala, chiudi Outlook, riapri e riabilitala. Verifica anche opzioni come “Salvare i messaggi inviati nelle cartelle dei destinatari” se utilizzi condivise o deleghe.
- Mac: Outlook ➜ Impostazioni ➜ Componi e rispondi (o Account ➜ seleziona l’account). Assicurati che la casella per salvare i messaggi inviati sia attiva e che la cartella designata sia Posta inviata corretta del server.
- Outlook sul Web: Impostazioni ➜ Posta ➜ Componi e rispondi ➜ verifica l’opzione per salvare i messaggi inviati. In presenza di cassette postali condivise, controlla anche le preferenze su dove archiviare le copie (nella cassetta personale o nella condivisa).
Verifica della capacità della cassetta postale
Una cassetta quasi satura può generare errori di sincronizzazione o comportamenti insoliti. Buone pratiche:
- Controlla lo spazio disponibile dall’interfaccia Web o dalle proprietà dell’account.
- Archivia o elimina messaggi voluminosi (cerca per dimensione), svuota Posta eliminata e Posta indesiderata.
- Valuta l’uso dell’archivio online o locale per posta storica.
Riparazione dell’installazione di Office
File corrotti o componenti difettosi possono incidere sulla gestione delle cartelle speciali. Su Windows:
- Apri Pannello di controllo ➜ Programmi e funzionalità.
- Seleziona Microsoft 365 ➜ Modifica ➜ Riparazione rapida. Se il problema persiste, ripeti con Riparazione online.
Su Mac, disinstalla e reinstalla l’app Outlook se necessario, oppure reimposta il database locale rimuovendo e riaggiungendo l’account (tenendo conto delle implicazioni sulla sincronizzazione iniziale).
Creazione di un nuovo profilo di Outlook
Il profilo gestisce le connessioni agli account e le preferenze. Se danneggiato, può instradare male i messaggi inviati.
- Apri Pannello di controllo ➜ Posta ➜ Mostra profili.
- Clic su Aggiungi, assegna un nome e configura l’account.
- Imposta Richiedi un profilo all’avvio oppure Usa sempre questo profilo per test.
- Non eliminare il profilo precedente finché non sei certo che tutto funzioni e che non servano dati locali.
Altri fattori da considerare
- Add‑in di terze parti: disattivali temporaneamente (File ➜ Opzioni ➜ Componenti aggiuntivi ➜ Vai…) per escludere interferenze (es. tool di gestione firme, CRM, antivirus con plug‑in).
- Regole lato server di altri client: se l’account è configurato anche su dispositivi mobili o client alternativi, verifica che non abbiano filtri sui messaggi inviati. Alcune app possono creare regole server senza che sia evidente in Outlook.
- Modalità cache (OST) danneggiata: per account Exchange/Microsoft 365, chiudi Outlook, rinomina il file .ost e riaprilo: verrà riscaricato dal server. Verifica se il problema scompare.
- Sincronizzazione IMAP/POP: con IMAP, controlla che la cartella associata a Inviata sul server sia quella corretta. Con POP, valuta l’opzione “Lascia una copia sul server” e assicurati che non generi conflitti di doppio salvataggio o spostamento.
- Aggiornamenti di sicurezza: installa le patch più recenti di Outlook e del sistema operativo; alcune versioni hanno corretto bug legati al salvataggio della posta inviata.
Verifica della visualizzazione della cartella
A volte Posta inviata appare vuota per colpa della visualizzazione filtrata, mentre le copie vengono effettivamente salvate (o vengono spostate altrove e la cartella mostra solo elementi particolari).
- Windows: in Posta inviata, vai su Visualizza ➜ Visualizza impostazioni ➜ Filtra… ➜ rimuovi eventuali filtri. Se necessario, Reimposta visualizzazione.
- Outlook sul Web: controlla i filtri sopra l’elenco messaggi (Es. “Non letti”, “Con allegati”). Imposta su Tutti.
- Mac: usa il menu Filtro per mostrare tutti i messaggi e azzera i criteri.
Differenze tra Exchange, IMAP e POP
| Tipo account | Sintomo tipico | Causa frequente | Rimedio principale |
|---|---|---|---|
| Exchange / Microsoft 365 | Inviati finiscono in Posta eliminata sia su desktop che su Web | Regola lato server su “messaggi inviati” o impostazioni di salvataggio corrotte | Disattiva regole in OWA, reimposta l’opzione di salvataggio, verifica quota |
| IMAP | Inviati salvati in cartella diversa o spostati | Mappatura errata della cartella Sent o regola client | Seleziona la cartella server giusta per “Posta inviata”, allinea le preferenze su tutti i client |
| POP | Doppioni o assenza di copie nella cartella attesa | Impostazioni di conservazione sul server o client multipli | Abilita il salvataggio locale della copia inviata e armonizza le opzioni “Lascia una copia sul server” |
Cassette postali condivise e deleghe
Se invii come o per conto di una cassetta condivisa, assicurati che la copia venga salvata nella cassetta corretta. In molte organizzazioni è preferibile che la copia resti nella condivisa oltre che nella personale. Verifica le impostazioni in Outlook Web (Componi e rispondi) e su desktop. In ambienti amministrati, i responsabili IT possono abilitare la conservazione delle copie per invii Send As o Send on Behalf. Se mancano tali opzioni, la copia potrebbe finire nella casella sbagliata o essere rimossa da una regola.
Percorso decisionale
Segui questo percorso per arrivare rapidamente alla soluzione:
- Controlla in Web: se il problema si vede anche lì, concentrati su regole e impostazioni lato server; se no, indaga su profilo, add‑in e OST.
- Disabilita tutte le regole e invia un’email test. Se funziona, riattivale gradualmente per scoprire la regola problematica.
- Reimposta “Salva copie…” da Opzioni posta. Chiudi e riapri Outlook tra una modifica e l’altra.
- Verifica la quota e libera spazio se serve.
- Avvia in modalità sicura; se in safe mode funziona, rimuovi o aggiorna l’add‑in responsabile.
- Ricrea l’OST per Exchange/365 o riallinea le cartelle speciali per IMAP.
- Ripara Office e, se necessario, crea un nuovo profilo.
Comandi utili su Windows
Apri la finestra Esegui (Win+R) e usa i comandi seguenti con Outlook chiuso quando indicato:
outlook.exe /safe <!-- Avvio senza componenti aggiuntivi -->
outlook.exe /cleanrules <!-- Cancella TUTTE le regole del profilo (attenzione) -->
outlook.exe /resetfolders <!-- Ricrea le cartelle predefinite se rinominate o mancanti -->
outlook.exe /profiles <!-- Richiede la scelta del profilo all'avvio -->
Nota: usa /cleanrules solo se hai un backup delle regole o se sei certo di voler ricominciare da zero.
Esempi di regole che causano il problema
- Regola generica su messaggi inviati: “Applica la regola ai messaggi inviati” ➜ azione “Elimina” o “Sposta nella cartella Posta eliminata”.
- Regola mal configurata per indirizzi specifici: “Se il messaggio è inviato a X” ➜ azione “Sposta”. Se creata per errore come regola sui messaggi inviati anziché in arrivo, sposta tutte le tue copie.
- Regola duplicata tra client: la stessa condizione creata sia in Web sia su desktop, con azioni diverse, genera effetti imprevisti. Mantieni un solo set di regole o allineale con attenzione.
Checklist rapida
- Verificato il problema in Outlook Web per distinguere causa server/client.
- Controllate e disattivate tutte le regole che toccano i messaggi inviati.
- Reimpostata l’opzione Salva copie dei messaggi nella cartella Posta inviata.
- Quota cassetta postale controllata; eseguita pulizia cartelle.
- Avvio di Outlook in modalità sicura e test senza add‑in.
- Ricreazione file OST (Exchange/365) o riallineamento cartelle speciali (IMAP).
- Riparazione Office completata; nuovo profilo creato se necessario.
Domande frequenti
Perché vedo le richieste riunione in Posta inviata ma non le email?
La cartella può avere una visualizzazione filtrata che mostra solo elementi specifici. Reimposta la visualizzazione e verifica eventuali regole che spostano le email appena inviate.
È possibile salvare la copia nella cassetta condivisa quando invio come delegato?
Sì. Verifica in Outlook Web e in desktop le opzioni per salvare la copia nella cassetta condivisa. In ambienti gestiti, gli amministratori possono abilitare impostazioni dedicate per gli invii “come” o “per conto di”.
Ho un account IMAP e la cartella Inviata non si popola mai
Probabile mappatura errata. Dalle impostazioni dell’account scegli la cartella Sent corretta sul server. Uniforma la stessa impostazione su tutti i dispositivi per evitare conflitti.
Posso recuperare messaggi spostati automaticamente in Posta eliminata?
Sì. Finché non è stata svuotata, ripristina i messaggi nella cartella Posta inviata. Se la cartella è stata svuotata, prova la funzione di recupero elementi eliminati se disponibile.
Una regola può essere attivata da un altro dispositivo?
Se la regola è lato server, si applica a prescindere dal dispositivo. Se è lato client, agisce solo quando quel client è in esecuzione. Verifica entrambe le tipologie.
Approfondimenti e suggerimenti aggiuntivi
- Add‑in di terze parti – Disattiva temporaneamente eventuali componenti aggiuntivi (File ➜ Opzioni ➜ Componenti aggiuntivi ➜ Vai…) per escludere interferenze.
- Regole lato server di altri client – Se l’account è configurato anche su dispositivi mobili o altri client, assicurati che non vi siano regole o filtri che agiscano solo da lì.
- Modalità Cache (OST) danneggiata – Per account Exchange/365 prova a ricreare il file OST: chiudi Outlook, rinomina l’OST, riapri Outlook (verrà riscaricato dal server).
- Sincronizzazione IMAP/POP – Se l’account è IMAP, verifica che la cartella mappata come Sent non sia stata cambiata dal provider; se è POP, assicurati che l’opzione “Lascia una copia sul server” non stia creando conflitti.
- Aggiornamenti di sicurezza – Installa le patch cumulative più recenti di Outlook e di Windows: alcune versioni hanno risolto bug simili.
Conclusione
Nella stragrande maggioranza dei casi, i messaggi inviati che finiscono in Posta eliminata sono causati da regole di spostamento errate o da impostazioni di salvataggio compromesse. Segui l’ordine di priorità: disabilita le regole, reimposta l’opzione “Salva copie…”, verifica quota e integrità locale (add‑in, OST, profilo), quindi passa a riparazione Office e alla creazione di un nuovo profilo. Una volta individuata e rimossa la causa, le copie dei messaggi torneranno stabilmente nella cartella Posta inviata.