Outlook Quick Steps: impostare Arial 13 come font predefinito nelle e‑mail (NormalEmail.dotm e Stile “Normale”)

Se i Quick Steps di Outlook ignorano il font configurato in File > Opzioni > Posta > Firme e caratteri, qui trovi due procedure affidabili per forzare Arial 13 come carattere predefinito per tutte le e‑mail generate con Quick Steps, più indicazioni per la distribuzione aziendale e il troubleshooting.

Panoramica del problema

In molte postazioni con Microsoft 365 Outlook su Windows, il font impostato nel pannello Firme e caratteri (detto anche Signatures and Stationery) non viene ereditato dai messaggi creati tramite Quick Steps. Risultato: nonostante la policy aziendale richieda messaggi in Arial 13, le e‑mail avviate da Quick Steps continuano a comparire in Calibri o in un altro carattere ereditato da impostazioni precedenti.

Il motivo è nella catena di priorità con cui Outlook compone una nuova finestra di messaggio. In breve, quando un Quick Step crea un messaggio, Outlook si appoggia al modello NormalEmail.dotm e allo stile “Normale” (oltre al tema corrente). Se questi due elementi non sono allineati, prevale il carattere definito nel modello/stile, non quello di Firme e caratteri.Che cosa influenza il font del corpo in un nuovo messaggio

• Formato messaggio: deve essere HTML per avere controllo pieno su font e dimensioni (RTF e Testo semplice hanno regole diverse).
• Modello NormalEmail.dotm: è il template specifico per la composizione e‑mail (da non confondere con Normal.dotm di Word).
• Stile “Normale”: è lo stile base del corpo del messaggio. Se definito in modo esplicito (Arial 13), sovrascrive scelta e tema.
• Tema/Change Styles: può applicare un set di caratteri (“Heading”, “Body”).
• Componenti aggiuntivi (es. firme centralizzate, classificazioni): possono riformattare testo all’ultimo momento.

Soluzioni proposte e confermate

Di seguito trovi due approcci equivalenti per allineare definitivamente i Quick Steps al font richiesto dall’azienda. Scegli quello più adatto al tuo contesto (postazione singola vs distribuzione enterprise).

Soluzione	Procedura sintetica	Vantaggi	Criticità / Note
1. Modificare il modello NormalEmail.dotm	1. Chiudere Outlook. 2. Aprire %AppData%\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm con Word. 3. Impostare Arial 13 come font predefinito (Home > Carattere > Imposta come predefinito). 4. Confermare per “Tutti i documenti basati su questo modello”. 5. Salvare e chiudere Word, quindi riavviare Outlook.	Metodo “ufficiale”: agisce a livello di template, vale per tutti i messaggi creati da Quick Steps (e “Nuovo messaggio”).	Serve poter scrivere nella cartella Templates. Se Word non salva: Verificare che il file non sia di sola lettura. Chiudere tutti i processi Outlook/Word (anche in tray). In casi estremi: copiare il file sul desktop, modificarlo e sovrascrivere l’originale con privilegi amministrativi.
2. Aggiornare lo stile “Normale” da un nuovo messaggio	1. Aprire un Nuovo messaggio in Outlook. 2. In Formato testo, digitare un testo in Arial 13 e selezionarlo. 3. Nel gruppo Stili, clic destro su Normale → Aggiorna “Normale” in base alla selezione. 4. Fare Change Styles → Set as Default (Imposta come predefinito).	Non richiede accesso al file del template; rapido e adatto a chi non può modificare la .dotm.	Agisce sul profilo dell’utente corrente; se si reimposta il tema di Office o si ricrea il profilo Outlook, va ripetuto. Assicurarsi che il formato del messaggio sia HTML.

Guida dettagliata: modificare NormalEmail.dotm

Quando usare questo metodo

È la scelta migliore se vuoi un comportamento coerente e prevedibile per tutti i messaggi creati in Outlook, inclusi quelli avviati da Quick Steps e il pulsante “Nuovo messaggio”. È anche la base ideale per la distribuzione aziendale tramite script o GPO.

Percorso del modello

Per ogni utente il file risiede tipicamente in:

%AppData%\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm

Ricorda: NormalEmail.dotm ≠ Normal.dotm. Il primo controlla la composizione e‑mail; il secondo è il modello globale di Word e non influenza i Quick Steps in Outlook.

Procedura passo‑passo

1. Chiudi Outlook (verifica dall’icona nell’area di notifica che non restino processi attivi).
2. Premi Win+R, incolla il percorso: %AppData%\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm poi premi Invio. Il file si aprirà in Word.
3. In Word, vai su Home > Carattere, imposta Arial come Carattere e 13 come Dimensione. Clicca su Imposta come predefinito.
4. Nella finestra di conferma scegli Tutti i documenti basati sul modello NormalEmail.dotm e conferma.
5. Salva il file e chiudi Word.
6. Riapri Outlook e crea una nuova e‑mail con il tuo Quick Step: il corpo deve ora essere in Arial 13.

Note e varianti

• Se il file non esiste, Outlook lo rigenera alla prima apertura del compositore. In quel caso puoi creare una nuova e‑mail, chiuderla e poi riaprire il file appena generato.
• Se ricevi errori di salvataggio, copia temporaneamente la dotm sul desktop, modifica, poi sovrascrivi l’originale con i permessi adeguati.
• In ambienti con Roaming Profile, il file è parte del profilo utente; pianifica la distribuzione di conseguenza.

Controllo finale
In Outlook: File > Opzioni > Posta > Componi messaggi → assicurati che il formato predefinito sia HTML. Se è Testo normale o RTF, potresti non vedere Arial 13 anche con il template corretto.

Guida dettagliata: aggiornare lo stile “Normale” da Outlook

Quando usare questo metodo

È ideale quando non hai accesso alla cartella dei template o quando vuoi intervenire rapidamente senza chiudere le applicazioni Office. Aggiorna direttamente lo stile di base usato dal compositore e‑mail.

Procedura passo‑passo

1. Apri un Nuovo messaggio in Outlook.
2. Vai nella scheda Formato testo e assicurati che HTML sia selezionato come formato.
3. Scrivi qualche parola, seleziona il testo, imposta Arial e 13 dalla barra degli strumenti.
4. Nel gruppo Stili, fai clic destro su Normale → Aggiorna “Normale” in base alla selezione.
5. Apri il menu Change Styles (Cambia stili) → Set as Default (Imposta come predefinito) affinché l’impostazione persista.
6. Chiudi il messaggio (senza inviare) e prova il Quick Step: il corpo deve apparire in Arial 13.

Limitazioni

• La modifica è legata al profilo utente; ricreando il profilo o resettando il tema di Office, lo stile potrebbe tornare alle impostazioni originarie.
• Alcuni componenti aggiuntivi possono comunque intervenire dopo l’applicazione dello stile, ripristinando un font diverso.

Perché “Firme e caratteri” non basta con i Quick Steps

Il pannello Firme e caratteri regola principalmente i modelli visivi e la firma grafica dei messaggi. I Quick Steps, però, avviano la catena di creazione del messaggio in modo “neutro”, appoggiandosi al modello e allo stile predefinito. Se il tuo NormalEmail.dotm o lo stile Normale conservano Calibri come corpo, i Quick Steps erediteranno quella scelta, ignorando le preferenze di Firme e caratteri. Ecco perché intervenire su template o stile risolve alla radice.Ordine tipico di applicazione delle impostazioni

1. Apertura finestra di composizione (Quick Step → Nuovo messaggio o Rispondi/Inoltra).
2. Caricamento NormalEmail.dotm e stili locali (“Normale”).
3. Applicazione del tema (Change Styles).
4. Inserimento della firma (se automatica).
5. Intervento di eventuali add‑in (firme centralizzate, DLP/classificazioni, ecc.).

Best practice per ambienti Enterprise

Obiettivo

Garantire coerenza del font su tutte le workstation, senza interventi manuali degli utenti.

Distribuzione del template via GPO o script di logon

Prepara un NormalEmail.dotm “golden” con Arial 13 e distribuiscilo nella cartella profilo degli utenti.

Con Criteri di Gruppo > Preferenze > File

• Sorgente: percorso UNC del file NormalEmail.dotm validato.
• Destinazione: %AppData%\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm.
• Modalità: Sostituisci (Replace). Aggiungi filtro per evitare sovrascritture durante l’uso (ad es. applica al logon, non in background).

Esempio di script di logon (CMD)

@echo off
set "SRC=\\FILESERVER\Condivisione\Outlook\NormalEmail.dotm"
set "DST=%AppData%\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm"

rem Chiudi Outlook se in esecuzione (opzionale, richiede taskkill)
taskkill /IM outlook.exe /F >nul 2>&1

rem Crea la cartella se non esiste
if not exist "%AppData%\Microsoft\Templates" mkdir "%AppData%\Microsoft\Templates"

rem Copia il template
copy /Y "%SRC%" "%DST%"

Nota: non serve PowerShell per cambiare il font. Può essere utile solo come veicolo di distribuzione file, ma il cambio effettivo avviene nel template o negli stili.

Checklist di conformità

• Formato messaggi predefinito: HTML.
• NormalEmail.dotm allineato ad Arial 13 e distribuito.
• Stile “Normale” = Arial 13 (verifica a campione).
• Add‑in di firma o classificazione configurati per non sovrascrivere il corpo.
• Quick Steps testati su almeno tre scenari: Nuovo, Rispondi, Inoltra.

Verifica rapida dopo l’intervento

1. Apri Outlook e lancia un Quick Step che crea un nuovo messaggio.
2. Digita un testo nel corpo senza selezionare alcuno stile: il font visualizzato nella barra deve essere Arial 13.
3. Prova anche un Quick Step che risponde a un messaggio: verifica che il corpo della risposta sia in Arial 13 (tenendo conto che parti quotate possono conservare il font originale del mittente).

Se il corpo appare in Arial 13, la procedura è riuscita. In caso contrario, passa alla sezione di troubleshooting qui sotto.

Troubleshooting: cosa fare se resta Calibri

• Il formato non è HTML: in File > Opzioni > Posta > Componi messaggi imposta “Componi messaggi in questo formato” su HTML.
• Add‑in che reimpongono il font: soluzioni di firme centralizzate (p.es. strumenti di firma lato client) possono applicare CSS o stili in fase di invio. Disabilita temporaneamente gli add‑in per isolare il problema.
• Temi/Stationery: se è attivo un tema con set di caratteri personalizzati, può sovrascrivere la scelta. Prova con tema “Office” predefinito e rifai Set as Default.
• Stile “Normale” non aggiornato: apri un nuovo messaggio → Formato testo > Stili → clic destro su “Normale” → Modifica e verifica che sia Arial 13 come Corpo.
• Template bloccato: controlla che NormalEmail.dotm non sia di sola lettura (proprietà file) o bloccato da un salvataggio precedente. Chiudi ogni processo Office, poi riprova.
• Profili multipli/Outlook in modalità anteprima: applica le modifiche con Outlook completamente chiuso e testale su ogni profilo configurato.
• Messaggi di risposta con quote: le porzioni quotate spesso mantengono il font del messaggio originale. Verifica il font del testo nuovo che stai digitando.

Domande frequenti (FAQ)

Questo vale anche per Outlook per Mac?

La guida è pensata per Outlook per Windows con Quick Steps. Su Mac i meccanismi di template e stili sono differenti; NormalEmail.dotm non è utilizzato allo stesso modo. Per standardizzare in ambienti misti, concentra il rollout su Windows e prevedi istruzioni dedicate per macOS.

Devo modificare anche Normal.dotm?

No. Normal.dotm riguarda i documenti Word. Per l’e‑mail la priorità è NormalEmail.dotm e lo stile “Normale” del compositore di Outlook.

Che differenza c’è tra tema (Change Styles) e stile “Normale”?

Il tema definisce una coppia di font (titoli/corpo) applicabile a tutto il documento. Lo stile “Normale” è lo stile del corpo testo. Impostare “Normale” con Arial 13 garantisce che il corpo usi quel font anche se il tema è diverso, salvo override espliciti.

Posso forzare Arial 13 via Registro o PowerShell?

Non è necessario. Il modo corretto e supportato è intervenire sul template o sugli stili. Gli script possono servire solo per distribuire il file .dotm, non per “imporre” il font.

Perché in risposta/inoltro vedo ancora un font diverso?

Le porzioni quote mantengono spesso la formattazione del messaggio originale per non snaturare il contenuto citato. Verifica il font del testo che aggiungi. Se vuoi uniformare anche le citazioni, valuta regole specifiche o normalizzazione manuale.

Procedura rapida (riassunto operativo)

Metodo Template

1. Chiudi Outlook.
2. Apri %AppData%\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm con Word.
3. Imposta Arial 13 → Imposta come predefinito → Tutti i documenti basati su questo modello.
4. Salva, chiudi, riapri Outlook, prova un Quick Step.

Metodo Stile

1. Nuovo messaggio → Formato testo → HTML.
2. Seleziona testo → imposta Arial 13.
3. Clic destro su Normale → Aggiorna in base alla selezione.
4. Change Styles → Set as Default.

Consigli pratici e casi reali

• Non usare Stationery come scorciatoia per il corpo del testo: molti temi applicano set di font non coerenti con la policy e possono riemergere dopo aggiornamenti di Office.
• Firma aziendale: se un componente aggiuntivo inserisce la firma con stili propri (p.es. Calibri 11), assicurati che non sovrascriva il corpo. In caso contrario, modifica il template del componente o disattiva l’override del body.
• Controllo qualità: crea un Quick Step “di test” che apre un messaggio vuoto e misura visivamente il font; conserva lo screenshot nella documentazione di conformità.
• Rollback semplice: rinomina NormalEmail.dotm in NormalEmail.old; alla successiva apertura Outlook rigenera il file predefinito (poi reimposta lo stile “Normale” se necessario).

Check approfonditi per amministratori

• Permessi cartella Templates: l’utente deve poter scrivere in %AppData%\Microsoft\Templates. Profili bloccati impediscono il salvataggio del template.
• Versione Office: mantieni il canale aggiornato; differenze di rendering (Calibri/Calibri Body) possono emergere tra build diverse, ma il settaggio su stile Normale resta la leva primaria.
• Politiche di prevenzione perdita dati (DLP): alcune soluzioni applicano banner/classificazioni con stili. Verifica se introducono CSS che influenza il body.
• Componenti “signature manager” lato server: inseriscono la firma all’invio, quindi non alterano la visualizzazione in composizione. La prova va fatta anche sull’e‑mail inviata (cartella Posta inviata).

Risultato atteso

Con uno dei due metodi — template NormalEmail.dotm o stile “Normale” aggiornato — i Quick Steps erediteranno Arial 13 come font predefinito. Non è richiesto alcun abbonamento aggiuntivo, né modifiche invasive al Registro di sistema. La transizione è reversibile e adatta sia a singole postazioni sia a grandi ambienti enterprise.

Appendice: differenze tra scenari di composizione

Scenario	Font atteso dopo la correzione	Note
Nuovo messaggio (pulsante “Nuovo”)	Arial 13	Interamente controllato da NormalEmail.dotm + stile “Normale”.
Quick Step “Nuovo messaggio a…”	Arial 13	Stesso meccanismo del nuovo messaggio; l’azione di Quick Steps avviene dopo il caricamento del modello.
Rispondi/Inoltra da Quick Step	Arial 13 per il testo aggiunto	Le citazioni mantengono il font del messaggio originale; non è un malfunzionamento.
Bozze riprese da modelli personali (.oft)	Dipende dal file .oft	I .oft incorporano la formattazione; aggiorna o ricrea i modelli se necessario.

Appendice: ripristino e pulizia

1. Chiudi Outlook.
2. Rinomina %AppData%\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm in NormalEmail.bak.
3. Riapri Outlook: verrà generato un nuovo NormalEmail.dotm con impostazioni predefinite.
4. Applica di nuovo uno dei due metodi per impostare Arial 13.

Conclusioni

Allineare i Quick Steps al font richiesto dalla policy aziendale è un’operazione rapida e sostenibile: intervieni una volta sul modello NormalEmail.dotm oppure definisci lo stile “Normale” dal compositore, quindi distribuisci la configurazione dove serve. Una verifica mirata e un controllo sugli eventuali add‑in completano la soluzione.

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Suggerimenti aggiuntivi

• PowerShell non serve: i cmdlet citati in alcuni thread non sono necessari per cambiare il font; basta il metodo sul template o sugli stili.
• Coerenza tra workstation: in ambienti Enterprise, distribuisci un NormalEmail.dotm già configurato via script di logon o GPO per evitare interventi manuali.
• Verifica rapida: dopo l’operazione, crea una mail via Quick Steps; se il corpo appare in Arial 13 la procedura è riuscita. In caso contrario, controlla di non avere altri componenti aggiuntivi (ad es. strumenti di firma) che sovrascrivono lo stile all’ultimo momento.

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Con una di queste due procedure il font predefinito di Quick Steps verrà allineato alla policy aziendale senza bisogno di un abbonamento aggiuntivo né di modifiche complesse al Registro di sistema.