Outlook: cartella Posta inviata assente o vuota – cause, soluzioni e best practice

Se la cartella Posta inviata di Outlook è scomparsa o appare vuota, niente panico: questa guida offre diagnosi rapide, soluzioni passo‑passo per Windows, Mac e Web, e consigli per ambienti aziendali (Exchange/IMAP/POP) per recuperare i messaggi e prevenire perdite future.

Indice

Panoramica del problema

Diverse persone segnalano che:

la cartella Posta inviata è scomparsa dal riquadro cartelle oppure è visibile ma risulta vuota;
l’opzione Salva copie dei messaggi nella cartella Posta inviata è attiva ma non ha effetto;
in alcune interfacce (es. Nuovo Outlook per Windows) non è presente la scheda File, rendendo meno intuitivo accedere alle impostazioni.

L’impatto spazia dalla semplice seccatura alla perdita di prove legali o documenti aziendali importanti. Qui sotto trovi una checklist in ordine di efficacia, seguita da procedure dettagliate per ogni scenario (Windows, Mac, Web, IMAP/POP, caselle condivise, criteri di conservazione).

Guida rapida alla risoluzione

Fase	Azione	Dettagli / Perché funziona
1	Riavvio rapido	Chiudere e riaprire Outlook (e, se possibile, riavviare il PC) ricarica l’indice e le sottoscrizioni delle cartelle.
2	Verificare l’impostazione di salvataggio	`File → Opzioni → Posta → Salva copie dei messaggi nella cartella Posta inviata`. Se il flag è già attivo, deselezionarlo, confermare, riavviare Outlook e riattivarlo (forza un refresh della preferenza).
3	Ricercare e “ripubblicare” la cartella	Nella casella di ricerca digitare Posta inviata; se appare tra i risultati, clic destro → Mostra nel riquadro cartelle (utile quando la cartella è nascosta o non fissata tra i Preferiti).
4	Verificare filtri e visualizzazioni	`Visualizza → Impostazioni vista` e `Reimposta visualizzazione`. Assicurarsi che non siano presenti filtri (es. Non letti) o raggruppamenti che nascondono i messaggi inviati.
5	Svuotare la cache locale	Chiudere Outlook → aprire `%localappdata%\Microsoft\Outlook` → eliminare il file `.ost` (si ricrea alla riapertura). Efficace con Exchange/IMAP in modalità cache.
6	Controllo tramite Webmail / OWA	Accedere alla webmail del provider. Se la cartella e i messaggi sono presenti sul server, il problema è lato client (profilo, viste, cache).
7	Creare un nuovo profilo Outlook	`Pannello di controllo → Posta → Mostra profili → Aggiungi`. Risolve profili corrotti che non ricreano correttamente la struttura delle cartelle.
8	Riparazione di Office	`App e funzionalità → Microsoft 365 → Modifica → Riparazione online`. Ripristina componenti MAPI/Outlook difettosi.
9	Disattivare componenti aggiuntivi	`File → Opzioni → Componenti aggiuntivi` → disattivare tutto e testare, quindi riattivare uno a uno. In alternativa, avviare con `outlook.exe /safe`.
10	Recuperare elementi eliminati	Dalla cartella Posta eliminata → Recupera elementi eliminati dal server. Utile se i messaggi inviati sono stati rimossi per errore o da regole/criteri.
11	Controllare criteri di conservazione	In azienda, l’IT può applicare criteri di archiviazione/retention che spostano o eliminano i messaggi inviati (MRM/Retention). Verificare con l’amministratore.
12	Supporto Microsoft 365 o ticket	Prima di intraprendere azioni legali, aprire un caso di supporto tramite il portale amministrativo o il numero locale di supporto.

Procedure dettagliate per Windows (Outlook classico)

Verifica delle impostazioni di salvataggio

Apri Outlook (interfaccia classica con scheda File).
Vai su File → Opzioni → Posta e, nella sezione Salvataggio messaggi, seleziona Salva copie dei messaggi nella cartella Posta inviata.
Se l’opzione è già selezionata ma non funziona:
- rimuovi la spunta → OK → chiudi Outlook;
- riapri Outlook → riattiva la spunta → OK.
Controlla anche l’opzione Quando si risponde a un messaggio non nella Posta in arrivo, salva la risposta nella stessa cartella: se abilitata, le risposte potrebbero trovarsi nella cartella del messaggio originale (es. una cartella di progetto).

Ripristino del riquadro di spostamento e delle viste

Se la cartella Posta inviata non compare nel riquadro, potrebbe essere un problema di riquadro di spostamento o di vista corrotta.

Chiudi Outlook e avvialo con outlook.exe /resetnavpane per ricostruire il riquadro di navigazione.
Per azzerare le viste (filtri/raggruppamenti nascosti), avvia con outlook.exe /cleanviews (attenzione: reimposta le viste personalizzate in tutte le cartelle).
Dentro Outlook: Visualizza → Reimposta visualizzazione nella cartella Posta inviata.

Cache locale e file OST

La cartella Posta inviata può sembrare vuota se l’OST è danneggiato o non sincronizzato.

Chiudi Outlook.
Apri %localappdata%\Microsoft\Outlook e individua il file .ost associato all’account (per sicurezza, fai una copia di backup).
Elimina il file .ost.
Riapri Outlook e attendi la ricostruzione della cache (lo stato in basso deve diventare Tutte le cartelle aggiornate).

Suggerimento: verifica che File → Impostazioni account → Cambia → Usa modalità cache di Exchange sia attivo (per Exchange) e che la barra di scorrimento di sincronizzazione copra un intervallo di tempo adeguato (es. Tutti o almeno 12 mesi).

Regole e “spostamenti” automatici

Outlook consente di creare regole che si applicano anche ai messaggi inviati (condizione “applica alle mie email inviate”). Una regola mal configurata può spostare i messaggi in cartelle secondarie o archivio.

Controlla File → Gestisci regole e avvisi e disabilita temporaneamente le regole che agiscono sui messaggi inviati.
Alcuni componenti aggiuntivi (firme, DLP, archiviazione) possono muovere i messaggi: vedi la sezione Componenti aggiuntivi.

Componenti aggiuntivi e Modalità provvisoria

Plugin di terze parti possono intercettare la fase di invio/salvataggio.

Avvia Outlook con outlook.exe /safe (Modalità provvisoria, nessun componente aggiuntivo).
Se i messaggi appaiono correttamente in Posta inviata, riavvia in modalità normale e disabilita i componenti da File → Opzioni → Componenti aggiuntivi → Gestisci: Componenti COM → Vai….
Riattiva i componenti uno per volta finché non individui il responsabile.

Recupero degli elementi eliminati

Con account Exchange/Microsoft 365 puoi recuperare messaggi rimossi per errore:

Apri la cartella Posta eliminata e clicca Recupera elementi eliminati dal server.
Filtra per mittente/destinatario o data e ripristina gli elementi selezionati nella Posta inviata o in una cartella temporanea.

Account POP e file PST

Con account POP, la cartella Posta inviata è nel file .pst locale:

Se non vedi i messaggi, ripara il file con SCANPST.EXE (Strumento di riparazione Posta in arrivo).
Controlla che non sia stato raggiunto un limite di dimensione (compatta/archivia se necessario).

Nuovo profilo Outlook

Profili danneggiati possono “perdere” cartelle o mappature. Crea un profilo pulito:

Pannello di controllo → Posta → Mostra profili → Aggiungi.
Configura l’account e scegli Chiedi quale profilo utilizzare per testare in parallelo con quello vecchio.
Se tutto funziona, imposta il nuovo profilo come predefinito e rimuovi quello corrotto.

Riparazione di Office

La riparazione online reinstalla i componenti di Outlook e le librerie MAPI senza perdere i dati. Vai su Impostazioni → App → App e funzionalità, seleziona Microsoft 365 → Modifica → Riparazione online.

Nuovo Outlook per Windows e Outlook sul Web (OWA)

Nel Nuovo Outlook per Windows (icona “Prova il nuovo Outlook”) e in OWA non esiste la scheda File. Usa l’icona ⚙︎ in alto a destra → Visualizza tutte le impostazioni di Outlook → Posta → Componi e rispondi e verifica:

Salva le copie dei messaggi nella cartella Posta inviata (attiva).
Salva le risposte nella stessa cartella del messaggio a cui si sta rispondendo (disattiva, se vuoi che tutto finisca in Posta inviata).

Se in OWA i messaggi inviati sono presenti ma nel client no, il problema è del client (cache, profilo, componenti). Se non sono presenti neppure in OWA, indaga su regole server, criteri di conservazione o deleghe (vedi sotto).

Outlook per Mac

Le impostazioni variano tra Outlook classico e Nuovo Outlook per Mac.

Outlook classico per Mac

Outlook → Preferenze → Account → seleziona l’account → Avanzate.
Per IMAP: scheda Cartelle → assicurati che Posta inviata punti alla cartella corretta sul server (Sent, Sent Mail, Posta inviata a seconda del provider).
Per Exchange: l’opzione di salvataggio è automatica; se mancano i messaggi, esegui un Ricostruisci del profilo (clic destro sulla cartella principale dell’account → Ricostruisci).

Nuovo Outlook per Mac

Molte impostazioni avanzate sono semplificate; usa Outlook → Impostazioni → Composizione e risposta per il salvataggio nella Posta inviata.
Se la mappatura della cartella Posta inviata per IMAP non è disponibile, configura la mappatura via webmail o usa temporaneamente l’Outlook classico.

IMAP: mappatura della cartella “Posta inviata”

Con IMAP, la cartella dei messaggi inviati può chiamarsi Sent, Sent Mail, Posta inviata o simili. Se Outlook salva in una cartella e il server usa un’altra, potresti vedere la cartella “vuota”.

File → Impostazioni account → Impostazioni account… → seleziona l’account IMAP → Cambia → Altre impostazioni.
Apri la scheda Elementi inviati (o Sent Items):
- spunta Salva i messaggi inviati nel seguente percorso sul server;
- scegli la cartella corretta (Sent, Sent Mail, Posta inviata) dalla lista.
Verifica di essere iscritto alla cartella: nel riquadro cartelle, clic destro sull’account → Cartelle IMAP… → Query → Subscribe alla cartella Sent*.
Controlla le app mobili collegate allo stesso account: alcune salvano su Sent Messages e altre su Sent Mail, creando duplicati o dispersione.

Nota per Gmail IMAP: Gmail crea automaticamente una copia in [Sent Mail]. Se attivi anche il salvataggio di Outlook, potresti generare duplicati; se lo disattivi, assicurati che la cartella [Sent Mail] sia visibile/sottoscritta in Outlook.

Account POP: dove finisce la Posta inviata

Gli account POP salvano tutto nel file .pst locale. Se apri un profilo nuovo o cambi file dati, potresti guardare la Posta inviata del file sbagliato.

Vai su File → Impostazioni account → File di dati e verifica quale .pst è impostato come predefinito.
Se il .pst è danneggiato, usa SCANPST.EXE e poi Compatta il file dalle proprietà del file dati.

Caselle condivise, invio “Come” o “Per conto di”

Se invii da una casella condivisa o come delegato, le copie dei messaggi potrebbero finire nella Posta inviata del proprietario della casella o non essere salvate affatto, a seconda delle impostazioni server.

Controlli lato client

In Outlook classico: File → Impostazioni account → Impostazioni account… → seleziona l’account → Cambia → Altre impostazioni → Avanzate → verifica la gestione dei messaggi inviati per le caselle delegate.
Nel Registro (amministratori): HKCU\Software\Microsoft\Office\XX.0\Outlook\Preferences\DelegateSentItemsStyle (DWORD=1) fa salvare i messaggi inviati dal delegato nella Posta inviata della cassetta postale da cui sono stati inviati. Sostituisci XX.0 con la versione (16.0 per Office 2016/2019/365). Attenzione: procedi solo se sai cosa stai facendo e dopo un backup del Registro.

Controlli lato server (amministratori)

In Exchange Online è possibile abilitare la copia dei messaggi inviati per le operazioni Send As e Send on Behalf:

Set-Mailbox -Identity &lt;casella&gt; -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Dopo la modifica, invia un messaggio di prova dalla casella condivisa e verifica che la copia appaia nella sua Posta inviata.

Criteri di conservazione, archiviazione e conformità

In ambienti aziendali con Microsoft 365, i criteri di conservazione (Retention Policy / MRM) possono spostare o eliminare automaticamente i messaggi inviati dopo un certo periodo, oppure spostarli nella cassetta Archivio online.

Chiedi all’IT se sul tuo account sono applicate Retention Policy o tag specifici per la Posta inviata.
Verifica la presenza di un Archivio online (cartella Archivio o Online Archive) e cerca lì i messaggi inviati “spariti”.
Se è attiva una Legal Hold o eDiscovery Hold, i messaggi vengono preservati ma potrebbero non essere visibili nella cartella originale.

Diagnosi strutturata: scegli il tuo percorso

Per arrivare rapidamente alla causa, segui questo percorso.

I messaggi inviati sono in OWA?
- Sì → problema del client: vai a Cache OST, Viste, Componenti aggiuntivi, Profilo.
- No → problema server o regole: verifica Regole, Criteri di conservazione, Casella condivisa/Deleghe.
Account di che tipo?
- Exchange/Microsoft 365 → guarda Deleghe, MRM, Archivio online.
- IMAP → controlla Mappatura cartella e Iscrizione (Sent vs Sent Mail vs Posta inviata).
- POP → controlla e ripara il .pst.
Solo alcune email mancano?
- Controlla Filtri/Visualizzazioni e regole “sui messaggi inviati”.
- Controlla “Salva la risposta nella stessa cartella del messaggio”.
Hai inviato da alias o casella condivisa?
- Applica DelegateSentItemsStyle o l’impostazione server per Send As/On Behalf.

Controlli aggiuntivi spesso risolutivi

Indicizzazione di Windows (solo per ricerche): Pannello di controllo → Opzioni di indicizzazione → Avanzate → Ricostruisci. Se la cartella c’è ma la ricerca non trova i messaggi, questa operazione aiuta.
Cartella “Problemi di sincronizzazione”: nel riquadro cartelle espandi Cartelle di ricerca → Problemi di sincronizzazione per vedere errori legati alla Posta inviata.
Gruppi di invio/ricezione: File → Opzioni → Avanzate → Invia/Ricevi → Definisci gruppi di invio/ricezione e verifica che l’account sia incluso e che la cartella Posta inviata sia sincronizzata.
Quote della cassetta postale: se lo spazio è pieno, il server può rifiutare la copia nella Posta inviata. Libera spazio o chiedi aumento quota.
Visualizzazione per conversazione: se i thread sono compressi, i messaggi inviati possono apparire “nascosti”. Espandi le conversazioni nella cartella.

Approfondimenti utili

Scheda “File” mancante: in alcune visualizzazioni compatte o con barra multifunzione ridotta, premi Alt o usa l’icona ☰ in alto a sinistra per farla ricomparire.
Account POP: la cartella Posta inviata è nel file .pst locale; se il file è danneggiato, utilizza SCANPST.EXE per ripararlo.
Automazioni di terze parti: software di backup, plugin di firma o antivirus possono spostare/eliminare copie dei messaggi. Testa con outlook.exe /safe.
Backup preventivo: esporta periodicamente un file .pst (File → Apri ed esporta → Importa/Esporta) per ridurre il rischio di perdita definitiva dei messaggi.

Best practice per evitare nuove perdite

Standardizza la mappatura delle cartelle tra client (PC, Mac, mobile) e webmail: usa sempre la stessa cartella Sent/Sent Mail/Posta inviata.
Evita regole generiche che spostano indiscriminatamente i messaggi inviati: se necessario, usa tag o categorie e sposta manualmente a fine giornata.
Versione di Outlook coerente: migrare tutti alla stessa edizione (classica o nuova) riduce le discrepanze di impostazioni.
Formazione sui delegati: chi invia per conto di altri deve sapere dove vengono salvate le copie e come verificarle (caselle condivise vs personali).
Policy chiare di retention: concorda con IT finestre temporali e cartelle escluse dall’auto-archiviazione (es. Posta inviata del team legale).
Monitoraggio preventivo: usa Cartelle di ricerca (es. Posta inviata – Ultimi 7 giorni) per controlli rapidi.

Soluzioni “extra” per casi ostinati

Ricostruzione completa delle viste: outlook.exe /cleanviews + Reimposta visualizzazione nelle cartelle principali.
Reset preferiti: rimuovi e riaggiungi Posta inviata ai Preferiti (clic destro sulla cartella → Mostra nei Preferiti).
Nuova identità Mac (per profili corrotti): crea un nuovo profilo in Outlook per Mac e reimporta i dati.
Analisi avanzata MAPI (solo IT esperti): strumenti diagnostici possono verificare proprietà di cartella non standard; in caso di dubbi, apri un ticket al supporto.

Domande frequenti

Perché vedo la Posta inviata in OWA ma non sul PC?

La copia esiste sul server: il problema è del client. Di solito si risolve con svuotamento OST, reimpostazione viste o nuovo profilo.

Gmail IMAP mostra duplicati o nessun invio: cosa faccio?

Controlla se Outlook salva una copia e Gmail ne crea un’altra. Uniforma la mappatura alla cartella [Sent Mail] e decidi se far salvare a Outlook o al server, non a entrambi.

Invio da casella condivisa e non vedo le copie: dove stanno?

Potrebbero finire nella Posta inviata della casella condivisa o essere scartate. Abilita la copia lato server (Send As/On Behalf) o usa il valore Registro DelegateSentItemsStyle.

Ho perso la scheda File: come trovo l’impostazione?

Nel Nuovo Outlook/OWA usa l’icona ⚙︎ → Visualizza tutte le impostazioni di Outlook → Posta → Componi e rispondi → Salva copie dei messaggi nella cartella Posta inviata.

Posso recuperare messaggi inviati eliminati accidentalmente?

Sì, con Exchange/365: Posta eliminata → Recupera elementi eliminati dal server. Agisci rapidamente: il periodo di recupero è limitato dal tuo tenant.

Checklist operativa pronta all’uso

Riapri Outlook o riavvia il PC.
Verifica/riattiva Salva copie dei messaggi nella cartella Posta inviata.
Cerca la cartella Posta inviata e fissala nel riquadro.
Reimposta la vista e rimuovi filtri.
Elimina l’.ost e lascia risincronizzare.
Controlla in OWA/webmail.
Avvia in Modalità provvisoria e disabilita i componenti aggiuntivi.
Crea un nuovo profilo.
Ripara Office.
Recupera elementi eliminati.
Confrontati con l’IT per criteri/archivi/quote.
Se persiste, apri un ticket a supporto.

Appendice: comandi e percorsi utili

%localappdata%\Microsoft\Outlook – percorso file .ost (cache).
outlook.exe /safe – avvio senza componenti aggiuntivi.
outlook.exe /resetnavpane – ricostruisce il riquadro cartelle.
outlook.exe /cleanviews – reimposta tutte le viste.
SCANPST.EXE – riparazione file .pst/.ost (per POP o OST con problemi leggeri).

Quando coinvolgere l’IT aziendale

Coinvolgi subito l’IT se:

mancano invii da caselle condivise o delegate;
sono attivi criteri di conservazione o archivi online e devi rispettare obblighi di compliance;
hai necessità legali/probatorie (richieste eDiscovery, conservazione a fini giudiziari);
riscontri errori ripetuti nella cartella Problemi di sincronizzazione.

Conclusioni

La scomparsa o il vuoto della Posta inviata in Outlook di solito dipende da impostazioni non allineate, viste filtrate, cache corrotte o particolarità di account IMAP/POP e caselle condivise. Seguendo la sequenza proposta—dalle verifiche rapide a quelle avanzate—puoi ripristinare la visibilità dei messaggi inviati e, con le best practice suggerite, ridurre drasticamente il rischio che il problema si ripresenti.